発注仕様書 １．件名 意匠審査資料（一般公知資料）作成事業 ２．必要性 意匠審査では、先行意匠調査を的確に行うために、国内外で頒布されている図書雑誌、カ タログ、外国意匠公報、インターネット情報を網羅的に入手し、それら文献を年度毎に整理 して保管管理している。 さらに、これらを効率よく調査するために、各文献の中から審査に必要な意匠を抽出し、 イメージ（画像）データ及び、日本意匠分類や物品名などの検索キーや、資料の出所を明ら かにするための書誌事項を付した電子データを作成している。作成したデータは、特許庁意 匠検索システムのデータベースに蓄積され、審査官は日本意匠分類等の検索キーにより論理 式を構成して資料を絞り込み、高速にスクリーニングして調査を行っている。 一方、意匠審査は、出願から一次審査結果の通知までの期間を６．３か月以内とすること、 模倣品が発生したことを理由とした早期審査の申請があった場合は、申請から１か月以内に 一次審査結果を通知するといった目標を掲げている。これら審査期間の遵守は、審査遂行上 でもっとも重要である。 上記を踏まえ、意匠審査に必要な公知資料等のデータは適量に最新の意匠情報が抽出され ることが重要である。 このため、審査資料の作成においては、発注からの期間を厳守して納入すること、有効な 資料を厳選すること、分野毎に適量な資料を作成すること、特許庁が必要とする資料を早急 かつ柔軟に作成することを実現し、意匠審査を迅速・的確に遂行できるようにする必要があ る。 ３．発注予定件数 意匠公知資料 （一般公知資料） 約４１，０００件 文献種別内訳（作成予定件数） １．内外国雑誌 約１４，０００件 ２．内外国カタログ 約２７，０００件 -1- ４．事業概要 （１） ［一般公知資料データの作成］ 特許庁が貸与する意匠抽出済みの内外国雑誌原本及び内外国カタログ原本に公知資 料番号を付して、特許庁データベース蓄積用の意匠公知資料データ（イメージ並びに 書誌及び納入文献リスト）を作成する。 納入前に抽出資料の製品番号等の書誌データを過去の作成データと突き合わせ重複 検査を行う。貸与物のうち、内外国カタログ原本は公証役場の確定日付を取得してフ ァイルに綴じた状態で納入する。 （２） ［統計調査］ 統計結果を翌月以降の資料作成に反映させるため、毎月の意匠公知資料作成件数状 況について文献種別、分野別等の統計分析を行う。特許庁が貸与する出願毎の分類付 与情報と比較し、分野別出願傾向との乖離率等を調査し、報告する。 ５．実施体制 請負人は、統括管理者、マニュアル管理者、作業員を配置し、実施体制、事業開始日から の全体スケジュール、実施機関の連絡体制等について、契約締結後、速やかに庁担当者に書 面にて報告する。事業の進捗状況は、庁担当者の指示する形式・頻度にて報告すること。 なお、統括管理者とマニュアル管理者の兼任は可能とする。 ＜作業体制＞ 統括管理者は、事業全体の作業スケジュールを策定し、作業及び納入管理を行い、事業 の運行を統括管理するとともに、庁からの問い合わせ等に対し責任をもって速やかに対応 すること。 ＜マニュアル＞ （１） マニュアル管理者は、作業種別毎に具体的な作業工程を示した作業マニュアルを作成 し、庁担当者へ提出すること。 （２） 作業マニュアルは事業遂行中必要に応じて加筆修正しその都度、庁担当者の了解を得 ること。 （３） 作業マニュアルの内容は作業に従事する者全員に把握させ、業務について十分理解さ せること。 -2- ６．実施方法 作業内容については、実施前に庁担当者と十分な打ち合わせを行うこと。作業手法は、庁 担当者の承認後、変更が生じた場合は速やかに報告し指示に従うこと。 その他、庁担当者から別途指示があった場合は指示に従い、事業を実施すること。 （１） 内外国雑誌及び内外国カタログからの公知資料の作成 ［作業要領］ ①原本の搬出 特許庁が貸与する意匠抽出作業済み（抽出意匠マーキング・意匠分類付与・物品名の付 与）の内外国雑誌原本（年間約１，９００冊）及び内外国カタログ原本（年間約１０，０ ００冊）を原則毎週搬出する。 ②特許庁内データベース蓄積用の公知資料データ等の作成 「公知資料データ納入仕様書」（別添１）、「書誌入力項目」（別添２）、「納入文献リ ストＣＤ－Ｒの仕様」（別添３）及び「作業内容詳細」（別添４）等に従って、特許庁内 データベース蓄積用の公知資料データを作成する。 （イメージ、書誌はＤＶＤ－Ｒを使用。 納入文献リストはＣＤ－Ｒを使用する。） あわせて、公知資料を作成した内外国雑誌及び内外国カタログの内訳毎の「一般公知資料 納入リスト」 （別添７様式）及び雑誌納入番号リスト（別添８様式）並びにカタログ納入 番号リスト（別添９様式）を作成する。 ③公知資料番号シールの貼付 内外国雑誌及び内外国カタログ原本の各抽出意匠の脇に公知資料番号シール（印字でも 可）を貼付する。 ④カタログ原本ファイルの作成及び確定日付の取得 内外国カタログ原本においては、内国カタログ原本及び外国カタログ原本の別にそれぞれ 公知資料番号順に綴じてカタログ原本ファイルを作成する。 ④－１ カタログ原本ファイル作成の注意事項 ・ Ａ４判縦型、厚さ８０mm 以下で自立すること。なお、厚さ約１５ミリメートル以上の １冊で自立するカタログや特殊な製本が施されたカタログは、無理に他カタログと混 合して綴じなくてもよい。 ・ １ファイルの中に綴られているカタログ一覧リストをファイル先頭に綴り込む。 ・ 背表紙に作成年度（平成２８年度）、資料種別（内国カタログまたは外国カタログ）、 -3- ファイル通番（ＮＯ，○○○）、一冊毎の公知資料番号範囲を記載する。 ・ 確定日付の取得の際、公証役場の公証人が認める綴じ方を採用する。綴じ目が深くな りカタログの内容が視認できなくならないように綴じ方を工夫する。 ・ 綴じ具には、超長期保存(２０年以上)に耐えられる程度の強度、職員による閲覧や外 部への運搬の用に供しても通常の使用範囲で破損することのないような耐久性のある 素材を用いる。 ④－２ カタログ原本ファイルの確定日付の付与 それぞれの原本ファイルは、可及的速やかに公証役場にて公証人から確定日付の付与を 受ける。確定日付は納入物の書誌データの公知日欄に入力する。 ⑤納入 内外国雑誌及び内外国カタログは搬出を行った日の翌週、原本及び納入物を納入する。 （２） 重複資料の排除 公知資料の作成においては、特許庁が貸与する過去作成したデータ（平成２５年４月 以降３年分）及び前回納入分までの書誌データと当回に作成した書誌データの「製品番 号、製品名、製造者・販売者」等を比較して、完全一致する資料は目視確認を行った上 で重複資料か否かを確認し、重複するものに関しては納入の対象としないこと。また、 重複報告として当該書誌及びイメージを特許庁に提出すること。（別添１１様式）（ （３）公知資料作成件数の統計調査 ① 毎月の作成件数状況について、以下の項目等について統計調査・分析を行う。 ｱ) 納入済み公知資料の数量情報（文献種別、物品分野別） ｲ) 分野別の意匠出願傾向との乖離率（庁担当者が貸与する前月の出願分類付与情報 と比較） ｳ) その他庁担当者が求める観点の統計 ② 結果についてコメントを作成して簡潔に報告書データとしてまとめ、定期統計報告と して納入する。コメントは、年間を通して安定した資料作成ができるように、作成資 料の数量的妥当性、意匠抽出分野の的確性を読み取れる情報に関して付与すること。 （４）公知資料の年度末納入データ（公開利用許諾用）の作成 本事業で作成した公知資料のうち、内国発行者にかかる案件については、イメージ及び 書誌項目を企業別にソートして、ＤＶＤ－Ｒに格納し、年度末に納入する。（別添１２） -4- （５）その他、納入物の品質 か し ① 瑕疵による納入物不良が無いよう、作業を行った者以外の者が納入物の内容を検査す るなどして、不良情報を修正し、納入物に必要な品質を保つこと。 ② 納入物作成時に庁内抽出不良（分類間違い、Ｄターム付与規則間違い、物品名の記載 不明瞭等）がありデータの作成を継続できない場合には、納入時に、不備内容のリス トを作成し（別添１０様式）、不備のある原本を返還する（カタログについてはファ イルに綴じない）。 ③ 納入物に不備があった場合は、作成業者において「公知資料データ納入仕様書」（別 添１）の「1.2.4 再納入データ」及び特許庁の指示するフォーマットで当該資料を再 度作成し、納入すること。 ７．貸与物 本事業の実施に際し、以下を貸与する。 ① 公知資料作成のための文献原本：内外国雑誌、内外国カタログ ② 過去３年度に作成した公知資料（平成２５年４月以降作成した約１３万件［数量: 約 180 枚、データ容量合計：約 360GB］）のデータ（ＤＶＤ－Ｒ）（重複排除用） ③ 月別出願分類付与情報 ④ 日本意匠分類 分類一覧表 ⑤ 日本意匠分類 分類定義カード ⑥ 日本意匠分類 ロカルノ国際分類対照表 ⑦ 日本意匠分類－韓国意匠分類対照表 ⑧ 文献コード表（別添５様式） ⑨ 国名テーブル一覧表（別添６様式） ⑩ その他、庁担当者が事業実施上必要と認めたもの 《貸与時期、返却時期》 ①及び⑩については、庁担当者と協議の上、貸与時期決定。 ②及び④～⑨については、本事業開始時に貸与。 ③については、 (初回) 平成 28 年 4 月出願分類付与情報…平成 28 年 6 月上旬頃 (第２回)平成 28 年 5 月出願分類付与情報…平成 28 年 7 月上旬頃 ※その後、同様のサイクルで毎月の出願分類付与情報を貸与する。 (最終) 平成 29 年 1 月出願付与情報貸与…平成 29 年 3 月上旬頃。 貸与物は作業が済み次第返却する。最終返却期限は平成２９年３月２９日（水）まで -5- とする。 なお、④～⑦については、特許庁からの指示により特許庁ＨＰに掲載されているデー タを使用することがある。 ８．提出物 提出物については作成次第、請負人の情報取扱責任者等から庁担当者に必ず手交すること。 ただし、別途庁担当者による指示がある場合には、その指示に従うこと。 （１）提出物 ① 事業全体の実施体制図及びスケジュール表（電子データ及び紙出力資料） ② 作業マニュアル（電子データ及び紙出力資料） ③ 事業進捗状況（形式・頻度は庁担当者の指示による） ④ その他、庁担当者が事業実施上必要と認めたもの ④－１ 庁内抽出不良等による不備案件一覧表（別添１０様式、電子データ及び紙出 力資料） ④－２ 重複報告資料（別添１１様式） （２）提出日 ①及び②については、事業開始前及び内容に変更が生じた際に提出すること。 ③については、庁担当者と協議の上、決定する。 ④については、案件が生じた際に提出する。 （３）提出場所 特許庁 審査第一部 意匠課 事業開始時～平成２８年１２月１６日（金） 特許庁庁舎７階北（東京都千代田区霞が関三丁目 4 番 3 号） 平成２８年１２月１９日（月）～平成２９年３月２９（水） 六本木庁舎２０階（東京都港区六本木三丁目 2 番 1 号） ９．納入物 作成した納入物の納入及び貸与物の返却に際しては、請負人の当該作業施設から庁担当者 に引き渡されるまでの搬送過程において、第三者に開示されていないことを確実に証明でき る手法（密封し封印や封緘を付す等）で行い、情報取扱責任者等から庁担当者に必ず手交す -6- ること。ただし、別途庁担当者による指示がある場合には、その指示に従うこと。 （１） 納入物 ［毎週納入］ ① 一般公知資料「書誌及びイメージ」データ ② 一般公知資料「納入文献リスト」データ ③一般公知資料の納入リスト （DVD-R）（別添１、２の仕様） （CD-R）（別添３の仕様） （Excel 2010 形式の電子データ及び紙出力資料）（別添７ の様式） ④雑誌納入番号リスト（Excel 2010 形式の電子データ及び紙出力資料）（別添８の様式） ⑤カタログ納入番号リスト（Excel 2010 形式の電子データ及び紙出力資料）（別添９の様 式） ⑥貸与した雑誌原本 ⑦貸与したカタログ原本（ファイルして、公証役場の確定日が付いたもの） 納入物①及び②の格納媒体は、請負人が用意すること。 ④及び⑤については、１つのファイル（シートを分ける）で作成することができる。 ［毎月納入］ ⑧統計報告データ（Excel 2010形式の電子データ） ［年度末納入］ ⑨ 公知資料の年度末納入案件 （公開利用許諾用）（DVD-R）（別添１２仕様） 納入物⑨の格納媒体は、請負人が用意すること。 （２）納入日 ①特許庁が納入物の引渡しを受け、これを受領した日を納入日とする。 ②平成２８年４月１３日（水）以降、原則毎週１回（水曜日）に納入すること。 ③納入日が祝日の場合は、その翌日（開庁日）に納入すること。 ④毎週納入物についての最終納入期限は、平成２９年３月 1 日（水）、その他の納入物の最 終納入期限は、平成２９年３月２９日（水）とする。 ⑤年末年始及びゴールデンウィーク等、連休前後の納入スケジュールについては、庁担 当者と協議のうえ決定すること。 -7- （３）納入場所 特許庁 審査第一部 意匠課 事業開始時～平成２８年１２月１６日（金） 特許庁庁舎７階北（東京都千代田区霞が関三丁目 4 番 3 号） 平成２８年１２月１９日（月）～平成２９年３月２９日（水） 六本木庁舎２０階（東京都港区六本木三丁目 2 番 1 号） １０．その他（実施に当たっての留意事項） 本仕様書に基づく作業に当たっては、行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律 （平成１５年法律第５８号）、政府機関の情報セキュリティ対策のための統一基準（内閣 サイバーセキュリティセンター）、特許庁個人情報保護管理規程及び経済産業省情報セキ ュリティ管理規定及び経済産業省情報セキュリティ対策基準並びに特許庁情報セキュリテ ィ運用細則等の関係法令及び規程を遵守しなければならない。 六本木庁舎における原本の搬出、提出物の手交及び納入等に車両を使用する場合、駐車 料金は請負人の負担とする。 １１．課室情報セキュリティ責任者 審査第一部意匠課長 （内線２９００） (注 )人 事 異 動 等 に よ り 職 員 の 変 更 が あ っ た 場 合 は 、新 た な 職 員 を 課 室 情 報 セ キ ュ リ テ ィ 責 任 者 と す る １２．担当者 審査第一部意匠課 審査資料企画班長 （内線２９０６） 審査第一部意匠課 意匠審査機械化企画調整室 (内線２９０３) (注 )人 事 異 動 等 に よ り 職 員 の 変 更 が あ っ た 場 合 は 、 新 た な 職 員 を 担 当 者 と す る -8-
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