ON01 ユニファイド・コミュニケーション環境の構築・運用 要旨 1. はじめに モバイルやクラウドなどの ICT（Information and Communication Technology）の進展 により私たちの働く環境を大きく変え始めているが、社内コミュニケーションをとる方 法として、電話・メールを主に使用しているのが現状である。 非言語コミュニケーション研究の先駆者、レイ・L・バードウィステルは、自身の研究 の中で「2 者間の対話の中で、コトバにより伝えられるメッセージは全体の 35%に過ぎ ず、残り 65%は話しぶり、動作、ジェスチャー、相手との間（ま）といったコトバ以外 の手段による」（※1）と述べている。 当研究グループは「顔が見える」ビジネス・コミュニケーションに焦点をおき、ユニ ファイド・コミュニケーション（以降 UC と呼称）を取り入れた「ワークスタイルの変革」 の研究を行った。 2. ユニファイド・コミュニケーションとは UC とは、 「様々な通信手段やコミュニケーション手段を統合する（unify）ことにより、 これまでにないコミュニケーションの方法を実現しようとする試みである。 多種多様なコミュニケーションツールが存在し、独立した環境で利用者が使い分けて いる。企業環境も IP 化の流れとともに、個々の独立したコミュニケーションツールを統 合し効率的なコミュニケーション環境を整える技術として「ユニファイド・コミュニケ ーション」が注目されています。 「顔が見える」ビジネス・コミュニケーションの方法として、会議や打ち合わせなど があげられるが、UC ツールを使用した「顔が見える」会議システムは「テレビ会議」と 「WEB 会議」である。 3. WEB 会議に着目 当研究グループは、コミュニケーションをとるシチュエーションと気軽に利用できる 環境を整備できることから、WEB 会議に着目した。 ① パソコンやモバイル端末により実施場所は限定されないこと ② 利用者は社内・社内外を問わないこと ③ 設備投資が安価であること WEB 会議と他のコミュニケーションツールを統合（unify）し、社内で利用する WEB 会議システムを構築することで、コミュニケーションの活性を図り、業務効率の向上が できるのではないかと考えた。 2014Beacon Users' Group ON01 ユニファイド・コミュニケーション環境の構築・運用 要旨 4. 目的 WEB 会議システムは導入事例が少なく、要件定義も曖昧である。そこで私たちは企業 で導入するに当たり、必要最小限の要件定義を提示し、WEB 会議システム導入後、コミ ュニケーションを活性化させ、以下のビジネスプロセスの改善をすることを目的とした。 1 業務効率の向上 2 品質の向上 3 コストの削減 キーワードは、 「だれにでも」 「簡単に」「どんな場所でも」利用してもらえる WEB 会 議とした。 5. 検証内容 リーンスタートアップ手法を使用し、必要最小限の機能から身近なコミュニケーショ ンのシチュエーションにあわせた機能改善の実践検証を行った。 WEB 会議システムの機能要件とシステム要件定義を作成した。 ＜検証＞ 問題のある身近なコミュニケーション・シチュエーションの洗い出し シチュエーションごとの追加機能の精査（リーンスタートアップによる実践検証） <3 つの重要システム要件項目＞ 観点 6. 要件 項目 利用者 「いつでも」使いたい 可用性 企業 情報が大切「なりすまし、漏洩対策」 セキュリティ 管理者 正しく運用されているか「心配」 システム監視 まとめ 電話・メールなどのコミュニケーションは、顔が見えないコミュニケーションであり、 一方的なコミュニケーションである事は明らかである。WEB 会議システムは利用方法や 活用方法で時間や場所に捉われることなく双方向のコミュニケーションが行える新しい ワークスタイルである。 今回、当研究グループ内の実践結果からも WEB 会議システムは想定していた以上に活 用できることがわかり、テレビ会議のような設備投資をせず、ワークスタイルを変革す ることで他部門・遠隔地などに対して情報共有などのコミュニケーションを向上させる ことができると考える。 以上 7. 引用文献、商標について ( ※ 1) レ イ・ L ・ バー ド ウィ ス テ ル、 Kinesics and Context:Essays on Body Motion Communication, University of Pennsylvania Press (1970) ※その他記載の会社名、製品名およびシステム名は、各社の商標もしくは登録商標です。 2014Beacon Users' Group
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