特許庁業務・システム最適化に伴う プロジェクト管理支援業務 仕様（素案）の概要 平成26年４月１日 特許庁PMO プロジェクト管理担当 1 目次 １．プロジェクト管理支援業務の必要性 ２．プロジェクト全体の推進・管理体制 ３．本事業の業務について ３．１ プロジェクト管理支援業者に求める役割 ３．２ 成果物 ３．３ 各業務間の関連 2 １．プロジェクト管理支援業務の必要性 ○ 以前より、技術検証委員会等において、プロジェクト実施に あたっては、プロジェクト全体監理機能を強化する必要があ ることが指摘されている。 ○ プロジェクト全体監理機能を強化するにあたっては、システ ム開発方式を、一括刷新から段階刷新に変更することを踏ま えて、「同時並行して実施される複数のプロジェクトの進捗状 況やリスクを把握し進捗管理」する機能が必要。 ○ 上記機能を充実させるために、特許庁側の体制拡充を図る に加え、専門的知見を有する外部業者等を適切に活用して いくことが不可欠。 3 ２．プロジェクト全体の推進・管理体制 特許庁情報化推進本部 （意思決定機関） 個別プロジェクト及びプロジェクト全体の課題やリスク を把握して、専門的知見に基づき分析し、特許庁ＰＭ Ｏと一体になり解決を支援。 全体監理機能 特許庁ＰＭＯ 総括担当 プロジェクト管理担当 全体監理担当 個別監理担当 技術担当 プロジェクト管理支援業者 ＣＩＯ補佐官 個別プロジェクト（プロジェクト実施主体） アーキテクチャ標準仕様策定 プロジェクト ・PJメンバ（庁職員（情シ）） ・技術標準等作成業者（請負） （アーキテクチャ標準作成） 4 特許付与後レビュープロジェクト等 刷新プロジェクト ・PJメンバ（庁職員（情シ・原課）） ・PJメンバ（庁職員（情シ・原課）） ・上級システムアドバイザー補助職員（雇用） ・刷新プロジェクト作業者（派遣） ・調達支援業者（請負） ・設計・開発業者（請負） ・システムインテグレーション業者 ・設計・開発業者（請負・随意契約） ・システムインテグレーション業者 ３．本事業の業務について 個別プロジェクトの管理支援 （個別管理担当への支援） 全体監理の支援 （全体監理担当への支援） 進捗管理の支援 ① 個別プロジェクトの進捗管理の 支援 ③ 全体進捗管理の支援 管理手法改善の支援 ② 個別プロジェクトにおける管理 手法の運用定着の支援 ④ 管理手法に関する改善の 支援 統括 全体監理担当 全体監理の業務 支援 特許庁ＰＭＯ プロジェクト管理担当 個別プロジェクト の管理の業務 プロジェクト管理 支援業者 個別管理担当 個別管理担当 個別管理担当 主 主 主 副 個別プロジェクト 設計・開発業者 5 VV 副 個別プロジェクト 副 個別プロジェクト 調達支援業者 支援 ３．１ プロジェクト管理支援業者に求める役割（１） ～進捗管理の支援～ ○全体計画書等で示される管理手法に従い、進捗管理の支援業務を実施。 個別プロジェクト及びプロジェクト全体におけるリスクや課題を早期に発見して特許庁に 報告するとともに、解決のための手法を検討し、提言を行うこと、また、特許庁ＰＭＯと一 体となって解決を支援する。 個別プロジェクトの管理支援 （個別管理担当への支援） ① 個別プロジェクトの 進捗管理の支援 具体例 ［週次作業］ 検討会・レビューへの出席と報告、課 題・リスクの確認・分析、課題解決状況の分析、リス ク対応策の提案等 ［個別プロジェクト計画書作成・改訂時作業］ スケ ジュール等の確認、プロジェクト間のタスク依存関係 の確認等 ［完了時作業］ 完了報告書の確認、教訓等の収集 ［遅延発生時作業］ 原因の分析、リカバリ策の提案 6 全体監理の支援 （全体監理担当への支援） ③ 全体進捗管理の支援 具体例 ［週次作業］ 全体進捗のまとめ、全体課題・全体リス クの抽出・分析と対応策の提案等 ［個別プロジェクト計画書作成・改訂時作業］ プロジェ クト管理台帳への反映 ［完了時作業］ プロジェクト管理台帳への反映 ［遅延発生時作業］ 他プロジェクトへの影響分析、対 応策の提案 ［随時作業］ 特許庁ＰＭＯホームページ（イントラ）の 更新、プロジェクト管理台帳の更新 ３．１ プロジェクト管理支援業者に求める役割（２） ～管理手法改善の支援～ ○更に、全体計画書等で示される管理手法について、運用状況を踏まえつつ不断の見直しを行う支援業務も実施。 個別プロジェクト及びプロジェクト全体における管理手法を改善すべく、全体計画書及び その下位文書の充実・改善、並びに、個別プロジェクトにおける管理手法の適切な適用 などの管理手法の運用定着を支援する。 個別プロジェクトの管理支援 （個別管理担当への支援） 全体監理の支援 （全体監理担当への支援） ② 個別プロジェクトにおける 管理手法の運用定着の支援 具体例 個別プロジェクト計画書における管理手法の適用 状況の確認 個別プロジェクトの各作業における管理手法の適 用状況の確認 完了報告書における管理手法の適用状況の確認 管理手法面での不適合事象への是正提案 管理手法面での好事例・教訓の報告 7 ④ 管理手法に関する改善 の支援 具体例 事例集の作成 全体計画書及びその下位文書の充実・改善 研修テキストの整備 管理手法に関する一般知見の情報収集 ３．２ 成果物 個別プロジェクトの管理支援 （個別管理担当への支援） 業務 進捗管理 の支援 管理手法 改善の支 援 8 ① 個別プロ ジェクトの進捗 管理の支援 ② 個別プロ ジェクトにおけ る管理手法の 運用定着の支 援 成果物 全体監理の支援 （全体監理担当への支援） 業務 成果物 ③ 全体進捗管理 の支援 個別プロジェクト概況表（プロジェクト管 理担当定例会議用） 個別プロジェクト概況表（ＣＩＯ報告用） 個別プロジェクト概況表（本部会合用） 最適化計画進捗報告書（案） 全体課題管理表 全体リスク管理表 プロジェクト分析結果報告書 プロジェクト管理担当定例会議議事録 プロジェクト管理担当課題管理表 プロジェクト管理台帳管理報告書 特許庁ＰＭＯホームページ管理報告書 ④ 管理手法に関 する改善の支援 改善提案書 事例集積表 事例集（第１版）（案） 事例集（第２版）（案） 研修テキスト（第１版） 研修テキスト（第２版） 調査報告書 課題・リスク管理表確認報告書 会議概要報告書 進捗状況報告書 計画確認報告書 完了確認報告書 遅延分析報告書 ３．３ 各業務間の関連（１） ～進捗管理の支援業務～ ○ 個別プロジェクトが行う進捗管理に対する個別管理担当のチェックを支援、必要に応じて対応策を提案（「①個 別プロジェクトの進捗管理の支援」のＰＤＣＡサイクル）。 ○ 全体課題・リスクの分析やその対応策の提案を行い、遅延が発生した場合は他プロジェクトへの影響を分析し、 その対応策を提案（「③全体進捗管理の支援」のＰＤＣＡサイクル）。 ③全体進捗管理の支援 Plan マスタースケ ジュールの改定／ 対応策の 実施支援 Action スケジュール調整 ／対応策の検討 9 Do ①個別プロジェクトの進捗管理の支援 Plan Do （システム開発に係る 計画等の改定案の 企画／調達／設計開発） 確認支援 個別プロジェクトの作業 Action 遅れ・リスクへの 対応策の検討・提案 Check 進捗確認支援 Check 全体管理の支援 課題・リスク・遅延の全体への影響分析 ３．３ 各業務間の関連（２） ～管理手法改善の支援業務～ ○ 個別プロジェクトにおいて、全体計画書等に示される管理手法を適切に適用しているかの確認を支援、必要に 応じて是正措置を提案（「②個別プロジェクトにおける管理手法の運用定着の支援」のＰＤＣＡサイクル）。 ○ 全体計画書及びその下位文書について改善すべき点をチェックし、必要に応じて改善を提案（「④管理手法に 関する改善の支援」のＰＤＣＡサイクル）。また、事例集や研修テキストを作成。 ④管理手法に関する改 善の支援 Plan 全体計画書及び その下位文書の 充実化・改善の 支援 Action 改善提案 10 Do ②個別プロジェクトにおける管理手法 の運用定着の支援 Plan Do （システム開発に係る 計画等の改定案の 企画／調達／設計開発） 確認支援 個別プロジェクトでの管理手法の適用 Action 管理手法の是正措置の 検討・提案 Check 管理手法の適用状況の 確認支援 Check 全体管理の支援 全体計画書及びその下位文書の改善すべき点のチェック
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