キャスタービズ利用マニュアルオンラインアシスタントサービス「キャスタービズ」導入の手引き株式会社キャスター 150-0002 東京都渋谷区渋谷3-27-15 T 03-4405-7416 [email protected] http://cast-er.com キャスタービズ利用マニュアル 1.キャスタービズとは 1-1.オンラインアシスタントサービス 1-2.信頼性の高いオンラインアシスタントサービスとしての仕組み 2.こんなことはこう伝えればすぐやれます。よくある事例と方法 2-1.飲食店の予約をさせる 2-2.航空券の手配をさせる 2-3.営業リストを作成させる 2-4.面接調整に対応させる 2-5.営業資料を作成させる 2-6.リサーチをさせる 2-7.スケジュール管理をさせる 2-8.文章の翻訳、誤字のチェックをさせる 5.トラブルシューティング 5-1.アシスタントとうまくいかない 5-2.仕事のスピードを上げてほしい 5-3.月の利用上限を超えそう 5-4.社内の会議に参加させたい 5-6.プライベートなタスクを依頼したい 5-7.セキュリティの管理 5-8.NDAを締結したい 5-9.複数人で利用したい 5-10.キャスターと業務提携したい株式会社キャスター 150-0002 東京都渋谷区渋谷3-27-15 T 03-4405-7416 [email protected] http://cast-er.com キャスタービズ利用マニュアル 1.キャスタービズとは 1-1.オンラインアシスタントサービスキャスターはオンラインアシスタントサービスです。オンライン上から可能なあらゆることをサポートします。ほとんどのデスクワークを実働単位で行うこと、チーム制により安定した業務の継続性を実現しているのがキャスターの特徴です。活用事例【秘書業務】スケジュール管理/スケジュールのリマインド/飲食店の予約/航空券の手配/宿泊手配など【一般的なデスクワーク】採用応募者への面接設定／資料作成のための参考URLの収集／文書の誤字脱字チェック／エクセルシートのデータの再確認、項目の追加入力／請求書作成や請求書の送付／メールベースのカスタマーサポート／お礼状の送付／入金の依頼／検討しているサービスの見積もりの取得／ブログコンテンツの原稿の代筆／名刺管理、名刺のデータ化／パターン化した資料作成など 1-2.信頼性の高いオンラインアシスタントサービスとしての仕組みいわゆる外注や代行サービスとは、下記の点で全く違います１）アシスタントが営業時間中待機しているのでコミュニケーションがとれるーチャット、メール、電話等でコミュニケーションをとることができます。（注：通話で指示したい時は事前連絡が必要となります）コミュニケーションツール例：チャットワーク,Facebook,Skype,Slack,Yammer ＊チャットワークとは http://blog-ja.chatwork.com/2013/09/chatwork-movie-message.html ＊Slackとは http://blog.nanapi.co.jp/marketing/slack/ ＊Yammerとは http://blogs.technet.com/b/yammerjp/archive/2014/04/30/yammer.aspx ２）教えることができるー御社の業務マニュアルにそった行動を教えることができます。そのため、社内の人間のような感覚をもってもらえます 1 " キャスタービズ利用マニュアル３）チーム制あなたが指示するアシスタントは同じですが、実行は分担して行われます。それにより、業務ごとに適したアシスタントが行うため、担当アシスタントによってできることが変わるということがありません。例えば、英文調査の仕事であれば、英文調査が得意なアシスタントが行います。４）担当アシスタントがつくチーム制でありながら担当アシスタントがつくため、同じことを毎回繰り返し説明する手間がありません。金曜日に頼んだ仕事の続きですが∼のような形で指示をすることができます。６）オンラインワークに慣れている人材がっている GoogleApps、Chatwork、GoogleDrive、Dropbox、Skype等のオンラインワークに必要な作業に慣れており、ウェブを使った情報収集や様々な手配の能力が一般的な人材よりもはるかに高いです。 2 " キャスタービズ利用マニュアル 2.こんなことはこう伝えればすぐやれます。よくある事例と方法 2-1.飲食店の予約をさせる 1.飲食店の予約をさせる例）●月●日（●曜日・祝日） 13時∼A店（URL）のランチを予約してほしい。 ↓ かしこまりました。まずは確認いたします。 ↓ １）確認したところ、該当の店舗はランチ対応していなかった。お店に問い合わせた所、A店ではランチ対応を行っていなかった。別店舗（B店）がランチ対応をしているとのことで、B店へ問い合わせたが、あいにく祝日はランチ対応が出来ない。そこで、食べログで近隣エリアの同ジャンル・同等評価のお店をピックアップし手配。２）今から空いているところを予約して欲しい 2-2.航空券の手配をさせる例）沖縄のここの民宿（URL）を予約したい。同時に飛行機を手配して欲しい旅行予定は（チェックイン）12月23日∼26日（チェックアウト） 3名できるだけ最安でお願いします！ ↓ ご依頼有難うございます！まずはご予約が取れるか確認いたします。 ↓ ご予約時に必要な情報をお願いします。＜質問具体例＞・飛行機の搭乗者のお名前、生年月日手荷物オプションの有/無/希望・お部屋の喫煙禁煙、食事の有無・空港から民宿までの交通手段の希望（バス、タクシー、レンタカーなど）・お支払い方法クレジットホテルの場合は、本人確認がいる。株式会社キャスター 150-0002 東京都渋谷区渋谷3-27-15 T 03-4405-7416 [email protected] http://cast-er.com キャスタービズ利用マニュアル＜支払い具体例＞※支払いフローが必要 ↓ ご予約が完了いたしましたのでご確認ください。 ↓ 予約完了 2-3.営業リストを作成させる ----------------------------------------------3.営業リストを作成させる---------------------------------------------- ・業種、カテゴリ、キーワード、使用目的など詳しくヒアリングまとめたものを、エクセル/SPシートで納品例）・6月に都内で開店予定の飲食店のリストがほしい。・ 2-4.面接調整に対応させる面接調整に対応させる・各種応募媒体のアカウント情報、面談日程を共有 ↓ ・応募者があった場合はメールでお知らせ ↓ ・応募者へ入電、面談FIX 2-5.営業資料を作成させる 5.営業資料を作成させる例）消費財メーカー向けのサンプリング業界のカオスマップを作成して欲しい ↓ かしこまりました。確認いたします。 ↓ ※大まかなカテゴリ分類のラフ、カテゴリ分類の提示と、納品データまで指定してもらったが、その情報が無い場合は、ここでヒアリングを行う。 ↓ まずは1時間ほど作業に着手し、このような方向性で問題ないのか確認 ↓ OKを頂けたら、見積もり時間を提出して実業務に着手 ↓ 納品株式会社キャスター 150-0002 東京都渋谷区渋谷3-27-15 T 03-4405-7416 [email protected] http://cast-er.com キャスタービズ利用マニュアル 2-6.リサーチをさせるウェブサイト上の情報を抽出しリスト化するサイト本格調査価格、口コミ商品など・調べたい項目をリストアップ後、SPシート/エクセルにまとめる依頼例）・海外のサイトをリサーチして欲しい・都内のレンタルオフィスを安い所を何件か探して欲しい・∼業界の売り上げランキングを知りたい。 2-7.スケジュール管理をさせる例）社内で利用しているスケジュールツールが確認しづらいので、Googleカレンダーへの手動反映をしてほしい。これを朝・昼・夕のルーチンワークとして対応して欲しい。 ↓ 担当アシスタントのアカウントにカレンダーの編集権限を付与して貰い、対応する。クライアントのアカウント情報は、Lastpassなどで管理。 2-8.文章の翻訳、誤字のチェックをさせる例）英文サイトのブログ記事（URL）の翻訳をお願い出来ますか？大意がわかる程度で良いですが、今日の正午までに！ ↓ かしこまりました。確認いたします。 ↓ 大意のみであれば、翻訳サイトを活用し文章を調整して対応することが可能本格的な翻訳が必要な場合は、少し時間がかかるが、対応が可能 ●文章校正例）この記事に目を通して誤字脱字、表現がおかしくないか確認をしてほしい。 ↓ かしこまりました。確認いたします。 ↓ ※メルマガ文章、パンフレットなどのチェック株式会社キャスター 150-0002 東京都渋谷区渋谷3-27-15 T 03-4405-7416 [email protected] http://cast-er.com キャスタービズ利用マニュアル 5.トラブルシューティング 5-1.アシスタントとうまくいかないアシスタントとは特に最初はギクシャクするものです。カスタマーサポートにトラブルはお気軽にご相談ください。カスタマーサポートではタイプの違う複数社で人事をしてきた人間がおります。最適なご相談相手になれるよう真に努めてまいります。伝えたことが伝わっていない感じがする最初はやや過剰にテキストで伝えてください。指示の背景や空気感をテキストで伝えることが重要です。そのあと、必要があればミーティングを設定してください。どうしても相性が悪い人間ですので確かに相性がございます。こちらで判断してもアシスタントの相性がどうしても悪いようだと感じましたら違う人をおつけます。また、アシスタントを変えても変わらない問題なのかどうかもお調べしてご説明させていただきます。すぐに担当を入れ替えるのは難しいため、早めのご連絡をいただけると幸いです。 5-2.仕事のスピードを上げてほしい繰り返すことによってスピードがあがってきます。どのような人でも最初はどうしても遅いものです。そのあと速度を上げて欲しい時の指示のコツは下記になります。 1. 優先的に対応すべきこと、スピードが必要な点の濃淡を明確にして指示する 2. 文章作成などの時間を区切りにくい内容については「３時間でやれるとこまでやってほしい。今日中に確認したいから」等スピードが必要な状況を伝える 3. 初めて依頼するときは過去のフォーマットを見せるなどゴールを伝える。 5-3.月の利用上限を超えそう翌月からプランを上位プランに変更できます。既存のプランのまま時間超過があった場合、時間あたり1.5倍の料金が翌月の請求書に加算されます。当月の利用期間中に残り時間が少なくなった場合、アシスタントに残り時間を超えて作業して良い旨をお伝えください。株式会社キャスター 150-0002 東京都渋谷区渋谷3-27-15 T 03-4405-7416 [email protected] http://cast-er.com キャスタービズ利用マニュアル 5-4.社内の会議に参加させたい社内の議事録作成にスカイプ等で参加する等の業務は事前連絡が必須となります。参加時間と議事録をまとめる両方の時間が実働となります。アシスタントは複数のクライアントの業務を同時並行で行っております。そのため、一定時間を拘束される通話やスカイプでの会議参加は時間調整が必要な場合がほとんどです。 5-6.プライベートなタスクを依頼したいプライベートな要望もお受けします。お気軽にお申し付けください。よくあるのは妻や子供へのプレゼントに最適なものを選ぶ、週末の旅行の手配などです。 5-7.セキュリティの管理キャスターアシスタントはすべての人員に個人情報の取り扱いや企業間取引における顧客情報の取り扱いにたいして教育を行っております。キャスターアシスタントとキャスター間は強固なNDAを結び、アシスタントのPCにセキュリティソフトの配布やオンラインワークの業務監視、通話の録音を行っております。そのため、高度な機密に関する情報もクライアントからお預かりして業務を実施しているものも多々ありますが、問題は発生しておりません。 5-8.NDAを締結したい株式会社キャスターとNDAを締結することが可能です。キャスターがアシスタントが業務遂行する以外の目的でクライアントから頂いた情報を使うことはありません。そのため、NDAなしで使っていただいているクライアントも多い状態です。キャスターのNDAのフォーマットや締結については、カスタマーサポートまでご連絡ください。 5-9.複数人で利用したいキャスターは同一プランを複数で使うことができます。アシスタントに直接、新たに使う人を紹介してください。 5-10.キャスターと業務提携したいキャスターの販売代理店になりたい、タイアップ広告やイベントを開催したい等の場合はこちらにご連絡ください。 [email protected] （担当平山）株式会社キャスター 150-0002 東京都渋谷区渋谷3-27-15 T 03-4405-7416 [email protected] http://cast-er.com