Secretaresse locatieleiding

Functiebeschrijving en -waardering Anna van Rijn College
Secretaresse locatieleiding
Functie-informatie
Functienaam
Salarisschaal
Indelingsniveau
Werkterrein
Activiteiten
Kenmerkscores
Somscore
Datum
Fuwa adviseur
Secretaresse locatieleiding
7
III-c
Bedrijfsvoering -> Managementondersteuning
Bewerken van gegevens
Beleid- en bedrijfsvoeringondersteunende werkzaamheden
32222 33223 22 22
32232 33223 23 32
35
September 2011
Drs. Monica Robijns
Functiebeschrijving
Context
Het Anna van Rijn College heeft drie locaties; de Albatros, de Harmonielaan en de Linie.
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen één van de locaties van het Anna van Rijn College.
De secretaresse is belast met de secretariële ondersteuning van de locatiedirectie en de
teamleiders, levert een bijdrage aan de interne en externe communicatie en beheert het (digitale)
locatiearchief.
De secretaresse legt verantwoording af aan de locatiedirecteur.
Werkzaamheden
1. Verleent secretariële ondersteuning door:
• het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen van de locatiedirectie
en de teamleiders, het completeren van de vergaderstukken, het archiveren hiervan, het
notuleren en het formuleren van besluitenlijsten en actiepunten;
• het administratief/organisatorisch voorbereiden van het teamleidersoverleg , het
completeren van de vergaderstukken, het archiveren hiervan, het notuleren en het
formuleren van besluitenlijsten en actiepunten;
• het administratief/organisatorisch voorbereiden van (meerdaagse) studiebijeenkomsten
met locatiedirectie en teamleiders, het organiseren van de locatie, het completeren en
archiveren van de stukken, het notuleren en het formuleren van besluitenlijsten en
actiepunten;
• het monitoren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken en actiepunten
vanuit het locatiedirectieoverleg, het teamleidersoverleg en de overleggen van teams ;
• het zorgen voor een effectieve en efficiënte inrichting van secretariële activiteiten;
• het notuleren van diverse vergaderingen en gesprekken op verzoek van de locatiedirectie
en teamleiders, sommige daarvan van vertrouwelijke en/of gevoelige aard;
• het verzorgen en/of in concept voorbereiden van de correspondentie van de locatiedirectie
________________________
Secretaresse locatieleiding
1
Functiebeschrijving en -waardering Anna van Rijn College
Secretaresse locatieleiding
•
•
•
•
•
•
en teamleiders;
het typen van brieven en andere stukken en deze overleggen ter ondertekening;
het zorgen voor de verdere afhandeling van correspondentie (kopiëren, distribueren etc.);
het selecteren van de interne/externe post voor de locatiedirectie en teamleiders;
het doornemen en ordenen van de stukken, verzorgen van aanvullende informatie en
voorleggen ter afhandeling;
het verzorgen van agendabeheer voor de locatiedirectie en teamleiders: afspraken maken
en deze bewaken, overleggen over geschikte data en afspraken organiseren;
het in nader overleg met de locatiedirectie en teamleiders verrichten van secretariaatswerk,
zoals het reserveren van vergaderlocaties, zakenlunches e.d.
2. Levert een bijdrage aan de interne en externe communicatie door:
• het onderhouden van (telefonische en e-mail) contacten met medewerkers en met externe
instanties over algemeen inhoudelijke aspecten van onderwerpen die in behandeling zijn;
• het herinneren en aanspreken van leden van de locatiedirectie en teamleiders op gemaakte
afspraken en het bevorderen van de voortgang;
• het afhandelen van telefoon en e-mail voor de locatiedirectie: telefoontjes op prioriteit
beoordelen, doorverbinden of zelfstandig afhandelen;
• het (telefonisch of via e-mail) te woord staan van ouders of andere belanghebbenden met
dringende zaken of klachten en het naar tevredenheid afhandelen daarvan;
• het verzorgen van de opmaak van digitale nieuwsbrieven voor personeel (wekelijks) en
ouders en leerlingen (maandelijks) en het verzamelen en bewerken van kopij daarvoor;
• het verzorgen van redactioneel werk ten behoeve van de schoolgids, jaarlijkse brochure,
overig drukwerk en internetpublicaties;
• het beheren van het algemene info e-mail adres van de locatie en het afhandelen van de
vragen die daaruit voortkomen;
• algemeen aanspreekpunt te zijn voor problemen en vraagstukken binnen de locatie en
zorgen dat informatie daaruit belegd wordt bij de meeste passende personen voor de
afhandeling;
• het signaleren van vraagstukken en kansen in de manier waarop de locatie zich extern
profileert en het zorgen dat de informatie daarover belegd wordt bij de meest passende
persoon.
3. Beheert het locatiearchief door:
• het in digitale en/of hardcopy vorm verzamelen en geordend archiveren van
beleidsdocumenten van de locatiedirectie en teamleiders volgens protocol;
• het onderhouden van het archief en het op aanvraag verstrekken van bescheiden.
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden
•
•
•
De secretaresse is functioneel verantwoording schuldig aan de locatiedirecteur voor wat
betreft de secretariële ondersteuning van de locatiedirectie en de teamleiders, de interne
en externe communicatie en het beheer van de archieven van de locatiedirectie.
De secretaresse werkt binnen de verwachtingen van de locatiedirectie en teamleiders en de
interne administratieve werkafspraken en richtlijnen, van belang voor de wijze waarop en
de tijd waarin de werkzaamheden dienen plaats te vinden.
De secretaresse neemt beslissingen bij het plannen en administratief-organisatorisch
voorbereiden van vergaderingen van de locatiedirectie en de teamleiders, het completeren
________________________
Secretaresse locatieleiding
2
Functiebeschrijving en -waardering Anna van Rijn College
Secretaresse locatieleiding
van de vergaderstukken, het archiveren hiervan, het notuleren en het formuleren van
besluitenlijsten en actiepunten; bij het herinneren en aanspreken van leden van de
locatiedirectie en teamleiders op gemaakte afspraken en het bevorderen van de voortgang
en bij het in digitale en/of hardcopy vorm verzamelen en geordend archiveren van
beleidsdocumenten van de locatiedirectie en teamleiders.
Kennis en vaardigheden
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Kennis van managementondersteunende methoden en werkwijzen, evenals theoretische
en praktische kennis van de Nederlandse taal.
Kennis van reguliere archivering- en documentatietechnieken.
Kennis van de interne administratieve en procedurele voorschriften.
Kennis van kantoorautomatiseringpakketten.
Kennis van bestandsinvoer en tekstverwerken met de computer en van de interne
administratieve en procedurele regels en voorschriften en de toepassing daarvan.
Inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie en
bekendheid met de aard van de werkzaamheden binnen de locatiedirectie.
Uitstekende communicatieve capaciteiten tact en inlevingsvermogen.
Vaardigheden om te prioriteren, plannen en om takenpakketten effectief en efficiënt in te
richten;
Vaardigheid in het omgaan met de persoonsgebonden werkwijze van de locatiedirectie, de
teamleiders en de verschillende werkstijlen en inzichten van het management,
onderwijzend en onderwijsondersteunend personeel en relaties van de school.
Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
Vaardigheid in het te woord staan van derden.
Contacten
•
Met derden binnen en buiten de locatie over de secretariële en administratieve afhandeling
van zaken, om informatie uit te wisselen over de inhoud en de voortgang in de uitvoering
daarvan, om oplossingen te bereiken voor voortgangsproblemen en om (agenda)afspraken
voor de directie en teamleiders te maken.
Opmerkingen
Akkoordverklaring
Leidinggevende
Medewerker
……………………………………..
(naam)
________________________
Secretaresse locatieleiding
……………………………………..
(naam)
3

Download Report