Factsheet Verseon Zaaksysteem

De overheid, uw organisatie, heeft de
uitdaging om haar dienstverlening zo te
organiseren dat deze aansluit bij de wensen en
behoeften van burgers, bedrijven en
instellingen. Dit betekent onder andere dat
communicatie met uw organisatie ‘altijd en
overal’ moet kunnen plaatsvinden. Niet alleen
via internet maar ook via email, telefoon of
gewoon aan de balie of met een brief.
Naast het direct kunnen beantwoorden van
vragen, dient de burger ook feedback van uw
organisatie te krijgen over de status van
eventuele aanvragen die zijn gedaan. Om deze
ambitie waar te kunnen maken, zult u uw
processen en systemen transparant en
eenduidig moeten inrichten.
Zaakgericht werken is een methode om
systemen transparant en eenduidig in te
richten. Het uitgangspunt van zaakgericht
werken is dat de zaak centraal staat. De zaak
is de verbinding tussen uw klant en alle
producten en diensten van uw organisatie.
Zaakgericht werken zorgt voor een efficiënte
interne bedrijfsvoering. Hiermee legt u de
basis voor een goede (digitale) dienstverlening. Doordat u de zaak centraal stelt,
krijgt u beter inzicht in het proces en kan uw
organisatie de voortgang beter terugkoppelen
aan burgers en bedrijven.
Verseon Zaaksysteem zorgt voor centrale
opslag, afhandeling en archivering van alle
zaken. Elke zaak start in het zaaksysteem,
ongeacht of deze wordt geïnitieerd via het
webloket, email, balie, brief of per telefoon.
Bij registratie van de zaak wordt direct een
bijbehorend zaakdossier aangemaakt waarin
de aanvraag meteen wordt opgeslagen. In het
zaaksysteem houdt de behandelaar de status
van een zaak bij en bouwt het zaakdossier op.
Verseon Zaaksysteem heeft de volgende
kenmerken:
 Het brengt informatie van elke unieke
zaak inclusief statusinformatie,
klantgegevens en onderliggende
documenten bij elkaar;
 Het verschaft inzicht in de status en
doorlooptijd van de afhandeling van
zaken (inclusief afgeronde zaken) over de
grenzen van afdelingen èn alle
gemeentelijke applicaties heen;
 Het benoemt eenduidig alle in de
organisatie voorkomende zaaktypen
 Het verschaft managementinformatie
over de kwaliteit van de afhandeling van
zaken.
 Is eenvoudig te configureren conform ZTC
standaarden.
Het webloket en het klantcontactsysteem
leveren vanuit de frontoffice de voeding voor
Verseon
Zaaksysteem.
Het
document
management
systeem
of
de
records
management applicatie doet dit vanuit het
traditionele postkanaal.
De zaaktype catalogus vormt het hart van het
Verseon zaaksysteem. Binnen de zaaktype
catalogus kunnen onder meer belangrijke
termijnen,
specifieke
metavelden,
checklijsten, gerelateerde documenttypen
maar ook het gerelateerde e-formulier worden
beheerd ook data die te maken hebben met
een
juiste
archivering
zijn
hier
in
ondergebracht.
Op een eenvoudige wijze kan een beheerder
snel nieuwe zaaktypen configureren en direct
in praktijk brengen.
Naast de inrichting van zaaktypen beschikt het
Verseon zaaksysteem tevens over de
mogelijkheid om een aantal specifieke
oplossingen te leveren, te denken valt aan
oplossingen voor bezwaar en beroep,
contractbeheer, personeelsdossiers, projecten
etc. Deze oplossingen zijn op basis van
ervaringen bij klanten geconfigureerd en
dienen als basis voor nieuwe inrichtingen.
Daarmee voorkomt u dat u dergelijke
oplossingen van ‘scratch’ af aan hoeft te
ontwikkelen.
Verseon
Zakenmagazijn
is
een
gegevensverzameling die “geleefd” wordt.
Daarmee bedoelen wij dat er uitsluitend
informatie in wordt opgeslagen òf uit wordt
opgevraagd op initiatief van een andere
applicatie. Wanneer statusinformatie wordt
opgevraagd uit het zakenmagazijn, dan wordt
deze aangeboden aan het frontoffice.
Bovendien kan het zakenmagazijn informatie
aanleveren voor de MijnOverheid Berichtenbox
en MijnOverheid Lopende Zaken.
De definitie van het gegevensmagazijn is het
geheel
van
gegevens,
afkomstig
uit
basisregistraties, dat gebruikt wordt voor de
ondersteuning van registratie en afhandeling
van zaken binnen de Verseon E-Suite. Het doel
van het gegevensmagazijn is dat het de
kwaliteit van (zaak)registraties waarborgt.
Hoe meer de medewerker of de klant, in het
kader van een e-formulier, ondersteund wordt
met prefill van basisgegevens, hoe beter de
kwaliteit van de registratie wordt alsook de
service naar de klant of medewerker.
Verseon Gegevensmagazijn conformeert zich
aan het Referentiemodel voor het Stelsel van
Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB).
Verseon Zaaksysteem conformeert zich aan de
standaarden zoals die in de overheid zijn
geformuleerd. Denk daarbij aan NORA,
GEMMA, RSGB en StUF.
Postbus 6511
5600 HM Eindhoven
Telefoon: +31(0) 40 297 24 44
E-mail:
Website:
© Circle Software 2014
[email protected]
www.circlesoftware.nl
Verseon Zaaksysteem, april 2014

Download Report