IZIS, het kloppend hart van uw organisatie

IZIS is het web-gebaseerde
zaaksysteem van Roxit. Het systeem
is 100% zaakgericht opgezet en
bevat naast een Zaaktypecatalogus
(ZTC) onder meer modules voor
(bestuurlijke) besluitvorming en
heeft een geïntegreerd NEN2082
gecertificeerd DMS/RMA.
IZIS, het kloppend hart van uw organisatie
Het IZIS zaaksysteem is gemaakt om uw gehele organisatie te ondersteunen bij een soepele uitvoering
van de dagelijkse werkzaamheden. Het voordeel van de gehanteerde principes voor zaakgericht werken
is dat u en uw (externe) collega's alle informatie snel en overzichtelijk bij de hand hebben. Dit versnelt
de afhandeling en verbetert uw dienstverlening. Het systeem is generiek en zeer intuïtief en daardoor
snel in gebruik te nemen. U kunt daarbij de inrichting en het beheer van het systeem zelf ter hand
nemen, maar Roxit kan u hierbij uiteraard ook ondersteunen.
Het systeem is eind 2011 geheel nieuw opgeleverd en bevat modules voor zaken, documenten,
besluiten en koppelingen.
Zaken
De zakenmodule is het kloppend hart van het systeem. Alle zaken worden uitgevoerd aan de hand van
de criteria die in de zaaktypecatalogus (ZTC) zijn vastgelegd. U kunt uw zaaktypen zelf geheel naar uw
eigen wensen aanpassen of opnieuw definiëren of een voorbeeld van een andere organisatie als start
gebruiken. In de werkvoorraad of ‘zaakbak’ zijn alle zaken te raadplegen, filteren en sorteren. U kunt in
iedere zaak onbeperkt ad-hoc behandelstappen toevoegen, voor bijvoorbeeld het verkrijgen van een
advies of een controle. IZIS houdt bij de afhandeling van de zaken rekening met de daarvoor gestelde
doorlooptijd. Alle zaken worden op een zeer intuïtieve manier afgehandeld en uiteindelijk gearchiveerd,
vernietigd of overgedragen aan een externe instantie. De condities waaronder dit gebeurt, legt u vast in
de zaaktypecatalogus. Deze aanpak heeft (samen met de logging van de zaakbehandeling en van het
zaaktypebeheer) gezorgd voor het behalen van een certificering voor de norm NEN2082.
Documenten
IZIS kent een sterke document- en mail-integratie met Microsoft Word en Outlook en maakt standaard
gebruik van Microsoft SharePoint Foundation 2010 als gratis DMS. Dankzij de StUF-ZKN-DMS koppeling
en CMIS-adapter, kan het systeem desgewenst ook met een reeds bestaand documentmanagementsysteem verbonden worden. Het voordeel van het gebruik van SharePoint ten opzichte van een
bestaand documentmanagementsysteem is een besparing in licentie- en beheerkosten. Tevens kunt u
de toepassing van SharePoint voor verschillende andere toepassingen uitbreiden, zoals intra- en
internettoepassingen. De uitbreiding met de nieuwe Office Web Apps in combinatie met SharePoint kan
uw organisatie bovendien een flinke stap vooruit brengen met “Het Nieuwe Werken”.
Bestuurlijke besluitvorming
WWW.ROXIT.NL
Het IZIS zaaksysteem beschikt over een zeer volledige module voor Bestuurlijke Besluitvorming. In deze
module zijn zaken als voorstelzaken (voor de agenda) en vergaderzaken (definitief) te agenderen. In
deze zaken zitten uiteraard alle voor de agendapunten benodigde documenten, die direct beschikbaar
zijn voor de vergaderingen. Deze zijn alleen te raadplegen en eventueel te wijzigen door geautoriseerde
gebruikers als raads-, bestuurs- en/of commissieleden. De module is geheel zaakgericht opgezet,
waardoor het een integraal deel uitmaakt van het zaaksysteem en de zaaktypecatalogus.
01-04-2014
1
Koppelingen
Het systeem bevat een uitgebreide hoeveelheid koppelingen. Zo is er berichtenverkeer met de basis
persoons- en adresregistraties. Ten behoeve van kanaalintegratie communiceert het systeem met uw
scanstraat, met de (gemeentelijke) PIP en – dankzij de e-formulieren – met de website. In principe
verloopt het berichtenverkeer op basis van standaard uitwisselingsformaten zoals StUF-BG en StUFZaken en is dus leverancier- en systeemonafhankelijk. Naast de koppelingen binnen de organisatie biedt
IZIS mogelijkheden om ook met zaaksystemen van externe organisaties te koppelen.
Uniek is de plug-in structuur voor koppeling met Taakspecifieke applicaties (TSA). Hierin loopt IZIS
voorop in de realisatie van de “Bodemplaat Basisgemeente” van KING. Uiteraard is deze koppeling in de
praktijk al beproefd met Squit XO, maar ook met enkele andere Taakspecifieke c.q. BackOffice
applicaties.
Samenwerkingsportaal
Speciaal voor uitvoeringsorganisaties / samenwerkingsverbanden die in een keten taken uitvoeren voor
en met andere overheden, zoals gemeenten en provincies is IZIS uitgebreid met een samenwerkingsportaal. Het samenwerkingsportaal van IZIS biedt organisaties de mogelijkheid om met andere
overheden samen te werken, een soort Persoonlijke Internetpagina voor samenwerkende overheden:
de deelnemers kunnen zien wat de status is van de zaken waaraan de uitvoeringsorganisatie werkt,
kunnen details van de zaak inzien, nieuwe diensten aanvragen, documenten uploaden, etc. Op de
roadmap voor het samenwerkingsportaal staat eveneens de mogelijkheid om op ad hoc basis
dienstverleners toegang te geven tot het samenwerkingsportaal en op die manier volledig digitaal
samen te werken met opdrachtnemers die bijvoorbeeld specialistische berekeningen of onderzoek
uitvoeren.
Implementatieversneller
Afhankelijk van de wijze waarop u zaakgericht gaat werken, organisatie breed of beperkt tot een
bepaalde afdeling, bestaat de implementatie voor het grootste gedeelte uit het definiëren of
completeren van de zaaktypecatalogus. Om ervoor te zorgen dat u zo snel mogelijk in productie kunt
gaan, heeft Roxit een implementatieversneller ontwikkeld. Deze implementatieversneller zorgt ervoor
dat u binnen 24 uur na opdrachtverstrekking kunt beginnen met het definiëren van de zaaktypen in de
zaaktypecatalogus. Een voorwaarde hiervoor is wel dat u de zaaktypen vooraf al duidelijk heeft
beschreven. Indien u daar behoefte aan heeft, kunnen wij u ook bij het definiëren van de
zaaktypecatalogus ondersteunen.
Meer weten?
Neem voor een toelichting, een
demo of een prijsopgave contact
met ons op.
Roxit – Rob van Tiel
T. 06-53565616
E. [email protected]
WWW.ROXIT.NL
01-04-2014
2

Download Report