NIEUWSBRIEF SALARISADMINISTRATIE JUNI 2014 Geachte

NIEUWSBRIEF SALARISADMINISTRATIE JUNI 2014
Geachte relatie,
De laatste nieuwsbrief van de salarisadministratie dateert alweer van december 2013.
Tijd voor nieuwe en belangrijke informatie op het gebied van gewijzigde wetgeving!
Wet Werk en Zekerheid
Zoals u waarschijnlijk al vernomen heeft, heeft de regering het plan om het arbeidsrecht op een aantal
punten te wijzigen. Deze week is bekend geworden dat de ingangsdatum van deze wijzigingen zeer
waarschijnlijk naar 1 januari 2015 verschoven zal worden. De wet is nog niet door de Eerste Kamer
aangenomen. Hierover zal gestemd worden op 10 juni 2014. Daarom willen wij u alvast op de belangrijkste
punten wijzen.
Het doel van deze wijzigingen is met name de bescherming van de flexwerkers (werknemers zonder vast
contract):
- Voor contracten korter dan 6 maanden is het niet meer toegestaan om een proeftijd op te nemen. Wordt
het contract verlengd, dan is het uiteraard ook niet mogelijk om een proeftijd op te nemen.
- Het is niet meer mogelijk om in een tijdelijk contract een concurrentiebeding op te nemen.
- Bij een tijdelijk contract moet u uiterlijk 1 maand voor het einde van het contract aan uw werknemer
mededelen of u het contract wilt verlengen of niet. Dit moet schriftelijk. Doet u dit niet of te laat dan moet
u bij beëindiging van de arbeidsrelatie maximaal 1 maand salaris doorbetalen.
Naast deze punten zijn er ook nog een aantal wijzigingen aangekondigd die naar verwachting met ingang
van 1 juli 2015 ingevoerd gaan worden.
- Herziening van het ontslagrecht en daarmee ook de kantonrechtersformule:
Voor het ontslag vanwege bedrijfseconomische omstandigheden en bij langdurige
arbeidsongeschiktheid dient u na opzegging toestemming te vragen aan het UWV. Zij geven dan een
negatief of positief advies. Bij een negatief advies, kan de werknemer bij de kantonrechter het contract
laten herstellen. Bij positief advies kan de werknemer bij de kantonrechter een ontslagvergoeding
vragen. Deze vergoeding zal niet meer op basis van de kantonrechtersformule bepaald worden, maar op
basis van de transitievergoeding.
Voor ontslag op overige gronden dient u zich te wenden tot de kantonrechter.
- De ketenregeling wordt gewijzigd. Op dit moment ontstaat na een periode van 3 jaar of bij een vierde
contract een vast dienstverband, tenzij tussen deze contracten er een onderbreking zit van minimaal 3
maanden. Vanaf 1 juli 2015 zal dit al gelden na 2 jaar of bij het vierde contract. Vanaf die datum zal ook
gaan gelden dat pas na een onderbreking van 6 maanden de keten opnieuw begint. Voor bestaande
contracten zal een overgangsregeling gaan gelden. Deze regeling is op dit moment nog niet bekend.
- Het aantal maanden WW-uitkering wordt vanaf 1 januari 2016 afgebouwd naar 24 maanden maximaal
in 2019. In de CAO kunnen hierop aanvullingen worden vastgelegd.
Werkkostenregeling (WKR)
De nieuwe werkkostenregeling: er is al veel over gesproken, maar vanaf 1 januari 2015 is deze regeling
voor elke werkgever verplicht. In welke vorm het zal zijn, is vooralsnog onzeker. Dit wordt momenteel nog
onderzocht door de overheid.
De werkkostenregeling komt in plaats van de huidige regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen.
Onder de nieuwe regeling is alles wat de werkgever aan de werknemer vergoedt of verstrekt in beginsel
belast loon.
Sommige vergoedingen en verstrekkingen worden afzonderlijk belast zoals boetes, een woning en de auto
van de zaak. Alle resterende vergoedingen en verstrekkingen zijn onbelast voor zover ze gezamenlijk het
forfaitaire bedrag van 1,5% van de totale loonsom (de zogenaamde vrije ruimte) van de werkgever niet
overschrijden. Daarboven is de werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd. Werkgever en
werknemers kunnen er echter voor kiezen de 'normale' loonheffing af te dragen.
Voor sommige vergoedingen en verstrekkingen die binnen de forfaitaire regeling van 1,5% vallen, geldt dat
zij niet op hun werkelijke waarde maar op een lagere waarde of soms zelf op nihil worden gewaardeerd. Zo
geldt een lagere waardering voor maaltijden in een bedrijfskantine en kennen we straks een nihilwaardering
voor de verstrekking van een mobiele telefoon (die meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt).
Er zijn ook een aantal categorieën vrijgesteld. Dit zijn:
- intermediaire kosten, denk hierbij aan kosten die de werknemer maakt namens de werkgever;
- kosten die gericht zijn vrijgesteld, zoals vakliteratuur, studiekosten en zakelijke verblijfskosten;
- bijzondere verstrekkingen, zoals een fruitmand en een rouwkrans.
Werkkostenregeling en de financiële administratie
Om de werkkostenregeling toe te passen moeten de volgende kostencategorieën inzichtelijk zijn:
- Intermediaire kosten;
- Verplicht werknemersloon;
- Gerichte vrijstelling;
- Nihilwaardering;
- Forfaitaire waardering;
- Vrije ruimte (inclusief BTW).
Deze kostencategorieën moeten blijken uit uw financiële administratie/boekhouding.
LET OP! De iPad (of tablet-pc) blijft een punt van aandacht. De iPad is tot nu toe altijd belast loon voor een
werknemer. Alleen als deze voor meer dan 90% zakelijk gebruikt wordt, is hij aftrekbaar als kosten. We
raden u aan alert te zijn bij het aanschaffen van een iPad. De belastingdienst heeft dit als controlepunt.
Meer informatie over de werkkostenregeling volgt in de loop van dit jaar. Wij adviseren u graag bij de
overgang naar de werkkostenregeling.
WAADI (Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs)
Sinds 1 juli 2012 moet iedereen, die personeel tegen een vergoeding ter beschikking stelt aan een andere
werkgever, zich hiervoor registreren bij de Kamer van Koophandel. Dit geldt niet alleen voor uitzendbureaus
etc., maar ook als u uzelf uitleent of als het uitlenen van personeel niet tot de hoofdactiviteiten van de
onderneming behoort.
Bent u niet geregistreerd en u leent wel personeel uit dan kan aan u een boete opgelegd worden. Deze
boete kan ook opgelegd worden aan de inlener. Met ingang van 2014 is het boetebeleid aangepast.
De boete is afhankelijk van het aantal ingeleende arbeidskrachten:
- Minder dan 10 arbeidskrachten:
€ 12.000
- Meer dan 10, maar minder dan 30 arbeidskrachten
€ 24.000
- 30 arbeidskrachten of meer
€ 48.000
Let er dus op als u van plan bent personeel te gaan uitlenen dat u dit registreert bij de Kamer van
Koophandel. Ook als u personeel inleent, dient u erop te letten dat het bedrijf dat personeel uitleent
geregistreerd staat. U kunt dit controleren bij de Kamer van Koophandel.
Van G-rekening naar depotstelsel
Met ingang van 1 juli 2014 zou het depotstelsel ingevoerd worden. Dit ter vervanging van het G-rekeningstelsel. De invoering is inmiddels uitgesteld naar een nog nader te bepalen nieuwe datum. Zolang het
nieuwe stelsel niet ingevoerd wordt, blijft het huidige stelsel van kracht.
Het niet storten op de G-rekening (en te zijner tijd het depot bij de belastingdienst) kan er toe leiden dat u als
ondernemer aansprakelijk gesteld wordt voor de niet afgedragen loonbelasting en/of omzetbelasting door
het uitzendbureau. In het meest nadelige geval kunt u ook een boete opgelegd krijgen.
Vakantiedagen bij ziekte
Met ingang van 1 januari 2012 is er een aanpassing geweest rondom vakantiedagen. Alle werknemers
hebben minimaal recht op het wettelijk aantal vakantiedagen van 20 dagen op fulltime basis. Niet
opgenomen vakantiedagen vervallen 6 maanden na afloop van het jaar. Is uw werknemer ziek dan bouwt
deze werknemer gewoon vakantiedagen op. Is deze werknemer door deze ziekte niet in staat geweest om
deze dagen op te nemen dan vervallen deze dagen niet na 6 maanden na afloop van het kalenderjaar, maar
na 5 jaar. Indien uw werknemer uit dienst gaat, omdat hij langer dan 2 jaar ziek is, dient u er rekening mee te
houden dat u de niet opgenomen vakantiedagen dient uit te betalen. Het is dus van belang voor u dat uw
werknemer ook tijdens ziekte zijn vakantiedagen aan u doorgeeft. Dit geldt niet alleen voor de vakanties,
maar ook voor een dagje uit. Overigens mag uw werknemer geen vakantiedagen opnemen zonder overleg
met de arbodienst. Een werknemer mag namelijk alleen met vakantie als zijn herstel hierdoor niet
belemmerd wordt.
Het kan overigens zijn dat uw CAO afwijkt van deze regeling. Check dus ook uw CAO om te weten welke
regeling voor u van toepassing is.
TIP! Maak al in het begin van de ziekteperiode duidelijke afspraken met uw werknemer en heb regelmatig
contact (1x in de 6 weken). Ook een verzuimprotocol kan hierin duidelijkheid geven. Voorkom achteraf
discussies over het tegoed aan vakantiedagen.
Uitzendkracht: wel of geen ID-bewijs
Sinds 1 januari 2014 mag u als inlener geen kopie van het identiteitsbewijs van een uitzendkracht meer in
uw administratie bewaren. Dit geldt voor uitzendkrachten met de Nederlandse nationaliteit en
uitzendkrachten uit de Europese Unie (EU), Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland. Wel bent
u verplicht de identiteit van de uitzendkracht vast te stellen.
Het uitzendbureau – de uitlener en in juridische zin de werkgever – moet wél een kopie van het paspoort of
de identiteitskaart van de uitzendkracht in zijn eigen loonadministratie bewaren. Het uitzendbureau is dat
verplicht op grond van de Wet op de loonbelasting.
N.B. Deze regel geldt niet voor alle uitzendkrachten. Voor uitzendkrachten die niet de Nederlandse
nationaliteit hebben en ook niet afkomstig zijn uit de EU, de EER of Zwitserland gelden andere regels. Als
inlener bent u op grond van de Wet arbeid vreemdelingen (WAV) namelijk wel verplicht om een kopie van
hun identiteitsbewijs te maken en in uw administratie te bewaren.
ID-bewijs of verblijfsvergunning van werknemers met een niet Nederlandse nationaliteit
Controleer bij een werknemer die niet de Nederlandse nationaliteit heeft altijd de geldigheid van het IDbewijs. Indien het ID-bewijs verlopen is, dient u een kopie van het nieuwe ID-bewijs bij deze werknemer op
te vragen en in uw administratie te bewaren.
Controleer ook de verblijfsvergunning regelmatig. Deze kan verlopen of ingetrokken worden. Bij ongeldigheid
van de verblijfsvergunning kunt u een boete krijgen, ook al was op het moment van indiensttreding de
werknemer rechtmatig werkzaam bij u.
All-in loon toegestaan
Het ontvangen van vakantiegeld in mei/juni (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) en het op
vakantie gaan met behoud van loon is een groot goed. Immers, het stelt werknemers in staat om optimaal te
genieten van hun vakantie en zodoende te ontspannen. Sommige werkgevers kiezen er echter voor om het
maandelijkse basissalaris te verhogen met het percentage vakantiegeld en een afrekening van de vakantieuren. Dit wordt een ‘all-in loon’ genoemd. Deze loonvorm brengt het risico met zich mee dat werknemers
worden belet in het opnemen van vakantiedagen, omdat zij tijdens hun vakantie geen loon meer ontvangen.
Dit deel van het loon hebben zij namelijk al ontvangen bij eerdere maandsalarissen.
All-in loon is toegestaan, mits het voor de werknemer duidelijk is dat zijn uurloon inclusief vakantiegeld en
vakantiedagen is. Door een uitsplitsing op de loonstrook is dit het best zichtbaar. Daarnaast is een
vermelding in de arbeidsovereenkomst van de werknemer, dat zijn vakantiegeld en vakantiedagen
maandelijks in zijn salaris verwerkt zijn, aan te bevelen. Daarnaast moet de werkgever de werknemer in de
gelegenheid stellen om vakantie op te nemen. Uiteraard kunnen wij u hierover verder adviseren.
Als laatste nog een paar belangrijke aandachtspunten:
- Houdt u een verlofadministratie bij voor uw werknemers? Zo kunt u discussies voorkomen bij het einde
van het dienstverband over de nog op te nemen vakantiedagen.
- Heeft u al een verzuimverzekering afgesloten voor uw werknemers? U bent als werkgever verplicht
maximaal 104 weken het loon door te betalen bij (langdurige) ziekte.
- Heeft u een werknemer die niet goed functioneert? Ga hierover in gesprek met de werknemer en leg dit
schriftelijk vast. Met het oog op de komende wetswijzigingen wordt het opbouwen van een goed dossier
van groot belang bij ontslag. Het is over het algemeen aan te raden regelmatig met al uw werknemers
een functioneringsgesprek te houden en dit vast te leggen in hun personeelsdossier.
Mocht u naar aanleiding van deze nieuwsbrief nog vragen hebben dan kunt u natuurlijk altijd contact met ons
opnemen.
Met vriendelijke groet,
Boutkan Accountancy B.V.
Namens de salarisadministratie
Ellen Bakker, Mirjam Borsboom en Marlies Jongerius

Download Report