Wat is het E-depot

Stadsarchief
Amsterdam
Het E-depot
Standaardiseren voor een betere dienstverlening
24-06-2014
Orville Mac Donald, medewerker standaarden en
richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal beheer.
Informatiekundige.
Wat is het E-depot
 Samenhang van apparatuur, programmatuur,
procedures, methoden, kennis en vaardigheden
waarmee inname, het beheer, behoud en beschikbaar
stellen van digitale objecten en metadata duurzaam kan
worden gegarandeerd.
Wat is het E-depot: Workflow
Digitaal Archiveren 2015
 Het college van B&W heeft besloten dat alle
organisatieonderdelen hun originele archiefbescheiden
geauthentiseerd, digitaal moeten archiveren.
•
Streefdatum is voor 1 januari 2015
 Het Programma Digitaal Archiveren.
Opstellen Beleidskader
• Visie op digitaal
archiveren;
• Bestandsformaten;
• DMS-en in de stad;
• Email archivering;
• Archiefproces;
• Metadata standaard;
• Normenset met overzicht
van alle geldende weten regelgeving, normen
en standaarden.
E-depot: Generieke voorziening
 Ambtelijk Team opdracht gegeven op 21 mrt 2013
• Om de geschiktheid van E-depot als generieke voorziening voor de
Gemeente Amsterdam vast te stellen voor het duurzaam bewaren en
toegankelijk houden van digitale informatie.
 Drie pilots: Zuidas, Stadsdeel Oost en n.o.t.k.
 Bij positief resultaat uit pilots, vindt verdere uitrol i.c.m.
de domeinarchitectuur en een realisatieplan.
 Voor de totale uitrol wordt een periode voorzien van 3 tot
4 jaar.
Standaardiseren voor een betere dienstverlening
Metadata in een notendop..
 Metadata zijn data over data

Administratieve metadata - informatie over eigendom
vindplaatsgegevens;

Beschrijvende metadata – identificatie en beschrijving

Technische metadata – technische gegevens
 De functie van metadata:
 Beschrijven van informatieobjecten;
 Behouden van contextinformatie.
 Interoperabiliteit
 XML.
6
Standaardiseren voor een betere dienstverlening
XML
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<bookstore xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchemainstance"
xsi:noNamespaceSchemaLocation="file://wibaut/home$/Macdo
nald/Audit%20ED3/Onderzoek%20Metadata/Schema/bookstor
e.xsd">
<book>
<title lang="eng">Harry Potter</title>
<price>29.99</price>
</book>
</bookstore>
7
Standaardiseren voor een betere dienstverlening
Het belang van de
metadatastandaard
 Waarom: De metadatastandaard zorgt ervoor dat concernonderdelen in staat zijn om
informatie op een gestandaardiseerde wijze op te slaan, zodat onder meer de
contextinformatie en de authenticiteit gewaarborgd zijn.
 Waarvoor: Metadata worden vastgelegd om bestaande informatie te kunnen beheren
zodat daarmee allerlei handelingen kunnen worden uitgevoerd, zoals opzoeken en raadplegen,
ordenen, duurzaam bewaren,vernietigen of ter blijvende bewaring overbrengen naar het
Stadsarchief Amsterdam.
8
9
Toepassingsprofiel
metagegevens
Rijksoverheid
Nationaal Archief
Wetgeving
Archiefregeling 2010
NEN ISO 23081
Toepassingsprofiel
metadatering
Lokale Overheden
Metadatastandaard
Stadsarchief
Amsterdam
Implementatie
Invoeren standaard
Mapping
Programma
Archief2020
Samenwerking
Organisatieonderdelen
Provinciale
Archiefinspectie NH
Nationaal Archief
Stadsarchief Antwerpen
Standaardiseren voor een betere dienstverlening
De totstandkoming van de
standaard
 Archiefregeling 2010.
 NEN-ISO norm 23081 (Information and documentation – Records
management processes - Metadata for records).
 Provinciale archiefinspectie Noord-Holland.
 Aansluiting gezocht bij het Toepassingsprofiel
Metagegevens Rijksoverheid*
 Samenwerking van archivarissen tot IT specialisten.
 Interne en externe bijeenkomsten.
10
Standaardiseren voor een betere dienstverlening
Het implementatietraject
 De metadatastandaard is sinds februari 2012
gepubliceerd.
 Organisatieonderdelen gaan aan de slag (feedback).
 Kennis opdoen.
 Constatering
 Concernonderdelen spreken niet dezelfde taal;
 Het diverse applicatielandschap zorgt voor problemen;
 Anders ingericht;
 Theorie vs. Praktijk.
11
12
Meta mapping
13
Toepassingsprofiel
metagegevens
Rijksoverheid
Nationaal Archief
Wetgeving
Archiefregeling 2010
NEN ISO 23081
Toepassingsprofiel
metadatering
Lokale Overheden
Metadatastandaard
Stadsarchief
Amsterdam
Implementatie
Invoeren standaard
Mapping
Programma
Archief2020
Samenwerking
Organisatieonderdelen
Provinciale
Archiefinspectie NH
Nationaal Archief
Stadsarchief Antwerpen
14
Vragenronde
15

Download Report