3. Aansluiting op het e-Depot formeel regelen Welke afspraken moeten er gemaakt worden en welke service kan ik verwachten? Ben ik verplicht om mijn Noord--Hollands m ijn digitale informatie over te brengen naar het Noord Archief? De betekenis van digitale informatie is dezelfde als die van informatie die in papieren vorm is opgeslagen. Dezelfde wettelijke verplichtingen die voor informatie op papier gelden, zijn dus ook op digitale informatie van toepassing. Ik heb een DVO (dienstverleningsovereenkomst) met het NoordNoord -Hollands Archief. Wijzigt deze als ik digitaal materiaal overbreng? De bedoeling is om de bestaande DVO intact te houden. Afspraken over digitale opslag in het e-Depot worden straks in een apart DVO opgenomen. Dit is een aanvulling op de reguliere DVO. K an digitale informatie na afronding van een zaak, zaak , direct in het ee -Depot worden ondergebracht in plaats van van in een eigen digitale archiefbeheeromgeving archiefbeheero mgeving? mgeving? Het inrichten van een eigen duurzame digitale archiefbeheeromgeving is tijdrovend en kostbaar. Het Noord-Hollands Archief onderzoekt daarom ook de mogelijkheid van uitplaatsing. Uitplaatsing is het plaatsen van informatie in het e-Depot, zonder dat er sprake is van formele overbrenging. De overheidsorganisatie blijft in dit geval verantwoordelijk voor de informatie. Uitplaatsing vereist een koppeling met het DMS van een overheidsorganisatie. Kan ik alleen documenten overbrengen naar het digitale archief of ook data uit databases? Op dit moment wordt de focus gelegd op documentoverdracht, net zoals dat bij het papieren archief gebeurt. We laten ons wel informeren over opslag van data uit databases, omdat wij inzien dat dit in de toekomst steeds belangrijker wordt als onderdeel van het archief. Echter, bij de realisatie van het e-Depot wordt dataopslag vooralsnog buiten beschouwing gelaten. Tot wanneer kan ik papieren archieven overdragen aan het NoordNoord -Hollands Archief? Papieren archiefmateriaal kan altijd aan ons overdragen worden. Maar wij adviseren een overheidsorganisatie met een hybride situatie, zo snel mogelijk te werken naar een situatie waarbij het digitale archief leidend is. Eén vorm van archiefmateriaal maakt het namelijk makkelijker om het archiefmateriaal bij elkaar te houden, te beheren en toegankelijk te maken. 5