COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt Onderwerp: Jaarverslag en jaarrekening van het RHC Rijnstreek en Lopikerwaard 2013 Nummer: 854451 In D&H: In Cie: 19-08-2014 BMZ 02-09-2014 SKK Dhr. J.J Doornbosch 5956 Informatiecentrum Automatisering In AB: Portefeuillehouder: 24-09-2014 Van der Vorm besproken op 12-08-2014 Steller: Telefoonnummer: Afdeling: Dit onderwerp wordt geagendeerd ter kennisneming ter consultering ter advisering Op 19 augustus 2014 heeft het college besloten: - Kennis te nemen van de aandachtspunten voor HDSR en de acties die hier uit voortkomen; - Het ‘Jaarverslag en jaarrekening van het RHC Rijnstreek en Lopikerwaard 2013’ ter kennisname aan de Commissie BMZ te verzenden. Het historisch archief van HDSR wordt beheerd door het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Rijnstreek en Lopikerwaard. Daarnaast is de streekarchivaris van het RHC intern toezichthouder bij HDSR. Deze samenwerking is vormgegeven in een Gemeenschappelijke Regeling (GR) en elk jaar brengt het RHC een jaarverslag en jaarrekening uit aan de deelnemende gemeenten en het waterschap. Bij deze stellen we u op de hoogte van het jaarverslag en jaarrekening (zie bijlage 1) en de aandachtspunten die hier voor HDSR uit zijn gekomen. De aandachtspunten zijn de volgende (met daarachter hoe deze worden opgepakt): - In 2013 heeft geen vervolggesprek plaatsgevonden met HDSR om de nog openstaande actiepunten uit het inspectierapport van 2011 te bespreken. Verschillende onderdelen van de inspectie zijn wel opgepakt, maar deze zijn inderdaad onvoldoende gedeeld met het RHC. Hierover zijn inmiddels afspraken gemaakt. - Veel (20 stuks) ambtelijke aanvragen/inlichtingen vanuit HDSR. Er zijn in 2013 door o.a. de afdelingen WSB en V&H met name over oude eigendomskwesties en verleende vergunningen door onze rechtsvoorgangers vragen aan het RHC gesteld. Dit vraagt vanuit het RHC qua onderzoek veel tijd. Het aantal aanvragen dat wij aan het RHC doen verschilt per jaar, afhankelijk van het aantal en de aard van de projecten. - De oplevering van het calamiteitenplan voor archieven. In februari 2013 is het calamiteitenplan archief HDSR opgesteld. Voor ontruiming van het archief hebben wij ons daarnaast aangesloten bij de “documentenwacht”. Dit is een dienst die wij in geval van calamiteiten kunnen inschakelen om snel het archief te ontruimen en veilig elders op te slaan. Het calamiteitenplan is inmiddels aan het RHC toegezonden. - Toezending ingevulde RODIN- toets naar archiefinspectie RHC. In het plan van aanpak ‘actiepunten archief KPI’s 2013’ ,dat op 1 juli 2014 in het college is besproken en ter kennisname aan de commissie is gestuurd, is opgenomen dat de RODIN-toets in december 2014 wordt gedaan. Hierna wordt deze toets ook aan het RHC toegezonden. - Applicatieoverzicht uitbreiden met metadata omtrent gegevensbeheer in applicaties t.b.v. overdracht archiefbescheiden. Het updaten van het applicatieoverzicht is ook meegenomen in het plan van aanpak ‘actiepunten archief KPI’s 2013’. De planning is dat dit in sept.2014 is afgerond - Formaliseren richtlijnen e-mail archivering. Dit punt is niet opgenomen in het plan van aanpak ‘actiepunten archief KPI’s 2013’ omdat dit voor HDSR geen hoge prioriteit heeft. In 2015 wordt bekeken wanneer en hoe dit punt wordt opgepakt.. - Verwijderen oude archiefverordening van 2008 van de website. Omdat de oude en nieuwe archiefverordening tijdelijk naast elkaar bestonden (er was verzuimd een intrekkingbesluit te laten nemen door het AB), was de oude archiefverordening nog niet verwijderd. Inmiddels heeft het AB op 26 maart 2014 ingestemd met het intrekken van de oude archiefverordening en is de oude verordening verwijderd van de website. - Voortgang project tot vervanging / substitutie van te bewaren en vernietigen archiefbescheiden. In 2013 en 2014 zijn op dit punt veel vorderingen gemaakt en in september 2014 wordt aan het college het vervangingsbesluit voorgelegd.
© Copyright 2024 ExpyDoc
