Lees meer over de Vroom aanpak AFAS optimalisatie

Processen
optimaliseren
met
AFAS
Herkent u dit?
AFAS Profit is geïmplementeerd
Doelstellingen nog niet gerealiseerd
Processen worden nog niet optimaal ondersteund
AFAS wordt niet maximaal gebruikt
Mogelijke doelstellingen
Maximale
output met
minimale inzet
In één keer
goed
Meer
zelfredzaamheid
Beter kunnen
sturen
Inzicht in
procesverloop
Betere
communicatie
HR en klant
Wat is in scope?
Medewerker
ontwikkeling
Organisatie
inrichting /
autorisatie
Procesontwerp
Basis
administratie
E-Learning
HR-SSC /
HR-helpdesk
Traditioneel proces
Afstemmen
Invullen
formulier
X
Controle
akkoord
Informeren
interne
derden
X X
Maken
brief +
contract
Controle
brief +
contract
Tekenen
Afsluiten
proces
Self Service
HRportaal
Invullen
digitaal
formulier
Systeem
controle
Eventueel
aparte
autorisatie
Versturen
brief +
contract +
bescheiden
X X X
Retour
Bewaken
contract + retour
bescheiden contract +
bescheiden
Invoer in
HRsysteem
Afstemmen
aanvullen
gegevens
Voordelen Self Service:
1. Efficiënter
2. Borging kwaliteit mutaties
3. Kortere doorlooptijd
4. Transparant proces
5. Klantvriendelijker
X X
Actualiseren
dossier
X
Maken
brief +
contract
Tekenen
Versturen
Retour
brief +
contract +
contract + bescheiden
bescheiden
Bewaken retour contract + bescheiden
Informeren interne derden
Digitaal dossier direct actueel
Afsluiten proces
Aanpak
Implementatie fasen
1. Projectplan
2. Procesontwerp
3. Inrichting
4. Realisatie processen
5. Realisatie informatie
6. Pilot
7. Uitrol
Desgewenst kunnen processen en e-HRM functioneel gefaseerd
gerealiseerd en geïmplementeerd worden, bijvoorbeeld:
Declaraties, Basisprocessen, Dashboard, W&S, Verzuim
Mogelijkheden begeleiding
Projectleiding
Coaching
Procesmanagement + -ontwerp
Ontwerp HR-portaal
Realisatie middelen
Toelichting
Projectfasen
Fase 1 Projectplan
1. Opstellen projectplan
(doelstellingen, projectstructuur,
verantwoordelijkheden, risico’s, mijlpalen,
opleidingen, planning / fasering)
2. Opstellen communicatieplan
(wie, waarom, wanneer, benaderen)
3. Kick-off met alle direct betrokkenen
Fase 2 Procesontwerp
1. Procesontwerp maken
(systeemspecifiek maken, verder detailleren,
beslissingen en kaders beschrijven)
2. Prototypen / Scrummen processen, inclusief
workflow documenten
3. Inrichtingsdocument opstellen
4. Acceptatie opgeleverd(e) proces(sen)
Processen worden gefaseerd gerealiseerd, conform
procesgroepen in projectplan
Fase 3 Inrichting
1. Opleiding projectteam
2. Realiseren ICT randvoorwaarden
3. Opstellen en realiseren van organisatiestructuur
en autorisatiematrix
(Profit en InSite, processen, rapporten, portaal)
4. Ontwerpen en goedkeuren hoofdstructuur Portaal
(hoe wordt functionaliteit gegroepeerd)
5. Ontwerpen schermen HR-portaal
(bijv. startscherm, dashboard, informatiescherm)
6. Realisatie schermen HR-portaal, inclusief testen
7. Ontwerpen en goedkeuren dossierstructuur,
inclusief autorisatie
8. Digitalisering en plaatsing in dossier van actuele
analoge items
Fase 4 Realisatie processen
1. Realisatie ontbrekende procesmiddelen
(instructies, brieven, contracten, rapporten)
2. Toekennen autorisaties
3. Testen procesflows en middelen
4. Acceptatie opgeleverde processen
Fase 5 Realisatie informatie
1. Vaststellen informatiebehoefte
(ken- en stuurgetallen en rapporten)
2. Fit-Gap analyse, inclusief toetsing op AFAS
standaard informatie
3. Maken ontwerp voor ontbrekende informatie
4. Realisatie ontbrekende informatie
5. Testen gerealiseerde informatie
6. Acceptatie informatie
Fase 6 Pilot
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Realisatie extra ondersteuning beheerafdeling
Beschikbaar stellen functionaliteit
Opleiding medewerkers pilot (indien nodig)
Introductie nieuwe werkwijze
Alle meldingen (ook vragen) opnemen in actielijst,
onjuiste functionaliteit snel oplossen
Evaluatie, aanvullen actielijst
Vaststellen te realiseren aanpassingen
Realisatie en testen aanpassingen
Acceptatie aanpassingen
Fase 7 Uitrol
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Beschikbaar stellen functionaliteit
Opleiding /instructie medewerkers (indien nodig)
Introductie nieuwe werkwijze
Evaluatie, zo nodig opstellen actielijst
Vaststellen te realiseren aanpassingen
Realisatie en testen aanpassingen
Acceptatie aanpassingen
Uitrol kan gefaseerd uitgevoerd worden

Download Report