notulen OV 7 november 2014

OVERLEGVERGADERING
RAAD VAN BESTUUR EN OR
NOTULEN – Vastgesteld d.d. 19 november 2014
Vergaderdatum
Vergaderplaats
7 november 2014
Service Center, Middelburg
Aanwezig: dames Bakhuizen, Van den Dorpel, Geelhoed, Van Haasteren, Priester, Van Stee,
Versteeg, Van Wallenburg en de heren Van Beekum, Huijsman en Van Rijn
Aanwezig: Raad van Bestuur (RvB): de heer Van Wijk
Voorzitter: de heer Van Beekum
Notulist: mevrouw Lapré
1
Opening en vaststelling agenda
De voorzitter opent de vergadering.
2
Mededelingen
RvB:
-na overleg met de Raad van Toezicht is besloten om de termijn van de interim RvB te
verlengen tot medio zomer 2015. Met het oog op de continuïteit van de organisatie is het
belangrijk om zaken de tijd geven om op te pakken. De ambitie is te zorgen dat de nieuwe
bestuurder aantreedt per 1 mei 2015. De interim RvB en nieuwe RvB trekken vervolgens tot de
zomer samen op voor een goede overdracht. De interim RvB schrijft de plannen en zal deze
dus ook gaan implementeren.
-De interim RvB heeft een brief gehad van de cliëntenraad waarin zorgen worden geuit, deze
brief zal ter informatie aan de OR worden toegezonden.
OR:
-De OR is door de voormalige RvB uitgenodigd om twee goede doelen voor te stellen voor de
kerstviering. De OR heeft de volgende twee doelen voorgesteld: KWF kankerbestrijding en
Clini Clowns.
-De OR geeft aan dat het aanbieden van een voucher voor een filmkaartje (Film by the Sea)
een leuk gebaar is geweest aan de medewerkers.
3
Concept notulen OV 27 augustus 2014
De notulen worden na tekstuele aanpassing vastgesteld.
Naar aanleiding van de actiepuntenlijst in de notulen wordt het volgende besproken:
-Fietsregeling:
De OR wil de stand van zaken weten. De RvB zal dit navragen.
-Strategische notitie vastgoed
De OR wil weten wanneer deze notitie gereed is.
De RvB geeft aan dat er een onderzoeksrapport van een extern bureau ligt over vastgoed. Dit
rapport geeft een eerste oriëntatie ten aanzien van kwaliteit panden, woningen, voorzieningen
en financiële kant. Er lag een concept notitie, maar die wordt nu aangepast. De strategie is nog
onderwerp van discussie. Eerst wordt de visie van Arduin bekeken, dan de zorg en vervolgens
1
wordt bekeken wat Arduin nodig heeft aan ‘bakstenen’. De OR kan het externe rapport
krijgen.
-Vervoersplan
De RvB geeft aan dat er gewerkt wordt aan een nieuw vervoersplan. De RvB vindt dat er eerst
getest moet worden alvorens in te voeren. Het recente (afgekeurde) plan kan naar de OR zodat
de OR reeds een idee heeft over de wijze van wijzigen inzake vervoer. Inhoudelijke keuzes
blijven staan. De RvB informeert ter vergadering de OR in algemene lijnen over de aanleiding
en de plannen.
Het plan wordt tot aan de kerstperiode geschreven, waarbij ook met TCR afspraken worden
gemaakt om goed te testen. Dit gebeurt in samenwerking met een extern bureau met specifieke
kennis over verhuur. Afgelopen mei is er een nieuw 3-jarig contract afgesloten met TCR.
Er is met TCR een maximum afgesproken ten aanzien van de vervoerskosten.
Er moet meer worden gestuurd op gemaakte afspraken.
Consequenties voor personeel worden meegenomen in het plan, want het betekent extra
werk/tijd.
De OR uit zijn zorgen over het feit dat in het algemeen plannen niet helder genoeg gemaakt
worden, met aanleiding en consequenties.
De RvB hoort graag ideeën van de OR inzake het vervoer.
-Organisatieontwikkeling
De OR vindt communicatie heel belangrijk. Met name tussen de Seissingel en de diverse
overige locaties en medewerkers.
De RvB communiceert momenteel op een directe wijze iedere maand met de medewerkers en
hecht zeer aan de diverse communicatie kanalen. Er is een extern bureau gevraagd om met een
plan te komen. Dit plan wordt nog besproken met het MT en is ook een vraagstuk van de
organisatieontwikkeling. Het plan behelst de interne communicatie.
De RvB deelt met de OR zijn visie op de organisatie van Arduin.
Hierbij benoemt hij ook de geconstateerde ‘gegroeide werkpraktijken’ waarbij in het verleden
veel zaken wel in gang zijn gezet maar niet altijd afgemaakt.
Arduin moet een nieuwe stap maken waarbij ook opnieuw naar de visie moet worden gekeken.
Vanuit de (nieuwe) visie moet worden nagedacht wat de kwaliteit van bestaan en inclusie
betekent en waarbij moet worden uitgegaan van eigen kracht in een tijdvak van de WMO en
binnen een maatschappij waarbij financieringen van groot belang zijn.
Ook de OR vindt het belangrijk dat er wat moet gebeuren.
In tegenstelling tot wat de RvB bij zijn aantreden als interim bestuurder had begrepen is nu de
conclusie dat de aannames voor de begroting van volgend jaar té positief waren en dat de
feiten nu anders liggen.
Er moet worden doorgepakt en dit kan mogelijk pijnlijke consequenties gaan hebben.
De RvB zal gedwongen ontslagen trachten te voorkomen, maar er bestaat een mogelijkheid dat
er een reorganisatie nodig is. Dan zal het sociaal plan in werking treden.
Er zal organisch worden doorontwikkeld, aldus de RvB.
De OR wil dat er tijdig wordt gestart met de voorbereidingen voor een nieuw doorlopend
sociaal plan. Het huidige plan loopt najaar 2015 af. De OR adviseert de RvB om tijdig
contacten te leggen voor gesprekken in het voorjaar 2015. Dit punt komt op de actiepuntenlijst.
2
4
Organisatieontwikkeling + bevindingen RvB
De RvB informeert de OR over de plannen die in voorbereiding zijn:
-Visienotitie
-Notitie portfolio (welke producten, diensten, locaties etcetera)
-Notitie processen (definiëren hoe we het gaan doen)
Op 10 en 11 november 2014 zijn de MT-dagen waar de notities inhoudelijk worden besproken.
De notities zullen vervolgens verder worden uitgewerkt waarna op hoofdlijnen besluiten
worden genomen.
De plannen/voorgenomen besluiten zullen aan de OR worden voorgelegd.
Uitwerking zal in de daarop volgende periode gebeuren, waarbij de medewerkers ook
betrokken zullen worden middels deelname aan project-/taakgroepen. Ook zullen de tips en
opmerkingen vanuit de personeelsbijeenkomsten worden meegenomen in de uitwerking van de
plannen.
De persoonlijk assistent is het scharnier van de organisatie en deze positie zal vanuit de visie
gestalte gaan krijgen.
Bij de notitie(s) wordt gekeken naar de samenhang support medewerker, gastheer en
gastvrouw. Ook hoe integraal aansturing wordt gegeven aan woning, voorzieningen en
dagbestedingen en hoe de taakverdeling is tussen de orthopedagogen en coaches.
Een extern bureau heeft een financiële meerjaren scan gemaakt wat ook wordt besproken op de
MT 2-daagse. Op basis van de uitkomsten wordt bij de plannen ook het financiële kader
gemaakt.
De RvB geeft aan dat binnen nu en 3 weken de OR de rapporten met voorgenomen besluiten
zal ontvangen.
Er zal een planning komen voor het proces inzake de besprekingen tussen RvB en de OR en
het (advies)proces.
5
Prognose 2014
Tot eind van het jaar hebben we te maken met financiële meevallers en (trendmatige)
tegenvallers. Zo vallen de vervoerskosten flink hoger uit dan begroot. Ook de personeelslasten
blijven stijgen en stijgen sneller dan de inkomsten.
Daarentegen is er ook sprake van incidentele meevallers op de inkomsten (woon)zorgtoeslag.
Per saldo zal Arduin 2014 met een mager positief saldo af kunnen sluiten.
In 2015 is wel een ombuiging nodig. In de begroting van 2015 zal er sprake zijn van een
aanvullende bezuiniging van een miljoen euro; deels op de overhead/backoffice en het
overgrote deel op kosten personeel.
De kwaliteit van de dienstverlening zal zoveel mogelijk overeind worden gehouden.
17 december wordt de begroting vastgesteld door RvT.
De RvB zal in de OV van december de begroting bespreken met OR.
6
Exit inventarisatie
Op de vraag van de OR welke verbeterpunten er zijn en worden uitgezet geeft de RvB aan dat
dit momenteel onderwerp van gesprek is. Manager PO&O is bezig om acties te formuleren
naar aanleiding van de uitkomsten, maar deze zijn nog niet gereed.
De OR hoopt dat de uitkomsten en verbeterpunten- en acties goed gedocumenteerd blijven om
het goed te kunnen blijven volgen.
De RvB bevestigt dit.
7
Benoeming bestuurder
De OR verzoekt de RvB in de gelegenheid te worden gesteld bij ieder voorgenomen besluit
inzake de benoeming van de nieuwe bestuurder zijn rol te kunnen nemen.
3
De RvB en de OR spreken af dat er een planning zal worden gemaakt. Mogelijk zal er in
januari een functieprofiel liggen.
De RvB is nog aan het nadenken over de organisatie, de aansturing en de topstructuur.
8
Nagekomen punten
Er zijn geen nagekomen punten.
9
Rondvraag + sluiting
-Op een vraag van de OR zal de RvB bij PO&O navragen wanneer de OR de aangepaste
vragen van het MTO teruggekoppeld krijgt.
-De OR herhaalt zijn verbazing zoals uitgesproken in het gesprek met de nieuwe leden Raad
van Toezicht over het feit dat er drie RvT leden zijn benoemd, terwijl door de voormalige RvB
werd gesproken over twee nieuwe leden.
-De RvB spreekt met de OR af dat de OR gebruik mag maken van de ’iedereen mail’ om te
communiceren met de achterban. Alvorens een mail te sturen zal de RvB wel worden
geïnformeerd.
ACTIEPUNTENLIJST: ZIE BIJLAGE
4
Nr
1
Naar
aanleiding van:
v.a. OV aug
‘13
Actiepunten + afspraak
Intern communicatieplan (inclusief richtlijnen Social
Media)
wordt meegenomen in kader van organisatieontwikkeling
2
OV feb ‘14
Stand van zaken 4 aandachtsgebieden Mobiliteitscentrum
Komt op de agenda zodra meer bekend over
organisatieontwikkeling
3
OV mei ‘14
Terugkoppeling door RvB na signaal van de OR over
ontoegankelijke en conflicterende diensten op de diverse
websites
(blijft als aandachtspunt op de actiepuntenlijst)
4
OV aug ‘14
Strategische notitie vastgoed naar de OR
5
OV okt ‘14
OV nov ‘14
Nieuwe Fietsregeling
Stand van zaken?
6
OV nov ‘14
(tijdig) starten afspraken ivm nieuw doorlopend sociaal
plan
7
OV nov ‘14
Extern rapport onderzoeksbureau vastgoed ter informatie
naar de OR
8
OV nov ‘14
Het (eerdere) vervoersplan aan de OR toezenden
9
OV nov ‘14
Concept begroting 2015: in december bespreken met OR
10
OV nog ‘14
Terugkoppeling aan OR: aangepaste vragen MTO
Versie 10 november 2014 – kopie aan directiesecretariaat
5

Download Report