RvO _mei2014 - Gemeente Utrecht

REGLEMENT VAN ORDE B&W.
(VERSIE mei 2014)
GEMEENTEBLAD VAN UTRECHT 2014.
Reglement van Orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders
(besluit b&w van 9 mei 2014).
Burgemeester en wethouders van Utrecht;
gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;
BESLUITEN
vast te stellen het volgende
REGLEMENT VAN ORDE voor de
Vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en
wethouders.
HOOFDSTUK 1 COLLEGEVORMING
Procedure bij nieuwe collegesamenstelling
Artikel 1
1. Het college vergadert op de eerste werkdag na de raadsvergadering, bedoeld in artikel 18 van de
Gemeentewet, mits in die raadsvergadering conform de artikelen 35 en 37 van de Gemeentewet de
wethouders zijn benoemd, en kan besluiten eveneens te vergaderen nadat de gemeenteraad conform
artikel 39 van de Gemeentewet heeft voorzien in de benoeming van één of meer wethouders in (een)
tussentijds open gevallen wethoudersplaats(en).
2. In deze vergadering worden in ieder geval besluiten genomen over:
a. de verdeling van de portefeuilles tussen de collegeleden;
b. de omschrijving van de portefeuilles (inclusief een verkorte benaming van de portefeuille voor
onder andere communicatiedoeleinden);
c. de volgorde van de plaatsvervanging van de burgemeester;
d. de plaatsvervanging van de wethouders;
e. de volgorde van collegeleden die wordt gehanteerd bij stemmingen.
Toelichting:
Dit artikel heeft primair betrekking op de installatie van het college na de reguliere gemeenteraadsverkiezingen. In
geval van tussentijds vertrek van één of meerdere collegeleden zal toepassing van dit artikel veelal niet nodig zijn.
Tenzij de wisseling bijvoorbeeld gepaard gaat met forse aanpassingen in de portefeuilleverdeling. Bij tussentijdse
wisselingen is het artikel dus facultatief.
In lid 2 onder a. wordt door het college van burgemeester en wethouders ten aanzien van ieder van de leden
bepaald welke zaken het lid in het bijzonder ter voorbereiding en uitvoering zullen worden toevertrouwd;
Bij de bepaling van de volgorde waarin de collegeleden stemmen, zoals opgenomen in artikel 1 lid 2 onder e., kan
het college besluiten dit te doen op basis van anciënniteit (aantal jaren raads- en college ervaring in de gemeente
Utrecht), van fractiegrootte in de gemeenteraad, van de volgorde van loco-burgemeesterschap (1e loco, 2e loco
enz.), van leeftijd, van de volgorde van zitplaats bij de collegevergadering (te beginnen rechts van de voorzitter), of
een andere door het college nader te bepalen volgorde.
Bijzondere omstandigheden portefeuilleverdeling
Artikel 2
1. Bij langdurige verhindering van een van de wethouders kunnen zijn werkzaamheden, in afwijking
van wat is afgesproken volgens artikel 1 lid 2 onder a. door een of meer van de overige wethouders
worden verricht op de wijze zoals burgemeester en wethouders te bepalen.
2. Zo nodig kunnen in afwijking van de verdeling van de werkzaamheden krachtens artikel 1 lid 2
onder a., burgemeester en wethouders de voorbereiding van bepaalde zaken opdragen aan één of
meer door hen aan te wijzen collegeleden.
Artikel 2 is bedoeld als een kapstok voor bijzondere situaties. Lid 1 ziet op de situatie, dat één van de wethouders
langere tijd uitvalt vanwege bijvoorbeeld ziekte of zwangerschap. In dat geval zal mogelijk de afgesproken reguliere
vervanging volgens artikel 1 niet goed toepasbaar zijn. Omdat deze vervanging veelal een één op één vervanging is
en twee portefeuilles aansturen voor langere tijd een te zware belasting kan vormen. In zo'n geval kan een andere
taakverdeling worden afgesproken, zoals bijvoorbeeld een verdeling van een portefeuille over meerdere andere
wethouders of deels ook aan de burgemeester.
Lid 2 van dit artikel ziet op alle overige bijzondere situaties. Daar kan het bijvoorbeeld gaan om het behartigen van
een dossier, dat normaal gesproken tot het domein van een bepaalde wethouder behoort, maar waarbij de
betreffende portefeuillehouder het risico van een mogelijke schijn van belangenverstrengeling zou kunnen
oproepen. Om de integriteit van het openbaar bestuur maximaal te borgen kan zo'n dossier dan aan een andere
portefeuillehouder worden over gedragen.
HOOFDSTUK 2 VERGADERING
Aantal en plaats van de vergaderingen
Artikel 3
De reguliere vergaderingen worden gehouden op de dinsdagen van 9.00 – 13.30 uur, met een
uitloopreservering tot 14.00 uur, op de plaats die op de agenda voor de betreffende vergadering staat
vermeld, en voor zover deze dag geen algemeen erkende feestdag is als bedoeld in de Algemene
termijnenwet. Tijdens een recesperiode (veelal overeenkomend met de vakanties van de basisscholen
in de regio Midden Nederland) wordt er niet vergaderd of wordt volstaan met een technische
vergadering.
Toelichting:
Het begrip technische vergadering is geïntroduceerd om onderscheid te maken met andere soorten vergaderingen
en hiervan is sprake wanneer slecht een zeer beperkt aantal leden van het college de vergadering kan bijwonen,
omdat de vergadering in een vakantieperiode wordt gehouden. Het zogenaamde quorum volgens artikel 56 van de
Gemeentewet is dan niet aanwezig. Besluiten worden dan ook genomen met toepassing van artikel 56 lid 2 en lid 3
van de Gemeentewet. In zulke vergaderingen worden alleen "meer technische voorstellen" geagendeerd waaraan
vaak een termijn verbonden is. Bijvoorbeeld de beantwoording van schriftelijke vragen. Meer beleidsmatige
voorstellen of voorstellen met financiële consequenties worden niet in een technische vergadering behandeld.
Artikel 4
1. Incidentele vergaderingen worden gehouden zo dikwijls de voorzitter of één van de wethouders dit
nodig oordeelt.
2. De voorzitter roept de in het eerste lid bedoelde vergadering zo spoedig mogelijk bijeen.
Toelichting:
In de beide voorgaande artikelen wordt de term reguliere vergadering gebruikt voor de normale periodieke
vergadering op dinsdag (deze werd voorheen gewone vergadering genoemd) en incidentele vergadering voor alle
overige vergaderingen (deze werd voorheen buitengewone vergadering genoemd). Daarnaast bestaan er
vergaderingen voor een hoofdlijnberaad, een themabezoek of een voorbespreking van de raadsvergadering. In de
reguliere vergadering van de dinsdag wordt er in de meeste gevallen tijd gereserveerd (circa anderhalf uur) voor één
of twee hoofdlijnberaden. In een hoofdlijnberaad worden grote of belangrijke dossiers besproken. Deze
vergaderingen zijn gericht op inzicht verwerven, strategische lijnen verkennen etc. en niet gericht op
besluitvorming. Incidentele (of buitengewone) vergaderingen zijn voor bijzondere situaties bedoeld.
Van een technische vergadering is sprake wanneer (in de recesperiodes) het vereiste quorum niet aanwezig is.
Uiteraard wordt dan tevens toepassing gegeven aan artikel 56 van de Gemeentewet (het uitschrijven van een tweede
vergadering). In bijzondere situaties kan het college van de gebruikelijke lijn afwijken (bijvoorbeeld in
calamiteitensituaties).
In dit artikel is ervoor gekozen, dat op verzoek van één persoon van het college een incidentele vergadering kan
worden gehouden. Door deze grens zo laag mogelijk te leggen wordt er recht gedaan aan de individuele behoefte
van elk collegelid op het delen en bespreken van voor hem/haar relevante dringende bestuurlijke onderwerpen en
daarmee wordt de collegialiteit van het college als geheel gediend.
Aard van de vergaderingen
Artikel 5
De agenda met alle bijlagen, die aan het college wordt overgelegd tijdens de vergadering is geheim,
tenzij en totdat het college besluit dat de inhoud van de agendapunten openbaar is en deze oplegging
van geheimhouding wordt geacht bij aanvang van iedere vergadering te geschieden. Deze
geheimhouding geldt tevens voor de ingebrachte rondvraagpunten tenzij bij de bespreking anders
wordt besloten.
Toelichting:
Door het opnemen van dit artikel kan er geen misverstand bestaan over de status van de agenda en de overige
documenten die aan het college worden aangeboden. Door deze geheimhouding expliciet te verwoorden kan er ook
bij de ambtelijke organisatie geen misverstand bestaan over de status van documenten voor de collegevergadering.
Na besluitvorming wordt aangegeven welke documenten openbaar kunnen worden en welke als geheim
geclassificeerd blijven. Voor de rondvraagpunten die in de collegevergadering aan de orde komen geldt
geheimhouding tenzij expliciet wordt besloten, dat een rondvraagpunt geheel of gedeeltelijk openbaar kan worden
gemaakt. In de rondvraag worden in beginsel geen besluiten genomen. Als over een onderwerp een collegebesluit
wordt gevraagd dan dient dit in beginsel via een bestuursadvies aan het college te worden voorgelegd. Daarmee
wordt de kwaliteit van het besluitvormingsproces gediend.
Verhindering
Artikel 6
1. Wanneer een wethouder verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de
voorzitter.
2. Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan
degene, die hem op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet vervangt.
3. Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis
aan de voorzitter of diens vervanger, alsmede aan een loco-gemeentesecretaris, die hem vervangt in
de vergadering.
4. De gemeentesecretaris houdt aantekening van de aanwezige collegeleden bij de vergadering van het
college. Hij draagt er zorg voor, dat de aanwezigen worden vermeld op de besluitenlijst die in de
volgende vergadering wordt vastgesteld.
Toelichting:
De leden 1 tot en met 3 van dit artikel spreken voor zich. Deze leden dienen een ordelijk verloop van de
vergadering en ter bepaling van het quorum. In lid 4 is het de taak van de gemeentesecretaris (of een door de
gemeentesecretaris aan te wijzen ambtenaar die bij de collegevergaderingen aanwezig is) om bij te houden wie van
de collegeleden in de vergadering aanwezig is of (deels) afwezig is. Deze inventarisatie vermeldt de
gemeentesecretaris op de (digitale) besluitenlijst of omslag van de besluitenlijst en deze lijst wordt (zoveel
mogelijk) in de volgende vergadering vastgesteld. Een presentieboek, dat door de individuele collegeleden en de
gemeentesecretaris getekend wordt, of iets dergelijks wordt niet bijgehouden.
Agenda
Artikel 7
1. Voor elke vergadering stelt de secretaris een agenda samen, die digitaal met notificatie aan de leden
ter beschikking wordt gesteld op de aan de vergadering voorafgaande vrijdag.
2. Op de daaropvolgende maandag wordt er met notificatie een bijgestelde agenda ter beschikking
gesteld (voor eventuele aanvullende rondvraagpunten en memo's). Ook de bijgestelde agenda alsmede
de bijbehorende documenten worden digitaal ter beschikking gesteld.
3. De agenda vermeldt de te behandelen onderwerpen.
4. Een voorstel wordt op de agenda geplaatst indien:
a. namens de gemeentesecretaris is getoetst of het voorstel gelet op de kwaliteit, de
compleetheid van de stukken en de gevolgde procedure gereed is voor behandeling in de
collegevergadering en;
b. de portefeuillehouder(s) het voorstel (digitaal) hebben geparafeerd.
5. In bijzondere gevallen kan het college besluiten een voorstel of onderwerp ook zonder de in het 4e
lid bedoelde toetsing en paraaf(parafen) op de agenda te plaatsen.
6. In spoedeisende gevallen kunnen, met instemming van de burgemeester (voorzitter), onderwerpen
ter behandeling aan de agenda worden toegevoegd.
Toelichting:
Zowel in dit artikel als in de rest van dit Reglement van Orde wordt ruimte gegeven aan het verdere
digitaliseringsproces van de bestuurlijke besluitvorming. Daar waar over agenda's, documenten etc. wordt
gesproken, kunnen en zullen deze in toenemende mate langs digitale weg worden verstrekt en zal het
besluitvormingsproces, waaronder de bestuurlijke parafering eveneens in toenemende mate langs digitale weg
plaats vinden.
Lid 4 van dit artikel beoogt de kwaliteit van de bestuurlijke besluitvorming maximaal te borgen.
De voorstellen die in lid 5 worden genoemd, zijn voorstellen die op zich tijdig (dus op vrijdag) worden geagendeerd,
maar waarvan het voorbereidingsproces niet (geheel) is afgerond. In lid 6 gaat het over voorstellen die niet tijdig voor
de agenda zijn aangeleverd. Deze kunnen daarmee nog wel aan de kwaliteitsvereisten van lid 4 voldoen. Het kan in
uitzonderingsgevallen ook om voorstellen gaan die zowel qua tijdigheid en kwaliteitsvereisten niet aan de
voorwaarden voldoen.
Behandeling van de stukken
Artikel 8
1. De voorzitter en de wethouders worden door digitale toezending van de agenda waarin digitaal
wordt doorverwezen naar de achterliggende documenten en door de ter inzagelegging van deze
documenten in de collegekamer in de gelegenheid gesteld daarvan tijdig kennis te nemen vóór de
vergadering, waarin zij aan de orde worden gesteld.
2. De gemeentesecretaris draagt zorg voor de tijdige ter inzagelegging van de stukken als bedoeld in
het eerste lid;
3. Stukken welke niet ter inzage hebben gelegen, worden niet behandeld, wanneer één van de
aanwezigen daar bezwaar tegen heeft, tenzij het belang van de gemeente zich daar naar het oordeel
van de voorzitter tegen verzet.
Toelichting.
In lid 1 is thans nog sprake van fysieke ter inzagelegging van de voorstellen etc. in de collegekamer. Zodra het
geautomatiseerde systeem, dit naar het oordeel van het College, toestaat dan zal het gehele behandelingsproces
digitaal worden afgedaan en zal de fysieke ter inzagelegging vervallen. De tekst van het artikel zal met verloop van
tijd aan de nieuwe situatie kunnen worden aangepast. Een en ander is van overeenkomstige toepassing op de twee
andere leden van dit artikel.
Artikel 9
1. Alvorens stukken ter inzage worden gelegd, worden zij voorzien van een omslag, waarop een ruimte
is gereserveerd, waarin de voorzitter, de wethouders en de gemeentesecretaris door middel van hun
paraaf kunnen aangeven, dat zij instemmen met het advies, dan wel bespreking van het betreffende
stuk verlangen. De parafering wordt uiterlijk afgerond een half uur vóór de aanvang van de
vergadering;
2. Op het omslag wordt voorts een ruimte gereserveerd, waarop de dagtekening van het besluit wordt
vermeld. Op het advies wordt een ruimte gereserveerd waarop het besluit wordt geformuleerd;
3. Stukken ten aanzien waarvan de voorzitter, de wethouders en de gemeentesecretaris op het
betreffende omslag allen te kennen hebben gegeven, dat zij instemmen met het advies, worden niet
meer in bespreking gebracht. Het betreffende advies wordt geacht te zijn overgenomen.
Toelichting.
Voor dit artikel geldt dezelfde toelichting als bij het voorgaande artikel.
Artikel 10
1. Op de (digitale) stukken worden geen protesten gesteld;
2. De voorzitter en elk van de wethouders kunnen verlangen dat aantekening wordt gemaakt van het
feit dat zij zich tegen een beslissing hebben uitgesproken.
Toelichting:
In het 1e lid wordt nu nog uitgegaan van fysieke documenten of digitale documenten. Zodra het geautomatiseerde
systeem volledige digitale afhandeling toestaat en accordering of bespreking van een voorstel alleen via een "vinkje"
in het systeem kan worden aangegeven, dan kan dit lid vervallen, want aantekeningen bij de stukken maken is dan
niet mogelijk.
In lid 2 gaat het om het innemen van een minderheidsstandpunt door één of meerdere leden van het college. In de
Utrechtse bestuurspraktijk worden er drie varianten van minderheidsstandpunten onderscheiden. Deze worden als
een aantekening geformuleerd. De voorzitter en elk van de wethouders kunnen een aantekening krijgen, dat zij
tegen een voorstel (of een deel ervan) hebben gestemd. De drie onderscheiden vormen zijn: a. alleen expliciete
vermelding in de vergadering (waarvan de gemeentesecretaris aantekening houdt); b. expliciete vermelding op de
geheime besluitenlijst of c. expliciete vermelding bij het betreffende openbare besluit (als het een openbaar besluit
betreft). In het laatste geval geeft de bestuurder tevens de hoofdreden van de tegenstem zodanig aan, dat die
opgenomen kan worden in de openbaar te maken tegenstem. Deze hoofdreden wordt vermeld bij de openbare
tegenstem. En maakt onderdeel uit van de besluitenlijsten zoals genoemd in artikel 14 van dit reglement.
Artikel 11
De voorzitter en iedere wethouder heeft het recht aan de vergadering voorstellen te doen en
amendementen op gedane voorstellen ter besluitvorming voor te leggen.
Aanwezigheid andere personen
Artikel 12
1. De secretaris kan zich bij het opstellen van de beslissingenlijst in de vergadering laten bijstaan.
2. Een medewerker van de organisatie-eenheid bestuurscommunicatie is ten behoeve van de
perscommunicatie in de vergadering aanwezig.
3. Het college kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van het college en
de in de eerste twee leden genoemde personen tijdens een vergadering aanwezig zijn en deelnemen
aan de beraadslaging.
4. Een besluit daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één van de leden van het college
genomen alvorens met de behandeling van het agendapunt wordt begonnen.
5. Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging zijn de
bepalingen van dit reglement van toepassing.
Toelichting.
De leden 1 tot en met 3 spreken voor zich. Lid 4 is opgenomen opdat elk individueel collegelid bij een te bespreken
onderwerp kan aangeven, bij voorkeur zonder andere ambtelijke aanwezigen (behoudens de gemeentesecretaris)
het overleg te willen voeren. Deze wens kan ook gelden ten aanzien van de personen genoemd in de leden 1 en 2.
Over het algemeen zal een en ander zich in de praktijk soepel verlopen en zal een "expliciet" besluit zelden nodig
zijn.
In lid 5 gaat het, naast de reguliere regels rond de vergaderorde, vooral om het van toepassing verklaren van de
geheimhoudingsregels rond het besprokene.
Orde van de vergadering
Artikel 13
De voorzitter is belast met:
a. de leiding van de werkzaamheden;
b. de handhaving van de orde in de vergadering;
c. de formulering van de door het College te beslissen vraagpunten en/of de (samenvatting) van het
genomen besluit;
d. het mededelen van de uitslag der stemmingen.
Verslaglegging
Artikel 14
1. De secretaris draagt er zorg voor dat:
a. de besluiten op de betreffende adviezen worden vermeld;
b. aantekening wordt gehouden van alle overige in bespreking gebrachte onderwerpen en te dien
aanzien genomen besluiten;
c. lijsten worden aangelegd waarin alle genomen besluiten zijn vermeld, welke in de vergadering zijn
genomen dan wel die ingevolge artikel 9, derde lid zijn genomen;
d. op de onder c. vermelde lijsten de namen van de aanwezige en afwezige leden worden vermeld.
2. De lijsten legt hij in de eerstvolgende vergadering aan het college ter vaststelling voor.
3. Het in de vergadering behandelde en de aantekeningen als bedoeld in lid 1 onder b. zijn geheim,
tenzij het college besluit dat het behandelde en/of de aantekeningen openbaar zijn en deze oplegging
van geheimhouding wordt geacht bij aanvang van iedere vergadering te geschieden.
Bij lid 1 onder a van dit artikel geldt het vermelden van het besluit uiteraard alleen als het voorstel tot een besluit
heeft geleid. Een voorstel kan door de eerstverantwoordelijke portefeuillehouder in de vergadering ook worden
terug genomen of na advies van het college door de portefeuillehouder worden terug genomen. Ook bestaat er de
ruimte om een voorstel in meerdere termijnen te behandelen. In dat geval wordt het voorstel "aangehouden" tot de
(een) volgende vergadering. Deze aanhouding wordt op het document (digitaal) vermeld. Tevens de termijn van
aanhouding (in de regel één week). Ook aanvullende besluiten, zoals regelmatig voorkomende
tekstmandaatbesluiten voor een portefeuillehouder, worden vermeld. De aantekeningen zoals bedoeld in lid 1 en lid
3 kunnen op papier en/of digitaal worden vastgelegd.
Besloten vergadering
Artikel 15
1. De vergaderingen zijn besloten;
2. De voorzitter draagt er namens het college zorg voor, dat de in de vergadering genomen besluiten,
behoudens het bepaalde in het volgende lid, in de openbaarheid worden gebracht door vermelding van
deze besluiten op lijsten, welke lijsten worden toegezonden aan de leden van de gemeenteraad en de
daarvoor in aanmerking komende personen, alsmede op de internetpagina van de gemeente worden
geplaatst;
3. Op de in het vorige lid bedoelde lijsten worden niet vermeld de besluiten, waartegen
openbaarmaking zich verzet met het oog op het openbaar belang of waardoor een particulier belang
onevenredig zou worden bevoordeeld of geschaad.
Toelichting.
De vergaderingen van het college worden in beslotenheid gehouden (geheim) conform artikel 54 Gemeentewet.
In lid 2 gaat het om openbaarmaking van de besluitenlijsten die vanuit het geautomatiseerde systeem (Babs en
iBabs) worden geproduceerd en zoals bedoeld in artikel 14 lid 1 onder c. van dit reglement. De openbare
besluitenlijsten van het college zijn gelijk aan de openbare besluitenlijsten die aan de gemeenteraad in het kader van
de actieve informatieplicht worden verstrekt (door toezending van een weblink) en gelijk aan de besluitenlijsten die
op internet worden gepubliceerd. De publicatie op internet en de toezending van de weblink van de
besluitenlijst aan de gemeenteraad vindt plaats op dezelfde dinsdag als waarop het college vergadert of uiterlijk op
de daarop volgende woensdag. Formeel betekent dit, dat in feite de "concept besluitenlijst" wordt gecommuniceerd
met de raad en de inwoners, bedrijven en instellingen, omdat de besluitenlijst pas in de volgende reguliere
collegevergadering formeel wordt vastgesteld. De meerwaarde van het publiceren van actuele informatie weegt
echter op tegen het mogelijke risico van een besluit dat op een later moment bij de formele vaststelling van de
besluitenlijst niet geheel correct geformuleerd blijkt te zijn en aangepast dient te worden. Transparantie van het
openbaar bestuur geeft hier de doorslag.
Bij de toepassing van lid 3 wordt in de praktijk aansluiting gezocht bij de geheimhoudingsartikelen van de
Gemeentewet (de artikelen 55, 25 en 86, respectievelijk college, raad en commissie) en bij de Wet Openbaarheid van
Bestuur (Wob). In deze laatste wet staan in artikel 10 de geheimhoudingsgronden nauw omschreven.
HOOFDSTUK 3 STEMMING
Stemmingen
Artikel 16
1. Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten, wordt zo nodig tot stemming overgegaan;
2. Wanneer noch de voorzitter noch één van de wethouders stemming vraagt wordt het voorstel geacht
te zijn aangenomen;
3. De voorzitter en iedere wethouder die zich tegen een voorstel heeft uitgesproken kan verlangen dat
daarvan aantekening wordt gemaakt op de lijst van besluiten, bedoeld in artikel 14, eerste lid onder c.;
4. De stemming over zaken geschiedt mondeling, met de woorden "voor" of "tegen", zonder enige
toevoeging. De wethouders stemmen naar de volgorde zoals bepaald op grond van artikel 1 lid 2
onder e., het laatst de voorzitter.
5. Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt in een volgende vergadering
opnieuw gestemd, tenzij spoedeisende besluitvorming is gewenst. De voorzitter bepaalt of er sprake is
van een spoedeisend besluit.
6. Staken de stemmen opnieuw over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.
Toelichting.
Voor de toepassing van lid 3 van dit artikel wordt verwezen naar de toelichting op artikel 10.
Artikel 17
1. Bij het doen van aanbevelingen, voordrachten of keuzen van personen wordt bij gesloten en
ongetekende briefjes gestemd (de stembriefjes dienen identiek te zijn), indien de voorzitter of een van
de wethouders een schriftelijke stemming verlangt;
2. Indien tot schriftelijke stemming wordt overgegaan, hebben er evenveel stemmingen plaats als er
personen aan te bevelen, voor te dragen of te kiezen zijn;
3. De voorzitter en een wethouder fungeren als commissie van stemopneming.
4. Ieder in de vergadering aanwezig lid dat zich niet op grond van de Gemeentewet van stemming
moet onthouden, is verplicht een stembriefje in te leveren.
Toelichting.
Bij de formulering van dit artikel is, voor zover van toepassing, rekening gehouden met het reglement van orde van
de gemeenteraad. Bij de toepassing van dit artikel gelden de volgende uitgangspunten.
De commissie van stemopneming onderzoekt:
a. of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge lid 4 verplicht is een
stembriefje in te leveren;
b. of de stembriefjes behoorlijk zijn ingevuld.
Ad punt a. Indien de commissie constateert dat het aantal ingeleverde stembriefjes niet gelijk is aan het aantal
leden dat ingevolge lid 4 verplicht is een stembriefje in te leveren, worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te
openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.
Ad punt b. Onder een niet-behoorlijk ingevuld stembriefje, zoals hiervoor genoemd, wordt verstaan:
- een blanco stembriefje (tenzij het een voordracht betreft waar één of meerdere collegeleden kandidaat zijn);
- een ondertekend stembriefje;
- een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld;
- een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet
is voorgedragen;
- een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt.
Na de stemming leest de voorzitter de inhoud van elk stembriefje voor, waarna hij het stembriefje aan de
wethouder, die fungeert als lid van de commissie van stemopneming, ter inzage geeft.
De secretaris houdt aantekening van de uitslag van de stemming;
Niet of niet behoorlijk ingevulde briefjes worden bij de bepaling van de volstrekte meerderheid buiten beschouwing
gelaten. In geval van twijfel over de inhoud van een briefje beslist de vergadering.
De secretaris draagt zorg voor de vernietiging van de stembriefjes na de vaststelling van de besluitenlijst, genoemd
in artikel 14, van de vergadering waarin de stemming heeft plaats gevonden.
Herstemmingen over personen
Artikel 18
1. Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een
tweede stemming overgegaan.
2. Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft
een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op
zich hebben verenigd (herstemming). Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan
twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen
de derde stemming zal plaatshebben.
3. Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.
Loting
Artikel 19
1. De namen van hen, tussen wie het lot moet beslissen, worden door de voorzitter op twee gelijke
briefjes geschreven;
2. Deze briefjes worden door de aanwezige eerste loco burgemeester nagezien en door de voorzitter
op gelijke wijze gevouwen en in de bus gedaan en vervolgens geschud;
3. De aanwezige laatste loco burgemeester neemt een briefje uit de bus;
4. Degene wiens naam op het briefje staat vermeld, is de aanbevolene, voorgedragene of gekozene;
Toelichting.
De loting is een noodzakelijke slotcomponent voor stemming. In de leden 2 en 3 is gekozen voor aanwijzing van de
loco burgemeesters. De volgorde van loco burgemeester is bepaald volgens artikel 1 van dit reglement. Bij de
toepassing van dit artikel gaat de aanwijzing over de in de vergadering aanwezige loco burgemeesters. Nu in het
reglement nergens meer het begrip anciënniteit wordt gebruikt of gehanteerd is het criterium loco burgemeester
een goed alternatief. Andere criteria als leeftijd, omvang van de achterliggende politieke partij of dergelijke liggen
minder voor de hand. In de praktijk komen stemmingen met briefjes over personen evenwel zelden voor.
Adviserende stem secretaris
Artikel 20
De secretaris heeft in de vergadering van burgemeester en wethouders een adviserende stem.
HOOFDSTUK 4 OVERIGE BEPALINGEN
Nevenfuncties
Artikel 21
1. Onder nevenfunctie wordt in dit artikel verstaan een nevenfunctie van een collegelid die uit hoofde
van zijn ambt en/of als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur van Utrecht wordt vervuld.
2. Het collegelid dat een nevenfunctie bekleedt en niet in staat is deze functie te vervullen, dan wel
verhinderd is een bijeenkomst verband houdende met zijn nevenfunctie bij te wonen, draagt er zorg
voor dat de vergader- en overige stukken die in verband hiermee worden ontvangen tijdig aan zijn of
haar plaatsvervanger ter hand worden gesteld (zo mogelijk digitaal).
3. Het collegelid, dat een nevenfunctie bekleedt, draagt er zorg voor dat verslagen van in verband met
zijn nevenfunctie gehouden vergaderingen in kopie (zo mogelijk digitaal) aan zijn of haar
plaatsvervanger worden verstrekt.
4. Het collegelid, dat een nevenfunctie bekleedt, draagt er zorg voor dat vergader- en overige stukken,
die in verband met de nevenfunctie worden ontvangen, in (zo mogelijk digitale) kopie aan de overige
leden van het college worden verstrekt, voor zover deze hierom hebben verzocht en het karakter van
de stukken dit toelaat.
5. Het collegelid, dat een nevenfunctie bekleedt, geeft op eigen initiatief mondelinge of schriftelijke
informatie en/of toelichting over relevante aangelegenheden verband houdende met zijn nevenfunctie
in een vergadering van het college.
6. Het bepaalde in het tweede en derde lid is slechts van toepassing indien de in deze leden genoemde
plaatsvervanger door het college is aangewezen.
Toelichting.
Het gaat hier om diverse soorten van nevenfuncties. Dit kan een functie zijn bij een gemeenschappelijke regeling,
het optreden als commissaris bij een (overheids) onderneming, het optreden als aandeelhouder namens de
gemeente, lid van een bestuur van een stichting of vereniging etc. In alle gevallen is het collegelid gehouden het
college op de hoogte te houden van relevante ontwikkelingen bij deze organen. Daarmee wordt de collegiale
bestuursvorm onderstreept.
Slotbepaling
Artikel 22
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in het geval dat enige bepaling voor verschillende
uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist het college van burgemeester en wethouders.
Citeertitel
Artikel 23
Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement van Orde voor de vergaderingen van
Burgemeester en Wethouders.
Inwerkingtreding
Artikel 24
1. Dit reglement treedt in werking 1 dag na bekendmaking;
2. Met ingang van de in het eerste lid genoemde datum vervalt het Reglement van Orde voor de
vergaderingen van Burgemeester en Wethouders van 2 april 1996 (Gemeenteblad van Utrecht 1996, nr.
5).
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Utrecht van
9 mei 2014.
De secretaris
De burgemeester
drs. M.R. Schurink
mr. J.H.C. van Zanen
Dit besluit is ter informatie aan de gemeenteraad toegezonden op 19 mei 2014.
Bijlage
GEMEENTEWET
(Uittreksel)
Wet van 14 februari 1992 Stb. 96, houdende nieuwe bepalingen met betrekking tot gemeenten.
Hoofdstuk III
Het college van burgemeester en wethouders
Art. 52.
Het college stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast, dat
aan de raad wordt toegezonden.
Art. 53.
1. De burgemeester stelt, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag en plaats van
de vergadering van het college en het tijdstip van de opening vast.
2. De burgemeester maakt dag en plaats van te houden openbare vergaderingen en het tijdstip van de
opening bekend.
Art. 53a.
1. De burgemeester bevordert de eenheid van het collegebeleid.
2. De burgemeester kan onderwerpen aan de agenda voor een vergadering van het college toevoegen.
3. De burgemeester kan ten aanzien van geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan het
college voorleggen.
Art. 54.
1. De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden, voor zover het college
niet anders heeft bepaald.
2. Het reglement van orde voor de vergaderingen kan regels geven omtrent de openbaarheid van de
vergaderingen van het college.
Art. 55.
1. Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van
bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken
die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een
besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt
door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis
dragen, in acht genomen totdat het college haar opheft.
2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de
geheimhouding eveneens worden opgelegd door de burgemeester of een commissie, ten aanzien van
de stukken die zij aan het college overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De
geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel
de raad haar opheft.
3. Indien het college zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding
geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.
Art. 56.
1. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste
de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
2. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de burgemeester, onder verwijzing naar
dit artikel, opnieuw een vergadering.
3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het college kan
echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen
beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden
tegenwoordig is.
Art. 57.
De leden van het college en andere personen die deelnemen aan de beraadslaging kunnen niet in
rechte worden vervolgd of aangesproken voor hetgeen zij in de vergadering van het college hebben
gezegd of aan het college schriftelijk hebben overgelegd.
Art. 58.
De artikelen 28, eerste tot en met derde lid, 29 en 30 zijn ten aanzien van de vergaderingen van het
college van overeenkomstige toepassing.
Art. 59.
1. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten
of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.
2. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.
Art. 59a.
1. De stukken die van het college uitgaan, worden door de burgemeester ondertekend en door de
secretaris medeondertekend.
2. Het college van burgemeester en wethouders kan hem toestaan de ondertekening op te dragen aan
een ander lid van het college, aan de secretaris of aan een of meer andere gemeenteambtenaren.
3. De medeondertekening door de secretaris is niet van toepassing indien de ondertekening van
stukken die van het college uitgaan ingevolge het tweede lid is opgedragen aan de secretaris of een of
meer andere gemeenteambtenaren.
Art. 60.
1. De raad kan regelen van welke beslissingen van het college aan de leden van de raad kennisgeving
wordt gedaan. Daarbij kan de raad de gevallen bepalen waarin met terinzagelegging kan worden
volstaan.
2. Het college laat de kennisgeving of terinzagelegging achterwege voor zover deze in strijd is met het
openbaar belang.
3. Het college maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze
openbaar. Het college laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten
aanzien waarvan op grond van artikel 55 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan
openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

Download Report