Whitepaper Transformatie van de werkplek - T

Transformatie
van de werkplek
Transformatie van de werkplek
“In de traditionele situatie
heeft een IT-afdeling veel
grip op de werkplek.”
“Hoe moet dat als straks
iedereen met een apparaat
naar keuze werkt?”
“Dat kan alleen door de
aandacht op de eindge
bruiker te richten, in plaats
van op de hardware.”
2
Transformatie van de werkplek
Transformatie
van de werkplek
De werkplek verandert. Zaten werknemers enkele jaren geleden nog aan een
bureau achter de pc, tegenwoordig is de werkplek steeds vaker mobiel.
Werknemers hebben immers een krachtige computer in de vorm van een
smartphone of tablet op zak, of nemen een laptop mee.
Vooral de nieuwe generatie werknemers is gewend aan een eigen
manier van werken en verwacht een grote mate van flexibiliteit van de
werkgever. Dankzij de mogelijkheid om op iedere plek en elk tijdstip te
kunnen werken, kan de productiviteit met sprongen omhoog. Is uw
organisatie hier klaar voor?
Consumerization of IT, bring your own device, choose your own device,
werken waar en wanneer dat kan. Het tempo waarin nieuwe technologie
beschikbaar komt is hoog, met als gevolg een grote diversiteit aan appa
ratuur en besturingssystemen. De uitdaging voor de IT-organisatie is om
grip te houden op wie er toegang heeft tot de infrastructuur, de applicaties
en de data. Vaak worden hiertoe extra omgevingen gebouwd, met het
gevaar dat de complexiteit van het IT-landschap, de beheerlasten en de
operationele kosten van de IT-afdeling toenemen. Het dilemma voor de ITorganisatie van nu: Hoe innoveren binnen het bestaande budget?
model. De essentie is dat de eindgebruiker de vrijheid krijgt om per
situatie het meest logische en geschikte apparaat te kiezen. Soms is dat
een laptop, dan weer een smartphone of tablet.
“25% van de ondernemingen
wereldwijd is klaar voor mobiel
werken, in 2020 zal dat 100% zijn”
Bron: Vanson Bourne
Om dit mogelijk te maken, moet data en applicaties altijd en overal
beschikbaar zijn. Daarnaast moet programmatuur op elk apparaat
werken, ongeacht hardware, vormfactor, of (versie van het) besturings
systeem. Met al deze flexibiliteit blijven gebruikers tevreden en zijn ze
productiever. Als organisatie trek je er jonge talentvolle mensen mee aan
en bind je ze aan het bedrijf. Maar natuurlijk wil je wel grip houden op wie
welke functionaliteit gebruikt, de data beschermen, het beheer eenvoudig
en de kosten laag houden.
Werkplek van de toekomst
Transformatie: voorkom complexiteit
Wat is de ideale werkplek voor de komende jaren en hoe stel je de nieuwe
generatie werknemers tevreden? T-Systems signaleert dat de werkplek
van de toekomst vooral veel flexibiliteit moet bieden. In het tijdperk van het
nieuwe werken willen medewerkers niet aan vaste werkplekken gebonden
zijn. Ze willen op hun eigen manier werken, waar en wanneer dan ook.
Afhankelijk van de functie verschillen gebruikersbehoeften. Zo willen
veel medewerkers ook vanaf huis toegang hebben tot bedrijfsappli
caties. Om nog snel even iets te bekijken op hun eigen iPad, een dagje
thuis te werken op een privé-pc, of om na werktijd nog wat uurtjes te
maken. De medewerker wil zelf bepalen met welk apparaat hij dat doet:
CYOD, Choose Your Own Device of BYOD, Bring Your Own Device
De nieuwe manier van werken heeft nogal wat impact op de ITorganisatie. In de traditionele situatie heeft een IT-afdeling veel grip op
de werkplek. Welke hardware en software gebruikt mag worden en
ook de inrichting van de werkplek ligt meestal vast. Er zijn hooguit
enkele smaken waaruit gekozen kan worden. Dit is overzichtelijk en de
beheerinspanningen en –kosten zijn te overzien. Hoe moet dat als
straks iedereen met een apparaat naar keuze werkt? Hoe voorkom je
een nieuwe omgeving die te complex is om te beheren? Het beheer
moet met een minimum aan inspanning kunnen plaatsvinden en de
beschikbaarheid en beveiliging moet hoog zijn, ongeacht waar en met
welk apparaat iemand werkt.
3
Transformatie van de werkplek
Business Case
In deze whitepaper hebben
we al een groot aantal
voordelen van Dynamic
Workplace genoemd.
Natuurlijk zijn deze
afhankelijk van uw situatie
en de status van uw IT
landschap, gebruikers en
security eisen. Onder
staande figuur geeft weer
op welke onderdelen
besparingen kunnen
worden bereikt, maar ook
welke kosten toenemen.
Dat kan alleen door de aandacht op de eindgebruiker te richten, in
plaats van op de hardware. Het is immers ondoenlijk om alle hardware
en elk besturingssysteem tot in de puntjes te ondersteunen. Als de
eindgebruiker centraal staat, is het essentieel dat programmatuur
geschikt is voor elk apparaat en dat gebruikers automatisch de juiste
versie voorgeschoteld krijgen. Liefst zonder dat die programma’s voor
elk platform en ieder apparaat geschikt moeten worden gemaakt.
Gebruikerstoegang en autorisatie moet centraal geregeld worden en
de data moet absoluut veilig zijn.
Dynamic Workplace
Centraliseren van zowel data als applicaties in een datacenter brengt
transformatie van de werkplek binnen handbereik. Dankzij centralisatie
is een hoge graad van beschikbaarheid en beveiliging mogelijk, terwijl
het beheer centraal geregeld wordt. Door aanvullend te werken met
virtuele desktops, vervalt de afhankelijkheid van specifieke gebruikershardware en hoeft programmatuur niet per apparaat en platform
ontwikkeld of aangepast te worden. Werkplekvirtualisatie is een vol
wassen techniek en een belangrijke trend van de laatste jaren. Het maakt
4
een hoge graad van beveiliging en beschikbaarheid mogelijk en brengt
innovatie bij een lagere Total Cost of Ownership (TCO).
“58% van de bedrijven wil werknemers
inspireren met een meer attractieve
en mobiele werkplek”
Bron: Vanson Bourne
Om dit mogelijk te maken heeft T-Systems de Dynamic Workplace ont
wikkeld. Een moderne cloud-gebaseerde werkplekomgeving die op
elk apparaat met een browser werkt. De dienst wordt aangeboden
vanuit een centraal datacenter. Werkplekbeheer wordt hiermee sterk
vereenvoudigd en dankzij een vergaande automatisering gaan de
beheerkosten omlaag. Door zowel data als applicaties te centraliseren
en met virtuele desktops te werken vanuit een private cloud, is de
beveiliging en de beschikbaarheid optimaal. Alles speelt zich af
binnen de veilige muren van het datacenter en een centraal beheerde
omgeving. Er hoeft geen breed scala aan lokale hardware en software
door de IT-afdeling beheerd te worden. Er is geen lokale data op de
apparaten meer, dit voorkomt imagoschade als deze in verkeerde
handen valt. Daarnaast zorgt contextueel toegangsmanagement
Transformatie van de werkplek
ervoor dat bepaalde applicaties op kantoor wel, maar bijvoorbeeld in
een publieke wifi-omgeving niet beschikbaar zijn.
Gegevens kunnen ook niet meer verloren gaan door defecte hardware van
de gebruiker omdat alle data en applicaties centraal in het datacenter zijn
opgeslagen. Dit vereenvoudigt data en life cycle management en biedt
business continuïteit.
deze corporate appstore kunnen eindgebruikers op basis van rechten ook
zelf software aan de virtuele werkplek toevoegen. Dit is analoog aan de
trend in de consumentenmarkt waar applicaties als losse entiteit worden
geselecteerd om invulling te geven aan een (nieuwe) functionele behoefte.
Door niet alle functionaliteit zomaar voor iedereen beschikbaar te stellen,
zijn verdere besparingen op licentiekosten mogelijk.
Thin client
Corporate appstore
Er zijn meerdere scenario’s om over te gaan naar dit nieuwe concept.
Zo kun je onderzoeken waar de grootste kostenbesparingen zijn te
behalen, of kijken op welke manier gebruikers meer flexibiliteit krijgen
waardoor ze nog productiever worden. Er kan gefaseerd worden over
gegaan. Bepaal bijvoorbeeld wat de grote gemene deler is en bied
eerst die applicaties aan via Dynamic Workplace. De nieuwe omgeving
kan gewoon naast de bestaande omgeving worden opgebouwd. Er is
geen big bang-scenario nodig met een grote impact en waarbij er geen
weg terug meer is.
Door functieafhankelijke profielen op te stellen, kan per groep werknemers
een virtuele desktop worden klaargezet met precies de applicaties die
nodig zijn. Applicaties worden via een online catalogus aangeboden. Vanuit
Ook voor bedrijven of afdelingen, zoals een helpdesk, waar (een
aantal) vaste werkplekken gewenst zijn, is Dynamic Workplace een
uitkomst. Traditionele desktops kunnen vervangen worden door thin
clients. Die zijn veel goedkoper dan pc’s, zowel in aanschaf als onder
houd. Ook het energieverbruik ligt beduidend lager. Een defect apparaat
kan worden omgewisseld zodat de gebruiker meteen kan door-werken.
De desktop is immers virtueel, er staat geen data en programmatuur op
die eerst moeten worden overgezet. Bovendien zijn prijzige onsite
supportcontracten vaak niet meer nodig. De eindgebruiker is namelijk
niet meer afhankelijk van zijn pc. Elke type werkplek volstaat. Een defect
apparaat kan voortaan op een geschikt moment ter reparatie of
vervanging worden opgestuurd.
“Het concept van Dynamic Workplace is gebaseerd
op een gevirtualiseerde desktop infrastructuur
waarmee een werkomgeving wordt ingericht die
klaar is voor de toekomst.”
Wordt er veel gebruik gemaakt van externe
medewerkers? Ook voor externen hoeft er in
de nieuwe situatie geen hardware meer
aangeschaft en ingericht te worden voor de
duur van projecten. Ze kunnen hun eigen
apparatuur gebruiken. Net als bij interne
medewerkers is de virtuele desktopomgeving
snel klaar, alleen de rechten hoeven nog te
worden toegekend. Ook bij acquisities
kunnen medewerkers snel op de nieuwe
werkwijze overstappen, zodat de versmelting
van organisaties vlotter verloopt.
Legacy
Bij elke migratie vraagt legacy om speciale
aandacht. Het zijn applicaties waar
5
Transformatie van de werkplek
bedrijfsprocessen vaak sterk van afhankelijk zijn en die ook in de
toekomst ondersteund moeten blijven. Legacy is vaak op Windows- of
Unix-servers aanwezig. Binnen het modulaire concept van T-Systems
kunnen de clients voor dergelijke applicaties gewoon worden
meegenomen. Het ERP-systeem SAP heeft bijvoorbeeld een eigen
client applicatie die net als andere applicaties kan worden
overgebracht naar de virtuele desktop. Groot voordeel hierbij is dat de
legacy nu vanaf elk platform te benaderen is. Een gebruikersapparaat
kan Windows draaien, maar dat mag ook Mac OS X, IOS of Android
zijn. Mocht specifieke legacy zich minder goed lenen voor virtuali
satie, dan kan samen met T-Systems naar een passende oplossing
gezocht worden. Belangrijk hierbij is om kritisch te kijken naar de
meest kostenefficiënte oplossing. Als het om een beperkte
gebruikersgroep of korte termijn gaat, kan het verstandig zijn de
applicatie te laten zoals hij is.
“Bijkomend voordeel is dat de transformatie
naar een cloud-werkplek vaak zorgt voor een
applicatie consolidatie”
Risico’s
Het maken van een reële business case is essentieel voor een
succesvolle overgang naar de virtuele desktop. Zorgvuldig onder
zoek in het voortraject is nodig om te bepalen welk percentage aan
werkplekken daadwerkelijk van een klassieke naar een volledig
virtuele werkplek gemigreerd kan worden. Wordt uitgegaan van
bijvoorbeeld tachtig procent, maar blijft de uitvoering steken op
twintig procent, dan zijn de geraamde besparingen niet te realiseren
en nemen de kosten wellicht zelfs toe in plaats van af. Net als voor
elk ander project geldt ook hier dat een goede voorbereiding
belangrijk is voor het welslagen van de overgang naar de nieuwe
manier van werken. Een juiste analyse en afgestemde planning zorgt
voor een soepele invoering en voorkomt dat sommige begrote
voordelen misschien niet worden behaald.
Acceptatie is een ander risico. Het gaat om een nieuwe manier van
werken. Besteed daarom voldoende tijd en aandacht aan het change
proces. Er kan weerstand ontstaan. Pilots met gebruikers dragen bij aan
6
Checklist:
Waar moet een moderne werkplek omgeving
aan voldoen?
Gestandaardiseerde, flexibele, snelle en efficiënte
levering van werkplek;
¡Hoge mate van schaalbaarheid en beschikbaarheid;
¡Keuzevrijheid van te gebruiken devices en het beheer hiervan;
¡Sterk beveiligde en gecentraliseerde data-opslag.
¡Rol- en locatiegebaseerde autorisatieconcepten;
¡Uniform en intuïtief gebruik van applicaties vanaf elk
device (“single pane of glass” principe);
¡Eenvoudig en naadloos kunnen wisselen van
werkplek of device;
¡‘Self service portal’, zodat gebruikers bijvoorbeeld zelf
applicaties aan hun werkplek kunnen toevoegen;
¡Ondersteuning bieden voor huidige en toekomstige
applicaties;
¡IMAC taken geautomatiseerd afhandelen voor lagere
operationele kosten;
¡Optioneel ook offline kunnen werken;
¡Delegatie van ‘user administration’ zodat business
units meer controle hebben en IT meer ruimte krijgt
voor andere taken;
¡Inzet van ‘approval workflows’ om gecontroleerd
werkplek of applicaties aan te bieden;
¡
een soepele acceptatie van de nieuwe werkwijze. Net als het
aanstellen van sleutelpersonen op afdelingen als ambassadeur.
Benadruk in de communicatie naar medewerkers toe de voordelen
die de nieuwe oplossing met zich meebrengt. Zij krijgen in de nieuwe
situatie meer flexibiliteit en keuzevrijheid. Verhogen van flexibiliteit en
mobiliteit draagt bij aan een toename van werkplezier en productiviteit.
En daar zijn zowel u als uw medewerkers aan toe.
Transformatie van de werkplek
7
Contact:
T-Systems Nederland B.V.
Marketing & Communications
Lage Biezenweg 3,
4131 LV Vianen (U), Netherlands
Phone: +31 88 447 7888
E-Mail: [email protected]
www.t-systems.nl

Download Report