HOOFDSTUK 3 - ORGANISATIESTRUCTUUR VAN EEN ONDERNEMING, WERKPLANNING EN COMMUNICATIE LEERPLANDOELSTELLINGEN 108 De verschillende afdelingen van een bedrijf weergeven in een organogram met behulp van een presentatiepakket of/en tekstverwerker 109 Binnen het organogram de administratief, financiële en boekhoudkundige functies situeren 110 Voorbeelden geven van de meest voorkomende organisatiestructuren 111 Aspecten van het begrip werkplanning toelichten 112 Aspecten van het begrip communicatie toelichten 113 Het begrip communicatieplan toelichten, met aandacht voor de plaats van de boekhouding bij interne communicatie 114 Via elektronische post berichten verzenden, ontvangen en verwerken 115 Het nut van compressie en zelfextractie voor het verzenden van grote bestanden inzien en bestanden comprimeren, decomprimeren en zelfextraherend maken LEERINHOUDEN • Organogram: afdelingen • Organogram: administratieve (financiële en boekhoudkundige) afdeling • Lijnorganisatie • Lijnstaforganisatie • Functionele organisatie • Werkplanning: nut • Elektronische agenda: toepassing • Het principe van Pareto: voorbeeld • Opstellen prioriteiten • Invloeden op de werkplanning: interne klok en energiepatroon • Omgaan met stress: positieve en negatieve stress • Vergaderingen: als instrument gebruiken bij werkplanning/afspraken maken • Externe en interne communicatie: stijl • Belang van interne communicatie • Interne communicatie: oversten en ondergeschikte personen • Communicatiemogelijkheden beschrijven en toepassen: telefoon, post, elektronische post, elektronisch bankieren, computerfaxen … • Communicatieontwikkelingen: webfoon, videoconferentie … • Sjablonen ontwikkelen voor schriftelijke communicatie in een tekstverwerkingsprogramma • Interne communicatie: afdeling boekhouding • Elektronische post • Comprimeren, decomprimeren, zelfextractie OPDRACHT p. 111 Zoek individueel 2 organogrammen, bestudeer ze en beantwoord de volgende vragen. 1 Welke organisatiestructuur (lijn-, lijn-staforganisatie) herken je? Verklaar je antwoord. Vrije antwoorden van de leerlingen 2 Welke vorm van horizontale taakverdeling werd binnen de door jou gekozen ondernemingen toegepast? Verklaar je antwoord. Vrije antwoorden van de leerlingen OPDRACHT p. 111 1 Ontwerp een organogram voor jouw oefenvorm. Vrije antwoorden van de leerlingen 2 Volgens welke organisatiestructuur werken jullie? Vrije antwoorden van de leerlingen OPDRACHT p. 113 Ga je akkoord met de volgende uitspraken? Motiveer je antwoord. 1 ‘Hoe hard je ook werkt, er blijft altijd iets liggen.’ Vrije antwoorden van de leerlingen 2 ‘Hou je daar een schuldgevoel aan over?’ Vrije antwoorden van de leerlingen 3 ‘Over een groot deel van je tijd kan je niet zelf beschikken.’ Vrije antwoorden van de leerlingen 4 ‘Jij bepaalt zelf welke taken belangrijk zijn en welke niet!’ Vrije antwoorden van de leerlingen OPDRACHT p. 113 Kies het juiste antwoord uit het lijstje. 1 2 3 4 5 6 ‘De juiste tijd kiezen is tijd besparen.’ (Engels: To choose time is to save time.) ‘Er wordt meer tijd verknoeid met werken dan met nietsdoen.’ ‘Nooit heb ik het drukker dan wanneer ik vrije tijd heb.’ ‘De tijd is een grote meester: hij brengt veel zaken in orde.’ ‘Als je de tijd na de donder vermenigvuldigt met de snelheid, heb je de afstand. Dus als je de afstand deelt door de snelheid, weet je precies hoe snel je geteld hebt.’ ‘Wie de kop van een ezel wast, verspilt zowel zijn tijd als zijn zeep.’ a b c d e f Kies uit: (erratum: gewijzigde volgorde t.o.v. eerste druk) a Jean de Boisson (pseudoniem van C. Buddingh), Nederlands dichter (19181985) b John Florio, schrijver en vertaler (1553-1625) c Francis Bacon, Engels filosoof en staatsman (1561-1626) d Herman Finkers, Nederlands cabaretier (°1954) (uitspraak uit 2005) e Pierre Corneille, Frans toneelschrijver (1606-1684) (uit: Suetonius, 1662) f Marcus Tullius Cicero, Romeins staatsman en schrijver (106 v. Chr.-43 v. Chr.) OPDRACHT p. 114 Dat principe is ook van toepassing in een bedrijf. Zoek zelf de verhouding en plaats de juiste koppels in de tabel. 20 % 80 % 20 % 80 % producten zakencijfer voorraad waarde van de voorraad klanten zakencijfer leveranciers totale aankoopvolume verkoop winstmarge klanten klachten personeel werkongevallen werknemers werk OPDRACHT p. 115 Stel in je groep een lijst op met tien zaken die je dringend moet doen voor je oefenvorm. Plaats die lijst nu in de volgorde waarin jij ze zou afwerken (de eerste taak die je gaat doen bovenaan, de tweede daaronder ...). Orden de taken nu in volgorde van belangrijkheid. Zijn de twee lijsten gelijk? Vergelijk de lijsten met die van je partners. Vrije antwoorden van de leerlingen OPDRACHT p. 116 Doe de test. Vul de onderstaande analyse in. Wees bewust van de valkuilen. Vrije antwoorden van de leerlingen OPDRACHT p. 119 Neem je prioriteitenlijst van p. 112. 1 Welke taak voer je eerst uit? Waarom? Vrije antwoorden van de leerlingen 2 Op welk tijdstip van de dag begin jij aan je taken? Vrije antwoorden van de leerlingen 3 Ervaar je een verschil in werkritme tussen ’s morgens en ’s avonds? Vrije antwoorden van de leerlingen 4 Stel je met je groepsleden een planning op? Waarom wel of waarom niet? Vrije antwoorden van de leerlingen OPDRACHT p. 120 Maak de matchoefening! Een jaar lang zoeken naar sleutels Als we 75 jaar oud zijn, dan zullen we veel tijd hebben geïnvesteerd in aangename, maar ook in minder aangename dingen. We zullen naar schatting: 6 maanden 8 maanden 1 jaar 2 jaar 4 jaar 4 jaar 5 jaar 6 jaar 7 jaar 2 ½ jaar 9 ½ jaar 20 jaar hebben gewacht voor een rood licht junkmail hebben geopend hebben gezocht naar dingen die we ergens hebben gelegd doelloos hebben getelefoneerd het huishouden hebben gedaan ons hebben aan- en uitgekleed in files hebben aangeschoven hebben gegeten ontspannen klaarwakker in bed hebben gelegen televisie hebben gekeken hebben geslapen Er blijft dan nog ongeveer 12 jaar of 3 uur en 50 minuten per dag over om constructieve dingen te doen. Die tijd moeten we dus goed gebruiken! OPDRACHT p. 121 Waar hou je zeker rekening mee bij het opstellen van een takenrangschikking? Belang van de taken, persoonlijk werkritme OPDRACHT p. 121 1 Welk type ben jij? • Een ochtendmens • Een avondmens Vrije antwoorden van de leerlingen 2 Hoe ga je daarmee om? Vrije antwoorden van de leerlingen OPDRACHT p. 122 1 Waarom is een gezond ontbijt belangrijk? Er zijn genoeg redenen om gezond te ontbijten: De eerste maaltijd van de dag zet je stofwisseling in werking en zorgt ervoor dat het verbranden van calorieën in gang wordt gezet voor de rest van de dag. Het is belangrijk om de stofwisseling zo snel mogelijk op gang te brengen nadat je bent opgestaan. Het ontbijt verhoogt de bloedsuikerspiegel na een nacht van niet eten. Hierdoor krijg je de energie die je nodig hebt om je dag te starten. Een gezond ontbijt houdt je energiek gedurende de hele morgen. Samenvattend kunnen we zeggen dat het ontbijt je de kans geeft om veel van de eiwitten, koolhydraten, vezels, vitamine C, calcium en andere vitaminen en mineralen die je nodig hebt om gezond en energiek te blijven, binnen te krijgen. Door het ontbijt over te slaan, mis je ook belangrijke voedingsstoffen. Het is ook zo dat mensen die ontbijten gemiddeld een lager cholesterolgehalte hebben dan mensen die niet ontbijten. Naar: http://mens-en-gezondheid.infonu.nl 2 Waarom neem je best een licht middagmaal? Te zwaar eten: je spijsvertering vraagt om extra bloed, bloed dat je eigenlijk nodig hebt om je hersenen vlot te laten functioneren. Het gevolg is een slaperig en loom gevoel na het middageten. Dit effect wordt nog verergerd door het gebruik van alcohol. 3 Een avondmaal na 9 uur ’s avonds hoort eigenlijk niet. Waarom? Te zwaar eten: kan leiden tot slapeloosheid en geïrriteerdheid. OEFENINGEN p. 126 OEFENING 1 Kies vijf tips die je zinvol vindt en leg in de tweede kolom uit waarom. Vrije antwoorden van de leerlingen OEFENING 2 a Vul de Covey timemanagementmatrix in. Je vindt een blanco exemplaar op de methodesite. TIMEMANAGEMENTMATRIX Dringend Belangrijk Dringende problemen, Deadlines Gesprongen waterleiding Interessante kansen grijpen Niet belangrijk Storende telefoons Ontspanning Collega’s die binnenlopen Nutteloze vergaderingen Niet dringend Opruimen Planning Administratie Preventie en planning Frustratie Afkicken Relaties onderhouden Waterleiding isoleren Social talk Eerst een kopje koffie Voortdurend je mail checken Junk mail b Gebruik je takenlijst van p. 112 en vul die in een blanco matrix in. Vrije antwoorden van de leerlingen OEFENING 3 Noteer rechts hoe je de onderstaande tijdverspillers kan wegwerken. TIJDVERSPILLER 1 Inkomende telefoon HOE KUN JE ZE WEGWERKEN? Werf een telefonist(e) aan die gesprekken selecteert. 2 Onverwacht bezoek Werf een receptionist(e) aan die spreekuren vastlegt. 3 Werkzaamheden niet delegeren 7 Besluiteloosheid Durf taken door te geven, durf los te laten, volg eventueel een cursus management. Werk taak per taak af, volg eventueel een cursus timemanagement. Gebruik een goede agenda, geef documenten en dossiers een vaste plaats. Kom voor jezelf op, volg eventueel een cursus assertiviteit. Durf berekende risico’s nemen. 8 Dagdromen Sta niet te veel onder stress. 9 Gezellig babbelen Zonder je af in een aparte ruimte. 10 Gelijksoortige werkzaamheden niet bijeenvoegen Voer een goede werkorganisatie in, laat je werkorganisatie doorlichten. 4 Veel tegelijkertijd willen doen 5 Geen vaste werkorganisatie: het ontbreken van een werkindeling / heen en weer rennen 6 Niet assertief zijn, geen neen durven zeggen OPDRACHT p. 130 Noem drie hulpmiddelen die je geheugen een handje kunnen helpen. Welke gegevens noteer je daarin? Vrije antwoorden van de leerlingen OPDRACHT p. 130 Overleg met je projectleden en vul de tabellen in. 1 Zoek argumenten voor en tegen het gebruik van de onderstaande agenda’s. Meer informatie vind je zeker op het internet. Volg de links op de methodesite. 2 Kan je zelf ook een goede omschrijving opstellen? 3 Welk instrument is bruikbaar voor je oefenvorm? 1 De elektronische agenda of pda WAT? Zakcomputer met agendafunctie VOORDELEN? - Geen zichtbare schrappingen - Makkelijk mee te nemen (formaat) - Herinnering met geluid - Extra software voor beeld, geluid, gps (zelfs telefoneren) - Gaat vele jaren mee. - Webfunctionaliteit - Synchroniseren met pc - Onleesbaar geschrift vormt geen probleem meer. NADELEN? - Je moet ermee leren werken. - De kostprijs - Kwetsbaar - Batterij nodig - Pc nodig - Invoerproblemen 2 De papieren agenda WAT? Klassieke agenda, meestal overzicht per dag met uurindeling VOORDELEN? - Overzicht per dag per uur (1/2 uur) - Bladen bieden goed overzicht. - Veel schrijfruimte - Makkelijk mee te nemen - Klein, dun, licht, overzichtelijk NADELEN? - Zichtbare schrappingen - Te groot om mee te nemen - Jaarlijks te hernieuwen - Indien te groot, nog aparte zakagenda nodig - Elk jaar adreslijst opnieuw overschrijven - In kleine agenda’s soms beperkte schrijfruimte 3 De onlineagenda WAT? Dag-, week- en maandindeling die via een (optioneel) wachtwoord online ter beschikking staan VOORDELEN? - Altijd up-to-date - Geen zichtbare schrappingen - Raadpleegbaar door anderen - Link met e-mailprogramma of adresboek NADELEN? - Afhankelijk van technologie - Beveiliging is noodzakelijk. - Niet altijd en overal beschikbaar OPDRACHT p. 132 Bekijk het openingsscherm van MS Outlook. 1 Duid op de onderstaande schermafdruk de verschillende onderdelen aan. de standaardknoppenbalk de Outlookbalk de informatieviewer de groepsknoppen 2 In hoeveel groepen is de Outlook-balk onderverdeeld? 4 (e-mail, agenda, contactpersonen, taken). Je kan zelf nog groepen toevoegen. 3 Probeer te achterhalen waar je de volgende onderverdelingen aantreft. notities agenda contactpersonen takenlijst e-mail 4 Maak gebruik van de sneltoets Ga Naar om te weten te komen op welke dag je verjaardag in 2020 valt. Vrije antwoorden van de leerlingen 5 Kan je ook te weten komen op welke dag van de week je geboren bent? Verklaar. Je bladert naar je geboortedatum in je agenda (via maandoverzicht) of je gaat in het menu naar Ga naar en je klikt op Ga naar datum. Vervolgens geef je de datum in. Let op: dat kan ook met de sneltoets CTRL+G. 6 Op welke manier keer je snel terug naar de huidige datum? Via de bovenstaande manier (selecteer Ga Naar in het menu en klik op Vandaag) of je klikt op de knop Vandaag op de standaardwerkbalk. OPDRACHT p. 134 Kan je nagaan op welk uur de afspraak begint en eindigt en op welke manier de begin- en eindtijd wordt weergegeven? De ingegeven afspraak neemt de benodigde ruimte in je agenda in (bv. van 14.00 u. tot 16.00 u.). Heb je afwijkende uren ingegeven, dan worden die met een blauw balkje weergegeven. OEFENINGEN p. 140 OEFENING 2 Elektronische agenda, pda, Smartphone, gps ... het evolueert allemaal heel snel. Zoek op het internet een antwoord op de volgende vragen. a Waarvoor staan de letters ‘pda’? Personal digital assistant b Pda’s kunnen makkelijk informatie uitwisselen met vaste computers. Hoe gebeurt dat praktisch? De pda moet in een basisstation worden geplaatst dat via een kabel met de vaste computer is verbonden, tenzij de gegevens kunnen worden overgebracht met een draadloos toestel. c Geef drie voorbeelden van gegevensoverdracht tussen computer en pda. 1 Back-up op pc 2 Rapporten van de voorbije dag of week overbrengen op de vaste computer 3 Van het bedrijfsnetwerk alle nieuwtjes of prijsveranderingen en aanbiedingen van het moment op de pda opslaan d Wat is bluetooth? Bluetooth is een systeem waardoor een pda draadloos kan communiceren met pc’s, printers, computermuizen, gsm’s en toetsenborden die met dezelfde technologie zijn uitgerust. e Welke grote voordelen biedt bluetooth? (3) 1 Je moet niet inloggen op een netwerk. 2 De transmissiesnelheid ligt veel hoger. 3 Er is geen gevaar voor hackers (het bereik is slechts 10 m). f Met welke softwareopties kun je een pda nog uitrusten? (4) Muziek, spelletjes, documenten bewerken, video’s en foto’s bekijken, stem opnemen, beperkte toegang tot het internet, gps, telefonie. g Op welke manieren kan je gegevens invoeren? (3) Stylus, toetsenbord, afzonderlijk toetsenbord h Met welke besturingssystemen kunnen pda’s zijn uitgerust? (3) Palm OS, vereenvoudigde MS Windows = pocket pc, Linux i Som een paar merken op. (3) Ipaq van Compass, Handspring Treo, Palm Zire - Siemens Sx 451 ... j Hoeveel kost een pda? Je hebt een pda vanaf ongeveer 130,00 EUR. k Zou je zelf een pda kopen? Waarom wel of waarom niet? Vrije antwoorden van de leerlingen OPDRACHT p. 141 1 Noem enkele stresssituaties voor jezelf op. Vrije antwoorden van de leerlingen 2 Welke factoren bij de uitoefening van je taken als administratief medewerker kunnen stress in de hand werken? Vrije antwoorden van de leerlingen 3 Wat kan bij het uitvoeren van je project stress veroorzaken? Vrije antwoorden van de leerlingen 4 Wat kan je er eventueel aan doen? Vrije antwoorden van de leerlingen OPDRACHT p. 142 1 Hieronder vind je een voorbeeld van de Human Factor stresstest. Andere voorbeelden vind je ook op het internet. Vul deze test in. Vrije antwoorden van de leerlingen 2 Probeer nu voor elke uitspraak waar je C of D hebt geantwoord, te bedenken hoe je die situaties kan vermijden. Vrije antwoorden van de leerlingen OPDRACHT p. 144 1 Om te kunnen presteren, moet je werken om op drie niveaus weerstand te kunnen bieden. Welke? • • Fysiek, mentaal en emotioneel • 2 Waarvoor staan de drie R’en? Wat wil dat zeggen? • • Reinforce, resist en recover. • Je moet je op voorhand versterken om onder druk weerstand te kunnen bieden en vervolgens moet je recupereren om opnieuw te kunnen starten in een nieuwe cyclus. • 3 Kan je voor elk hoger vermeld weerstandsniveau een voorbeeld geven? • • Reinforce: prioriteiten stellen • Resist: de problemen in een juist perspectief plaatsen • Recover: via sociale contacten of door zich te ontspannen en gezond te eten • 4 Waarom zou je volgens de auteur moeten werken met passie? • • Om jezelf altijd te willen of kunnen verbeteren, om altijd beter te zijn OPDRACHT p. 146 Probeer je persoonlijk vergaderportret samen te stellen. 1 Hoe neem je deel aan een vergadering? Praat je veel? 2 Ben jij altijd luisterbereid? 3 Heb je een uitgesproken persoonlijk standpunt dat je nauwelijks wijzigt? Vrije antwoorden van de leerlingen OPDRACHT p. 147 1 Noteer een paar zaken die zeker moeten gebeuren als voorbereiding op een vergadering. - Waarover gaat de vergadering? - Wie komt er? - Waar? - Wanneer? - Aantal genodigden - Benodigdheden - Agenda - Omkadering 2 Wat moet je als voorzitter of secretaris zeker doen voor je de mensen samenbrengt? - Vooraf nadenken over het doel van de vergadering: wat wil je bereiken? - Soort vergadering vastleggen - De inhoudelijke voorbereiding * Opstellen van de agenda * Opstellen van de uitnodiging * Opstellen van de deelnemerslijst - Persoonlijke voorbereiding - Opstellen van een checklist of stappenplan OPDRACHT p. 148 1 Wat is volgens jou een geschikt uur om een vergadering te plannen? Vrije antwoorden van de leerlingen 2 Welke uren komen niet in aanmerking? Waarom? Vrije antwoorden van de leerlingen 3 Wat zijn voor je oefenvorm de beste tijdstippen? Vrije antwoorden van de leerlingen 4 Welke uren, buiten de lesuren, komen niet in aanmerking? Waarom? Vrije antwoorden van de leerlingen OPDRACHT p. 150 Verbeter de onderstaande uitnodiging. Maak de tekst aangenaam om te lezen en voeg bepaalde ontbrekende elementen toe. De Raad van Bestuur van het NCJ (Nationaal Centrum voor Jeugdliteratuur) nodigt de voorzitter en de leden van de raad uit op een volgende vergadering op woensdagnamiddag. Op de agenda staan de volgende punten: jeugdboekenweek, boekenkrant, verslag vorige vergadering, rondvraag. We hopen dat je komt. Geachte voorzitter Geachte leden De Raad van Bestuur van het NCJ (Nationaal Centrum voor Jeugdliteratuur) nodigt u graag uit op de volgende bestuursvergadering op woensdag 14 november … van 14.00 tot 16.00 u. in het lokaal A214 van de Openbare bibliotheek Permeke, De Coninckplein 26, 2060 Antwerpen. Op de agenda staan de volgende punten: - jeugdboekenweek, - boekenkrant, - verslag vorige vergadering, - rondvraag. Als u niet aanwezig kan zijn, laat dan een seintje op het nummer 03 200 45 00. Tot dan A. Plaisir Secretaris OPDRACHT p. 152 De voorzitter van een vergadering moet heel wat taken uitvoeren. Plaats ze in de juiste kolom. VOOR DE VERGADERING de deelnemers bepalen de uitnodiging versturen TIJDENS DE VERGADERING de vergadering openen de deelnemers voorstellen de agenda opstellen een agendapunt aansnijden de bespreking structureren samenvatten afspraken vastleggen de stukken bestuderen de bespreking uittekenen NA DE VERGADERING het verslag controleren de toezending van het verslag controleren de afspraken controleren OPDRACHT p. 154 Hoe ga je als voorzitter het best om met de volgende vergadertypes? Vul de juiste letter in de tweede kolom in ... TYPE Type 1 - De zwijger De zwijger zegt vrijwel nooit iets. Hij is stil en afwachtend. Hij neemt niet echt deel aan de discussie en heeft geen inhoudelijke inbreng. Eigenlijk weet je nooit wat die persoon denkt. Type 2 - De lastpost De lastpost gaat maar door met zeuren en weet van geen ophouden. Hij heeft altijd nog een laatste vraag die vaak blokkerend werkt. Hij zaait onrust en is niet uit op een constructieve sfeer. Hij wilt alles tot in detail weten en zoekt achterliggende oorzaken of redenen vanuit een negatieve instelling. Type 3 - De betweter De betweter weet het altijd weer beter. Hij heeft alles al eens meegemaakt en weet wat het resultaat zal zijn. Hij gaat in tegen elk constructief voorstel en heeft altijd weer het laatste woord. Type 4 - De veelprater De veelprater voert altijd het hoogste woord. Er is geen doorkomen aan. Zijn enorme woordenstroom maakt het vrijwel onmogelijk een goede samenvatting te geven. Type 5 - De negativist De negativist heeft bij elke oplossing wel een nieuw probleem. De woorden ‘ja, maar’ liggen hem in de mond bestorven. ADVIES c b d e a OEFENINGEN p. 155 OEFENING 1 In het tijdschrift Klasse werden (heel ironisch) tien tips geformuleerd om een vergadering te laten mislukken. Zet de negatief geformuleerde adviezen om in positieve tips. 1 Stel in samenspraak met de voorzitter een agenda op en verstuur deze agenda met de uitnodiging. 2 Begin op tijd. Het kan niet dat een hele groep wordt benadeeld door een laatkomer. Anders loop je het risico dat men het de volgende keer zeker niet zo nauw neemt met het beginuur. 3 Bij het begin van de vergadering sluit je de deuren. De verslaggever noteert in het verslag de aanwezigen, afwezigen en wie er zich verontschuldigd heeft. 4 Zorg voor een gestructureerde en evenwichtige verdeling van de agenda. Belangrijke items plaats je vooraan, zodat daarover zeker een beslissing kan worden genomen. 5 Schik de tafels en stoelen in functie van het aantal aanwezigen. Kleine groepen schik je best rond een tafel. 6 Zorg voor een ordentelijk verloop van de vergadering. De voorzitter waakt erover dat er niemand persoonlijk wordt aangevallen. Hij laat iedereen aan bod komen en zorgt ervoor dat iedereen ook kan uitspreken. 7 De voorzitter waakt erover dat iedereen aan bod komt tijdens het gesprek. Hij vraagt na het debat of iemand nog iets wil toevoegen. 8 De voorzitter leidt het debat of de discussies en zorgt ervoor dat er niet door elkaar wordt geroepen en dat iedereen aan het woord komt. Hij spreekt voldoende luid of zorgt voor een geluidsinstallatie. Hij vraag aandacht voor een spreker en stimuleert de deelnemers om naar elkaar te luisteren. Hij onderbreekt wel iemand die voortdurend aan het woord wil komen. Interventies gebeuren op een evenwichtige manier. 9 Op geregelde tijdstippen vat de voorzitter de naar voren gebrachte standpunten samen. Wanneer een agendapunt is behandeld, vat de voorzitter het kort samen zodat het in het verslag kan worden genoteerd. Probeer altijd tot een beslissing te komen, zodat er achteraf op niets meer moet worden teruggekomen. 10 Duid bij het begin van de vergadering een verslaggever aan. Laat hem het verslag zo snel mogelijk uittypen. De voorzitter leest dat verslag na, brengt eventuele correcties aan en bezorgt het zo snel mogelijk aan de deelnemers van de vergadering. OEFENING 2 Hieronder volgt een verslag van ‘een vergadering uit het leven van Lieve’. Ze heeft het heel druk en deze week heeft ze maar liefst drie vergaderingen te ondergaan. Ze is al dat vergaderen meer dan zat en vindt dat de vergaderingen niet efficiënt verlopen. Probeer uit het onderstaande verslag een aantal fouten te distilleren. Noteer wat er fout loopt en stel meteen een verbetering voor. De voorbereiding - De notulen werden te laat verstuurd. - De stukken van de voorbereiding werden te laat verstuurd. - De stukken van de voorbereiding zijn onvolledig. - De vergaderaccommodatie is niet echt geschikt. - De voorzitter heeft de vergadering niet goed voorbereid. - De voorzitter komt te laat. De vergadering - De opmerkingen van een deelnemer worden geregistreerd zonder te zoeken naar de feitelijke oorzaken (de notulen werden te laat verstuurd). - De voorzitter leidt de vergadering nauwelijks, hij moet meer structuur aanreiken bij het bespreken van agendapunten. - De voorzitter stelt weinig gerichte vragen waardoor er geen diepgang in het gesprek komt. - De voorzitter rondt het eerste agendapunt af zonder tot een besluit te komen (hij schuift de punten op de lange baan). - De voorzitter laat toe dat er persoonlijke opmerkingen worden gemaakt. - De deelnemers wijken af van het centrale thema, ze blijven nauwelijks ter zake. - De deelnemers koppelen verschillende onderwerpen en problemen aan elkaar; om tot een goede oplossing te komen, moet je eerst de deelaspecten behandelen en dan tot een ‘totale’ oplossing komen. - De deelnemers reageren emotioneel op elkaar zonder goed te luisteren naar de feitelijke boodschap. - De voorzitter doet aan taakverdeling zonder dat de deelnemer er 100 % achter staat. De persoonlijke motivatie bij het uitvoeren van taken is bijzonder belangrijk (cf. toewijzing organisatie schoolfeest). - Er is sprake van een ‘bijzonder prijsje’. Die woordkeuze wijst op oneerlijke praktijken die zeker niet kunnen bij een openbare aanbesteding. Er is hier sprake van belangenvermenging. - De voorzitter moet zijn vergadering positief eindigen, hij moet de beslissingen nog even samenvatten. - Het plannen van een volgende vergadering is uitermate belangrijk, zodat de leden die dag in hun agenda kunnen vrijhouden. Advies - Een vergadering moet beter worden voorbereid, zowel op organisatorisch als op inhoudelijk vlak. - De agendapunten moeten worden uitgetekend. Het is beter met een voorstel te komen dat tijdens de vergadering kan worden gewijzigd, dan klakkeloos in te pikken op de ideeën van de deelnemers, zeker wanneer die betrekkelijk ver uit elkaar liggen. OEFENING 3 Hieronder volgen een aantal stellingen. Je kiest vijf stellingen die volgens jou heel belangrijk zijn en je beoordeelt ze. Je geeft aan of je helemaal akkoord kan gaan of helemaal niet akkoord. Vrije antwoorden van de leerlingen OEFENING 4 Vrije antwoorden van de leerlingen OPDRACHT p. 161 1 Wat omvat het begrip ‘interne communicatie’? Onder welke vorm verloopt ze? Tot wie is ze gericht? Begrip Uitwisseling van informatie binnen een organisatie die bijdraagt aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Vorm - Werkoverleg, - Via intranet, personeelsblad of brief Gericht op / aan - Iedereen die op de loonlijst staat (daarbij horen ook uitzendkrachten en andere langdurig ingehuurde krachten) - Oud-medewerkers (gepensioneerden) 2 Vervolledig de onderstaande tabel. INTERNE COMMUNICATIE Delen? Beheersbaar door het management ? Vorm(en)? Belang? Gebruikt bij? (formeel) (informeel) Ja Neen Personeelsblad, werkoverleg, intranet Geruchten, roddels - Taakomschrijvingen vastleggen - Ondernemingsdoelen bepalen Kwaliteitszorg, efficiency operaties, verbetering van de dienstverlening, cultuurprojecten ... Sfeer van wantrouwen en onzekerheid creëren 3 Zoek via www.fedweb.belgium.be/nl/over_de_organisatie een omschrijving voor het begrip ‘externe communicatie’. • • Externe communicatie is het geheel van communicatievormen en -processen van een organisatie naar de buitenwereld. Dat is meer dan de rechtstreekse communicatie met de burger in de vorm van brieven, folders en websites. Externe communicatie is ook public relations en imagocommunicatie. Wie dieper wil ingaan op beide begrippen, kan gebruikmaken van de volgende info. • Public relations, kortweg PR, is het bevorderen van wederzijds begrip tussen een organisatie en haar omgeving. PR kan verschillende doelstellingen hebben, waaronder: - het organisatiebeleid verhelderen, - de dialoog met de omgeving bevorderen, - de naamsbekendheid of het imago van de organisatie verbeteren. • Vooral het laatste punt is belangrijk met betrekking tot corporate communicatie. • PR maakt gebruik van interne en externe communicatie om een bepaald publiek te informeren of zelfs hun beeld van de organisatie te beïnvloeden. De meeste aandacht binnen het PR-domein wordt besteed aan externe communicatie. Je kan daarbij denken aan bijvoorbeeld het uitdelen van gadgets en flyers, het organiseren van sensibiliseringscampagnes en persconferenties ... Ook goede contacten met de pers behoren tot de PR. • • Bron: http://www.fedweb.belgium.be/nl/over_de_organisatie/communicatie/corporate_co mmunicatie/public_relations/index.jsp 1 Imago • Het succes van een organisatie bij de buitenwereld hangt echter niet alleen af van de kwaliteit van haar producten of diensten, haar imago wordt steeds belangrijker als succesfactor. • • Imago is het beeld dat de buitenwereld heeft van je organisatie. Het belang ervan is heel groot en tegelijkertijd is imago vrij complex. • In de eerste plaats kan er een verschil zijn tussen het interne en het externe imago. - Intern imago: het beeld van de organisatie bij het interne publiek (personeel, management …) - Extern imago: het beeld van de organisatie bij het externe publiek (burgers, klanten, pers ...) • Daarnaast kunnen er verschillende imago’s zijn bij die diverse publieksgroepen: wat betreft intern imago is het bijvoorbeeld mogelijk dat het management een totaal ander beeld heeft van de organisatie dan het personeel. Het imago van een organisatie kan bij verschillende doelgroepen variëren van heel positief tot ronduit negatief. • • 2 Identiteit en imago • Identiteit is de objectieve werkelijkheid van een organisatie: haar structuur, cultuur, solvabiliteit, milieubewustzijn, de kwaliteit van het personeelsbeleid en van de dienstverlening, het mensbeeld, de graad van innovatie … • Tussen imago en identiteit bestaat een nauwe band. Het publiek creëert een imago immers niet enkel door zijn ervaring met je organisatie of door de ervaringen van anderen, maar ook op basis van elementen van je identiteit. Als je je imago wil verbeteren, moet je bijgevolg ook je identiteit onderzoeken en, indien nodig, verbeteren: bij een ongunstig imago is het mogelijk dat er aspecten van je identiteit fundamenteel foutlopen. Uiteraard is een foute perceptie van het publiek nooit uitgesloten, maar pas toch op met het creëren van een schijnwereld, als je enkel je imago wenst te veranderen. • • Bron: http://www.fedweb.belgium.be/nl/over_de_organisatie/communicatie/corporate_co mmunicatie/imago/index.jsp 4 Bij externe communicatie bestaat het gevaar van een ‘performance gap’. Wat omvat dat begrip? De medewerkers moeten waarmaken wat in externe communicatie wordt beloofd. Ze moeten de identiteit van de organisatie goed naar buiten dragen voor een goed imago. Een beeld dat vanuit de organisatie wordt neergezet, in bijvoorbeeld een advertentiecampagne, en niet klopt met de werkelijkheid, kan veel schade aanrichten. Wanneer er een gat zit tussen ‘wat de organisatie belooft’ en ‘wat de medewerkers waarmaken’, is er sprake van een 'performance gap'. OPDRACHT p. 163 1 Interne communicatie wint aan belang. Welke factoren liggen aan de basis daarvan? Mens Maatschappij Informatie 2 Vervolledig de onderstaande tabel. VERKLARENDE FACTOR MENS Bedrijven moeten meer aandacht besteden aan: SERVICE. Medewerkers moeten duidelijk op de hoogte zijn van: - bedrijfsdoelstellingen, - gestelde verwachtingen. MAATSCHAPPIJ Aan welke veranderende omstandigheden moeten bedrijven zich voortdurend aanpassen? - Technologische vernieuwingen - Internationalisering - Concurrentie - Productontwikkeling INFORMATIE Welke evoluties deden zich voor in de situatie van de medewerkers? - Mondiger - Meer behoefte aan informatie Wat zijn daarvan de oorzaken? - Democratisering - Hogere opleiding van de medewerkers DIDACTISCHE WENK: Leerkrachten die dieper willen ingaan op de functies van interne communicatie of die vakoverschrijdend willen werken met de leerkracht(en) Nederlands, vinden aanvullende info op de methodesite. 3 Op welke manier kan een commercieel administratief medewerker bijdragen tot de interne en externe communicatie? Interne communicatie Door deel te nemen aan de aangeboden activiteiten (personeelsuitstap, etentje, feestje, volgen van een cursus) of die zelf mee te organiseren. Door het lezen van het personeelsblad of zelf een artikeltje te schrijven. Een verjaardagskaartje schrijven of een felicitatie opsturen behoort tot de informele interne communicatie. Externe communicatie Verzorgen van telefoongesprekken (niet zo eenvoudig!). Aandacht geven aan de manier waarop e-mails worden opgesteld en verstuurd. Het opstellen van brieven conform de BIN-normen. Het ontvangen van bezoekers op een ordentelijke, efficiënte en fijne manier. OPDRACHT p. 164 Vul de tabel aan. SITUATIE Wie spreekt wie aan? ANTWOORD Directeur spreekt Birgit aan. Mijnheer/mevrouw Van Kerckhoven Mevrouw (Van Kerckhoven) REGEL Voorranghebbende spreekt niet-voorranghebbende aan. Mijnheer/mevrouw + naam Hoe spreek je iemand aan die je kent? Mevrouw (+ naam) Hoe spreek je een vrouw aan? Mijnheer (Van Kerckhoven) Mijnheer (+ naam) Hoe spreek je een man aan? Hoe spreek je in een brief Juffrouw Katleen De Smet Juffrouw + voornaam + een jong meisje aan? Hoe spreek je in een brief - voor privédoeleinden een vrouw aan? Hoe spreek je in een zakelijke brief een vrouw aan? Wie verwelkomt iedereen? Wie stelt zich voor aan wie? Hoe stel je iemand voor? Wie geeft een hand aan wie? Hoe stelt een man zichzelf voor? Hoe stelt een vrouw zichzelf voor? Mevrouw Frans Verleyen (in privézaken) Mevrouw Martine Vermeulen, directeur HR Directeur naam Mevrouw + voornaam echtgenoot + familienaam echtgenoot Mevrouw + voornaam + familienaam, gevolgd door beroep Gastheer Birgit wordt voorgesteld aan de directeur. Niet-voorranghebbende wordt aan voorranghebbende voorgesteld. Mijnheer Van Riet, mag ik X, mag ik u Y, rol/functie, u juffrouw Torfs, een voorstellen? vriendin van me, voorstellen? Directeur aan Marieke Voorranghebbende aan niet-voorranghebbende Karel Van Riet, directeur Voornaam + naam + van Interdesign functie Birgit Torfs Voornaam + naam + functie OPDRACHT p. 166 1 Hoe spreek je de volgende personen aan? NAAM Professor Frank Verhaegen Dokter Annie Wuiten Koningin Paola Ann Smits (jong meisje, bekend) Willy Deckers (bekende heer) Jan Heirweg, advocaat Peter Matthys, ingenieur (naam bekend) Raf Meerschaert, doctor in de chemie AANSPREKING De heer professor Verhaegen Mevrouw Wuiten Mevrouw Juffrouw Smits De heer Willy Deckers Meester Heirweg De heer Matthys De heer Meerschaert (eventueel doctor Meerschaert) Voor de bovenstaande oefening werd deze website geraadpleegd: taaladvies.net/taal/advies/tekst/46/#1. 2 Stel de volgende mensen aan elkaar voor. NAAM Een vriend van je en je oud-leerkracht AANSPREKING Piet Pieters, mag ik je mijn oud-leerkracht administratie, de heer Vervoort, voorstellen? Mevrouw en Mijnheer de burgemeester, mag De burgemeester van Mechelen en zijn echtgenote, en de provincie-gouverneur ik u mevrouw en mijnheer de gouverneur en zijn echtgenote voorstellen? Mijnheer Janssens, mag ik u onze directeur, De directeur en een gastspreker de heer Pieters, voorstellen? Mijnheer De Wit, mag ik u de installateur Een bediende van het bedrijf en een ingenieur die een van het nieuwe videoconferentiesysteem, de videoconferentiesysteem komt installeren heer Verschoten, voorstellen? Mijnheer Vermeulen, mag ik u mijn De heer Vermeulen van de pers en je afdelingshoofd afdelingshoofd, de heer Van Hiel, voorstellen.? 3 Wat zeg je als je: • de directeur van je school tegenkomt: goedemorgen mijnheer directeur (als er derden aanwezig zijn) • je het afdelingshoofd (v.) tegenkomt: goedemorgen mijnheer Janssens • de vriendin van je moeder tegenkomt: goedemorgen mevrouw Van Fleteren • een collega van je vader tegenkomt: goedemorgen mijnheer Dries • de postbode van het bedrijf tegenkomt: goedemorgen Piet 4 Raadpleeg de website www.omgangsvormen.nl en vul de onderstaande tabel aan. Japan KENNISMAKING COMMUNICATIE Hand geven of, beter, diepe buiging. Gift-giving: in Japan is het geven van cadeaus een noodzakelijkheid. Het is een teken van vriendschap, respect en dankbaarheid dat woorden niet kunnen uitdrukken. China Hand geven - lichte buiging. Daarna worden vaak persoonlijke visitekaartjes uitgewisseld. Rusland Elkaar bij begroeting de hand schudden. Nederland Bij de eerste ontmoeting wordt kort de hand geschud, vaak vergezeld van een hoofdknikje. Dat laatste geeft aan dat men het op prijs stelt kennis met iemand te maken. • Het is voor Chinezen gebruikelijk om over koetjes en kalfjes te praten voor ze overgaan tot zakelijke onderhandelingen. Let op: wanneer Chinezen grinniken, is het vaak omdat er iets gezegd is dat hen in verlegenheid heeft gebracht, hoogstwaarschijnlijk iets wat helemaal niet grappig is! • De oude generatie is gevleid door je interesse in hun cultuur. Ze wil aangepast en geaccepteerd zijn. Die generatie onderhandelt liever lang dan zich neer te leggen bij een compromis. Zakelijke kleding is gepast, niet te frivool, jeans zijn af te raden. Vrouwen hebben meer vrijheid, maar ook voor hen heeft zakelijke kleding de voorkeur. Gebruik bij voorkeur geen voornamen, behalve op uitnodiging van je partner. • De jonge generatie vliegt door modes heen, is in alles geïnteresseerd en heeft geen specifieke etiquette. • Nederlanders maken een duidelijk onderscheid tussen zakelijk en privéleven. Ten aanzien van onderhandelingen wordt er een 'straightforward business'-strategie gehanteerd. Dagen van acclimatiseren en 'elkaar beter leren kennen' is er dus niet bij, zoals dat in Aziatische culturen wel gebruikelijk is. Nederlanders zijn gewend om direct 'to the point' te komen. Het is niet gepast om na ondertekening van het contract opnieuw te gaan onderhandelen. Een overeenkomst betekent in Nederland einde onderhandeling: afspraak is afspraak. Woorden, uitnodigingen en toezeggingen neemt men vaak letterlijk. OPDRACHT p. 173 1 Heb je thuis of op school een webcam? Vrije antwoorden van de leerlingen 2 Heb je die al gebruikt om te communiceren met een klasgenoot? Vrije antwoorden van de leerlingen 3 Hoe werkt het? Wat heb je nodig? Welke software heb je nodig? Vrije antwoorden van de leerlingen 4 Wat zijn je ervaringen? Vrije antwoorden van de leerlingen OPDRACHT p. 175 Surf naar de methodesite van Handelvijf, volg de link naar de site van Decos en beantwoord de volgende vragen. 1 Hoe heet het op de markt gebrachte pakket voor postbehandeling? In 1990 is de succesvolle applicatie ‘Decos Post Professional’ op de markt gebracht. Die applicatie heeft zich in de loop van de jaren ontwikkeld van een postregistratieprogramma tot een complete oplossing voor documentbeheer. Decos Post Professional neemt nog altijd een belangrijke plaats in in ons productaanbod en wordt inmiddels in ruim 400 organisaties gebruikt. In 2000 heeft Decos met ‘Decos Document - web edition’ een volledig webbased document managementsysteem geïntroduceerd. 2 Waarvoor wordt dat pakket gebruikt? In ‘Decos Document’ kan je alle typen documenten eenvoudig opslaan, bewerken en terugvinden. Aan de hand van digitale mappen (documentboeken) kan je verschillende groepen documentregistraties beheren. Voorbeelden van documentenboeken zijn: inkomende en uitgaande post, notulen, beleidsdocumenten, contracten ... 3 Welke voordelen heeft dat pakket voor de gebruiker? De grote flexibiliteit en heel veel mogelijkheden op het gebied van bijvoorbeeld versiebeheer, voortgangscontrole en de koppeling met Word maken de applicatie ideaal voor de beheersing van elk type document. 4 Waarom is het programma gekoppeld aan een scanner? Als je een digitaal archief wil opbouwen, moet je je inkomende post ook digitaliseren. Dat kan door middel van het scannen van de papieren documenten. In ‘Decos Document - work station’ kan je de gescande documenten direct bekijken met de ingebouwde scanviewer. Daardoor weet je zeker dat je de registratie aan de juiste ‘scan’ koppelt. De meegeleverde OCR-software zorgt voor het omzetten in tekst waardoor ook je gescande documenten full-tekst doorzoekbaar zijn. 5 Kan iedereen elk document in het archief bekijken? Leg uit. Oorspronkelijk is ‘work station’ ontwikkeld voor medewerkers die veel data invoeren en veel met scans werken, zoals medewerkers op postkamers en administraties. Toegangsrechten kunnen worden toegekend. Je kan dus bepalen wie wel en wie niet welk document kan bekijken. OPDRACHT p. 176 Noem twee voor- en twee nadelen van internetbankieren. Voordelen - Eenvoudig - Je bent niet afhankelijk van openingstijden. Dus ook ‘s avonds en in het weekend kan je bankieren. - Je bent niet aan een bepaalde pc gebonden. Je kan thuis bankieren, maar ook op je werk of op vakantie. - Beveiligde transacties Nadelen - Investering in pc en snelle internetaansluiting is nodig. - Omslachtige inlogprocedure omwille van de veiligheid OPDRACHT p. 176 1 Hoe werkt internetbankieren? Surf naar de website van je bank. Log in met je rekeningnummer en geef de gevraagde code in. Die code bekom je door een cijfer dat op de website wordt weergegeven samen met je pincode in een digipass in te geven. 2 Welke stappen moet je doorlopen om een betaling te doen? - Aanmelden in de beveiligde zone met berekende beveiligingscode - Overschrijving invoeren, eventueel aangepaste uitvoerdatum (memodatum) invoeren - Overschrijving bevestigen met een nieuwe berekende beveiligingscode - Afmelden 3 Wat heb je nodig? - Pc - Internet - Digipass 4 Welke basistransacties kan je uitvoeren? - Je gegevens opvragen - Rekeninginformatie opvragen - Rekeningafschriften en bijlagen afdrukken - Overschrijvingen - Betaalagenda beheren - Automatische opdrachten instellen/bewerken - Domiciliëringen instellen/bewerken - Verrichtingen i.v.m. kredietkaarten uitvoeren 5 Hoe onderteken je een betalingsopdracht? Door het ingeven van een nummer dat wordt berekend wordt door je digipass, nadat je zelf eerst een controlegetal en je pincode in je digipass hebt ingegeven. Om transacties te tekenen in KBC-Online berekent u met uw KBC-Kaartlezer en uw KBC-Bankkaart een unieke code. Stap-voor-stap instructies 1.1.1.1 1 Op uw KBC-Kaartlezer: bereken de RESPONSE. - Plaats uw KBC-Bankkaart in de KBC-Kaartlezer. - Druk op . - Tik de 'CHALLENGE' (8 cijfers) die in het tekenscherm wordt getoond over en bevestig met . - Tik de geheime code (PIN) van uw KBC-bankkaart (4 cijfers) in en bevestig met . 1.1.1.2 2 In KBC-Online: teken uw transactie. Tik de 'RESPONSE' (5 tot 8 cijfers) over in het tekenscherm en klik op de knop 'verzenden'. 6 Wat is een memodatum? Een aangepaste uitvoerdatum van een overschrijving. Die kan later zijn dan de invoerdatum. 7 Wat is het verschil tussen een doorlopende opdracht en domiciliëring? - Doorlopende opdracht: eenzelfde bedrag wordt op een vast tijdstip betaald, bv. de huur. - Domiciliëring: je geeft de begunstigde de toelating om een variabel bedrag van je rekening te halen. Je geeft toelating aan de bank om met jouw geld een aangeboden rekening te betalen, bv. een telefoonfactuur. 8 Wat is een digipass? Hoe noemt jouw bank dat? Een digipass is een middel om al je transacties te beveiligen. Het is een klein rekentoestel waarmee je een elektronische handtekening berekent, telkens als je Internet Banking opstart of een verrichting uitvoert. De digipass is een klein apparaatje dat je nodig hebt, als je je bankrekening wil beheren via internet. Met de digipass identificeer je je alvorens in te loggen op je rekening. Je hebt het apparaatje dus altijd nodig, als je inlogt. Aangezien het een los apparaatje is, ben je niet gebonden aan een vaste pc. KBC noemt dat ‘een kaartlezer’. Opdracht p. 177 Waarom zou je een fax versturen i.p.v. een brief of e-mail? Wanneer er een fysieke overdracht moet plaatsvinden en wanneer het snel moet gaan, bv. voor een gehandtekende offerte. Noem een aantal voordelen van een fax. Snel, de mogelijkheid om tekeningen door te sturen … OPDRACHT p. 178 1 Wanneer zou jij gebruikmaken van e-fax? Wanneer je geen faxapparaat ter beschikking hebt: je kan je faxberichten lezen via e-mail of via een berichtencentrum op het internet. 2 Wat zijn de voordelen verbonden aan het gebruik van e-fax? - Je moet zelf geen faxapparaat aanschaffen. - Je bent ook bereikbaar met een fax via je e-mail. - Je hebt geen faxpapier nodig. Zie ook: home.efax.com/vzm/cd/intl/efax-demo_nl.swf. OPDRACHT p. 180 Wanneer gebruik je een e-mail, wanneer een faxbericht en wanneer een brief? Tips haal je uit de matrix op de vorige pagina. Vul in: fax (f), brief (b) of mail (m). GELEGENHEID Sollicitatie Loonuittreksel b b MEDIUM Verjaardag m b Arbeidscontract m Wegbeschrijving Felicitatie geboorte b OPDRACHT p. 180 Wellicht heb je zelf een e-mailadres. GELEGENHEID Offerte Voorstel voor afspraak Uitnodiging verjaardag Rouwbericht Factuur Ontslag MEDIUM f, m m m b b, m b 1 Hoeveel mails staan er in je inbox? Vrije antwoorden van de leerlingen 2 Hoeveel in je map ‘Verzonden items’? Vrije antwoorden van de leerlingen 3 Kan je in je webmail de verzonden items bewaren? Vrije antwoorden van de leerlingen 4 Hoelang bewaar je die? Vrije antwoorden van de leerlingen 5 Hou je regelmatig grote kuis in je postvakken? Vrije antwoorden van de leerlingen OEFENINGEN p. 189 OEFENING 3 a Bij het versturen van een mailtje komt er vaak ‘RE’ in de onderwerpsregel te staan. Wat betekent dat en hoe komt het? Reply. Die letters worden automatisch door een e-mailprogramma toegevoegd om aan te duiden dat het bericht een antwoord is op een eerder gestuurd bericht. b Waarvoor staan de letters ‘CC’ en wat betekent het? Carbon Copy. Dat wil zeggen dat het bericht een kopie is van een e-mail die naar iemand anders werd gestuurd. c Welke vragen stel je, als je een mailtje in CC naar iemand stuurt? Is die kopie echt nodig? Moet de andere persoon de hele inhoud van het bericht kennen? d Geef drie tips voor het versturen van een bijlage. 1 De bijlage mag niet te groot zijn. 2 Is de bijlage echt nodig? 3 Zorg ervoor dat de bijlage in een herkenbaar formaat is. Kan de ontvanger Docxof pdf-bestanden lezen? e Wat is een autosignature? Je naam en titel worden onderaan automatisch toegevoegd. Die gegevens kan je zelf bepalen. f Geef vier opmaaktips voor een mailtje. 1 Hou je berichten kort en bondig. 2 Maak korte regels en alinea's en vermijd te veel verschillende lettertypes. 3 Plaats de kern van je boodschap in de eerste drie regels van je tekst. 4 Beperk de aanspreking of beleefdheidsformule tot een minimum. 5 Neem de tekst alleen op in 'attachment' (bijlage), als die heel lang is en specifieke lay-outkenmerken of illustraties bevat. 6 Maak je afsluitformule of ‘handtekening’ niet te lang. OPDRACHT p. 190 1 Wat omvat het begrip ‘corporate identity’? Corporatie identity = een bepaalde identiteit. Het is de presentatie van de organisatie: impliciet en expliciet geven van signalen om de eigen unieke kenmerken in de verf te zetten. 2 Via welke kanalen draagt een organisatie haar identiteit uit? Wat omvat elk ervan? De identiteit van de organisatie wordt uitgedragen door middel van: - communicatie (het naar buiten brengen van visuele en verbale boodschappen); - gedrag (de manier waarop de organisatie daadwerkelijk handelt); - symboliek (het beeld van de organisatie in de vorm van de huisstijl en de bedrijfsnaam). 3 Uit welke elementen kan een huisstijl zijn opgebouwd? Een huisstijl bestaat uit een vijftal elementen: 1 woordmerk (het logo); 2 beeldmerk (ook wel embleem genoemd), een symbool dat verwijst naar de activiteiten of naar specifieke kenmerken van de organisatie; 3 typografie (een onderneming kan een bepaald element uit haar kernwaarden benadrukken, 4 kleur; 5 vorm, bv. de golf onder Coca-Cola of de strepen van Adidas. OPDRACHT p. 191 1 Hieronder vind je 10 logo’s. Herken je de merken/organisaties? BMW Pelikaan Starbuck Coffee Damiaan(actie) Cercle Brugge Vredeseilanden Unilever Mc Donald’s Nestlé Nike 2 Alle logo’s werden in grijswaarden afgedrukt. Kan je bij elk logo de passende kleuren noteren? BMW: zwart-wit-blauw Pelikaan: blauw-wit Starbuck Coffee: groen-zwart-wit Damiaan(actie): rood Cercle Brugge: groen-zwart-wit Vredeseilanden: zwart-(licht)groen Unilever: blauw-wit Mc Donald’s: geel-zwart Nestlé: blauw-wit of zwart-wit Nike: (soms) zwart-wit-rood-oranje DIDACTISCHE WENK Van de meeste van deze logo’s kan je via internet de achterliggende filosofie of ontstaansgeschiedenis terugvinden. Dit is altijd leuk als achtergrondinformatie voor de leerlingen. OPDRACHT p. 193 1 Welke voordelen biedt het gebruik van een huisstijl? - De naambekendheid wordt versterkt. - De eigen medewerkers zullen zich meer met het bedrijf identificeren. - Het is een goede manier om je als organisatie te onderscheiden van de concurrentie. - De organisatie kan bepaalde kernwaarden uitdragen waarin haar doelgroep zich kan herkennen. 2 Bij de ontwikkeling van een huisstijl is de briefing van de vormgever heel belangrijk. Welke elementen kunnen daarbij aan bod komen? Illustreer eventueel met voorbeelden. Onderwerp Organisatie Markt dienst Doelgroepen Doelstelling nagestreefd? Uitstraling Kleurgebruik Gewenst imago Welke huisstijldragers? Aandachtspunten Achtergrondinformatie over de organisatie Korte introductie over de markt, het product en de Welke doelgroepen zijn er? Welke communicatiedoelstellingen worden Zakelijk, warm, persoonlijk ... Full-color of tweekleurendruk? Kernwaarden: professioneel, lef, vrolijk, uitgesproken, spontaan 3 De gekozen huisstijl kan worden gecommuniceerd via een communicatiecampagne. Geef enkele maatregelen die daarbij kunnen worden gehanteerd. Daarvoor kan worden gebruikgemaakt van het volgende stappenplan: - personeel informeren; - alle huisstijldragers vervangen; - huisstijlhandboek opstellen; - mediacampagne starten; - doelgroepen definiëren; - vaststellen welke nieuwe en traditionele media worden ingezet; - reminder ontwikkelen, bij voorkeur een gebruiksvoorwerp zoals een pen, muismat, cap, paraplu of usb-stick, zodat mensen voortdurend worden geconfronteerd met de nieuwe huisstijl; - media inzetten en persberichten versturen; - evaluatieonderzoek. 4 Een van de fasen uit het stappenplan om een huisstijl te introduceren, bestaat uit het ontwikkelen van een huisstijlhandboek. Wat omvat dat begrip? Het huisstijlhandboek is de leidraad bij: - de ontwikkeling van nieuwe huisstijldragers, - de aanpassing van bestaande dragers. In het huisstijlhandboek wordt aangegeven welke kleuren, lettertypes, lettergroottes ... wanneer mogen worden gebruikt. 5 Welke voordelen biedt een dergelijk handboek? Het zorgt ervoor dat: - de huisstijl uniform wordt toegepast; - er een consistent beeld ontstaat; - de uitstraling van de organisatie maximaal wordt uitgedragen en onderstreept.
© Copyright 2024 ExpyDoc
