Handleiding P-services Digitaal inschrijven

H and l ei din g P- se rv ic e s
D ig it aa l i ns ch rij v en
(uitgebreide versie)
In deze handleiding staat stapsgewijs beschreven hoe u uw medewerker digitaal in kunt schrijven. De
digitale inschrijving kan op drie manieren plaatsvinden:
Optie 1.
Optie 2.
Optie 3.
De opdrachtgever en werknemer doen samen de inschrijving
De opdrachtgever nodigt de werknemer per mail uit om zich in te schrijven en
vult vervolgens de ingevoerde gegevens zelf ter volledigheid aan.
De opdrachtgever gaat een contract aan met een al bestaande werknemer.
Deze handleiding is verdeeld in de drie hoofdstukken aan de hand van de hiervoor genoemde
situatieschetsen. Voor elke inschrijvingsoptie is een beschrijving beschikbaar. Hieronder volgt een
totaaloverzicht van de stappen die worden doorlopen door de opdrachtgever en de werknemer in het
inschrijvingsproces. Een uitgebreide schematische weergave is na elk hoofdstuk toegevoegd.
Opdrachtgever en werknemer
vullen digitale inschrijfset in
Werknemer dient de
arbeidsovereenkomst digitaal
te ondertekenen.
P-services keurt de
arbeidsovereenkomst definitief
goed.
P-services ontvangt gegevens
en kan deze goedkeuren
Werknemer ontvangt de
arbeidsovereenkomst in zijn
persoonlijke portal
Opdrachtgever ontvangt
bericht dat er een urenbriefje
klaar staat van de werknemer
en kan de uren
invoeren/goedkeuren.
Opdrachtgever ontvangt
opdrachtbevestiging en kan IDbewijs uploaden
P-services controleert
opdrachtbevestiging en IDbewijs
P-services kan nu de
ingevoerde uren verlonen.
Wij vragen u de gegevens die tijdens dit proces gevraagd worden aandachtig en volledig in te vullen,
aangezien de informatie rechtstreeks in het contract wordt verwerkt.
Mocht u vragen hebben of twijfelt u over een bepaald onderdeel, neemt u dan gerust contact met ons
op. Wij helpen u graag verder.
Met vriendelijke groet,
P-services HR group
[email protected]
0342 - 401 209
Antwoordnummer 84
3770 VB Barneveld
___________________________
Versie 1.1 juli 2014
Inhoudsopgave
Optie 1: De opdrachtgever en werknemer doen samen de inschrijving
Stap 1: Nieuw contract aanmaken
Stap 2: Keuze - nieuw contract voor nieuwe medewerker
Stap 3: Gegevens invullen werknemer
Stap 4: Aanvullende vragen
Stap 5: Status werknemer en type arbeidsovereenkomst
Stap 6: Beloning van de werknemer
Stap 7: Geplande werktijden van de werknemer
Stap 8: Loonbelastingverklaring
Stap 9: Pensioen
Stap 10: Inlichtingen arbeidsverleden
Stap 11: Aanvullende vragen arbeidsverleden
Stap 12: Contact
Stap 13: Vergoedingen
Stap 14: Bevestigen
Toelichting procedure en berichtgeving na het voltooien en versturen van de inschrijving (stap 1 t/m 14).
Stap 1: Opdrachtbevestiging
Stap 2: Activatiemail werknemer
Stap 3: Berichten - opdrachtbevestiging goedkeuren
Stap 4: Berichten - opdrachtbevestiging goedkeuren (vervolg)
Stap 5: Berichten - ID-bewijs uploaden en goedkeuren
Stap 6: Goedgekeurd
Stap 7: Urenbriefje
Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijvingsproces
3
3
3
4
4
4
5
5
5
6
6
6
7
7
8
8
8
8
9
9
9
10
Optie 2: De opdrachtgever nodigt de werknemer per mail uit
Stap 1: Nieuw contract aanmaken
Stap 2: Keuze - Nodig iemand uit om voor deze opdrachtgever te komen werken
Stap 3: Uitnodiging
Stap 4: Gegevens invullen door werknemer
Na het afronden van voorgaande stappen wordt u verwezen naar stap 3 van optie 1 om uw werkwijze te vervolgen
Toelichting procedure en berichtgeving na het voltooien, aanvullen en versturen van de digitale inschrijving
Stap 1: Bericht werkgever
Stap 2: Bericht werknemer
Stap 3: Afronding
Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijvingsproces
11
11
11
12
14
14
14
15
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven – versie 1.1 juli 2014
2
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven
Optie 1: De opdrachtgever en werknemer doen samen de inschrijving
Stap 3: Gegevens invullen werknemer
3.1 Vul de gegevens van de medewerker in. Onderstaande afbeelding is toegevoegd ter illustratie.
Stap 1: Nieuw contract aanmaken
1.1 Log in op uw digitale account via http://www.p-services.flex2go.nl
1.2 Open het tabblad contracten.
1.3 Klik op 'nieuw contract' om het inschrijvingsproces te starten.
Stap 2: Keuze - nieuw contract voor nieuwe medewerker
2.1 Er verschijnt vervolgens een lijst met drie keuzes, kies voor de optie "nieuw contract voor een nieuwe medewerker".
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven – versie 1.1 juli 2014
3
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven
Stap 4: Aanvullende vragen
4.1 Na het invullen van onderstaande vragen klikt u op het kopje 'gegevens voor het type contract' en gaat op deze manier alle
tabbladen af.
Stap 5: Status werknemer en type arbeidsovereenkomst
5.1 Indien de werknemer alleen in de (zomer)vakantie aan het werk gaat en de werknemer een student/scholier is kan de
vakantiekrachten-regeling worden toegepast.
5.2 Is de weknemer AOW-gerechtigd (65+ 2 maanden)? Dan is het AOW-fasensysteem van toepassing.
LET OP: U dient niet op 'volgende' te klikken, tenzij u alle tabbladen en gevraagde gegevens volledig heeft ingevuld.
Deze gegevens zijn essentieel om de rechtspositie van de werknemer te bepalen. Zonder volledige informatie kan het proces
geen doorgang vinden. Deze gegevens komen namelijk ook direct in het contract van de medewerker te staan.
Vandaar zullen in de volgende stappen alle tabbladen achtereenvolgens worden beschreven.
Stap 6: Beloning van de werknemer
6.1 De werknemer heeft recht op dezelfde beloning als uw werknemers in eigen beheer (inlenersbeloning). Vul deze gegevens
correct in. Heeft u vragen over de beloning? Vraag uw accountmanager om nadere uitleg.
6.2 Weet u nog niet precies wanneer en hoeveel de werknemer gaat werken, vult u dan bij arbeidsuren 0 in.
6.3 De normtabel toepassen? Dan hoeft u de inlenersbeloning de eerste 26 weken niet toe te passen. Neem daarvoor eerst
contact op met uw accountmanager.
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven – versie 1.1 juli 2014
4
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven
Stap 7: Geplande werktijden van de werknemer
7.1 Wanneer u vaste geplande werktijden heeft afgesproken kunt u deze hier invullen (optioneel). De (eventueel) ingevoerde
werktijden komen in de arbeidsovereenkomst te staan.
Stap 8: Loonbelastingverklaring
8.1 Vink aan of u de loonheffingskorting toe wilt passen, gelieve de datum overeen laten komen met de start van de
arbeidsovereenkomst.
Stap 9: Pensioen
9.1 Wanneer de werknemer in de afgelopen 52 weken gewerkt heeft voor een ander uitzendbureau moet dit worden
meegenomen voor de telling van het pensioen.
9.2 Heeft de werknemer in de bouw gewerkt en gaat de werknemer weer aan het werk in de bouw, dan kan het zijn dat de
werknemer recht heeft op Cordares pensioen.
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven – versie 1.1 juli 2014
5
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven
Stap 10: inlichtingen arbeidsverleden
10.1 Heeft de werknemer al eerder voor u of P-services gewerkt dan moeten wij dit arbeidsverleden meenemen in onze
fasentelling. Het is belangrijk dat dit van te voren correct wordt ingevoerd.
10.2 Heeft u vragen over opvolgend werkgeverschap, neem u dan gerust contact met ons op.
Stap 11: Aanvullende vragen arbeidsverleden
11.1 Deze vragen zijn relevant voor u, eventueel is er een (loon)subsidie, loondispensatie, mobiliteitsbonus of premiekorting van
toepassing. Vraagt u dit dus goed uit bij de werknemer.
11.2 Tot slot is er nog ruimte voor overige opmerkingen die u wellicht heeft. Deze kunt u hier kwijt.
Stap 12: Contact
12.1 Hier kunt u de afdeling (kostenplaats) vermelden waar de werknemer aan het werk gaat. Ook kunt u de contactpersoon
aangeven.
12.2 Vult u de ingangsdatum en de einddatum van het contract in. Let op de correcte wijze van de datuminvulling: 2 maanden is
van 1 februari t/m 31 maart, en niet bijvoorbeeld t/m 1 april.
12.3 Heeft de werknemer eerder voor u gewerkt, geeft u hier dan het aantal contracten op.
12.4 Heeft de werknemer eerder voor u gewerkt, via een ander uitzendbureau? Vult u dan de gewerkte weken in. Deze kunt u
opvragen bij het uitzendbureau.
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven – versie 1.1 juli 2014
6
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven
Stap 13: Vergoedingen
13.1 Hier ziet u alle uursoorten / vergoedingen die van toepassing kunnen zijn op uw werknemer en welk brutoloon de
werknemer hier voor ontvangt.
13.2 U kunt aanvinken welke kostenvergoedingen op de werknemer van toepassing zijn.
13.3 Klik op de button 'volgende' om door te gaan.
Stap 14: Bevestigen
14.1 controleer nog eenmaal de belangrijkste gegevens
14.2 Klik op de button 'volgende' om door te gaan en de inschrijving naar P-services te versturen, het volgende bericht
verschijnt.
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven – versie 1.1 juli 2014
7
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven
Toelichting procedure en berichtgeving na het voltooien en versturen van de inschrijving
Stap 1: De opdrachtbevestiging
1.1 Indien P-services akkoord is met de inschrijving ontvangt u binnen 24 uur een bericht dat uw opdrachtbevestiging klaar staat.
1.2 Klik op de link in de mail om de opdrachtbevestiging te bekijken.
Stap 3: Berichten - opdrachtbevestiging goedkeuren
3.1 U kunt de opdrachtbevestiging openen en goedkeuren. Na goedkeuren kunt u uw bericht archiveren.
3.2 Controleert u de opdrachtbevestiging goed voordat u de overeenkomst goedkeurt.
3.3 Ook onder het tabblad ‘Documenten’ vindt u de opdrachtbevestiging en de status.
Stap 2: Acitivatiemail werknemer
2.1 De werknemer ontvangt een e-mail en dient zijn account te activeren.
Stap 4: Berichten - opdrachtbevestiging goedkeuren (vervolg)
4.1 Controleert u de gegevens in de inschrijfbevestiging goed.
4.2 Indien u akkoord bent, kunt u op de button ‘goedkeuren’ klikken.
4.3 Daarna kunt u onder het tabblad ‘Documenten’ het ID-bewijs uploaden en goedkeuren.
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven – versie 1.1 juli 2014
8
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven
Stap 5: Berichten - ID-bewijs uploaden en goedkeuren
5.1 U kunt het ‘document ID-bewijs’ afdrukken.
5.2 U dient het document samen met de werknemer te ondertekenen.
5.3 Maak een kopie van het ID-bewijs (voor- en achterzijde) met gebruik van het afgedrukte document.
5.4 U kunt dit document nu uploaden door op ‘Kiezen’ te klikken en daarna op uploaden.
5.5 Na goedkeuring van het ID-bewijs en de opdrachtbevestiging zal P-services dit nog eenmaal controleren.
Indien P-services akkoord gaat ontvangt de werknemer de arbeidsovereenkomst.
Stap 7: Urenbriefje
7.1 De werknemer heeft de arbeidsovereenkomst goedgekeurd, u kunt nu uren invoeren voor de werknemer. Wanneer u deze
verstuurt zal P-services de uitbetaling verzorgen.
Wanneer de uren vóór elke dinsdag om 10.00 bij P-services binnen zijn, worden deze dezelfde week nog uitbetaald aan de
werknemer.
Nb. In het onderstaande voorbeeld hebben wij het ID-bewijs bekeken en afgekeurd. U dient het ID-bewijs dan opnieuw te
uploaden.
Stap 6: Goedgekeurd
6.1 Indien P-services het ID-bewijs goedkeurt, zal er een arbeidsovereenkomst naar de werknemer worden gestuurd.
6.2 Op het moment dat de werknemer de arbeidsovereenkomst goedkeurt, ontvangt u een bericht dat er een urenbriefje klaar
staat voor de werknemer. Zie volgende afbeelding.
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven – versie 1.1 juli 2014
9
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven
Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijvingsproces
START
Opdrachtgever en werknemer
vullen samen de digitale inschrijfset in.
Werknemer dient de arbeidsovereenkomst
digitaal te ondertekenen.
P-services keurt de
arbeidsovereenkomst definitief goed.
± 24 uur
P-services ontvangt gegevens
en kan deze goedkeuren.
Werknemer ontvangt de
arbeidsovereenkomst in zijn persoonlijke
portal.
Opdrachtgever ontvangt bericht dat er een
urenbriefje klaar staat van de werknemer en
kan de uren invoeren/goedkeuren.
± 24 uur
± 24 uur
Opdrachtgever ontvangt
opdrachtbevestiging en kan het ID-bewijs
uploaden.
P-services controleert de
opdrachtbevestiging en het ID-bewijs.
Na deze goedkeuring kan P-services
de ingevoerde uren verlonen.
Uren die vóór dinsdagochtend 10 uur bij
P-services binnen zijn worden dezelfde
week nog uitbetaald aan de werknemer.
Legenda
= Opdrachtgever
=
Doorlooptijd controlepunt
± 24 uur bij compleet contract
= Werknemer
=
Aanvullende opmerking
= P-services HR group
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven – versie 1.1 juli 2014
10
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven
Optie 2: De opdrachtgever nodigt de werknemer per mail uit
2.2 Vervolgens kunt u de onderstaande gegevens invullen.
Het inschrijvingsproces voor zowel optie 1 als optie 2 is vrijwel identiek. Enkel de eerste stappen wijken licht af, vandaar dat u na
het doorlopen van de beschreven stappen in dit hoofdstuk vanaf stap 4 de beschrijving en uitleg van optie 1 weer kunt volgen.
Deze kunt u vinden op pagina 4 van deze handleiding.
Stap 1: Nieuw contract aanmaken
1.1 Log in op uw digitale account via http://www.p-services.flex2go.nl
1.2 Open het tabblad contracten.
1.3 Klik op 'nieuw contract' om het inschrijvingsproces te starten.
2.3 Na het invullen en versturen van de gegevens wordt onderstaand bericht weergeven.
Stap 2: Keuze - Nodig iemand uit om voor deze opdrachtgever te komen werken
2.1 Er verschijnt vervolgens een lijst met drie keuzes, kies voor de optie "Nodig iemand uit om voor deze opdrachtgever te
werken".
Stap 3: Uitnodiging
3.1. De werknemer ontvangt onderstand e-mail bericht en kan via de link zijn of haar gegevens invullen.
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven – versie 1.1 juli 2014
11
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven
Stap 4: Gegevens invullen door medewerker
4.1 De medewerker vult hier zijn of haar gegevens in. Onderstaande afbeelding is toegevoegd ter illustratie.
4.2 Na het invullen van de hiervoor genoemde vragen klikt de medewerker op het kopje 'Loonbelastingverklaring' en gaat op
deze manier alle tabbladen af.
LET OP: de medewerker dient niet op 'volgende' te klikken, tenzij alle tabbladen en gevraagde gegevens volledig zijn
ingevuld.
Tabblad pensioen
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven – versie 1.1 juli 2014
12
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven
Tabblad inlichtingen arbeidsverleden
Wanneer de medewerker alle gegevens heeft ingevuld en op verzenden heeft gedrukt, dan ontvangt u een bericht dat u de
inschrijving af kunt ronden. Dit betekent dat u de gegevens van de medewerker controleert en ter volledigheid aanvult. Hierbi j
kunt u gebruikmaken van de handleiding van optie 1. U kunt vanaf stap 3 de werkwijze volgen.
Voor de verdere stappen die gevolgd dienen te worden om de inschrijving succesvol af te ronden, verwijzen wij
u naar stap 3 van optie 1 op pagina 3. U kunt vervolgens deze stappen volgen om uw inschrijving succesvol af
te ronden.
Tabblad Aanvullende vragen over het arbeidsverleden van de medewerker
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven – versie 1.1 juli 2014
13
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven
Toelichting procedure en berichtgeving van de inschrijving
Stap 1: Bericht opdrachtgever
1.1 Wanneer de werknemer de gegevens heeft ingevuld en verzonden, krijgt u het onderstaande bericht in uw portal. Indien u
deze link opent kunt u alle gegevens nalopen en verder aanvullen. Wij verwijzen u hiervoor naar stap 3 van optie 1 op pagina 3,
deze stappen kunt u vervolgens tot het einde doorlopen om de inschrijving succesvol af te ronden.
Stap 2: Bericht arbeidsovereenkomst werknemer
2.1 Wanneer de opdrachtgever de gegevens volledig heeft aangevuld en verzonden en deze zijn door P-services goedgekeurd,
krijgt de werknemer uiteindelijk een bericht in zijn of haar portal met de arbeidsovereenkomst en kan de werknemer deze
vervolgens goedkeuren.
2.2 De werknemer heeft twee opties met betrekking tot het goedkeuren van zijn arbeidsovereenkomst: d.m.v. een tan-code of
door het uitprinten en ondertekenen van de arbeidsovereenkomst en deze per post te verzenden aan P-services HR group.
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven – versie 1.1 juli 2014
14
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven
Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijvingsproces
START
Opdrachtgever nodigt werknemer uit. De
werknemer vult de gegevens in, waarna de
opdrachtgever een bericht ontvangt en de
gegevens controleert en naar volledigheid
aanvult.
Werknemer dient de arbeidsovereenkomst
digitaal te ondertekenen.
P-services keurt de
arbeidsovereenkomst definitief goed.
± 24 uur
P-services ontvangt gegevens
en kan deze goedkeuren.
Werknemer ontvangt de
arbeidsovereenkomst in zijn persoonlijke
portal.
Opdrachtgever ontvangt bericht dat er een
urenbriefje klaar staat van de werknemer en
kan de uren invoeren/goedkeuren.
± 24 uur
± 24 uur
Opdrachtgever ontvangt
opdrachtbevestiging en kan het ID-bewijs
uploaden.
P-services controleert de
opdrachtbevestiging en het ID-bewijs.
Na deze goedkeuring kan P-services
de ingevoerde uren verlonen.
Uren die vóór dinsdagochtend 10 uur bij
P-services binnen zijn worden dezelfde
week nog uitbetaald aan de werknemer.
Legenda
= Opdrachtgever
=
Doorlooptijd controlepunt
± 24 uur bij compleet contract
= Werknemer
=
Aanvullende opmerking
= P-services HR group
Uitgebreide handleiding P-services Digitaal inschrijven – versie 1.1 juli 2014
15

Download Report