Reglement: Budgethouderschap, aankoopbeleid

OCMW Halle
Reglement:
Budgethouderschap,
aankoopbeleid,
visum
10.06.2014
Financieel Beheerder
pagina 1 van 26
OCMW Halle
Onderwerp
Auteur
Doelgroep
Datum
AANKOOPBELEID
Liesje Borremans
VB en Raad
06/03/2014
Inhoud
1.
Inleiding ....................................................................................................................... 3
2.
BUDGETHOUDERSCHAP ..................................................................................... 5
2.1.
Raad ............................................................................................................................ 5
2.2.
Vast Bureau .............................................................................................................. 5
2.3.
Secretaris .................................................................................................................. 5
2.4.
Directeurs ................................................................................................................. 5
2.5.
Back-up ..................................................................................................................... 6
2.6.
Opbrengsten ............................................................................................................. 6
2.7.
Overschrijding budget .......................................................................................... 6
2.8.
Rapportering ............................................................................................................ 6
3.
INVESTER INGSBEDRAG ...................................................................................... 7
4.
VISUM .......................................................................................................................... 7
4.1.
Categorieën die uitgesloten kunnen worden van visumverplichting ...... 7
4.2.
Categorieën die niet uitgesloten kunnen worden van visumverplichting
8
4.3.
Bedragen ................................................................................................................... 8
4.4.
Advies financieel beheerder ............................................................................... 9
4.5.
Werkwijze ............................................................................................................... 10
5.
Provisies ..................................................................................................................... 11
6.
Bijlagen ....................................................................................................................... 12
6.1.
Schema van het aankoopbeleid na de goedkeuring .................................... 12
6.2.
Lijst van de rekeningen die enkel door Secretaris beheerd worden ..... 12
6.3.
Lijst van de rekeningen die door de directeurs beheerd worden ........... 12
pagina 2 van 26
OCMW Halle
1. Inleiding
Er zijn verschillende factoren die ons aanzetten om het aankoopbeleid onder de loep te
nemen. Er is een recente wetswijziging van de wet op overheidsopdrachten (1/7/2013), er is
de komst van de BBC (vanaf 1/1/2014) en er is de nood aan een opfrissing en
bewustwording binnen het OCMW.
Indien we een aankoopbeleid uitschrijven, is het voor iedereen duidelijk wat de regels zijn
rond aankoop, goedkeuring, verantwoordelijkheden en wetgeving. Bij het naleven van deze
regels is er een betere garantie dat we de wetgeving volgen, er een interne controle is en
een beheer/opvolging is van het budget.
De huidige regels zijn in kaart gebracht om een basis te hebben. Het was gemakkelijker om
dit visueel weer te geven ipv uit te schrijven. Op de volgende pagina vind je dit overzicht
terug.
pagina 3 van 26
OCMW Halle
Dit is de huidige situatie:
EEN BUITENLANDSE AANKOOP?
NEEM EERST CONTACT OP MET FIDI.
- IS DE AANKOOP NU WENSELIJK?
- ZIJN ER ALTERNATIEVEN?
- IS HET VOORZIEN IN JE JAARACTIEPLAN? OF DAGELIJKSE WERKING?
AANKOPEN
>3.750
excl BTW
< 3.750
excl BTW
NIET
DUURZAAM **
NIET
DUURZAAM **
DUURZAAM *
DUURZAAM *
FADI? FIDI?
REKENINGNUMMER
61690000: ANDERE
ALGEMENE KOSTEN
6 - REKENINGNUMMER
OPZOEKEN °
INVESTERINGSENVELOPPE
OPZOEKEN
6 - REKENINGNUMMER
OPZOEKEN °
INVESTERING
EXPLOITATIE
IS ER BUDGET VOORZIEN?
(6-REKENING) SCHERM 3.2.4.1
JA
IS ER BUDGET VOORZIEN? (2-REKINING)
INVESTERINGSENVELOPPE SCHERM 3.3.3.1
NEE
NEE
JA
< 8.500
excl BTW
8.500 - < 22.000
excl BTW
FIDI CONTACTEREN
< 250
excl btw
250 - 1.250
excl BTW
1.250 - 5.500
excl BTW
5.500 - 8.500
excl BTW
8.500 - 22.000
excl BTW
AANGENOMEN FACTUUR
PRIJSVERGELIJK
(ZELF BIJ
TE
HOUDEN)
PRIJSVERGELIJK
LASTENBOEK OPMAKEN @
VOORWAARDEN LASTENBOEK
OFFERTES AANVRAGEN
PRIJSVERGELIJK
SECRETARISBESLISSING
> 22.000
excl BTW
VAST BUREAU
Pre-advies
COMITE
mogelijk
ADVIES
FINANCIEEL
BEHEERDER
VAST BUREAU
Pre-advies
COMITE OF VB
mogelijk
PROCEDURE
UITVOEREN
VAST BUREAU
AANGENOMEN
FACTUUR
> 22.000 excl
BTW
LASTENBOEK OPMAKEN @
OFFERTES
AANVRAGEN
VOORWAARDEN LASTENBOEK
ADVIES FINANCIEEL BEHEERDER
PRIJSVERGELIJK
Pre-advies
COMITE
mogelijk
Pre-advies
COMITE OF VB
mogelijk
VAST BUREAU
RAAD
PROCEDURE
UITVOEREN
RAAD
PROCEDURE UITVOEREN
VISUM
FINANCIEEL
BEHEERDER
VISUM FINANCIEEL BEHEERDER
VAST BUREAU
RAAD
RAAD
BESTELBON
BESTELBON
AANVRAGER & SECRETARIS
ONDERTEKENEN
MAT- lid, SECRETARIS & VOORZITTER
ONDERTEKENEN
BESTELLING OBV BESTELBON
CONTROLE LEVERING MET BB
CONTROLE FACTUUR MET BB
ALLE DOCUMENTEN NAAR SECRETARIS TER ONDERTEKENING (Factuur, Bestelbon, eventueel Prijsvergelijk of Beslissing )
SECRETARIS GEEFT ALLE DOCUMENTEN ONDERTEKEND DOOR AAN FIDI
FIDI VERWERKT EN LEGT AAN SECRETARIS EN FINANCIEEL BEHEERDER VOOR TER BETALING
* DUURZAAM: indien de aankoop voor verschillende jaren gebruikt kan worden. Vb: auto, kasten, machines, …
** NIET DUURZAAM: onmiddellijk verbruik. Vb: papier, medicatie, …
° REKENINGNUMMER ZOEKEN: zie boekhoudplan
@ Meer uitleg zie blad overheidsopdrachten
PRIJSVERGELIJK: minimum 3 prijzen. Bij voldoende aanbod, voorkeur naar Halse leveranciers.
Deze kaders vereisen een dossier in Cobra
pagina 4 van 26
OCMW Halle
2. BUDGETHOUDERSCHAP
2.1.
Raad
Het OCMW-decreet kent de bevoegdheid van budgethouder toe aan de Raad. De Raad kan
deze taak delegeren. In het OCMW van Halle geldt de huidige regel dat de Raad bevoegd is
tot 22.000 euro exclusief BTW. Deze grens is gelijk aan een vroegere grens van de wet
overheidsopdrachten én de vroegere grens voor het verlenen van een visum door de
financiële beheerder voor exploitatie-uitgaven. De grenzen van de wetgeving op de
overheidsopdrachten zijn opgetrokken en komen niet meer overeen met de huidige grenzen
in ons aankoopbeleid. Later in deze nota kan je zien dat we voor het verlenen van een visum
25.000 euro exclusief BTW als limiet waarde voorstellen (exploitatie). We stellen deze
nieuwe grens ook op als delegatie naar het Vast Bureau.
2.2.
Vast Bureau
De Raad delegeert tot 25.000 euro exclusief BTW aan het Vast Bureau. Het Vast Bureau kan
op zijn beurt ook delegeren. Zij delegeren tot 5.000 euro exclusief BTW naar de Secretaris.
Beslissingen tussen 5.000 en 25.000 euro exclusief BTW komen dus toe aan het Vast Bureau.
2.3.
Secretaris
In de huidige situatie is de Secretaris ook budgethouder. Dit is beperkt tot 5.500 euro
exclusief BTW. Dit was het bedrag van de ‘aangenomen factuur’ vóór de wetswijziging
overheidsopdrachten. Eens boven deze 5.500 euro exclusief BTW, moest er een procedure
van de wet op overheidsopdrachten gevoerd worden.
Bij de wijziging van de wet op overheidsopdrachten is het bedrag van een ‘aangenomen
factuur’ (nieuwe term ‘aanvaarde factuur’) verhoogd tot 8.500 euro exclusief BTW. Er is
geen link meer met het gedelegeerde bedrag.
Daarom wordt er een nieuw bedrag voorgesteld: 5.000 euro exclusief BTW. Dit is een ronder
bedrag én die ook de grens van investeringen aangeeft (zie later: ‘investeringsbedrag’).
Concreet betekent dit dat de Secretaris geen investeringen kan goedkeuren.
2.4.
Directeurs
De Secretaris kan op zijn beurt ook verder delegeren. Gezien de directeurs een beter zicht
hebben op de dagelijkse werking, zullen ze bestelbonnen en facturen kunnen tekenen voor
hun beleidsdomein tot 5.000 euro exclusief BTW.
Er moet wel rekening gehouden worden met horizontale budgethouderschap. Er zijn
rekeningen die beheerd worden door een ondersteunende afdeling. Zelf al hebben ze
betrekking op de beleidsdomeinen van de directeurs, is er een centraal beheer. Voorbeelden
zijn elektriciteit, water en opleidingen. Horizontale budgethouderschap zorgt voor het
behoud van een globaal overzicht. Deze rekeningen zijn uitgesloten van budgethouderschap
naar de twee directeurs toe en blijven onder de bevoegdheid van de Secretaris. De lijst vind
je in bijlage. De 6-rekeningen die je niet in de lijsten terugvindt, worden niet in beschouwing
pagina 5 van 26
OCMW Halle
genomen aangezien ze niet vallen binnen dit aankoopbeleid. We spreken hier vooral over
kosten van sociale dienst die goedgekeurd worden door het sociaal comité en
personeelskosten die goedgekeurd worden door een dubbele handtekening van de
Secretaris en de Voorzitter.
2.5.
Back-up
Als back-up hebben de directeurs de Secretaris en als back-up heeft de Secretaris het hoofd
van Bestuursondersteuning. Gezien dit hoofd momenteel secretaris waarnemend is zal de
afdelingsverantwoordelijke Kwaliteit en informatie als back-up voor haar fungeren.
2.6.
Opbrengsten
Als budgethouder ben je niet enkel verantwoordelijk voor het beheer van de uitgave, je bent
ook verantwoordelijk voor de facturatie van de dienstverlening en het opvolgen van
subsidies.
2.7.
Overschrijding budget
Indien een budgethouder geen budget ter beschikking heeft, zal hij in eerste instantie
nakijken of er een andere rekening een ‘overschot’ heeft waar hij budget kan van gebruiken
binnen het beleidsdomein. Indien er geen mogelijkheden zijn, kan hij andere budgethouders
aanspreken om budget te vragen. Dit is altijd in overleg. Advies kan aan de financiële dienst
gevraagd worden.
Overschrijdingen worden rechtgezet door middel van een aanpassing van de ramingen, een
interne kredietaanpassing of een budgetwijziging.
2.8.
Rapportering
In de huidige situatie wordt er vanaf een aankoopbedrag boven 1.250 euro exclusief btw een
secretarisbeslissing opgemaakt. We zouden in de toekomst geen aankopen meer willen
verwerken in een secretarisbeslissing (mits behoud van uitzonderingen die expliciet onder
een secretarisbeslissing vallen: vb. aanvraag van een opleiding buiten het vormingsplan). Het
ondertekenen van de bestelbon en factuur door de juiste budgethouder is voldoende in
andere gevallen.
Als budgethouder ben je verplicht minstens 1 maal per jaar te rapporteren. De volgende
rapportage is verplicht:
-
Directeurs rapporteren aan de Secretaris
Secretaris rapporteert over eigen budgethouderschap én het budgethouderschap
van de directeurs aan het Vast Bureau
Het Vast Bureau rapporteert over eigen budgethouderschap én het
budgethouderschap van de Secretaris en de directeurs aan de Raad
De Secretaris rapporteert rechtstreeks over zijn budgethouderschap aan de Raad
De directeurs rapporteren rechtstreeks over hun budgethouderschap aan de Raad
pagina 6 van 26
OCMW Halle
Vanaf 2014 is door de invoering van de BBC-wetgeving het verplicht jaarlijks een
beheersbudget en beheersrekening op te maken. Het beheersbudget omvat de toegewezen
taken en de toegewezen kredieten, de beheersrekening omvat de evaluatie.
Een simulatie van deze rapportering wordt in bijlage toegevoegd.
3. INVESTERINGSBEDRAG
Het investeringsbedrag is de lijn die getrokken wordt om een duurzaam goed al dan niet als
investering te beschouwen.
Hier verhogen we het bedrag van 3.750 euro naar 5.000 euro excl BTW voor het
minimumbedrag voor investeringen. Dit om een eenheid te vormen binnen het
aankoopbeleid en niet te veel verschillende bedragen te hanteren. 5.000 euro excl BTW is
gelijk aan het bedrag van delegatie van budgethouderschap aan de Secretaris (en later de
directeurs voor hun domein). De Secretaris en de directeurs kunnen bijgevolg nooit een
investering goedkeuren.
4. VISUM
4.1.
Categorieën die uitgesloten kunnen worden van visumverplichting
In principe zijn alle voorgenomen financiële verbintenissen van het OCMW onderworpen
aan een voorafgaande visering. Het gaat daarbij niet alleen om overheidsopdrachten, maar
ook om aanstellingen van personeel, huurcontracten, aankopen van onroerende goederen….
Het verlenen van het visum gebeurt enkel voor het vastleggen van de verbintenis en heeft
enkel betrekking op een wetmatigheids- en regelmatigheidstoezicht, dus niet over de
opportuniteit.
Volgens het besluit van de Vlaamse regering van 3/4/2009 betreffende de inwerkingtreding
van sommige bepalingen van het OCMW-decreet kunnen volgende verrichtingen door de
raad voor maatschappelijk welzijn worden uitgesloten van visumverplichting:
- De verrichtingen waarvan het bedrag niet hoger is dan het bedrag dat vastgesteld is
door de minister. Dit bedrag is geldig voor de openbare centra voor maatschappelijk
welzijn van gemeenten waarvan het inwonersaantal meer dan 35.000 inwoners
bedraagt.
- De aanstellingen waarvan de duur niet meer bedraagt dan één jaar.
Contracten van onbepaalde duur worden voor de toepassing van deze bepaling
gelijkgesteld met een aanstelling van meer dan één jaar.
Bij opeenvolgende contracten voor dezelfde functie moet de totale duur worden
aangenomen voor de toepassing van deze bepaling.
De beperking tot aanstellingen van niet meer dan één jaar geldt niet voor:
pagina 7 van 26
OCMW Halle
1/ de tewerkstelling met toepassing van artikel 60, §7, van de organieke wet van 8
juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn
2/ de tewerkstelling ter uitvoering van andere dan in het 1/ vermelde
werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden voor maximum 4 jaar in het
kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn
vermeld in hoofdstuk IV, afdeling 1, van de organieke wet van 8 juli 1976
betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn of in het kader van de
opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vermeld in artikel
8, 9 of 13, van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke
integratie.
4.2.
Categorieën die niet uitgesloten kunnen worden van visumverplichting
Daarnaast zijn er ook een aantal verrichtingen die niet kunnen uitgesloten worden van de
visumverplichting, met name:
- De aanstelling van statutaire personeelsleden
- De aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur
- De aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of
meer behoudens de uitzonderingen zoals hierboven vermeld
- De verbintenissen waarom het bedrag hoger is dan het bedrag bepaald door de
minister
- De verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en
waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan het bedrag, bepaald door de minister
- De investeringssubsidies
Daarenboven kunnen de verrichtingen die door de raad van maatschappelijk welzijn
uitgesloten zijn van de visumverplichting toch worden voorgelegd aan de financieel
beheerder voordat enige verbintenis werd aangegaan en dit om de zekerheid te bekomen
over de wettigheid van een dossier. In dat geval handelt de financieel beheerder alsof de
verrichting niet is uitgesloten van visumverplichting.
4.3.
Bedragen
Tot op heden werden alle exploitatieverrichting waarvan de grens niet hoger is dan 22.000
euro uitgesloten van de visumverplichting.
Volgens het besluit van de Vlaamse regering van 17/12/1997 betreffende de boekhouding
en de administratieve organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, dat
inwerking is tot en met 31/12/2013 kunnen in de openbare centra voor maatschappelijk
welzijn van gemeenten waarvan het inwonersaantal meer dan 35 000 inwoners bedraagt, de
verrichtingen, waarvan het bedrag niet hoger is dan 67.000 euro, belasting over de
toegevoegde waarde niet inbegrepen, door de raad voor maatschappelijk welzijn uitgesloten
worden van de visumverplichting.
pagina 8 van 26
OCMW Halle
Het besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids- en beheerscyclus zoals
gewijzigd dd. 23/11/2012 en het ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de
nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan en van de
rekeningstelsels zoals gewijzigd dd. 26/11/2012 bepalen dan weer dat volgende categorieën
van verrichtingen niet kunnen uitgesloten worden van de visumverplichting:
- De verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan 50.000 euro
- De verbintenissen waarvan de contractuele looptijd meer dan 1 jaar is en het
jaarlijkse bedrag hoger is dan 25.000 euro
Deze bepalingen zijn geldig vanaf 01/01/2014.
4.4.
Advies financieel beheerder
Het is wenselijk bepaalde categorieën van exploitatie uitgaven uit te sluiten van
visumverplichting om de goede werking van het OCMW niet in het gedrang te brengen. Het
is immers niet haalbaar om alle uitgaven te viseren voordat de verbintenis ontstaat. Daarom
wordt geadviseerd om volgende verrichtingen uit te sluiten van visumplicht:
- Alle exploitatieverrichtingen waarvan de grens niet hoger ligt dan 25.000 euro,
belasting over de toegevoegde waarde niet inbegrepen
- De aanstellingen waarvan de duur niet meer bedraagt dan één jaar.
Contracten van onbepaalde duur worden voor de toepassing van deze bepaling
gelijkgesteld met een aanstelling van meer dan één jaar.
Bij opeenvolgende contracten voor dezelfde functie moet de totale duur worden
aangenomen voor de toepassing van deze bepaling.
De beperking tot aanstellingen van niet meer dan één jaar geldt niet voor:
1/ de tewerkstelling met toepassing van artikel 60, §7, van de organieke wet van 8
juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn
2/ de tewerkstelling ter uitvoering van andere dan in het 1/ vermelde
werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden voor maximum 4 jaar in het
kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn
vermeld in hoofdstuk IV, afdeling 1, van de organieke wet van 8 juli 1976
betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn of in het kader van de
opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vermeld in artikel
8, 9 of 13, van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke
integratie.
Wettelijk gezien dient er in een aankoopdossier geen visum te worden aangevraagd voor
beslissingen aangaande het vaststellen van de gunningsvoorwaarden en het vaststellen van
het lastenboek. Het visum dient pas te worden aangevraagd als men effectief overgaat tot
gunning. Om de zekerheid te bekomen over de wettigheid van een dossier wordt
voorgesteld om alle dossiers in het kader van een overheidsopdracht (vaststelling
voorwaarden gunning, lastenboek en gunning) voor te leggen voor ‘advies’. De financieel
beheerder bekijkt het dossier en voert al een controle uit op de wet matigheid en
beschikbaarheid van budget.
pagina 9 van 26
OCMW Halle
Daarnaast kan op vraag van een afdeling, een dienst of de secretatis ook visum gevraagd
worden voor exploitatie uitgaven die lager zijn dan 25.000 euro. Ook deze dossiers zullen
behandeld worden alsof de verrichting niet is uitgesloten van visumverplichting.
4.5.
-
-
-
-
-
-
Werkwijze
Het voorafgaand visum bestaat uit een controle op het gebruik van het juiste artikel
en de beschikbaarheid van de kredieten enerzijds en uit een controle op de
wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen beslissing anderzijds.
Het visum wordt gegeven vóór het aangaan of vastleggen van de verbintenis. Het
visum is een a priori controle. Daartoe worden aan de financieel beheerder alle
ontwerpbesluiten voorgelegd die tot een verbintenis kunnen leiden, vooraleer ze
worden geagendeerd op de OCMW raad of Vast Bureau.
De aan het voorafgaand visum onderworpen dossiers worden voorbereid door de
betrokken afdelingen. Deze maken de volledige dossiers met alle relevante stukken
over. Het dossier dat ter visering wordt voorgelegd, bevat een inventaris van alle
stukken die deel uitmaken van het dossier.
Het visum blijkt uit een gedateerde verklaring aangemaakt door de financieel
beheerder in het notulenbeheerssysteem Cobra . De financieel beheerder beschikt
voor de uitoefening van deze bevoegdheid over een termijn van maximum 7
werkdagen.
In geval van te motiveren hoogdringendheid wegens onvoorziene of uitzonderlijke
omstandigheden beschikt de financieel beheerder behoudens onmogelijkheid over
een termijn van 48 uur om zijn visum te verlenen.
Deze termijnen vangen aan op het moment waarop het laatst ontbrekende stuk van
het betreffende dossier aan de financieel beheerder wordt overgemaakt.
Bij weigering van het visum neemt de financieel beheerder een uitdrukkelijke
motivering op in het notulenbeheerssysteem Cobra. De motivering wordt schriftelijk
medegedeeld aan de OCMW raad.
Visum verlenen onder voorbehoud van budgetwijziging of interne kredietaanpassing
kan wettelijk gezien niet en zal vanaf 01/01/2014 strikt worden toegepast.
Conform de bepalingen van het OCMW decreet heeft de Raad de mogelijkheid om, wanneer
de financieel beheerder aan een voorgenomen verbintenis weigert visum te verlenen, op
eigen verantwoordelijkheid een visum af te leveren. Deze handeling is onderworpen aan een
strikte procedure.
Daarnaast rapporteert de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid minstens éénmaal
per jaar aan de OCMW raad over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van
de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen.
pagina 10 van 26
OCMW Halle
5. Provisies
Om kleine betalingen of aankopen te kunnen verrichten worden er contante gelden ter
beschikking gesteld van bepaalde diensten. De aangeduide verantwoordelijken zijn
verantwoordelijk voor de bewaring en de aanwending van deze provisiegelden.
Deze provisiegelden kunnen enkel aangesproken worden in geval van dringende
noodzakelijkheid of omwille van handelsgebruiken meer bepaald contante betaling
waardoor de betaling niet gedaan kan worden via het normale betalingscircuit.
De uitgekeerde provisie wordt op eenvoudig verzoek van de verantwoordelijke en na
voorlegging van de nodige verantwoordingsstukken en goedkeuring van de secretaris of
budgethouder, door de financieel beheerder aangezuiverd tot het oorspronkelijk bedrag.
Om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen wordt er een vervanger aangeduid
die bij verhindering of afwezigheid van de verantwoordelijke instaat voor de bewaring en
aanwending van de provisiegelden.
Volgende provisies en verantwoordelijke/back-up worden voorgesteld:
Dienst
Ter
beschikking
gesteld
bedrag
Facilitaire Dienst
1.240
SF Van Koekenbeek/De 745
PASJA
SF Ten Hove
745
Mindermobielecentrale 125
Sociale dienst
375
Asielcentrum(LOI?)
375
Thuiszorg
Oke team
375
375
Dienstencentrum De
LEMOON
Woonwinkel
375
350
Verantwoordelijke voor het
beheer en de bewaring
Verantwoordelijke bij
afwezigheid van de eerste
verantwoordelijke
Afdelingshoofd FADI
Aankoper
Serviceflatsverantwoordelijke Coördinator Administratie
woonzorg
Serviceflatsverantwoordelijke Coördinator Administratie
woonzorg
Afdelingshoofd EMZ
Planner MMB
Hoofd Maatschappelijk
Coördinator Administratie
Assistent wettelijke
welzijn
dienstverlening
Hoofd Maatschappelijk
Coördinator Administratie
Assistent wettelijke
welzijn
dienstverlening
Afdelingshoofd EMZ
Planner/Coach
Coördinator Administratie
wie
woonzorg
Dienstencentrumleider De
wie
Lemoon
Coördinator Woonwinkel
wie
pagina 11 van 26
OCMW Halle
De nominatieve aanstelling gebeurt aan de hand van een secretaris beslissing. Per kwartaal
wordt er rapportage aan de secretaris voorgelegd geleverd via een secretarisbeslissing.
Het beheer van een provisie voor geringe exploitatie-uitgaven mag nooit vermengd worden
met het kasbeheer in het kader van de inning van geringe dagontvangsten.
6. Bijlagen
6.1.
Schema van het aanko opbeleid na de goedkeuring
6.2.
Lijst van de rekeningen die enkel door Secretaris beheerd worden
6.3.
Lijst van de rekeningen die door de directeurs beheerd worden
6.4.
Voorbeeld rapportage budgetho uderschap
pagina 12 van 26
OCMW Halle
De wijzigingen geven uiteindelijk een ander schema van het aankoopbeleid.
Nieuw schema:
AANKOPEN
> 5.000
excl BTW
< 5.000
excl BTW
NIET
DUURZAAM **
NIET
DUURZAAM **
DUURZAAM *
REKENINGNUMMER
61690000: ANDERE
ALGEMENE KOSTEN
6 - REKENINGNUMMER
OPZOEKEN °
DUURZAAM *
INVESTERINGSENVELOPPE
OPZOEKEN
6 - REKENINGNUMMER
OPZOEKEN °
INVESTERING
EXPLOITATIE
IS ER BUDGET VOORZIEN?
(6-REKENING) SCHERM 3.2.4.1
JA
IS ER BUDGET VOORZIEN? (2-REKINING)
INVESTERINGSENVELOPPE SCHERM 3.3.3.1
NEE
NEE
JA
< 8.500
excl BTW
8.500 - < 25.000
excl BTW
FIDI CONTACTEREN
< 250
excl btw
250 - 1.250
excl BTW
1.250- 5.000
excl BTW
5.000 - 8.500
excl BTW
8.500 - 25.000
excl BTW
AANVAARDE FACTUUR
PRIJSVERGELIJK
(ZELF BIJ
TE
HOUDEN)
PRIJSVERGELIJK
> 25.000
excl BTW
OFFERTEDOCUMENT OPMAKEN @
VOORWAARDEN LASTENBOEK
OFFERTES AANVRAGEN
PRIJSVERGELIJK
VAST BUREAU
ADVIES
FINANCIEEL
BEHEERDER
VAST BUREAU
Pre-advies
COMITE OF VB
mogelijk
VAST BUREAU
OFFERTEDOCUMENT OPMAKEN @
OFFERTES
AANVRAGEN
Pre-advies
COMITE
mogelijk
PROCEDURE
UITVOEREN
AANVAARDE
FACTUUR
> 25.000 excl
BTW
VOORWAARDEN LASTENBOEK
ADVIES FINANCIEEL BEHEERDER
PRIJSVERGELIJK
Pre-advies
COMITE
mogelijk
Pre-advies
COMITE OF VB
mogelijk
VAST BUREAU
RAAD
PROCEDURE
UITVOEREN
RAAD
PROCEDURE UITVOEREN
VISUM
FINANCIEEL
BEHEERDER
VISUM FINANCIEEL BEHEERDER
VAST BUREAU
RAAD
RAAD
BESTELBON
BESTELBON
Beleidsdomein 3 of 4?
< 5.000 euro excl BTW?
Rekeningnummer in groene lijst?
NEEN, OP EEN OF MEERDERE VRAGEN
JA, OP ALLE VRAGEN.
AANVRAGER & DIRECTEUR
ONDERTEKENEN
AANVRAGER & SECRETARIS
ONDERTEKENEN
MAT- lid, SECRETARIS & VOORZITTER
ONDERTEKENEN
BESTELLING OBV BESTELBON
CONTROLE LEVERING MET BB
CONTROLE FACTUUR MET BB
CREDIT NOTA VRAGEN BIJ VERCHIL OF FOUT
ALLE DOCUMENTEN NAAR SECRETARIS TER ONDERTEKENING (Factuur of CN, Bestelbon, eventueel Prijsvergelijk of verwijzen naar beslissing )
SECRETARIS GEEFT ALLE DOCUMENTEN ONDERTEKEND DOOR AAN FIDI
FIDI VERWERKT EN LEGT AAN SECRETARIS EN FINANCIEEL BEHEERDER VOOR TER BETALING
* DUURZAAM: i ndi en de a a nkoop voor vers chi l l ende ja ren gebrui kt ka n worden. Vb: a uto, ka s ten, ma chi nes , …
** NIET DUURZAAM: onmi ddel l i jk verbrui k. Vb: pa pi er, medi ca ti e, …
° REKENINGNUMMER ZOEKEN: zi e boekhoudpl a n
@ Meer ui tl eg zi e bl a d overhei ds opdra chten
PRIJSVERGELIJK: mi ni mum 3 pri jzen. Bi j vol doende a a nbod, voorkeur na a r Ha l s e l evera nci ers .
Deze ka ders verei s en een dos s i er i n Cobra
pagina 13 van 26
OCMW Halle
60001100
61011000
61011100
61019000
61030000
61100000
61110000
61201000
61202000
61205000
61299900
61311100
61312100
61320000
61320100
61321000
61322000
61330000
61340000
61350000
61360000
61411000
61412200
61412300
61412400
61413000
61413100
61413200
61510000
61510100
61510300
61510400
61510500
61510700
61510800
61510900
61662000
61663000
61664300
61670700
61672000
61672200
61681000
61682000
61684000
61684100
61684200
61685100
61686000
61687000
61688000
61691000
61699000
62300000
62310000
62320000
62340000
62350000
64000000
64030000
64040000
64040001
64050000
64060000
64300000
Voedingswaren en dranken bar
Huur van installaties, machines en uitrusting
Huurkosten Licentie
Andere huur en huurlasten
Herstellingskosten gebouwen
Electriciteit
Gas
Brandverzekering
Burgerlijke aansprakelijkheid
Verzekering vrijwilligers
Andere verzekeringen (computers, invordering, bewaring en ve
Dienstverplaatsingen
Kosten aankopen maaltijdcheques
Herstellingskosten installaties, machines en uitrusting
Onderhoudscontracten installaties,machines en uitrusting
Kosten van opleidingen, bijscholingen en cursussen
Kosten van opleidingen, bijscholingen en cursussen art 60
Herstellingskosten rollend materieel
Representatiekosten, kosten van interne vergaderingen
Lidgelden, documentatie en abonnementen
Inrichting examens
Sociaal secretariaat / weddecentrale
Uitgegeven catering: Dranken & Maaltijden voor verbruik
Uitgegeven catering: externe bezoekers en personeel betalend
Maaltijden en dranken voor verkoop
Uitgegeven was en linnen
Uitgegeven was en linnen: arbeidskledij
uitgegeven was en linnen van de bewoners
Veiligheid
Kosten voor duurzaamheid
Kosten van informatieveiligheid
Kosten van brandbeveiliging en signalisatie
Controle en keuringsorganismen
Kosten voor kwaliteitszorg
Huisvuil- en containerkosten
Onderhoud tuin
Kosten voor opendeurdagen
Kosten voor vrijwilligerswerking
Specifiecke kosten vrijwilligersloket (de Telefoonster)
Gerechtskosten en deurwaarders
Vergoeding juryleden
Vergoedingen voor vrijwilligers
Water
Benzine, diesel, LPG
Telefoon, telegram, telex
Abonnement kabel - TV
Abonnementskosten internet
Verzendingskosten
Bureelbenodigdheden
Aankopen informatica
Publiciteit, advertenties en eigen publicaties
Andere algemene kosten:omgevingswerken
Overige: andere leveringen en diensten
Andere personeelskosten
Verzekeringen arbeidsongevallen en beroepsziekten
Arbeidsgeneeskundige dienst
Sociaal abonnenment en sociale voordelen
Politiek verlof
Werkingsbelastingen : onroerende voorheffing
Werkingsbelastingen : onroerende voorheffing
Werkingsbelastingen : belasting op inverkeersstelling en ver
Werkingsbelastingen op inverkeerstel - wagen DC
Werkingsbelastingen : milieuheffing
Werkingsbelastingen roerende goederen ( jachtrecht)
Diverse werkingskosten
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Rekeningen van horizontale
budgethouderschap: deze worden
enkel beheert door de Secretaris
pagina 14 van 26
OCMW Halle
60002100
60002200
60002300
60002400
60003000
60004000
60004100
60004200
60101000
60102000
60103000
60104000
60105000
61000000
61012000
61203000
61204000
61311200
61311300
61311400
61324000
61370000
61371000
61419000
61510200
61510600
61661100
61661200
61664100
61664610
61664620
61664630
61664640
61664650
61664800
61670000
61670300
61670400
61670800
61672100
61679900
61690000
61692000
62330000
64811200
64811500
64816100
64816800
64810100
Farmaceutische producten en geneesmiddelen voor verkoop
Farmaceutische producten en geneesmiddelen voor verbruik
Luiers, incontinentiemateriaal
Rekeningen die beheerd worden
Ander medisch, paramedisch en verzorgingsmateriaal
door de directeurs binnen hun
Kleine benodigdheden
eigen beleidsdomein voor uitgaven
Matrassen en kussens (medisch materiaal)
kleiner dan 5.000 euro excl BTW.
Specifieke aankopen voor kiné
Specifieke aankopen voor ergo en bezigheidstherapie
Schoonmaakproducten
Klein onderhoudsmateriaal
Linnen (tafelbedding, handdoeken en andere)
Bedragen incl BTW:
Wasproducten
6% : 5.300 euro
Klein materieel
21%: 6.050 euro
Huur gebouwen
Huur van meubilair en rollend materieel
Autoverzekering
Gezondheidsverzekering bewoners
Verplaatsingskosten bejaardenhelpsters
Vergoedingen kms
Verloren ritten
Kosten van vergaderingen
Andere administratiekosten
Andere administratiekosten voortratject
Andere externe diensten
Kosten voor communicatie
Kosten voor kruispuntbank
Kosten voor animatie
Kosten animatie: Voeding
Specifiecke kosten voor werkbegeleiding
specifieke kosten voor projectwerk: tewerkstelling
specifieke kosten voor projectwerk: woonbeleid
specifieke kosten voor projectwerk: proactieve dienstverleni
specifieke kosten voor projectwerk: gezinshulp
Specifieke kosten voor projectwerk: atenneposten
Specifieke kosten CEL( SIT)
Erelonen advocaten,architecten,notaris,landmeter, experten e
Erelonen geneesheer
Erelonen geneesheer via facturatie aan de client
Erelonen kinésist/logo
Vergoeding lesgevers
Andere vergoedingen en rechten
Andere algemene kosten
andere algemene kosten : project verbeteren leefomgeving
Arbeidskledij
Financiële steun aan clienten in het kader van het K.B. van
SCP Kinderarmoede
Betaling werkingskosten aan gehuurde woningen
Werkingsbijdrage svk Webra
Leefgelden en kosten verblijf Loi
pagina 15 van 26
OCMW Halle
Onderwerp
Auteur
Doelgroep
Datum
RAPPORTAGE BUDGETHOUDERSCHAP (voorbeeld!)
Liesje Borremans
Raad
Inhoud
1.
I n l e i d i n g ............................................................................................................................................................... 17
2.
Al g e m e e n o v e r z i c h t .................................................................................................................................... 18
2 .1 .
K O S T E N ............................................................................................................................................................. 18
2 .2 .
O VE R S C H R I J DI NG E N ................................................................................................................................ 19
2 .3 .
I NVE S T E R I NG E N ........................................................................................................................................... 19
2 .4 .
O P B R E N G S T E N .............................................................................................................................................. 20
3.
R a p p o r t a ge d i r e c t e u r We l z i j n ............................................................................................................... 20
3 .1 .
K O S T E N ............................................................................................................................................................. 21
3 .2 .
O P B R E N G S T E N .............................................................................................................................................. 21
3 .3 .
AC TI E S ............................................................................................................................................................... 21
4.
4 .1 .
4 .2 .
5.
R a p p o r t a ge d i r e c t e u r Wo o n - Z o r g ...................................................................................................... 21
K O S T E N ............................................................................................................................................................. 22
O P B R E N G S T E N .............................................................................................................................................. 22
R a p p o r t a ge S e c r e t a r i s ............................................................................................................................... 23
5 .1 .
K O S T E N ............................................................................................................................................................. 23
5 .2 .
O P B R E N G S T E N .............................................................................................................................................. 24
6.
R a p p o r t a ge Va s t B u r e a u .......................................................................................................................... 25
6 .1 .
K O S T E N ............................................................................................................................................................. 25
6 .2 .
I NVE S T E R I NG E N ........................................................................................................................................... 26
pagina 16 van 26
OCMW Halle
1. Inleiding
Het budgethouderschap moet minstens één maal per jaar gerapporteerd worden. Het OCMW is vrij
in de vormgeving. Het bevat minimaal de taken en het gedeelte van het budget die aan de
budgethouder toegewezen worden.
Deze rapportage bevat zowel een strategische als een financiële opvolging.
De volgende zaken moeten in acht genomen worden om de rapportages goed te kunnen
interpreteren:
De regels rond budgethouderschap werden beslist in de Raad van 05/05/2014.
De rapportage is gebaseerd op boekingen vanuit het boekhoudsysteem NH Client. De
inningen en betalingen staan hier los van. Daarvoor blijft de financieel beheerder
verantwoordelijk en dit wordt er apart gerapporteerd.
De secretaris en de financiële dienst kijken erop toe dat de regels rond aankoopbeleid
worden opgevolgd zoals beslist in de Raad.
De facturen worden in het boekhoudsysteem geboekt inclusief BTW. Om de link te maken
met budgethouderschap, die bedragen hanteert exclusief BTW, is er een herberekening
nodig. Het is niet mogelijk om de BTW percentages per factuur te achterhalen in ons
boekhoudsysteem aangezien deze niet geregistreerd worden. Daarom is gekozen om 21%
BTW stelselmatig toe te passen.
Timing speelt een belangrijke rol bij de opvolging en interpretatie van de cijfers. Facturen
worden bijvoorbeeld pas de maand later opgemaakt en zitten met een ‘achterstand’ op de
realiteit. Op het einde van het jaar wordt pas het totale plaatje duidelijk.
pagina 17 van 26
OCMW Halle
2. Algemeen overzicht
2.1.
KOSTEN
Deze tabel geeft een globaal overzicht weer van de gebudgetteerde exploitatiekosten (met
eventuele wijzigingen hieraan) en de geregistreerde kosten per budgethouder.
Initieel budget: Dit is het initieel goedgekeurde budget
Budgetraming, budget aanpassingen en budgetwijzigingen: dit zijn de drie mogelijke
vormen van aanpassingen aan het budget.
Totaal budget: dit is het beschikbare budget na de aanpassingen.
VB/Raad: dit zijn de uitgaven boven 5.000 euro exclusief BTW die onder het
budgethouderschap vallen van het Vast Bureau of de Raad.
Secretaris: dit zijn de uitgaven goedgekeurd door de secretaris als budgethouder
Directeurs: dit zijn de uitgaven goedgekeurd door de directeurs als budgethouder
Loon, LL en andere: Dit zijn voornamelijk de uitgaven die onder de kostengroepen 62 en
64 vallen. 62 zijn de loonkosten en 64 zijn de sociale steunen.
Totaal aangewend: dit is het totaal van de gekende uitgaven, ingegeven in het
boekhoudsysteem.
%: Dit is het % van het budget dat al is aangewend/opgebruikt
Beschikbaar: Dit is het budget dat nog ter beschikking staat voor toekomstige uitgaven.
Beleidsdomein BItem
1 ALGFIN
00300
00400
00500
2 OD
01000
01100
01110
01120
01140
01192
01193
3 AB
09000
09010
09030
09040
09091
09092
09093
09301
09302
4 KL
09430
09460
09481
09482
09491
09492
09493
09500
09501
09502
09521
09522
09530
Eindtotaal
Omschr. BItem
Financiële aangelegenheden
Transacties in verband met de openbare schuld
Patrimonium zonder maatschappelijk doel
Politieke organen
Secretariaat
Fiscale en financiële dienst
Personeelsdienst en vorming
Organisatiebeheersing
Facilitaire diensten
Centrale keuken
Sociale bijstand
Voorschotten
Lokale opvanginitatieven voor asielzoekers
Activering van tewerkstelling
BHV Budgetbeheer
Administratie
Energie
Intergemeentelijk woonbeleid
Woonwinkel
Gezinshulp
Thuisbezorgde maaltijden
Dienstencheques
Aanvullende thuiszorg
MMC Mindermobiele centrale
MMB Minimobielebus
Oppas
Ouderwoningen
De Lemoon
De Pasja
Ten Hove
Vankoekenbeek
Woon-en zorgcentra
Initieel
Budgetbudget
raming
88.600
173.674
6.300
162.546
507.338
335.255
341.529
174.536
1.302.236
656.493
2.776.304
20.500
412.213
722.499
293.413
224.609
13.466
168.196
192.157
1.813.489
109.050
543.455
809.156
20.800
10.100
1.100
46.350
200.785
157.389
241.048
388.151
3.879.392
16.792.126
BudgetBudgetaanpassing wijziging
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Loon, LL en
Totaal
Vast
andere
Totaal
Budget
Bureau
Secretaris Directeurs zonder BB aangewend %
Beschikbaar
0
88.600
0
533
0
34
568
1%
88.032
0
173.674
0
0
0
25
25
0%
173.649
0
6.300
0
0
0
0
0
0%
6.300
0
162.546
0
837
0
20.837
21.674 13%
140.872
0
507.338
27.961
26.359
0
48.353
102.674 20%
404.664
0
335.255
1.369
805
0
93.751
95.924 29%
239.331
0
341.529
1.565
2.497
0
72.301
76.363 22%
265.166
0
174.536
782
1.519
0
41.751
44.052 25%
130.484
0 1.302.236
27.125
45.376
0
164.590
237.091 18%
1.065.145
0
656.493
8.201
2.890
0
111.461
122.551 19%
533.942
0 2.776.304
10.000
10.850
-6.139
527.509
542.220 20%
2.234.084
0
20.500
0
0
0
6.715
6.715 33%
13.785
0
412.213
0
1.771
33.989
50.272
86.032 21%
326.181
0
722.499
7.109
1.575
15
77.850
86.549 12%
635.950
0
293.413
0
982
0
56.210
57.192 19%
236.220
0
224.609
0
25
0
40.074
40.100 18%
184.509
0
13.466
0
5
0
4.166
4.171 31%
9.295
0
168.196
0
496
0
23.185
23.681 14%
144.514
0
192.157
0
2.160
23.436
18.388
43.984 23%
148.173
0 1.813.489
18.239
8.657
1.054
284.908
312.858 17%
1.500.631
0
109.050
0
2
0
0
2
0%
109.048
0
543.455
0
5.378
0
74.607
79.984 15%
463.470
0
809.156
11.309
3.317
0
112.851
127.476 16%
681.680
0
20.800
0
405
995
0
1.400
7%
19.400
0
10.100
0
726
1.376
0
2.102 21%
7.998
0
1.100
0
536
0
0
536 49%
564
0
46.350
0
6.437
0
345
6.782 15%
39.568
0
200.785
0
3.256
375
28.345
31.976 16%
168.808
0
157.389
0
2.303
865
10.074
13.242
8%
144.147
0
241.048
0
8.934
574
39.320
48.828 20%
192.220
0
388.151
0
17.389
128
30.963
48.479 12%
339.672
0 3.879.392
60.414
34.560
28.375
551.692
675.042 17%
3.204.349
0 16.792.126
174.072 190.580
85.043 2.490.579
2.940.273 18% 13.851.853
pagina 18 van 26
OCMW Halle
2.2.
OVERSCHRI JDI NGEN
De onderstaande tabel geeft weer hoeveel overschrijdingen geregistreerd zijn. Ons
boekhoudsysteem zal het opmaken van een bestelbon weigeren als er niet voldoende budget is,
daar is een automatische controle op. Aan de financiële dienst kan gevraagd worden om het budget
te laten overschrijden met een bepaalde som. De financiële dienst houdt deze bij en verwerkt dit
later via een aanpassing van de budgetraming, budgetaanpassing of budgetwijziging. Daar zal ook
per aanpassingen een uitleg gegeven worden van de rede tot overschrijding. Na goedkeuring van
het Vast Bureau of de Raad zullen de aanpassingen zichtbaar zijn in de overzichtstabel tabel in 2.1:
kolommen 2,3 en 4.
Beleidsdomein
BItem
1 ALGFIN 00300
2 OD
01100
01110
01192
3 AB
09000
09091
09301
09302
4 KL
09430
09481
09482
09500
09501
09521
09522
09530
Eindtotaal
2.3.
Omschr. BItem
Financiële aangelegenheden
Secretariaat
Fiscale en financiële dienst
Facilitaire diensten
Sociale bijstand
BHV Budgetbeheer
Intergemeentelijk woonbeleid
Woonwinkel
Gezinshulp
Dienstencheques
Aanvullende thuiszorg
Ouderwoningen
De Lemoon
Ten Hove
Vankoekenbeek
Woon-en zorgcentra
Overschrijdbaar
Tot.Budg.
X
300
X
440
X
3.247
X
300
X
50
X
11.766
X
0
X
0
X
350
X
0
X
433
X
3.050
X
0
X
4.003
X
890
X
0
24.829
INVESTERI NGEN
Deze tabel geeft aan welke investeringsbudgetten voorzien zijn.
Het initieel budget, de wijzigingen eraan en het definitief budget staan in de eerste drie kolommen.
Het ‘verbruik’ geeft aan welke budgetten gereserveerd zijn. Het verschil is het beschikbare budget.
Deze kan nog aangewend worden om de projecten te realiseren. De laatste kolom geeft het %
weer van het opgebruikte budget.
Beleidsdomein
2 OD
2 OD
2 OD
2 OD
2 OD
2 OD
2 OD
2 OD
3 AB
3 AB
4 KL
Eindtotaal
BItem
01192
01192
01192
01192
01192
01192
01192
01193
09000
09030
09521
Omschr. BItem
Facilitaire diensten
Facilitaire diensten
Facilitaire diensten
Facilitaire diensten
Facilitaire diensten
Facilitaire diensten
Facilitaire diensten
Centrale keuken
Sociale bijstand
Lokale opvanginitatieven voor asielzoekers
Ten Hove
Oms Subproj
Ipads
Kasten en stoelen
Printer
Server
Tefelooncentrale
Wagens
Wireless
verbeteringswerken keuken
Sociaal Huis
Pastorij Buizingen
Ten Hove
Initieel budget
Totaal herziening
6.000
5.000
15.532
31.064
82.480
30.000
48.241
125.849
1.000.000
154.417
400.000
1.898.582
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Budget
Verbruik
Beschikbaar
%
6.000
5.922
78 99%
5.000
0
5.000 0%
15.532
0
15.532 0%
31.064
0
31.064 0%
82.480
0
82.480 0%
30.000
8.621
21.379 29%
48.241
0
48.241 0%
125.849
0
125.849 0%
1.000.000
57.677
942.323 6%
154.417
0
154.417 0%
400.000
0
400.000 0%
1.898.582
72.220
1.826.362 4%
pagina 19 van 26
OCMW Halle
2.4.
OPBRENGSTEN
Langs de zijde van de opbrengsten, geven we het volgende weer:
Initieel budget: Dit is het initieel goedgekeurd budget
Budgetraming, budget aanpassingen en budgetwijzigingen: dit zijn de drie mogelijke
vormen van aanpassingen aan het budget.
Totaal budget: dit is het beschikbare budget na de aanpassingen
Facturatie: dit zijn de uitgaande facturen naar onze klanten. Voornamelijk gaat dit over de
dienstverlening in het beleidsdomein Kwalitatief Leven.
Subsidies & recuperaties: Dit zijn de subsidies waar we recht op hebben, de gemeentelijke
bijdragen, het gemeentefonds en de recuperaties van de sociale dienstverlening.
Andere: alle andere inkomsten, zoals financiële inkomsten.
Totaal aangewend: dit is het totaal van de gekende ontvangsten, ingegeven in het
boekhoudsysteem.
%: Dit is het % van het budget dat al is aangewend/ingegeven.
Nog op te maken: Dit is de som van ontvangsten die nog geregistreerd/opgemaakt moeten
worden.
Beleidsdomein
1 OD
BItem
01000
01100
01110
01120
01140
01192
01193
2 ALGFIN
00100
00300
00500
3 AB
09000
09010
09030
09040
09091
09092
09093
09301
09302
4 KL
09430
09460
09481
09482
09491
09492
09493
09500
09501
09502
09521
09522
09530
Eindtotaal
Omschr. BItem
Politieke organen
Secretariaat
Fiscale en financiële dienst
Personeelsdienst en vorming
Organisatiebeheersing
Facilitaire diensten
Centrale keuken
Algemene overdrachten tss de verschillende niveaus
Financiële aangelegenheden
Patrimonium zonder maatschappelijk doel
Sociale bijstand
Voorschotten
Lokale opvanginitatieven voor asielzoekers
Activering van tewerkstelling
BHV Budgetbeheer
Administratie
Energie
Intergemeentelijk woonbeleid
Woonwinkel
Gezinshulp
Thuisbezorgde maaltijden
Dienstencheques
Aanvullende thuiszorg
MMC Mindermobiele centrale
MMB Minimobielebus
Oppas
Ouderwoningen
De Lemoon
De Pasja
Ten Hove
Vankoekenbeek
Woon-en zorgcentra
Initieel
Budget- BudgetBudgetSubsidies &
Totaal
Nog op te
Budget
raming aanpassing wijziging Totaal Budget Facturatie recuperaties andere aangewend %
maken
15.766
0
0
0
15.766
0
960
0
960 6%
14.806
1.056
0
0
0
1.056
0
147
0
147 14%
909
2.599
0
0
0
2.599
6
213
30
249 10%
2.350
1.473
0
0
0
1.473
0
239
0
239 16%
1.234
6.736
0
0
0
6.736
0
2.556
0
2.556 38%
4.180
5.192
0
0
0
5.192
0
670
0
670 13%
4.523
3.529
0
0
0
3.529
0
570
0
570 16%
2.959
6.989.701
0
0
0
6.989.701
0
1.632.000
0
1.632.000 23% 5.357.701
30.000
0
0
0
30.000
0
0
159
159 1%
29.841
18.975
0
0
0
18.975
0
0
0
0 0%
18.975
1.628.234
0
0
0
1.628.234
0
114.511
0
114.511 7% 1.513.723
20.500
0
0
0
20.500
0
0
0
0 0%
20.500
350.344
0
0
0
350.344
1.670
95
0
1.765 1%
348.578
420.687
0
0
0
420.687
0
125
0
125 0%
420.561
151.289
0
0
0
151.289
0
183
0
183 0%
151.107
1.007
0
0
0
1.007
0
128
0
128 13%
879
123
0
0
0
123
0
20
0
20 16%
103
130.736
0
0
0
130.736
0
114
0
114 0%
130.622
138.826
0
0
0
138.826
5.055
28.615
0
33.670 24%
105.157
1.395.885
0
0
0
1.395.885
21.411
278.449
0
299.861 21% 1.096.024
225.100
0
0
0
225.100
19.097
0
0
19.097 8%
206.003
393.238
0
0
0
393.238
0
38.630
0
38.630 10%
354.608
198.585
0
0
0
198.585
16.508
3.573
0
20.081 10%
178.504
17.620
0
0
0
17.620
1.170
0
0
1.170 7%
16.450
6.500
0
0
0
6.500
850
0
0
850 13%
5.650
7.200
0
0
0
7.200
411
0
0
411 6%
6.789
99.800
0
0
0
99.800
24.329
276
0
24.605 25%
75.195
52.737
0
0
0
52.737
6.143
755
0
6.898 13%
45.839
160.664
0
0
0
160.664
15.165
7.470
0
22.635 14%
138.030
135.838
0
0
0
135.838
21.398
240
0
21.638 16%
114.200
331.088
0
0
0
331.088
54.803
183
0
54.986 17%
276.103
4.283.424
0
0
0
4.283.424
169.114
296.465
0
465.579 11% 3.817.845
17.224.453
0
0
0
17.224.453
357.131
2.407.185
189
2.764.505 16% 14.459.947
pagina 20 van 26
OCMW Halle
3. Rapportage directeur Welzijn
3.1.
KOSTEN
De directeurs hebben voor hun beleidsdomein een bevoegdheid tot 5.000 euro exclusief BTW voor
de rekeningen die het principe van verticale budgethouderschap volgen. In de kolom ‘totaal
budget’ kan geen onderscheid gemaakt worden voor uitgaven groter of kleiner dan 5.000 euro
exclusief BTW. Het is niet op voorhand geweten of een kost boven of onder dat bedrag zal vallen.
Bij de tweede kolom ‘totale uitgave’ is dit wel mogelijk. Dit kan een licht vertekend beeld geven in
‘saldo’. Het is aan te raden om het globaal overzicht (2.1.) altijd in het achterhoofd te houden.
BItem
09000
09030
09040
09091
09301
09302
Eindtotaal
3.2.
Omschr. BItem
Sociale bijstand
Lokale opvanginitatieven voor asielzoekers
Activering van tewerkstelling
BHV Budgetbeheer
Intergemeentelijk woonbeleid
Woonwinkel
Totaal Budget Totale uitgave
30.150
-6.139
132.150
33.989
10.400
15
3.200
0
2.400
0
88.150
23.436
266.450
51.301
Saldo
36.289
98.161
10.385
3.200
2.400
64.714
215.149
%
-20%
26%
0%
0%
0%
27%
19%
OPBRENGSTEN
Voor opbrengsten is geen limiet ingesteld. De directeurs zorgen ervoor dat hun facturatie en
recuperaties opgemaakt worden en hun subsidies geregistreerd worden.
BItem
09000
09010
09030
09040
09091
09092
09093
09301
09302
Eindtotaal
3.3.
Omschr. BItem
Sociale bijstand
Voorschotten
Lokale opvanginitatieven voor asielzoekers
Activering van tewerkstelling
BHV Budgetbeheer
Administratie
Energie
Intergemeentelijk woonbeleid
Woonwinkel
Totaal
Totaal Budget opbrengsten Saldo
1.628.234
114.511 1.513.723
20.500
0
20.500
350.344
1.765 348.578
420.687
125 420.561
151.289
183 151.107
1.007
128
879
123
20
103
130.736
114 130.622
138.826
33.670 105.157
2.841.746
150.516 2.691.230
%
7%
0%
1%
0%
0%
13%
16%
0%
24%
5%
ACTI ES
Hier worden de specifieke acties weergegeven die de directeur binnen zijn beleidsdomein heeft.
BItem
Omschr. BItem
09040
Activering van tewerkstelling
Eindtotaal
Initieel
Totaal
BeschikBudget
Herzieningen Budget
Uitgaven baar
10.000
0
10.000
0
10.000
10.000
0
10.000
0
10.000
pagina 21 van 26
OCMW Halle
4. Rapportage directeur Woon-Zorg
4.1.
KOSTEN
De directeurs hebben voor hun beleidsdomein een bevoegdheid tot 5.000 euro exclusief BTW voor
de rekeningen die het principe van verticale budgethouderschap volgen. In de kolom ‘totaal
budget’ kan geen onderscheid gemaakt worden voor uitgaven groter of kleiner dan 5.000 euro
exclusief BTW. Het is niet op voorhand geweten of een kost boven of onder dat bedrag zal vallen.
Bij de tweede kolom ‘totale uitgave’ is dit wel mogelijk. Dit kan een licht vertekend beeld geven in
‘saldo’. Het is aan te raden om het globaal overzicht (2.1.) altijd in het achterhoofd te houden.
BItem
09430
09460
09482
09491
09492
09500
09501
09502
09521
09522
09530
Eindtotaal
4.2.
Omschr. BItem
Gezinshulp
Thuisbezorgde maaltijden
Aanvullende thuiszorg
MMC Mindermobiele centrale
MMB Minimobielebus
Ouderwoningen
De Lemoon
De Pasja
Ten Hove
Vankoekenbeek
Woon-en zorgcentra
Totaal Budget Totale uitgave
14.460
1.054
450
0
3.950
0
14.500
995
3.550
1.376
3.750
0
18.050
375
23.000
865
18.550
574
2.800
128
255.269
28.375
358.329
33.742
Saldo
%
13.406 7%
450 0%
3.950 0%
13.505 7%
2.174 39%
3.750 0%
17.675 2%
22.136 4%
17.976 3%
2.672 5%
226.894 11%
324.587 9%
OPBRENGSTEN
Voor opbrengsten is geen limiet ingesteld. De directeurs zorgen ervoor dat hun facturatie en
recuperaties opgemaakt worden en hun subsidies geregistreerd worden.
BItem
09430
09460
09481
09482
09491
09492
09493
09500
09501
09502
09521
09522
09530
Eindtotaal
Omschr. BItem
Gezinshulp
Thuisbezorgde maaltijden
Dienstencheques
Aanvullende thuiszorg
MMC Mindermobiele centrale
MMB Minimobielebus
Oppas
Ouderwoningen
De Lemoon
De Pasja
Ten Hove
Vankoekenbeek
Woon-en zorgcentra
Totaal
Totaal Budget opbrengsten Saldo
%
1.395.885
299.861 1.096.024 21%
225.100
19.097 206.003 8%
393.238
38.630 354.608 10%
198.585
20.081 178.504 10%
17.620
1.170
16.450 7%
6.500
850
5.650 13%
7.200
411
6.789 6%
99.800
24.605
75.195 25%
52.737
6.898
45.839 13%
160.664
22.635 138.030 14%
135.838
21.638 114.200 16%
331.088
54.986 276.103 17%
4.283.424
465.579 3.817.845 11%
7.307.679
976.440 6.331.239 13%
pagina 22 van 26
OCMW Halle
5. Rapportage Secretaris
5.1.
KOSTEN
Deze tabel geeft de budgethouderschap weer over de ondersteunende diensten. Alle kosten zijn
hierin opgenomen, behalve als de uitgaven groter is dan 5.000 euro exclusief BTW.
BItem
00300
00500
01000
01100
01110
01120
01140
01192
01193
Eindtotaal
Omschr. BItem
Financiële aangelegenheden
Patrimonium zonder maatschappelijk doel
Politieke organen
Secretariaat
Fiscale en financiële dienst
Personeelsdienst en vorming
Organisatiebeheersing
Facilitaire diensten
Centrale keuken
Totaal Budget Totale uitgave
300
533
6.300
0
1.550
837
271.300
26.359
7.273
805
56.190
2.497
89.408
1.519
524.000
45.376
64.807
2.890
1.021.127
80.816
Saldo
%
-233 178%
6.300
0%
713 54%
244.941 10%
6.468 11%
53.692
4%
87.889
2%
478.623
9%
61.917
4%
940.311
8%
Deze onderstaande tabel geeft de budgethouderschap weer over de rekeningen die specifiek als
horizontale budgethouderschap benoemd zijn. Dit zijn rekeningen die globaal beheerd worden door
de ondersteunende diensten zelf al hebben ze betrekking op de beleidsitems van de directeurs. Dit
ook telkens kleiner dan 5.000 euro exclusief BTW per transactie.
BItem
09000
09030
09040
09091
09092
09093
09301
09302
09430
09460
09481
09482
09491
09492
09493
09500
09501
09502
09521
09522
09530
Eindtotaal
Omschr. BItem
Sociale bijstand
Lokale opvanginitatieven voor asielzoekers
Activering van tewerkstelling
BHV Budgetbeheer
Administratie
Energie
Intergemeentelijk woonbeleid
Woonwinkel
Gezinshulp
Thuisbezorgde maaltijden
Dienstencheques
Aanvullende thuiszorg
MMC Mindermobiele centrale
MMB Minimobielebus
Oppas
Ouderwoningen
De Lemoon
De Pasja
Ten Hove
Vankoekenbeek
Woon-en zorgcentra
Totaal Budget Totale uitgave Saldo
29.769
10.850
18.919
7.134
1.771
5.362
19.361
1.575
17.786
4.776
982
3.794
2.002
25
1.976
553
5
548
7.590
496
7.095
18.358
2.160
16.197
73.634
8.657
64.977
108.600
2 108.598
13.117
5.378
7.739
34.802
3.317
31.486
6.300
405
5.895
6.550
726
5.824
1.100
536
564
38.100
6.437
31.663
43.384
3.256
40.128
79.643
2.303
77.339
86.757
8.934
77.824
93.102
17.389
75.713
731.797
34.560 697.237
1.406.429
109.764 1.296.665
%
36%
25%
8%
21%
1%
1%
7%
12%
12%
0%
41%
10%
6%
11%
49%
17%
8%
3%
10%
19%
5%
8%
pagina 23 van 26
OCMW Halle
5.2.
OPBRENGSTEN
Naast de ondersteuning van de opvolging van de inkomsten voor de beleidsdomeinen Armoede
bestrijden en Kwalitatief Leven, zal de secretaris ook de inkomsten van de ondersteunende
diensten opvolgen. De grootste inkomsten zijn de gemeentelijke bijdragen en het gemeentefonds.
BItem
00100
00300
00500
01000
01100
01110
01120
01140
01192
01193
Eindtotaal
Omschr. BItem
Algemene overdrachten tss de verschillende niveaus
Financiële aangelegenheden
Patrimonium zonder maatschappelijk doel
Politieke organen
Secretariaat
Fiscale en financiële dienst
Personeelsdienst en vorming
Organisatiebeheersing
Facilitaire diensten
Centrale keuken
Totaal
Totaal
opbrengste
Budget
n
Saldo
6.989.701
1.632.000 5.357.701
30.000
159
29.841
18.975
0
18.975
15.766
960
14.806
1.056
147
909
2.599
249
2.350
1.473
239
1.234
6.736
2.556
4.180
5.192
670
4.523
3.529
570
2.959
7.075.027
1.637.548 5.437.479
%
23%
1%
0%
6%
14%
10%
16%
38%
13%
16%
23%
pagina 24 van 26
OCMW Halle
6. Rapportage Vast Bureau
6.1.
KOSTEN
Voor de rapportage over het budgethouderschap van het Vast Bureau geven we niet weer hoeveel
budget dit orgaan ter beschikking heeft. Dit budget staat volledig bij de directeurs en de secretaris
vermeld. Het hangt af van de som van de uitgaven om te bepalen wie bevoegd is. Sommen groter
dan 5.000 euro exclusief BTW komen toe aan het Vast Bureau. Sommen groter dan 25.000 euro
exclusief BTW, komen toe aan de Raad.
Het is zeer moeilijk om in ons boekhoudsysteem een split te maken tussen de bevoegdheden van
het Vast Bureau en de Raad. Vooral als we spreken over uitgaven die verschillende facturen bevat
of uitgaven die over verschillende jaren lopen. Het is pas op het einde van het jaar dat we een
mogelijkheid zijn om dit min of meer te simuleren.
We geven in de volgende tabellen weer wat de totale kosten zijn van de uitgaven groter dan 5.000
euro exclusief BTW. (per transactie)
BItem
01100
01110
01120
01140
01192
01193
09000
09040
09430
09482
09530
Eindtotaal
Omschr. BItem
Secretariaat
Fiscale en financiële dienst
Personeelsdienst en vorming
Organisatiebeheersing
Facilitaire diensten
Centrale keuken
Sociale bijstand
Activering van tewerkstelling
Gezinshulp
Aanvullende thuiszorg
Woon-en zorgcentra
Totaal
27.961
1.369
1.565
782
27.125
8.201
10.000
7.109
18.239
11.309
60.414
174.072
Een overzicht per leverancier kan ook meer inzicht geven over de grote uitgaven van het OCMW.
Leveranciers
ARGINA
CAW DELTA VZW
ESSEC TELECOM SYSTEM
ETHIAS GEMEEN RECHT
ETHIAS N.V.
ISS N.V.
LOGINS
MIXT-ICS/ TELENET
TIJM & KORIANDER
VLAAMSE STEDEN & GEMEENTEN
Eindtotaal
Aantal
Totaal
1
7.079
1 10.000
1
7.963
11 79.233
2 18.631
2 17.793
1
6.812
1
6.585
2 10.486
1
9.490
23 174.072
pagina 25 van 26
OCMW Halle
6.2.
INVESTERI NGEN
Hier kunnen we een opsplitsing weergeven tussen de bevoegdheden van de Raad en het Vast
bureau omdat het aantal dossiers beperkt is.
De volgende uitgaven zijn op basis van een beslissing van het Vast Bureau:
Aankoop van Ipads voor 5.922 euro inclusief BTW
Ombouw van de mindermobile wagen voor 8.621 euro inclusief BTW
De andere uitgaven werden op basis van beslissingen van de Raad genomen:
Uitgaven voor Sociaal Huis: kosten architecten voor 57.677 euro inclusief BTW.
Uitleg over de tabel kan je vinden bij punt 2.3.
Beleidsdomein
2 OD
2 OD
2 OD
2 OD
2 OD
2 OD
2 OD
2 OD
3 AB
3 AB
4 KL
Eindtotaal
BItem
01192
01192
01192
01192
01192
01192
01192
01193
09000
09030
09521
Omschr. BItem
Facilitaire diensten
Facilitaire diensten
Facilitaire diensten
Facilitaire diensten
Facilitaire diensten
Facilitaire diensten
Facilitaire diensten
Centrale keuken
Sociale bijstand
Lokale opvanginitatieven voor asielzoekers
Ten Hove
Oms Subproj
Ipads
Kasten en stoelen
Printer
Server
Tefelooncentrale
Wagens
Wireless
verbeteringswerken keuken
Sociaal Huis
Pastorij Buizingen
Ten Hove
Initieel budget
Totaal herziening
6.000
5.000
15.532
31.064
82.480
30.000
48.241
125.849
1.000.000
154.417
400.000
1.898.582
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Budget
Verbruik
Beschikbaar
%
6.000
5.922
78 99%
5.000
0
5.000 0%
15.532
0
15.532 0%
31.064
0
31.064 0%
82.480
0
82.480 0%
30.000
8.621
21.379 29%
48.241
0
48.241 0%
125.849
0
125.849 0%
1.000.000
57.677
942.323 6%
154.417
0
154.417 0%
400.000
0
400.000 0%
1.898.582
72.220
1.826.362 4%
pagina 26 van 26

Download Report