Ontwerp-Programmabegroting 2015-2018 - Ewab

Bijlage 3
Regionaal Historisch Centrum (RHC)
Zuidoost Utrecht
Ontwerp-Programmabegroting 2015-2018
1
Inhoudsopgave
Voorwoord
p. 3
1
Inleiding
- Algemeen
- Bezuinigingstaakstelling
- Programmabegroting en Kadernota
- Indeling en opzet begroting 2015 (leeswijzer)
p. 3-5
p. 3
p. 3-4
p. 5
p. 5
2
Financiële begroting
- Inleiding
- Begrotingskader
- Resultaten
p. 6-9
p. 6
p. 6-7
p. 7-9
3
Programmaplan
- Doel en taken van het RHC
- Programma 1: Beheer en behoud
- Programma 2: Toezicht en advisering
- Programma 3: Dienstverlening en cultuureducatie
p. 10-17
p. 10
p. 10-14
p. 14-16
p. 17-18
4
Paragrafen
- Inleiding
- Weerstandsvermogen
- Onderhoud kapitaalgoederen
- Financiering en treasury
- Bedrijfsvoering
- Verbonden partijen
- Grondbeleid
p. 19-20
p. 19
p. 19
p. 19
p. 19
p. 20
p. 20
p. 20
5
Vaststellingsbesluit
p. 21
Bijlage 1. Specificatie van de kosten
p. 22
Bijlage 2. Verdeelsleutels
p. 23-24
Bijlage 3. Overzicht reserves
p. 25
Foto voorblad:
De noordwesthoek van de archiefbewaarplaats met het beeldmerk van het RHC
Zuidoost Utrecht in Wijk bij Duurstede
(foto W.R. Leeman, maart 2011)
2
Voorwoord
Voor u ligt de ontwerp-programmabegroting 2015 van het Regionaal Historisch
Centrum (RHC) Zuidoost Utrecht, zoals deze op 23 april 2014 aan het bestuur ter
vaststelling is aangeboden.
De uitbreiding van het samenwerkingsverband met de gemeente Vianen vanaf 1
januari 2014 heeft uiteraard ook gevolgen voor de financiën en activiteiten in 2015.
________________
Hoofdstuk 1: Inleiding
- Algemeen
Als speerpunten voor het begrotingsjaar 2015 kunnen worden genoemd:
het verbeteren van de digitale toegankelijkheid van de archieven en collecties
en het wegwerken van de achterstanden;
- het uitbreiden van de informatie op de eigen website van het RHC;
- de verdere planmatige verwerving van lokale kerkarchieven en de organisatie
van een themabijeenkomst voor de eigenaren van particuliere archieven op
het gebied van sport, cultuur, toerisme en evenementen in de regio;
- het bieden van duidelijkheid aan het bestuur over het resterende
restauratiebudget voor het herstel van de waterschade, gekoppeld aan een
voorstel voor een schade-inventarisatie en het herstel van de andere
archieven;
- het verschaffen van duidelijkheid over de inrichting van een gezamenlijk edepot voor de RHC’s in de provincie, de omvang van de digitale bestanden
die in het e-depot worden opgeslagen alsook de jaarlijkse aanwas en de
bijdragen in de kosten van een e-depot;
- het organiseren van enkele kaartententoonstellingen samen met de musea en
oudheidkamers in het werkgebied, waaraan het RHC ook een financiële
bijdrage levert uit de 2% winstopslagreserve.
Meer over deze speerpunten en de overige activiteiten in 2015 vindt u in het
programmaplan (hoofdstuk 3).
-
- Bezuinigingstaakstelling
Om te voldoen aan de bezuinigingstaakstelling van 5% heeft het Algemeen Bestuur
op 23 juni 2011 besloten om in de jaren 2012, 2013 en 2014 de deelnemersbijdragen
met 5% van de jaaromzet van 2010, zijnde € 17.000, te verlagen door daarvoor
ondermeer het vrij aanwendbare deel van de algemene reserve te gebruiken. Bij de
eerste begrotingswijziging 2012 is deze onttrekking uit de algemene reserve op
aangeven van de provinciaal toezichthouder omgezet in een onderbouwde stelpost,
om aan de wettelijke voorschriften te voldoen. Deze stelpost is voor een deel
concreet ingevuld door structureel te bezuinigen op inhuur van personeel (ca
€ 6.000).
Het restant wordt vanaf 1 april 2014 ingevuld door de personeelsformatie van 5,6 fte
met 0,6 fte te verlagen tot 5 fte. De functie van studiezaalmedewerker wordt, na
3
pensionering van de huidige bekleder, van 1 fte teruggebracht naar 0, 4 fte. Daarmee
wordt tevens een deel van de verhogingen voor ondermeer personeels- en
huurkosten gecompenseerd.
Alleen op deze wijze is het mogelijk om in de komende jaren de financiële bijdragen
van de gemeenten aan het RHC niet noemenswaardig te laten stijgen èn de schade
voor het RHC en zijn klanten zoveel mogelijk te beperken. Met deze maatregelen is
de rek wel volledig uit de organisatie.
Het bestuur van het RHC Zuidoost Utrecht heeft ervoor gekozen om de financiële
ruimte die is ontstaan door de uitbreiding van het samenwerkingsverband met de
gemeente Vianen vanaf 2014, niet in te zetten voor een verlaging van de bijdragen
van de deelnemers, maar voor het compenseren van de doorgevoerde bezuinigingen
op de toch al krappe personeelsformatie, die zo kwantitatief op sterkte kan blijven,
alsmede voor het verbeteren van de kwaliteit van de kleine en dus kwetsbare
organisatie. Dankzij het efficiencyvoordeel van de schaalvergroting zou het mogelijk
moeten zijn om de doelen uit het Beleidsplan 2013-2018 te handhaven en binnen de
Programmabegroting 2015-2018 te blijven.
Voor de algemene dienstverlening van de Gemeente Wijk bij Duurstede aan het RHC
is in het voorjaar van 2012 een dienstverleningsovereenkomst opgesteld, die op 7
mei 2012 door het Algemeen Bestuur van het RHC is goedgekeurd. Deze
overeenkomst voorziet in een daling van de overhead- en advieskosten vanaf 2013
met circa € 11.360 van € 68.900 naar € 57.540. Wel wordt hiervan 50% (€ 5.680)
jaarlijks gereserveerd voor eventuele overschrijdingen van het overeengekomen
maximumgebruik van bepaalde voorzieningen, extra adviezen en dergelijke. Hiervoor
is een post Onvoorziene extra overhead- en advieskosten in het leven geroepen.
Deze post wordt vanaf 2016 geschrapt om de stijging in de huurkosten voor de
nieuwbouw te compenseren. In 2016 is de bestemmingsreserve die zorgt voor een
stabiele huurprijs namelijk leeg en stijgen de huurkosten fors (zie bijlage 1,
Specificatie van de kosten, p. 22).
Sinds februari 2013 heeft het RHC € 400.000 van de bestemmingsreserve voor de
restauratie van de schade als gevolg van de archiefcalamiteit op een
vermogensspaarrekening bij de Rabobank gezet, zodat hierover sindsdien rente
wordt ontvangen. Begin 2013 werd duidelijk dat alle decentrale overheden verplicht
moeten ‘schatkistbankieren’ (tegoed wordt aangehouden in de Nederlandse
schatkist). Een groot deel van het geld op de spaarrekening moet daarvoor worden
ingezet. Het bedrag op deze rekening zal worden verlaagd naar € 150.000. Als
gevolg hiervan dalen de rente-inkomsten in vergelijking met 2013.
Naar aanleiding van een concreet offerteverzoek van de gemeente Zeist, bleek in
2012 dat het verwerven van extra inkomsten door het RHC uit de verhuur aan derden
van lege ruimte in de archiefbewaarplaats tot mei 2021 waarschijnlijk aan flinke
beperkingen onderhevig is, teneinde de BTW- terugvordering van de bouwsom niet
in gevaar te brengen. Zodra zich opnieuw een concreet geval voordoet, zal deze
onderhuurkwestie verder worden uitgezocht.
Tenslotte zal voor de financiering van bijzondere, incidentele projecten mogelijk een
beroep kunnen worden gedaan op de Vriendenstichting van het RHC.
Vanaf 2014 tot 2017 maakt de Vriendenstichting jaarlijks € 10.000 aan het RHC over
voor de restauratie van de waterschade.
4
- Programmabegroting en Kadernota
Een gemeenschappelijke regeling (GR) die onder het regime van de Wet op de
Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) valt, dient zich, evenals de gemeenten, te
houden aan het Besluit Begroting en verantwoording (BBV). In dit besluit worden
eisen gesteld aan de financiële stukken en aan de bedrijfsvoering van de
desbetreffende regeling.
De begroting moet steeds vóór 15 juli van het jaar dat voorafgaat aan het
begrotingsjaar aan de provincie als financieel toezichthouder worden toegezonden.
Daaraan voorafgaand heeft het Dagelijks Bestuur (DB) van het RHC de
ontwerpbegroting vastgesteld, aan de raden van de deelnemende gemeenten
gestuurd, die hun zienswijze kenbaar kunnen maken, waarna het Algemeen Bestuur
(AB) van het RHC vóór 1 juli het al dan niet gewijzigde ontwerp van de begroting
vaststelt.
Vanaf het boekjaar 2015 wordt de begroting voorafgegaan door een kadernota, die
jaarlijks voor 1 maart voorafgaande aan het betreffende begrotingsjaar aan de raden
van de gemeenten wordt toegestuurd, welke binnen vier weken hun zienswijze bij
het dagelijks bestuur van het RHC kenbaar kunnen maken.
De gemeente Bunnik heeft op 25 maart 2014 een zienswijze ingediend tegen de
Kadernota 2015: de kosten mogen niet stijgen ten opzichte van de eerder
vastgestelde programmabegroting 2014-2017 en in 2015 dienen aanvullende
bezuinigingen te worden onderzocht. Bovendien dient de Kadernota in het vervolg
explicieter de uitgangspunten voor de begroting en de financiële gevolgen van het
voorgenomen beleid te beschrijven.
- Indeling en opzet begroting 2015 (leeswijzer)
In hoofdstuk 1 treft u de inleiding tot de begroting aan.
Het tweede hoofdstuk bevat de financiële begroting met de gehanteerde
uitgangspunten, resultaten en meerjarenraming.
Hoofdstuk 3 beschrijft het doel en de taken van het RHC en de programma's. De
activiteiten van het RHC zijn verdeeld over drie programma's, te weten:
1. beheer en behoud,
2. toezicht en advisering en
3. dienstverlening en cultuureducatie.
In hoofdstuk 4 vindt u de paragrafen en in hoofdstuk 5 wordt de begroting afgesloten
met het vaststellingsbesluit.
Tenslotte zijn er twee bijlagen: een kostenspecificatie, waardoor de samenhang
tussen de tekst en cijfers beter zichtbaar is dan voorheen het geval was, en een
overzicht van de verdeelsleutels. Bovendien is een tabel toegevoegd die de
verhoging en verlaging van de verschillende kosten in het kader van de
bezuinigingstaakstelling inzichtelijk maakt.
Het streven is om de doelen en activiteiten zo concreet mogelijk te beschrijven en de
prestaties waar mogelijk meetbaar en dus controleerbaar te maken.
5
Hoofdstuk 2: Financiële begroting
- Inleiding
In dit hoofdstuk worden, conform het Besluit Begroting en Verantwoording, de
belangrijkste financiële gegevens weergegeven en toegelicht.
- Begrotingskader
Financiële uitgangspunten
Voor de meerjarenraming is uitgegaan van de huidige situatie met daarop de
volgende aanpassingen.
-
De salarislasten zijn bepaald op de per 7 maart 2014 bekende gegevens van
de gemeente Houten, rekening houdend met periodieke en reguliere
aanpassingen. Dit betreffen echter de kale salarislasten zonder extra
personele lasten voor dienstreizen, belastbare vergoedingen,
bedrijfshulpverlening, fietsplan e.d. Om deze kosten te dekken is een bedrag
opgenomen ter hoogte van 3% van de personeelslasten. In 2015 is ook
eenmalig rekening gehouden met een CAO-stijging van 2%.
-
Bij de meerjarenramingen is een indexering toegepast voor de
huisvestingskosten (zonder de kapitaalslasten) en de overheadkosten. Deze
indexeringen zijn contractueel overeengekomen. Voor 2015 en verder wordt
jaarlijks rekening gehouden met een geschatte stijging van 2,5%; de
afrekening vindt plaats op basis van het CPI-cijfer van augustus van het jaar
ervoor.
-
In 2011 is het resultaat van de jaarrekening van € 31.264 gestort in de
bestemmingsreserve huisvesting. Hiermee worden jaarlijks de hogere
(indexatie) kosten voor de huur van de nieuwbouw gecompenseerd tot het
oorspronkelijk begrote bedrag van € 76.018. Per 1 januari 2015 bedraagt het
saldo van het bestemmingsreserve € 11.199. Voor 2015 kan het verschil
tussen de (geïndexeerde) huidige kosten en de oorspronkelijke kosten
volledig worden gedekt ad € 8.815. Er resteert dan nog een bedrag van
€ 2.384 voor 2016. Dit zal in de begroting zorgen voor een forse
kostenstijging.
-
Met de toetreding van de gemeente Vianen per 1 januari 2014 zijn de kosten
voor personeel, huisvesting, materiaal en digitalisering verhoogd. De
uitbreiding met Vianen levert een klein voordeel op voor de andere
gemeenten. Dit omdat de inkomsten hoger zijn dan de uitgaven.
-
De eerder geplande verhoging van de materiaal- en digitaliseringkosten van
elk € 2.000 is niet doorgevoerd om de kosten voor de gemeenten niet meer te
laten stijgen dan strikt noodzakelijk. De materiaal- en digitaliseringskosten
stijgen wel door de komst van Vianen.
6
De kostenverdeling
De verdeling van de kosten over de deelnemende gemeenten is vanaf 2011 volledig
gebaseerd op een nieuwe kostenstructuur, die landelijk het meest wordt toegepast
en ook het meest redelijk is. Daarbij zijn drie componenten te onderscheiden:
- De kosten voor personeel en materiaal worden afgeleid van het aantal
inwoners per gemeente;
- De kosten voor de nieuwe archiefbewaarplaats worden afgeleid van de
hoeveelheid openbaar archief per gemeente;
- De kosten voor de overhead en overige huisvesting (kantoorruimte en
studiezaal) worden gebaseerd op het aandeel van de beide eerste
kostencomponenten in het totaal.
De drie kostenverdeelsleutels worden eenmaal per vijf jaar aangepast aan de
werkelijke situatie. Dit zal voor het eerst in 2015 gebeuren, met mogelijke financiële
gevolgen voor de gemeentelijke bijdragen vanaf 2016.
- Resultaten
Toelichting op tabel 1
Hieronder worden in tabel 1 de totale lasten per programma en de totale baten in
beeld gebracht. De overheadkosten van de gemeenten Wijk bij Duurstede en Houten
zijn in deze tabel percentueel verdeeld over de programma- onderdelen. Apart
vermeld is de 2% winstopslag over de jaaromzet, die wordt toegevoegd aan de
algemene reserve (niet vrij aanwendbaar) en die conform de afspraken met de fiscus
niet ten goede mag komen aan de programma’s en evenmin voor de bezuinigingen
mag worden ingezet.
De uitsplitsing van de kosten per programma is bij het desbetreffende programma
opgenomen.
In juni 2010 heeft het Algemeen Bestuur schriftelijk aan de deelnemende gemeenten
toegezegd om serieus te pogen om, met ingang van het begrotingsjaar 2012, 5 % te
bezuinigen, op basis van het budget voor 2010. Deze brief van 4 juni 2010 is ter
begeleiding van de programmabegroting 2011-2014 aan de vijf gemeenteraden
toegestuurd en heeft niet geleid tot het indienen van zienswijzen.
Eerder is een deel van de bezuiniging reeds structureel ingevuld door het budget van
de post inhuur personeel op € 0 te zetten. Vanaf 1 april 2014 is het restant van de
bezuiniging ingevuld door een verlaging van de vaste personeelsomvang met 0,6 fte.
Hoewel de 5% bezuiniging structureel verwerkt is in deze begroting, resulteert dit niet
in een dienovereenkomstige verlaging van de bijdragen voor de gemeenten. Dit komt
omdat de personele lasten zijn gestegen door o.a. CAO- verhogingen en de huur- en
overheadkosten vanwege indexeringen.
Met het toetreden van de gemeente Vianen tot de gemeenschappelijke regeling is
het personeelsbestand uitgebreid met 0,6 fte. Daarnaast zijn de huisvestingskosten,
materiaalkosten en digitaliseringkosten verhoogd. Deze kostenverhoging wordt
gedekt uit de bijdrage van de gemeente Vianen en is voor de andere gemeenten
kostenneutraal.
7
Tabel 1
Totale lasten en baten 2013 – 2018
LASTEN
1. Beheer en behoud
2. Toezicht en
advisering
3. Dienstverlening en
educatie + Huisvesting
TOTAAL
BATEN
Rekening
2013
492.274
Begroting Wijziging Begroting Begroting Begroting Begroting
2014
2014
2015
2016
2017
2018
525.871
523.761
434.414
382.822
91.667
93.401
92.834
94.301
95.466
104.591
92.549 115.929
109.977
109.930
112.314
114.373
683.578
648.918 731.453
729.250
726.526
641.030
592.661
86.713
Rekening
2013
471.212 523.857
85.158
Begroting Wijziging Begroting Begroting Begroting Begroting
2014
2014
2015
2016
2017
2018
Bijdragen gemeenten
(incl. 2 %):
Bunnik
Houten
Rhenen
Utrechtse Heuvelrug
Vianen
Wijk bij Duurstede
Overige baten
Totaal
Resultaat voor
bestemming
Mutaties reserves
Algemene reserve
BR archiefcalamiteit
BR verhuizing
BR digitalisering
BR huisvesting
Resultaat na
bestemming
48.606
146.578
64.106
166.119
25.141
79.895
18.904
549.349
48.613 48.379
145.915 146.275
64.120 63.841
166.093 165.443
0 88.030
79.932 79.596
6.240
3.000
510.914 594.564
50.282
152.043
66.352
171.952
65.485
82.726
3.000
591.839
50.443
151.763
66.573
172.453
68.652
83.026
3.000
595.909
50.932
152.916
67.221
174.103
69.271
83.844
3.000
601.287
51.193
153.626
67.566
174.990
69.555
84.277
3.000
604.207
-134.229
-138.004 -136.889
-137.411
-130.616
-39.743
11.546
-9.908
137.722
0
0
6.415
0
-9.896 -11.106
140.000 140.000
0
0
0
0
7.900
7.995
0
0
-11.546
140.000
0
0
8.957
0
-11.626
140.000
0
0
2.242
0
-11.731
51.474
0
0
0
0
-11.546
0
0
0
0
0
Toelichting op tabel 2
In tabel 2 wordt een uitsplitsing van de kosten gegeven voor de onderdelen
personeel, materiaal, huisvesting, overhead en algemene reserve niet vrij
aanwendbaar (2% winstopslag). De uitgaven ten behoeve van de archiefcalamiteit
zijn apart vermeld. Deze worden gedekt door een onttrekking aan de daarvoor
gevormde bestemmingsreserve en blijven buiten de kostenverdeling.
8
Tabel 2
Kosten voor personeel, materiaal, huisvesting, digitalisering etc. 2013 – 2018
LASTEN
Personeelskosten
Materiaalkosten
Huisvestingskosten
Digitaliseringskosten
Overheadkosten
Accountantskosten
Subtotaal
Herstel waterschade
Mutaties reserves:
Algemene reserve (2%)
BR Archiefcalamiteit
BR Huisvesting
TOTAAL
Rekening Begroting Wijziging Begroting Begroting Begroting Begroting
2013
2014
2014
2015
2016
2017
2018
340.194
315.972
380.255
374.790
374.790
374.790
374.790
17.725
94.750
21.482
57.540
3.000
534.691
148.887
8.000
101.392
16.000
64.554
3.000
508.918
140.000
12.000
111.360
20.000
64.713
3.125
591.453
140.000
12.000
113.251
20.000
66.084
3.125
589.250
140.000
12.000
114.802
20.000
61.809
3.125
586.526
140.000
12.000
116.391
20.000
63.249
3.125
589.556
51.474
12.000
118.021
20.000
64.725
3.125
592.661
0
9.908
9.896
11.106
11.546
11.626
11.731
11.546
693.486
658.814
742.559
740.796
738.151
652.761
604.207
Toelichting op beide tabellen
-
-
-
In de kolom rekening 2013 staan de cijfers zoals die zijn opgenomen in de
jaarrekening 2013 van het RHC. Voor een toelichting op deze cijfers wordt
verwezen naar de “Ontwerp-Jaarrekening 2013 RHC Zuidoost Utrecht”.
In de kolom Begroting 2014 staan de cijfers van de begroting 2014, zoals deze is
vastgesteld in de bestuursvergadering van 27 april 2013.
Vanaf 1 april 2014 is de eerder opgelegde 5% bezuiniging volledig ingevuld
door de verlaging van de (oude) formatie en het schrappen van de post inhuur
derden.
Vanaf 2015 nemen de materiaalkosten en digitaliseringkosten ieder met € 4.000
toe door de bijdrage van Vianen.
De toename van de huisvestings- en overheadkosten wordt veroorzaakt door
de indexering conform de afspraken en de extra kosten voor huisvesting door de
toetreding van Vianen.
9
Hoofdstuk 3: Programmaplan
- Doel en taken van het RHC
Het doel van het RHC Zuidoost Utrecht wordt in artikel 3 van de gemeenschappelijke
regeling Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht 2014 als volgt omschreven:
“het in het samenwerkingsgebied
- uitvoering geven aan de Archiefwet 1995,
- alsmede het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op
het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren
van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een
zo actief mogelijke wijze dienstbaar maken voor een breed publiek”.
Artikel 5 van de regeling omschrijft vervolgens de taken van het RHC:
“- de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende
archiefbescheiden van de deelnemers, zoals nader omschreven in de Archiefwet
1995;
- het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover
deze niet zijn overgebracht;
- het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe
aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op
het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.”
De activiteiten van het RHC die voortvloeien uit dit doel en deze taken laten zich in
drie hoofdtaken of programma’s onderbrengen:
1 Beheer en behoud
2 Toezicht en advisering
3 Dienstverlening en cultuureducatie.
De verdeling van de kosten over deze programma’s vindt hoofdzakelijk plaats op
basis van tijdsverantwoording.
- Programma 1: Beheer en behoud
De beheer- en behoudstaak heeft betrekking op de oudere (statische, historische of
openbare) archieven en collecties van de aangesloten gemeenten en op die van
particulieren.
Hierbij vallen de volgende onderdelen te onderscheiden:
- Inventarisatie en digitalisering: het toegankelijk maken en materieel verzorgen
van de archieven en collecties;
- Acquisitie: het verwerven van voor de historie en cultuur van de regio
waardevolle archieven en collecties van particulieren;
- Depotbeheer: het zorgen voor een schoon, opgeruimd, overzichtelijk ingericht
en klimatologisch goed functionerende en veilige archiefbewaarplaats met
voldoende ruimte voor aanwinsten en een actueel archievenoverzicht;
- Conservering en restauratie: het voorkomen of stopzetten van verval of
verlies, dan wel het terugbrengen in de oorspronkelijke staat van beschadigde
archiefstukken.
10
Inventarisatie
- Archieven
Zoals in het Beleidsplan 2013-2018 is beschreven, zullen wat betreft de
overheidsarchieven de aanwezige achterstanden, tekortkomingen en aanvullingen in
deze periode worden weggewerkt. Voor 2015 worden in verband daarmee
werkzaamheden gepland aan:
- de archieven van de vijf recente rechtsvoorgangers van de huidige gemeente
Utrechtse Heuvelrug uit de periode 1928-2005, waarop het RHC nog elk jaar
aanvullingen ontvangt;
- het archief van het Gemeentebestuur Houten, 1982-2002 (286)1, indien dit
140 m grote bestand eind 2014 volgens plan wordt overgebracht naar het
RHC;
- het archief van het Gemeentebestuur Vianen 1986-1995 (455), waarmee in
2014 een begin is gemaakt;
- enkele nog niet toegankelijke kleine (semi-)overheidsarchieven, zoals dat van
de Gezondheidscommissie te Wijk bij Duurstede, 1903-1934 (48), de
Vereniging vrijwillige brandweer Houten, 1926-1956 (127), de Algemene
Woningbouwvereniging ‘Driebergen-Rijsenburg’, ca 1972-1992 (302) en de
Stichting Overleg gehandicaptenbeleid Bunnik, 1984-2009 (398).
Ten aanzien van de particuliere archieven, waarvan de achterstanden in
inventarisatie en digitalisering groter zijn, staan voor het planjaar op de nominatie om
te worden bewerkt:
- de recent verworven aanvullingen op een aantal kerkarchieven, waaronder dat
van de Nederlands Hervormde (NH) Gemeente Amerongen vanaf 1578 (377)
(zie ook hierna, onder acquisitie);
- het archief van de NH Gemeente Doorn, 1674-2005, waarmee in 2014 is
gestart;
- het Familie-archief De Wijkerslooth de Weerdesteijn, 1421-1883 (386),
waaraan vanaf het voorjaar 2014 door medewerkers en vrijwilligers wordt
gewerkt.
Naast deze werkzaamheden door de archiefmedewerkers, zal ook worden gezorgd
voor de begeleiding van enkele vrijwilligers bij het maken van toegangen
(inventarissen en plaatsingslijsten) en nadere toegangen (indexen, regesten en
transcripties) op archieven en archiefbestanddelen.
- Beeldmateriaal
Het beschrijven van de afbeeldingen in de beeldbank wordt voortgezet, mede
afhankelijk van de beschikbaarheid van vrijwilligers en de financiële mogelijkheden
(zie hierna, onder digitalisering). De jaarlijkse aanwinsten zullen zoveel mogelijk
worden verwerkt. Begonnen wordt met de fysieke ordening en verpakking van de
Topografisch-Historische Atlas Vianen (18).
De inventarisatie en digitalisering van de kaartencollectie van de heer Deys,
waarmee in 2014 wordt begonnen, zal in 2015 worden voortgezet. In samenhang
hiermee zullen ook de andere kaartencollecties van het RHC beter toegankelijk
worden gemaakt.
In 2013 is een plan gemaakt voor het beheren en beschikbaar stellen van de
Topografisch-Historische Atlas (THA) Houten (353), die eind 2012 vanuit Houten
1. Tussen haken staan de archiefbeheersnummers.
11
naar Wijk bij Duurstede is verhuisd. Gedurende één dag per week is de heer O.J.
Wttewaall hiermee belast, voor rekening van de gemeente Houten. Vanaf april 2014
wordt hij daarbij geholpen door vrijwilligers van het RHC.
- Bibliotheek en documentatie
Omdat in 2013 en 2014 voorrang is en wordt gegeven aan de sanering, ordening en
catalogisering van de collecties boeken en documentatie die vanuit de gemeenten
Houten en Vianen naar het RHC zijn en worden overgebracht, is de voltooiing van de
in 2012 gestarte ordening en catalogisering van de genealogische en heraldische
bibliotheek van het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Geslacht- en
Wapenkunde (KNGGW) tot 2015-2016 uitgesteld. Op dit moment is nog geen zicht
op de hoeveelheid tijd die gemoeid is met het catalogiseren van de circa 85 m 1
monografieën. Bovendien wordt in 2014 nog een behoorlijke aanvulling op deze
bibliotheek verwacht.
Ook de in 2013 in langdurige bruikleen van de Vriendenstichting ontvangen boeken
uit de collectie Deys zullen in 2015 en 2016 worden geordend en beschreven.
Daarnaast worden alle nieuw verworven titels van publicaties verwerkt.
Bij deze werkzaamheden aan bibliotheek en documentatie worden zoveel mogelijk
vrijwilligers en eventuele stagiairs ingezet.
Programma 1 Beheer en behoud
Rekening
2013
Begroting
2014
Wijziging
2014
Begroting Begroting Begroting Begroting
2015
2016
2017
2018
LASTEN
1. Beheer en behoud
Inventarisatie
112.884
Digitalisering
70.466
Acquisitie
8.883
Depotbeheer
18.664
Restauratie
176.678
Materiaalkosten
19.447
Depotopslag-/
85.252
huurkosten
110.189
61.518
8.833
18.556
169.517
8.930
93.669
118.221
98.297
8.826
18.664
167.627
13.233
98.989
117.514
98.738
9.002
19.037
168.183
13.258
100.138
116.801
98.138
8.948
18.922
167.162
13.178
100.613
118.646
99.689
9.089
19.221
71.053
13.386
103.329
120.112
100.921
9.201
19.458
13.802
13.551
105.775
Subtotaal
471.212
523.857
525.871
523.761
434.414
382.822
492.274
Digitalisering
Het archievenoverzicht en de sinds 2013-2014 op de eigen website van het RHC
www.rhczuidoostutrecht.nl geplaatste digitaal beschikbare toegangen en nadere
toegangen worden onderhouden en uitgebreid.
De beeldbank zal in 2015 verder worden gevuld met reeds gescande maar nog te
beschrijven afbeeldingen van in elk geval Houten en Wijk bij Duurstede. Van welke
andere plaatsen ook afbeeldingen in de beeldbank worden geplaatst, zal in de
tweede helft van 2014 worden bezien. Dit hangt mede af van de beschikbaarheid van
geschikte vrijwilligers en de financiële mogelijkheden. In elk geval zullen de
geïnventariseerde kaarten (zie hiervoor) op de site worden geplaatst.
Zoals in het Beleidsplan 2013-2018 is aangekondigd, zal in 2014 een apart
digitaliseringsplan worden geschreven waarin het beleid voor alle taakonderdelen
12
van het RHC waarbij het speerpunt digitalisering2 een rol speelt, in kaart wordt
gebracht, inclusief de financiële consequenties vanaf 2016.
De gemeenten dienen er rekening mee te houden dat zeker een onderdeel als het edepot extra kosten met zich mee zal brengen.
Naar verwachting zal in het beleidsplan digitalisering worden voorgesteld om ons de
komende jaren zoveel mogelijk te richten op het onderhouden en uitbreiden van de
eigen website van het RHC. Daarbij behoren ook enkele nieuwe onderdelen, zoals
de index en ‘images’ van de Doop-, Trouw- en Begraafboeken.
Acquisitie
In december 2013 is het Plan voor de acquisitie van particuliere archieven 20142018 vastgesteld. Als onderdeel van dit nieuwe beleid wordt de eerste jaren de
aandacht vooral gericht op de lokale kerkarchieven. Dat zal ook in 2015 nog het
geval zijn. Wel zal in de loop van dat jaar een tweede themabijeenkomst worden
georganiseerd voor een specifieke groep eigenaren van niet-overheidsarchieven.
Gedacht wordt aan organisaties en personen die actief zijn op het gebied van sport,
cultuur, toerisme en evenementen in de regio.
Ook voor 2015 gepland staat het - in het acquisitieplan aanbevolen - opstellen van
enkele praktische richtlijnen voor het aanleveren en selecteren van analoge en
digitale archieven van verenigingen, bedrijven, kerken, scholen, families, personen
en dergelijke.
Bij het actief of passief verwerven van interessante archieven en collecties door het
RHC zal nagegaan worden of in sommige gevallen een financiële bijdrage kan
worden geleverd door de eigenaren of bruikleengevers in de (eenmalige) kosten voor
inventarisatie en materiële verzorging. Tot dusver is dat niet mogelijk gebleken. Wel
kan het door acquisitie opgebouwde relatienetwerk waarschijnlijk op verschillende
manieren worden ingezet ten behoeve van de Vriendenstichting van het RHC.
De archiefbibliotheek en de collecties beeldmateriaal zullen ook in 2015 worden
aangevuld door aankopen en schenkingen.
Depotbeheer
Het archieven- en depotoverzicht wordt, via de website, regelmatig bijgewerkt. Aan
het eind van het planjaar worden de hoeveelheden archief per gemeente en de
bezettingsgraad van het depot gemeten, zodat dit in de jaarrekening over 2015 kan
worden vermeld.
In het beleidsplan is opgenomen, dat er naar wordt gestreefd om in de periode 20132018 jaarlijks 133 m1 archief van etiketten te voorzien. Door ziekte van de
betreffende medewerkster bleek dit in 2013 en 2014 niet haalbaar. Of dit in 2015 wel
lukt, is thans nog onduidelijk.
Alleen indien zich een concreet geval voordoet, zal worden onderzocht of verhuur
van leegstaande depotruimte in de nieuwe archiefbewaarplaats mogelijk is, teneinde
extra inkomsten te genereren (zie hiervoor, p. 4).
2
Onder digitalisering wordt verstaan: het digitaal ontsluiten en beschikbaar stellen van informatie, alsmede het
toepassen van Informatie- en Communicatietechnologie (ICT). Ook het zogenaamde e-depot (= het geheel aan
apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee een archiefdienst in staat
is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen) valt hieronder. Zie daarvoor ook onder Toezicht en
advisering.
13
Conservering en restauratie
In 2015 zullen voor het vijfde en voorlaatste jaar delen uit de archieven en collecties,
die door de archiefcalamiteit eind 2002 ernstig zijn beschadigd, extern worden
gerestaureerd. Eind 2016 zou de tweede herstelfase of restauratie moeten zijn
voltooid. Daarnaast zal een aantal stukken mogelijk worden gedigitaliseerd, al dan
niet in combinatie met een eenvoudige restauratie.
Hiervoor is in het planjaar weer een bedrag beschikbaar van € 140.000 uit de
bestemmingsreserve. Met het oog op de door de provincie Utrecht eind 2009
toegekende projectsubsidie voor de restauratie van de waterschade van in totaal
€ 60.000, wordt jaarlijks in een rapport verantwoording afgelegd. Eind 2013 - begin
2014 is het vierde voorschot ad € 9.000 betaald. Na de inhoudelijke en financiële
eindverantwoording zal het restant ad € 6.000 volgen. Bij brief van 12 februari 2013
heeft de provincie laten weten dat de projectperiode is verlengd tot 31 december
2016 en dat het verzoek tot vaststelling van de subsidie uiterlijk 30 juni 2017 moet
zijn ingediend.
Vanaf 2014 tot en met 2017 maakt de Vriendenstichting van het RHC jaarlijks een
bedrag van € 10.000 over aan het RHC voor de bestemmingsreserve
archiefcalamiteit.
Eind 2015 zal aan het bestuur naar verwachting duidelijkheid kunnen worden
verschaft over het resterende restauratiebudget voor de waterschade. Daaraan wordt
een voorstel gekoppeld over een schade-inventarisatie voor de andere archieven en
het zo mogelijk laten herstellen van de geconstateerde gebreken uit het
overgebleven geld. Voor de Viaanse archieven wordt zo’n schade-inventarisatie al in
2014 uitgevoerd.
- Programma 2: Toezicht en advisering
Een van de wettelijke kerntaken van een archiefdienst is de gemeentelijke
archiefinspectietaak. Het betreft het toezicht op de kwaliteit van de
informatiehuishouding bij de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke
regelingen, dus de jonge archieven die nog niet zijn overgebracht aan de
archiefdienst. Versterking van deze wettelijke taak is noodzakelijk door de
toenemende digitalisering van gemeentelijke werkprocessen en het effect daarvan
op de informatievoorziening, alsmede door de verandering van specifiek naar
generiek provinciaal archieftoezicht.
Als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht
heeft de gemeentelijke archiefinspectie met ingang van 2013 een grotere rol in de
interne, horizontale controle- en verantwoordingscyclus van de gemeenten gekregen,
met name wat betreft het informatiebeheer. De door de Vereniging van Nederlandse
Gemeenten (VNG) voorgeschreven invulling van deze rol heeft consequenties voor
de opzet en inrichting van de inspectierapporten, die voortaan mede als basis zullen
dienen voor de zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s).
Programma 2 bestaat uit de volgende onderdelen:
- Integrale inspecties, aspectinspecties, vervolginspecties, monitorinspecties en
incidentinspecties van de niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte
archiefbescheiden van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen,
inclusief het adviseren over verbeterplannen en relatiebeheer;
14
-
Het samen met de gemeenten invullen van de KPI’s waarmee het college
verantwoording aflegt over het gevoerde informatiebeheer aan de raad;
Het opstellen van wettelijke adviezen in de vorm van kaderstellende en
beleidsmatige initiatieven;
Afhandelen van meldingen ex artikel 20 respectievelijk 13 van de
gemeentelijke archiefverordeningen;
Het begeleiden van de wettelijke overbrenging van overheidsarchieven;
Het beoordelen van de (jaarlijkse) vernietigingsvoorstellen;
Het begeleiden van archiefbewerkingen door de eigen organisatie of externe
bureaus;
Het schrijven van een jaarverslag en geven van informatie en voorlichting.
Programma 2 Toezicht en advisering
Rekening
2013
LASTEN
2. Toezicht en
advisering
Subtotaal
Begroting
2014
Wijziging Begroting Begroting Begroting Begroting
2014
2015
2016
2017
2018
86.713
85.158
91.667
93.401
92.834
94.301
95.466
86.713
85.158
91.667
93.401
92.834
94.301
95.466
Op basis van het, op 4 december 2013 bestuurlijk vastgestelde, Inspectieplan 20142018 is in 2014 gestart met aspectinspecties bij de gemeenten.
Om het inspectieprogramma beter te laten aansluiten op de actualiteit en effectiever
en efficiënter te laten verlopen, wordt met ingang van 2014 meer de nadruk gelegd
op thematische (aspect)inspecties, zoals de archivering van de Waboomgevingsvergunningen, ICT, de gezamenlijke uitvoering van gemeentelijke taken
en de uitbesteding van publieke taken aan externe partijen. Met deze aanpassing in
de werkwijze kan, ook voor wat betreft de kaderstelling en advisering, beter worden
ingespeeld op de ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer. Het
inspectieplan 2014-2018 is hierop ingericht en aangepast.
In 2014 wordt bij de gemeente Vianen als nieuwe deelnemer een nulmeting
uitgevoerd.
Nieuw schema inspecties 2014-2018
Gemeente/GR
Bunnik
Houten
Rhenen
Utrechtse Heuvelrug
Vianen
Wijk bij Duurstede
2014
2x aspect
1x monitor
2x aspect
1x monitor
2x aspect 1x
monitor
2x aspect
1x monitor
0-meting
GR RID
2x aspect
1x monitor
2x aspect
1x monitor
0-meting
GR WMMN
Totaal aantal uren
Begeleiden
488 uur
GR RHC ZOU
2015
2x monitor
1x aspect
2x monitor
1x aspect
2x monitor
1x aspect
2x monitor
1x aspect
1x monitor
1x aspect
2x monitor
1x aspect
0-meting
1x monitor
1x aspect
Fusietraject
446 uur
2016
2x aspect
1x monitor
2x aspect
1x monitor
2x aspect
1x monitor
2x aspect
1x monitor
2x aspect
1x monitor
2x aspect
1x monitor
2x aspect
1x Monitor
2x aspect
1x monitor
tot 1-1-2017
524 uur
2017
2x monitor
1x aspect
2x monitor 1x
aspect
2x monitor 1x
aspect
2x monitor
1x aspect
2x monitor
1x aspect
2x monitor
1x aspect
2x monitor 1x
aspect
2x monitor
1x aspect
0
448 uur
2018
2x aspect
1x monitor
2x aspect
1x monitor
2x aspect
1x monitor
2x aspect
1x monitor
2x aspect
1x monitor
2x aspect
1x monitor
2x aspect
1x monitor
2x aspect
1x monitor
0
528 uur
15
Schema uitgerekend in uren
Gemeente/GR
2014
Bunnik
64 uur
Houten
64 uur
Rhenen
64 uur
Utrechtse Heuvelrug
64 uur
Vianen
42 uur
Wijk bij Duurstede
64 uur
GR RHC ZOU
64 uur
GR RID
42 uur
GR WMMN
20 uur
Totaal aantal uren
488 uur
2015
56 uur
56 uur
56 uur
56 uur
64 uur
56 uur
42 uur
40 uur
20 uur
446 uur
2016
64 uur
64 uur
64 uur
64 uur
56 uur
64 uur
64 uur
64 uur
20 uur
524 uur
2017
56 uur
56 uur
56 uur
56 uur
56 uur
56 uur
56 uur
56 uur
0 uur
448 uur
2018
64 uur
64 uur
64 uur
64 uur
80 uur
64 uur
64 uur
64 uur
0 uur
528 uur
Naast deze eigenlijke inspecties, zullen in 2015 voor de deelnemende gemeenten
ook andere werkzaamheden die vallen onder het programma toezicht en advisering
worden uitgevoerd:
-
- In 2014 zal een projectgroep de vraag beantwoorden hoe er strategisch kan
worden samengewerkt op de schaal van kleine en middelgrote archiefdiensten
om archieven van vijf tot twintig jaar digitaal duurzaam te beheren in een edepotvoorziening. Dit project is een zogenaamd “archief2020 initiatief”, dat
geïnitieerd is en gesubsidieerd wordt door het Nationaal Archief. Aan de
projectgroep neemt een aantal RHC’s in de provincie deel, waaronder het
RHC Zuidoost Utrecht.
Daarnaast zal de uitwerking van het digitaliseringsplan van het RHC in 2015
concrete informatie bieden over de omvang van de digitale bestanden die door
de zes gemeenten in de e-depotvoorziening moeten worden opgeslagen, de
jaarlijkse aanwas en de kosten die hiermee gemoeid zijn. Als de omvang en
de kosten in beeld gebracht zijn, kunnen de gemeenten de financiële middelen
opnemen in hun begroting vanaf 2016;
Kaderstellingen, bijvoorbeeld voor wat betreft het (vervangen) van analoge
archiefbescheiden door digitale;
Begeleiden en beoordelen van digitaliseringsprojecten, bijvoorbeeld de series
bouwvergunningen;
Begeleiden van archiefbewerkingsprojecten;
Beoordelen van meldingen ex artikel 20 of de Archiefverordening (ontwerp,
vervanging, aanschaf of invoering van informatiesystemen);
Beoordelen van de jaarlijkse vernietigingsvoorstellen;
Begeleiden van de wettelijke overbrenging van overheidsarchieven.
De archiefinspecteur neemt voorts deel aan regionale en landelijke bijeenkomsten op
inspectiegebied, zoals het inspecteursoverleg Utrecht/Flevoland en de vergaderingen
van de sectie Inspectie van de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland
(BRAIN), en is lid van de landelijke Commissie Bouwzaken Archiefbewaarplaatsen
en Archiefruimten.
Hij is tevens voorzitter van de Werkgroep digitalisering, die zich ondermeer
bezighoudt met substitutie (de vervanging van analoge door digitale documenten).
Deze werkgroep is samengesteld uit een aantal medewerkers Documentaire
Informatievoorziening (DIV) van de zes deelnemende gemeenten.
16
- Programma 3 Dienstverlening en cultuureducatie
De transformatie zoals die momenteel plaatsvindt van een traditionele archiefdienst
naar een modern historisch informatiecentrum voor de regio komt met name tot uiting
in de grotere aandacht voor (digitale) publieke dienstverlening en voor culturele en
educatieve activiteiten.
Dit programma is als volgt onder te verdelen:
- Het bieden van (fysieke) toegang tot de archieven en collecties, het geven van
informatie en advies en het mogelijk maken van raadpleging op de studiezaal van het
RHC;
- Dienstverlening op afstand (via internet, e-mail en telefoon);
- Cultuureducatie: het deelnemen aan cultuurhistorische activiteiten, bij voorkeur
samen met musea, historische verenigingen, bibliotheken en dergelijke.
Dienstverlening
Welke gevolgen de beperking van de openstelling van de studiezaal vanaf april 2014
voor de fysieke en virtuele dienstverlening en het aantal bezoekers aan de studiezaal
en de websites heeft, moet nog blijken.
Al sinds 2013 is het beleid gericht op een verschuiving van de publieke
dienstverlening van fysiek naar digitaal door met name het verbeteren en uitbreiden
van de producten op de eigen website van het RHC.
Ook in 2015 zal vooral worden geïnvesteerd in de verdere digitale dienstverlening.
Welke concrete stappen daartoe in 2015 worden gezet, zal te vinden zijn in het
Digitaliseringsplan dat eind 2014 aan het bestuur wordt aangeboden (zie ook
hiervoor p. 12-13 onder digitalisering).
Deze verschuiving van analoog naar digitaal komt financieel tot uiting in het vanaf
2012 afsplitsen van een aparte post Digitaliseringskosten van de verzamelpost
Materiaalkosten. Het gaat hierbij alleen om de materiële en externe kosten en niet
om de interne kosten voor de inzet van het eigen personeel ten behoeve van
digitalisering.
Vanaf 2014 zijn de posten materiaalkosten en digitaliseringkosten beide verhoogd
met een bedrag van € 4.000. De eerder geplande en goedgekeurde verhoging van
deze posten met € 2.000 is in het huidige economische klimaat niet haalbaar en
vervalt. Gekozen is voor een behoudende begroting.
Naar verwachting zal uit het Digitaliseringsplan blijken dat een jaarlijks budget voor
digitalisering van € 20.000 ontoereikend is om alle ambities in dit opzicht waar te
kunnen maken.
Het aantal dossieruitleningen aan de deelnemende gemeenten, met name aan de
gemeente Utrechtse Heuvelrug, wordt voor 2015 op in totaal 700 geschat. Dit aantal
bleef de afgelopen twee jaar stabiel, maar zal waarschijnlijk vanaf het planjaar stijgen
door de overbrenging eind 2014 van het recente archief van het gemeentebestuur
Houten uit de jaren 1982-2002, inclusief het archiefbestand van het Globaal
Bestemmingsplan Houten.
Cultuureducatie
Het RHC zal ook in 2015 haar steentje bijdragen om de lokale en regionale
cultuurhistorie in brede zin op een aantrekkelijke, laagdrempelige manier te
presenteren aan het publiek. Een jaarlijks terugkerende, grote activiteit als de Open
17
Monumentendag is daarvoor bij uitstek geschikt. Tot dusver heeft het RHC vooral
voor Wijk bij Duurstede aan de activiteiten op Open Monumentendag meegewerkt.
Een andere mogelijkheid is een gezamenlijk uit te voeren project met de musea en
oudheidkamers in de zes gemeenten. Hiervoor zal in 2015 een financiële bijdrage ter
grootte van een nog nader te bepalen bedrag uit de 2% winstopslag worden
verleend, zoals voor het eerst in 2012 aan de plaatselijke Comités Open
Monumentendag is verstrekt. Eind 2014 wordt aan het bestuur een concreet voorstel
over een reeks tentoonstellingen in de regio over historische kaarten gedaan, na
overleg met de betrokken erfgoedpartners.
Omdat het plannetje om eind 2014 een tentoonstelling in Rhenen in te richten rond
een gedeelte van de (rivier)kaarten uit de collectie Deys, om verschillende redenen
geen doorgang kan vinden, wordt dit naar 2015 verschoven en gecombineerd met
het plan voor een aantal kaartententoonstellingen in alle zes gemeenten. Museum ’t
Rondeel en het Stedelijk Museum Vianen hebben hun medewerking reeds
toegezegd.
Naar verwachting zal het in 2014 gestarte overleg over het beheer van de museale
collecties van de gemeente Vianen tussen de gemeente, de Stichting Stedelijk
Museum Vianen en het RHC in 2015 worden voortgezet, mede afhankelijk van de
voortgang die in 2014 wordt geboekt.
Voor zover mogelijk zal bij het taakonderdeel cultuureducatie worden samengewerkt
met de historische verenigingen, oudheidkamers en musea, bibliotheken en andere
erfgoedinstellingen in de regio. Op initiatieven en verzoeken tot samenwerking vanuit
deze organisaties zal door het RHC zoveel mogelijk worden ingegaan.
Waarschijnlijk zullen zich ook in 2015 nog andere dan de genoemde
erfgoedprojecten aandienen, evenals lezingen en rondleidingen waarbij de inbreng
van het RHC wordt gevraagd. Voorts zal meegewerkt worden aan periodieke en
eenmalige historische publicaties. Bovendien zal, bij voldoende belangstelling,
opnieuw een cursus paleografie worden georganiseerd. Voor de Vriendenstichting
van het RHC worden ook in 2015, in overleg met het bestuur, een of meer activiteiten
ontplooid.
Programma 3 Dienstverlening en educatie
Rekening
2013
LASTEN
3. Dienstverlening en educatie
Dienstverlening
42.348
Cultuureducatie
43.539
Huurkosten kantoor
18.704
en studiezaal
Subtotaal
104.591
Begroting Wijziging Begroting Begroting Begroting Begroting
2014
2014
2015
2016
2017
2018
30.684
42.360
19.505
31.414
60.503
24.011
25.111
59.878
24.988
24.959
59.515
25.457
25.353
60.455
26.506
25.667
61.202
27.504
92.549
115.929
109.977
109.930
112.314
114.373
18
Hoofdstuk 4: Paragrafen
Inleiding
Conform het BBV zijn de voorgeschreven paragrafen in deze begroting opgenomen.
Een aantal paragrafen is niet relevant voor het RHC.
Weerstandsvermogen
Deze paragraaf bevat de middelen en mogelijkheden waarover het RHC beschikt om
niet begrote risico’s of tegenvallers te dekken en een overzicht van de risico’s
waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van betekenis kunnen zijn voor de
financiële positie.
Het RHC heeft op de balans alleen financiële activa. Ten aanzien van materiële
eigendommen is in dat opzicht geen risico aanwezig. Een eventueel negatief
exploitatiesaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld conform de
artikelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite zijn
daarmee alle risico's afgedekt.
De archieven en collecties die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet
verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt,
gezien de beperkte risico’s en de hoge verzekeringskosten. Zodra de stukken de
archiefbewaarplaats verlaten, wordt een transportverzekering afgesloten. Eind 2013
heeft het bestuur besloten om geen reconstructieverzekering af te sluiten.
Onderhoud kapitaalgoederen
In deze paragraaf dienen het beleidskader en de daaruit voortvloeiende financiële
consequenties voor de begroting te worden opgenomen van beheerde
kapitaalgoederen. Het RHC heeft geen van de in de BBV genoemde
kapitaalgoederen in eigendom; het gebouw wordt gehuurd van de gemeente Wijk bij
Duurstede, die daarmee tevens verantwoordelijk is voor het onderhoud.
Financiering en treasury
In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer
van de financieringsportefeuille opgenomen. Het RHC kent geen eigen financiering,
de deelnemende gemeenten betalen bij voorschot hun bijdrage. Het RHC heeft sinds
september 2010 een contract met de Bank Nederlandse Gemeenten en een eigen
bankrekening. Op grond van dit contract ontvangt het RHC echter nauwelijks rente
over het positieve rekeningsaldo. Begin 2013 is daarom een vermogensspaarrekening geopend bij de Rabobank met een variabel rentetarief van circa 2,2%. Op
deze rekening is € 400.000 van de bestemmingsreserve gestort. Als gevolg van het
schatkistbankieren zal dit bedrag echter worden verlaagd naar € 150.000. Hierdoor
zullen de rente-inkomsten dalen ten opzichte van 2013.
Begin 2012 is het Treasurystatuut opgesteld dat op 7 mei 2012 door het Algemeen
Bestuur is vastgesteld. Hierin is opgenomen dat voor het aangaan van een
overeenkomst met een financiële instelling zowel de instelling als het land waar deze
gevestigd is de kredietwaardigheidsstatus AA of hoger moet bezitten. Een financiële
beheersverordening ex artikel 212 en 213 van de Gemeentewet kon volgens de
provinciaal toezichthouder achterwege blijven.
In de nieuwe GR Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht 2014 is in artikel 22
opgenomen dat het Treasurystatuut 2012 van kracht blijft en een financiële
beheersverordening onnodig wordt geacht.
19
Bedrijfsvoering
Deze paragraaf geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens wat
betreft de bedrijfsvoeringsonderdelen personeel, informatisering, automatisering,
communicatie, organisatie, financieel beheer en huisvesting.
Gezien de geringe omvang van de organisatie wordt voor de bedrijfsvoering
overwegend gebruik gemaakt van de faciliteiten van de gemeente Wijk bij Duurstede.
Dit betreft niet alleen huisvesting, maar ook dienstverlening op het gebied van
informatisering, automatisering, facilitaire zaken en financieel beheer.
Het personeel en de bezoekers van het RHC maken gebruik van de bestaande
kantoor- en studiezaalruimten in het Wijkse gemeentehuis. Aansluitend daaraan is in
2010-2011 een nieuwe archiefbewaarplaats voor het RHC gebouwd, die in mei 2011
in gebruik is genomen. De archiefbewaarplaats is eigendom van de gemeente Wijk
en wordt voor een periode van 40 jaar kostendekkend vanaf 17 mei 2011 verhuurd
aan het RHC. Vanaf februari 2014 wordt extra kantoorruimte gehuurd. Dit was nodig
en mogelijk door de uitbreiding van de personeelsformatie met twee
deeltijdmedewerkers als gevolg van de aansluiting van Vianen.
Het personeel is in dienst van de gemeente Houten en langdurig gedetacheerd bij
het RHC. Houten verleent daarom ook de bijbehorende overhead- en
adviesfaciliteiten op het gebied van personeel en organisatie. De personeelsomvang
van het RHC bedraagt vanaf april 2014 nog altijd 5,6 fte, maar dan verdeeld over
acht in plaats van zes medewerkers. De streekarchivaris, archiefinspecteur en een
van de twee archiefmedewerkers hebben een volledige aanstelling, de tweede
archiefmedewerker en de medewerkster atlas en bibliotheek hebben een aanstelling
voor 0,8 fte, de nieuwe medewerkster studiezaal en de nieuwe projectleider
digitalisering en cultuurhistorie werken beiden 0,4 fte en de nieuwe projectleider
archieven tenslotte heeft een aanstelling voor 0,2 fte.
Voor één medewerkster betaalt de gemeente Bunnik sinds 2011 de helft van de
loonsom. In de loop van 2015 zal het jongste personeelslid 45 worden en het oudste
60. Door het vertrek in 2014 van de studiezaalmedewerker op 67-jarige leeftijd en het
in dienst treden van drie nieuwe medewerkers van 43, 52 en 55 jaar oud, is de
gemiddelde leeftijd van het personeel behoorlijk gedaald.
Voor de genoemde dienstverlening worden door Wijk bij Duurstede en Houten
kosten doorberekend aan het RHC. In het voorjaar van 2012 is door de directeur
bedrijfsvoering van de Gemeente Wijk bij Duurstede en de directeur van het RHC in
goed overleg een dienstverleningsovereenkomst opgesteld, op basis van de ‘Notitie
over de bijdrage van het RHC aan de kosten voor overhead en huur etc. van
september 2009. Deze nieuwe dienstverleningsovereenkomst is op 7 mei 2012 door
het Algemeen Bestuur van het RHC goedgekeurd.
Als gevolg van de toetreding van de gemeente Vianen wordt vanaf 2014 extra
kantoorruimte gehuurd en worden extra kosten gemaakt voor het ICT-onderdeel van
de dienstverlening.
Verbonden partijen
Deze paragraaf is niet van toepassing op het RHC.
Grondbeleid
Deze paragraaf is niet van toepassing op het RHC.
20
Hoofdstuk 5: Vaststellingsbesluit
In aanmerking nemende dat:
- aan de betreffende bepalingen uit de gemeenschappelijke regeling is
voldaan,
- de deelnemende gemeenten hebben ingestemd met de (meerjaren)begroting
2015-2018,
- dat deze begroting de instemming van het Algemeen Bestuur heeft
gekregen;
heeft het Algemeen Bestuur besloten:
de meerjarenbegroting 2015-2018 vast te stellen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 27 juni 2014.
De voorzitter,
G.F. Naafs
De secretaris,
M.A. van der Eerden-Vonk
21
Bijlage1. Specificatie van de kosten
Personele lasten
streekarchivaris
1,00
archiefmedewerker
0,83
adjunct/inspecteur
1,00
archiefmedewerker
1,00
studiezaalmedewerker
1,00
projectleider archieven
0,20
studiezaalmedewerker
0,40
projectleider digitalisering en cultuurhistorie 0,40
medewerker atlas en bibliotheek
0,83
Totaal loonkosten
Opleiding
Overige salariskosten
Stelpost 5% bezuiniging
Totaal personeelslasten
Huurkosten bestaande ruimtes
Kantoorvertrek
Kantoorvertrek
Studiezaal
Verkeersruimte
Kantoorvertrek - Vergaderruimte
Huurkosten bestaande ruimtes
Huurkosten nieuwbouw
kapitaallasten
exploitatiekosten
servicekosten
servicekosten Vianen
Huurkosten nieuwbouw
Overhead- en advieskosten
Gemeente Houten
Gemeente Wijk bij Duurstede
Onvoorziene extra overhead/advieskosten
Totaal overhead- en advieskosten
RekeningBegroting Wijziging Begroting Begroting Begroting Begroting
2013
2014
2014
2015
2016
2017
2018
80.959 79.133 79.882 81.480 81.480 81.480 81.480
53.948 53.466 54.220 55.304 55.304 55.304 55.304
81.368 77.521 79.583 81.175 81.175 81.175 81.175
62.911 60.558 63.255 64.520 64.520 64.520 64.520
39.929 26.703 11.188
0
0
0
0
1.961
0 14.000 14.132 14.132 14.132 14.132
0
0 15.377 20.497 20.497 20.497 20.497
0
0 28.372 28.939 28.939 28.939 28.939
17.218 17.268 17.477 17.827 17.827 17.827 17.827
338.294 314.649 363.354 363.874 363.874 363.874 363.874
1.900
0
6.000
0
0
0
0
0
1.500 10.901 10.916 10.916 10.916 10.916
-177
0
0
0
0
0
340.194 315.972 380.255 374.790 374.790 374.790 374.790
m2
44
22
64
9
36
175
5.396
2.698
7.849
1.104
17.048
5.531
2.766
8.046
1.131
5.548
2.774
8.069
1.135
4.161
17.474 21.687
5.687
2.843
8.271
1.163
4.652
22.616
5.829
2.914
8.477
1.192
4.768
23.182
5.975
2.987
8.689
1.222
4.888
23.761
6.124
3.062
8.907
1.253
5.010
24.355
51.218
12.343
14.141
51.218 51.218 51.218 51.218 51.218 51.218
12.652 12.689 13.006 13.331 13.665 14.006
20.048 20.106 20.609 21.124 21.652 22.194
5.660
5.802
5.947
6.095
6.248
77.702 83.918 89.673 90.635 91.620 92.630 93.666
94.750 101.392
113.251 114.802 116.391 118.021
4.200
53.340
57.540
4.200 4.200
54.674 54.833
5.680 5.680
64.554 64.713
4.200
56.204
5.680
66.084
4.200
57.609
4.200
59.049
4.200
60.525
61.809
63.249
64.725
Kosten accountant
Materiaalkosten
Digitaliseringskosten
Herstel waterschade
Totaal kosten
3.000
3.000 3.125
3.125
3.125
3.125
3.125
17.725
8.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000
21.482 16.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000
148.887 140.000 140.000 140.000 140.000 51.474
0
683.578 648.918 731.453 729.250 726.526 641.030 592.661
Algemene reserve (2% winstopslag)
9.908
9.896 11.106 11.546 11.626 11.731 11.546
693.486 658.814 742.559 740.796 738.151 652.761 604.207
Totale kosten incl. winstopslag
22
Bijlage 2. Verdeelsleutels
2015
Overeengekomen verdeelsleutels
Kostenverdeelsleutels in %
A. Personeel en materiaal
B. Huur nieuwbouw
C. Overheadkosten en oudbouw
Bunnik
406.790 8,30%
81.678 9,45%
91.825 8,49%
Totaal kosten voor bijdrage
580.293
Houten
27,06%
18,82%
25,70%
in %
Rhenen Utrechtse H.
10,94%
28,52%
12,58%
31,69%
11,21%
29,05%
Vianen Wijk bij D.
11,61% 13,57%
11,45% 16,00%
11,58% 13,97%
in €
Bunnik
Houten
Rhenen
Utrechtse H. Vianen
Wijk bij D.
A.
33.774,41 110.090,17 44.483,77
116.021,66 47.212,63 55.207,35
B.
7.722,31
15.374,94 10.275,17
25.885,83 9.354,54 13.065,22
C.
7.799,28
23.596,41 10.291,75
26.672,43 10.634,02 12.831,09
korting
-3.000,00
A+B+C
49.296,00 149.061,53 65.050,68
168.579,91 64.201,19 81.103,66
2%
985,92
2.981,23 1.301,01
3.371,60 1.284,02
1.622,07
subtotaal 50.281,92 152.042,76 66.351,70
171.951,51 65.485,21 82.725,73
btw 21%
9.553,57
28.888,12 12.606,82
32.670,79 12.442,19 15.717,89
tot. Lst
59.835,49 180.930,88 78.958,52
204.622,29 77.927,40 98.443,62
2015
2016
Overeengekomen verdeelsleutels
Kostenverdeelsleutels in %
A. Personeel en materiaal
B. Huur nieuwbouw
C. Overheadkosten en oudbouw
Bunnik Houten Rhenen
406.790 8,30% 27,06% 10,94%
89.378 9,45% 18,82% 12,58%
85.115 8,49% 25,70% 11,21%
Totaal kosten voor bijdrage
581.284
in %
Utrechtse H.
28,52%
31,69%
29,05%
Vianen Wijk bij D.
11,61% 13,57%
11,45% 16,00%
11,58% 13,97%
in €
Bunnik
Houten
Rhenen
Utrechtse H. Vianen
Wijk bij D.
A.
33.774,41 110.090,17 44.483,77
116.021,66 47.212,63 55.207,35
B.
8.450,33
16.824,42 11.243,86
28.326,22 10.236,44 14.296,95
C.
7.229,40
21.872,26 9.539,74
24.723,52 9.857,01 11.893,55
A+B+C
49.454,14 148.786,85 65.267,38
169.071,39 67.306,08 81.397,84
2%
989,08
2.975,74 1.305,35
3.381,43 1.346,12
1.627,96
subtotaal 50.443,23 151.762,59 66.572,72
172.452,82 68.652,20 83.025,80
btw 21%
9.584,21
28.834,89 12.648,82
32.766,04 13.043,92 15.774,90
tot. Lst
60.027,44 180.597,48 79.221,54
205.218,85 81.696,12 98.800,70
2016
23
Overeengekomen verdeelsleutels
Kostenverdeelsleutels in %
A. Personeel en materiaal
B. Huur nieuwbouw
C. Overheadkosten en oudbouw
Totaal kosten voor bijdrage
2017
in %
Bunnik Houten Rhenen Utrechtse H.
406.790 8,30% 27,06% 10,94%
28,52%
92.630 9,45% 18,82% 12,58%
31,69%
87.135 8,49% 25,70% 11,21%
29,05%
586.556
Vianen Wijk bij D.
11,61% 13,57%
11,45% 16,00%
11,58% 13,97%
in €
Bunnik
Houten
Rhenen
Utrechtse H. Vianen
Wijk bij D.
A.
33.774,41 110.090,17 44.483,77
116.021,66 47.212,63 55.207,35
B.
8.757,80
17.436,58 11.652,97
29.356,88 10.608,89 14.817,14
C.
7.400,95
22.391,28 9.766,12
25.310,20 10.090,91 12.175,78
A+B+C
49.933,16 149.918,03 65.902,86
170.688,73 67.912,44 82.200,27
2%
998,66
2.998,36 1.318,06
3.413,77 1.358,25
1.644,01
subtotaal 50.931,83 152.916,40 67.220,92
174.102,51 69.270,69 83.844,28
btw 21%
9.677,05
29.054,12 12.771,97
33.079,48 13.161,43 15.930,41
tot. Lst
60.608,87 181.970,51 79.992,89
207.181,98 82.432,12 99.774,69
2017
2018
Overeengekomen verdeelsleutels
Kostenverdeelsleutels in %
A. Personeel en materiaal
B. Huur nieuwbouw
C. Overheadkosten en oudbouw
Bunnik Houten Rhenen
406.790 8,30% 27,06% 10,94%
93.666 9,45% 18,82% 12,58%
89.205 8,49% 25,70% 11,21%
Totaal kosten voor bijdrage
589.661
in %
Utrechtse H.
28,52%
31,69%
29,05%
Vianen Wijk bij D.
11,61% 13,57%
11,45% 16,00%
11,58% 13,97%
in €
Bunnik
Houten
Rhenen
Utrechtse H. Vianen
Wijk bij D.
A.
33.774,41 110.090,17 44.483,77
116.021,66 47.212,63 55.207,35
B.
8.855,69
17.631,47 11.783,21
29.684,99 10.727,47 14.982,75
C.
7.576,79
22.923,28 9.998,15
25.911,54 10.330,66 12.465,06
A+B+C
50.206,89 150.644,92 66.265,14
171.618,19 68.270,76 82.655,16
2%
1.004,14
3.012,90 1.325,30
3.432,36 1.365,42
1.653,10
subtotaal 51.211,03 153.657,81 67.590,44
175.050,56 69.636,18 84.308,27
btw 21%
9.730,09
29.194,98 12.842,18
33.259,61 13.230,87 16.018,57
tot. Lst
60.941,12 182.852,80 80.432,63
208.310,16 82.867,05 100.326,84
2018
24
Bijlage 3.
Overzicht reserves
Reserves
SALDO
OMSCHRIJVING
TOEVOE- ONTTREK-
01-01-2015
GING
KING
SALDO
SALDO
31-12-2015
01-01-2016
TOEVOE- ONTTREKGING
SALDO
KING
31-12-2016
Algemene reserve vrij aanwendbaar
78.874
11.546
0
90.420
90.420
11.626
0
102.046
Totaal algemene reserve
78.874
11.546
0
90.420
90.420
11.626
0
102.046
Bestemmingsreserves
SALDO
TOEVOE- ONTTREK-
01-01-2015
Herstel waterschade
Huisvesting
Totaal bestemmingsreserves
GING
KING
SALDO
SALDO
31-12-2015
01-01-2016
TOEVOE- ONTTREKGING
SALDO
KING
31-12-2016
331.474
0
140.000
191.474
191.474
0
140.000
11.199
0
8.957
2.242
2.242
0
2.242
51.474
0
342.673
0
148.957
193.716
193.716
0
142.242
51.474
Reserves
SALDO
OMSCHRIJVING
TOEVOE- ONTTREK-
01-01-2017
GING
KING
SALDO
SALDO
31-12-2017
01-01-2018
TOEVOE- ONTTREKGING
SALDO
KING
31-12-2018
Algemene reserve vrij aanwendbaar
102.046
11.731
0
113.777
113.777
11.546
0
125.323
Totaal algemene reserve
102.046
11.731
0
113.777
113.777
11.546
0
125.323
Bestemmingsreserves
SALDO
TOEVOE- ONTTREK-
01-01-2017
Herstel waterschade
Huisvesting
Totaal bestemmingsreserves
GING
KING
SALDO
SALDO
31-12-2017
01-01-2018
TOEVOE- ONTTREKGING
SALDO
KING
31-12-2018
51.474
0
51.474
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
51.474
0
51.474
0
0
0
0
0
25

Download Report