^\ Fá H' )5I]AP DE STICHTSE 'Oi;HTLNIRÀA RUNLANDEN I X COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN colr¡¡¡rssre BMZ T ALGEMEEN BESTUUR Onderwerp: Ontwerpbegroting 2015 met zienswijze en Meerjarenraming Nummer:846833 2015-2018 RHC Rijnstreek en Lopikeruvaard ln D&H 10-06-2014 BMZ 02-09-2014 x ln Cie: n srr ln AB: Portefeuillehouder: Steller: Telefoonnummer: Afdeling: drs. M.J.W. Brederoo (030) 634 s9 38 lnformatiecentrum Automatisering Van der Vorm Dit onderwerp wordt geagendeerd ter kennisneming ter consultering ter advisering I ! ! n ln de vergadering van 10 juni 2014 heeft het college besloten: f in te stemmen met de ontwerp-begroting 2015 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum (RHC) Rijnstreek en Lopikenruaard en met de bijdrage van ons waterschap daarin van € 130.574,-,; en met bijgevoegd concept zienswijze op deze ontwerp-begroting; deze zienswijze in te dienen bij de Archiefcommissie van het RHC Rijnstreek en Lopiken¡r¡aard. de ontwerp-begroting 2015, de meerjarenraming 2015-2018 en de zienswijze ter kennisname aan te bieden aan de commissie BMZ. . 2. 3. Korte inhoudelijke omschrijving Bijgaand ontvangt u ter kennisname de volgende stukken de ontwerpbegroting 2015 en de meerjarenraming 2015-2018 van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikenruaard (DM #8f 6692) de zienswijze op de ontwerpbegroting zoals door het college ingediend bíj de Archiefcommissie (DM #830099) Het college heeft kennis genomen van de ontwerpbegroting 2015 en de meerjarenraming 2015-2018 van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikenruaard. Sinds 26 maart 2014 heeft het algemeen bestuur aan het college de bevoegdheid gedelegeerd om op deze ontwerpbegroting een zienswijze in te dienen bij de Archiefcommissie. ln vergelijking met de afgelopen jaren is het RHC er beter in geslaagd om de begroting binnen de kaders te houden die vorig jaar in het meerjarenperspectief zijn afgegeven. Daarnaast wijkt de meerjarenraming 20'152018 nauwelijks af van de raming van vorig jaar, waar eerder nog regelmatig een meerjarenperspectief werd gepresenteerd dat steeds dat steeds wat hoger lag dan het meerjarenperspectief van het jaar ervoor. De bijdrage van ons waterschap aan het RHC bedraagt voor 2015 C130.574. 846833 HOOCH EEMRAADSCHAP DE STICHTSE RUNTANDEN , I veilige dijken . droge voeten . I t schoon water RHC Rijnstreek en Lopikerwaard t.a.v. de Archiefcommissie Postbus 45 3440 AA WOERDEN Datum Conlactpersoon Doorkiesnummer 10 juni 2014 drs. M.J.W. Brederoo (030) 634 59 38 Uw brief d.d. Uw kenmerk Ons kenmerk 24 april 2014 830099 Onderwerp Bijlage(n) Zienswijze ontwerp begroting RHC Rijnstreek en Lopikerwaard 2015 Geachte arch¡efcom missie, Wij hebben van u de ontwerp begroting 2015 en de meerjarenbegroting 2015-2018 ontvangen van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard. U informeert ons hierbij dat de begroting op 10 juli a.s. ter vaststelling aan de orde komt in de Archiefcommissie. Ons algemeen bestuur heeft het indienen van een zienswijze op deze begroting gedelegeerd aan het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden. Hierbij maken wij u onze zienswijze op deze begroting bekend. Tot ons genoegen stellen wij vast dat nadat in de afgelopen jaren steeds een stijgende lijn zichtbaar was in de begroting die ook steeds wat sneller opliep dan het meerjarenperspectief, er nu sprake is van een lichte kostendaling en een begroting die wat betreft omvang overeenkomt met wat vorig jaar in het meerjarenperspectief is aangegeven. Daarnaast wijkt het meerjarenperspectief minder dan 1% af van de raming die u vorig jaar presenteerde. Wij maken u hier graag een compliment voor. Het valt op dat u in uw meerjarenperspectief rekening houdt met kosten die sneller stijgen dan de inflatie. Wij willen u erop attenderen dat het wensel¡jk is om meerjarig een geTndexeerde nullijn te hanteren. ln uw toelichting geeft u aan dat doordat u niet met reserver¡ngen en afschrijvingen werkt de begroting van jaar tot jaar wat kan schommelen. Dit effect zien wij echter niet terug in de meerjarenraming. ln de komende jaren is wel een geleidelijke stijging van alle kosten te zien, maar ziln er nauwelijks schommelingen waarneembaar die aan specifieke activiteiten of projecten kunnen worden toegeschreven. Dit roept de vraag op of deze kosten wel zijn meegenomen in het meerjarenperspectief. pordermoren 2 Postbus 550 3990 ï GJ Houten (030) 634 s7 00 F (030) 634 59 99 post@hdsr nl Wilt u b¡j beantwoording van deze br¡ef de datum en ons kenmerk vermelden www destichtserijnlanden nl De ontwerpbegroting is door ons voor een ieder ter inzage gelegd. Op basis hiervan zijn geen aanvullende zienswijzen bij ons naar voren gebracht. Hoogachtend, Dijkgraaf en hoogheemraden C>€c'<-J. Goedhart irecteur P.J.M. Poelmann dijkgraaf -2- RHC \ev n fil.i,¡',ir::1.tk r:r; lc¡;iitc t'tvtit.t;r i Aan het Algemeen bestuur van I Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlandg¡t¡,,-, Postbus 550 n 3990 GJ HOUTEN lriIri ¡ì(1 Woerden, 24 april20l4 i '4 it' i i. i ìl'rìì, i¡ì;, ' 'ì Betreft: begroting RHC ¡rr,l. i, I t Geachte dames en heren, Hierbij doe ik u, conform artikel 7 van de gemeenschappelijke regeling Regionaul Historisch Centtunt Rijnstreek en Lopikerv,aqrd de ontwerp-begroting voor het jaar 2015 toekomen. lndien u dat wenst kunt u uw zienswijze hieromtrent bij de Archiefcommissie naar voren brengen. De begroting komt op l0 juli ter vaststelling aan de orde in de vergadering van de Archiefcommissie (het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum). Hoogachtend, fcommissie amen I uen. s Regionaal Historisch Centrum Rij nstreek en Lopikerwaard ONTWERP BEGROTING 2OI5 MEERJARENRAMING 20 I 5.20 T8 Gemeenschappelijke Regeling van de Gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Lopik, Montfoort, Oudewater, Woerden, lJsselstein en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. RFIC Rijnstreek en Lopikerwaard Postbus 45 3440 AA Woerden www.rhcrijnstreek.nl MEMO Bíj de begroting 2015 De begroting 2015 komt in grote lijnen overeen met hetgeen eerder voor dit jaar in de meerjarenraming stond vermeld. De afivijkingen in dit stuk ten opzichte van de eerder gemaakte raming zijn bijstellingen in de indexering van salarissen en andere vaste lasten. Alle andere uitgaven, zoals voor de website, lidmaatschappen en aanschaf benodigdheden, blijven gelijk. In het kader van de bezuinigingen ligt de focus van het RHC op de uiwoering van de wettelijke taken. Binnen de begroting is geen ruimte voor bijzondere nieuwe ontwikkelingen en wordt soberheid wordt betracht. Uiteraard gaat het RHC wel mee in de vaart der volkeren, als het gaat om de digitale mogelijkheden om archieven en collecties te ontsluiten en beschikbaar te stellen voor publiek. Aljaren speelt de website daarin een centrale rol. Nieuw is dat het in 2014 mogelijk wordt om via de site scans van (populaire) archiefbronnen in te zien. Voor de inpassing van de scans op de website en de digitalisering van bronnen die lastig naar één gemeente zijn toe te wijzen, is een bescheiden bedrag van € 5000,- op de begroting gezet. Het creëren van deze nieuwe post was al in de meerjarenraming voorzien. Dat de uitgaven die het RHC doet op het gebied van digitalisering bescheiden zijn, houdt verband met het feit dat digitaliseringsprojecten in principe voor rekening van de desbetrefïende deelnemer komen. Recente voorbeelden daarvan zijn de digitalisering van waterschapskaarten voor rekening van het Hoogheemraadschap, en het scannen van het oud-rechterlijk archief van Woerden voor rekening van de gemeente Woerden. ln 20l4l15 zullen de oude notariële archieven van Bodegraven, Montfoort, Lopik, Oudewater, IJsselstein en Woerden worden gedigitaliseerd. Al dergelijke projecten drukken wat betreft de scanning-zelf niet op de RHC-begroting. De website faciliteert, maar de input is mede afhankelijk van de lokale behoeften van de betalende deelnemer en eventueel subsidiemogel ij kheden. Voorts springt in het oog de verhoging van de post lidmaatschappen. Dit houdt verband met de aansluiting bij BRAIN, de brancheorganisatie van het archiefwezen. Het RHC vindt daar met name ondersteuning voor de uitvoering het archiefbeheer en de inspectietaak. Aan de inkomstenkant vallen de huurinkomsten weg van de verhuur van archiefn¡imte. Het huurcontract met de Cenerale Synode van de Christelijk-Cereformeerde kerk is op gezegd, en de vrijgekomen ruimte is direct al ingenomen door archieven van de deelnemende gemeenten. Voorts is er geen zicht op nieuwe bijzondere projecten, waarbij buiten de doelstelling van het RHC werkzaamheden in het semi-statisch archief worden venicht die extra geld genereren. Op de hoogte van de bijdrage van de deelnemers heeft dit geen invloed, omdat in het voorkomende geval de kosten van het dan aan te trekken trjdelijk personeel hieruit betaald worden. Het bovenstaande betreft een toelichting op de algemene lijn. Hoe de verrekenirìg van de kosten in de door de diverse deelnemers verschuldigde bijdrage uitpakt, kan in de marge per afzonderlijke deelnemer soms iets verschillen. Dat zit voor 2015 niet zozeer in de inwonertallen (die bleven nagenoeg gel¡jk) maar meer in de verhouding van de archiefmeters, de andere component waarop de verdeelsleutel is gebaseerd. Tot slot zij opgemerkt dat de consequentie van het feit dat het RHC niet werkt met reserveringen en afschrijvingen, is dat benodigde investeringen zorgen voor een schommeling in opeenvolgende begrotingen en de verschuldigde bijdragen van de deelnemers van de regeling. Dit verklaarl het feit dat de begroting voor 2015 lager uitpakt dan die van 2014, waarin bijzondere investeringen voor de website waren opgenomen. 3 BEGROTING BATEN Nr 0l Biidragen deelnemers RHC Bodegraven-Reeuwiik Lopik Montfoort Oudewater Woerden < : IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Verhuur archiefruimte aan derden 03 Leges, overige inkomsten 04a Extra ontvangen inkomsten semi-statisch archiefbewerking 04b Extra ontvangen inkomsten semi-statisch archiefbewerking TOTAAL 02 € e e RHC 2014 > e 46.149.- € ¡05.170,€ 40.798,€" 45.847,- 29.207,- € 28.850,- € l0l .926,- € 3.000,- e e e e 106.636,41.724,- 172,082,- 132.176,- e t70.557,e 99.954,€ 130.s74,- 2.2s0,2.950,p.m. € 10.000,- € 645.100,- p.m. e 624,750,- 4 RIJNSTREEK EN LOPIKER1VAARD 2OI4 LASTEN Nr 0la 0rb 0lc 02 03 04 05 06 07 08a 08b 08c 09 l0 lla llb t2 l3a l3b € Salarissen medewerkers Tiideliik personeel Materiële verzorqer Rei skosten woon-werkverkeer Doorbelasting productiecentrum poa Reiskosten medewerkers Abonnementen/l i dmaatschappen Aankoop boeken en vakliteratuur Kantoorbehoeften, archi efmateriaal Website, automatisering Aanpassing website en maatregel wet auteursrecht Dieitaliserine Vorming en opleiding Public relations Doorberekening gemeente Woerden hulpkostenplaats P en O [Iuur gemeente Woerden werkruimtes Onvoorziene uitgaven S ub-totool overige kosten € € € € € € € € € € € e e € 438.400,p,m 16.700,- 4.050,23.400,1.000,900,400, 4.600,r8.500,46.000,t.500,500,14.250,24.600,500,- e 449.400,p.m € € e € 16.950,4.050,24.200,- r.000,- € € € e € € € € € € 1.700,400, 4.800,22.500,5,000,- t.600.600,14.900,25.350,550,- € 595.300, - € 573.000, - Huur gemeente Woerden archiefbewaarplaats Huur extra archiefruimte elders S u b-totaal depot-kosten € € € e € € TOTAAL GENERAAL € 645.100,- lVaststelling vtn de begrotíng znl plaúsvÍnden ìn de vergtdering vfln d.d. I0 juli 1.500,- 49.800,- 49.750,2.000,51.750,- e 624.750,- Archiefcommissie 20141 J.F. van Rooijen, secretaris. de 48.300,- V.J.H. Molkenhoer, voorzitter 5 MEERJARENRAMING BATEN Nr 0t Biidrac,en dselnemers a Bodeeraven-Reeuwiik b c Lopik Montfoorl d Oudewater e Woerden lJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Riinlanden Verhu ur archieÍiui mte aan derden Leges. overiqe inkomsten f è 02 03 04 Extra inkomsten semistatisch arch iefbewerking TOTAAL 2015 2016 20t7 20 t8 € € € € r09.570,- € il r.86t,e 43.274.e 48.829.€ 30.601.€ 18 .678,€ 106.02 t,€ r38 886,- € € € € e € € t05. r70.- 40.798.45.847,- 28.850.170.557,- 99.954.r30.574.- 3.000.p.ln' e. 624.750,- t07.36 t ,- € 133.295.- € e € € € € € 3. I 00,- € € e e € 4t.607.46.827f 29.423,- t74.202,- r0t.935,- p.m. €.637.750,- 42.451.47.794.30.019,177.819,104.005,- t36.042,- 3.200.p.m. € 650.900,- t € € 3,250.p.m. 664.400.- 6 LASTEN 20rs-20r8 Nr Functie 0la 10.001 0rb r0.000 0lc 04 t0.015 62.330 34.260 05 34.015 06 34.0't6 07 34,0 I 6 02 03 Salarissen medewerkers Tiideliik personeel Materiële verzorger Re iskosten woon-werkverkeer Doorbelasting poa Reiskosten medewerkers Abonnementen/l idmaatschappen Aankoop boeken en vakliteratuur Kantoorbehoeften, archiefmateriaal Website, automatisering 08a 34.016 08b 34. I 05 09 Digitalisering Vormins en opleiding l0 Public relations lla 62.353 ilb 62.350 llc t2 t3 l3a 34.016 ó2.350 Doorberekenin g gemeente Woerden hulpkostenplaats P en O Huur gemeente W'oerden 2015 2016 e € 457,500 .-- e € € e € € € € 449.400.-p.m. 16.950,-- 4.050.-24.200.-1.000,-- l.700,-- e € e € € € € € n.450,-4.050,-- 24.700-t.050,-r.700,450,-5.000.-23.500,-s.000,-- € € € 400.-4.800.-22.500,-s.000,-t.600,-600,-t4.900,-- € e 26.050,-- 550.-- e € € € € € 25.350,-- werkruimtes Verandering huisvesting RHC Onvoorziene uitgaven Totaal overige kosten € 550.-- € 573.000,- € € Huur gemeente Woerden € 49.750.-- € archiefbewaarplaats Huur extra archiefiuimte elders € € TOTAAL GENERAAL €, 2.000,-5 r.750.- 624.750,-- € € 465.750 ,-- € € e 17.950,-- € € € € €. € € 4.050.-25.200.-1.050,-- t.700,-450,-5.200.-24,500.-5.200,-- e 474.100 .-- € € €. € € € € € I8._500,-- 4.050.-25.700.-L t00,-- t.750,-500,-5.200.-25.s00.-5.200,-- € t5.500,-- € € € € € 26.800,-- € 27.500,-- 600.-- € p.m 600,-- 584.400,- € € 596.300,- € 607.850,- 5t.150,-- € 52.600,-- € 54.050,-- € € € 54.600.- € € € 2.500,-56.550.-664.400,-- 1.600-- 600.-t5.200,-- € p.m Totaal depot-kosten 2018 2017 2.200.-- 53.350.-Q.637.750,-- t.700,-650.-- 1.700,-t 650,-5.800,-- p.m 2.200,-650.900,-- Toelichting op de meerjarenraming In de meerjarenraming is bij de berekening van de te betalen bijdragen van de deelnemers uitgegaan van stabiele inwonertallen en aantallen archiefmeters, Ander uitgangspunt is dat er geen veranderingen optreden ten aanzien van de huisvesting van het RHC en de beschikbare archiefbewaarplaatsen in de diverse gemeentehuizen. Politiek staat de huisvesting de gemeente Woerden ter discussie. Er worden verschillende scenario's onderzocht. Omdat het RHC met de centrale archiefbewaarplaats gevestigd is in het Stadhuis van Woerden, is er vanaf 2016 een p,m.-post "verandering huisvesting RHC" opgenomen. Verder is in deze meerjarenranring voor de belangrijkste post, de salarislasten, rekening gehouden met een jaarlijkse stijging van I ,\Yo. Voor de doorbelastingen van de gemeente Woerden, en de kosten d ie Ferm rvVerk berekent voor de materiële verzorger, is gerekend tnet een stijging van2Yo; voor de huur met een jaarlijkse stijgingvan2.So/o. De relatief wat sterkere stijging van de kosten van de website worden veroorzaakt door de hogere hostingkosten die met de groei van beschikbare data gepaard gaan. Enerzijds wordt uitgegaan van een gestage groei van data en scans, terwijl anderzijds de ontwikkelingen in de markt en op het gebied van compressie van digitale beelden (JPEG 2000) de hostingskosten binnen de perken houden. Op langere termijn zal rekening gehouden moeten worden met extra kosten voor een e-depot, benodigd om de nu gevormde digitale archíeven van de deelnemers van het RHC te beheren. Dit valt buiten het bestek van deze meerjarenraming. 7 Toelichting bij de specifieke begrotingsposten 2015: Baten: 01. 02 03 04 Dit zijn de door de deelnenlers aan de gemeenschappelijke regelingte betalen biidragen, berekend conforrn cle verdeelsleutel. gebaseercl op inwonefal en aanlal beheerde meters archief. (zie bijìage voor de berekening) Verschillen tussen de geraamde bijdrage en de werkelíjk te betalen brjdrage rvorden in het jaar. volgend op het begrotingsjaar, door de gemeente Woerden rnet de andere deelnelners verrekend. Er is in de archicfbewaarplaats geen ruirnte nìeer over voor verhuur aan derden. lnkornsten uit leges voor door RHC-medewerkers verricht archielonderzoek en de levering van rcproducties uit de archieven en collecties. Voorts worden werkzaarnheden die niet behoren tot de kerntaak van het Rt.lC doorberekend aan de deelnerners en als "overige inkomsten" geboekt. lnkclmsten uit de berverkingvan het semi-statischc archief of andere werkzaamhedert die niet behoren tot de kerntaak van het RHC en aparl doorberekend worden aan de desbetl'effende dr:elncnrer. Lasten: 0la. 0rb. 0l c 02 03 08a 08d I0. I la. I rb. ß. De totale lormatie omvat 7.0 fte. Kosten die voortvloeien uit een eventueel dienstverband van de tnedewerkster met een tijdelijke aanstelling, in verband tnet en gedekt uit de extra inkomslen uit werkzaarnheden voor serni-statische arch ieven. De r¡ateriële verzorger wordt op basis van detachering tewerkgesteld vanuit Ferm Werk. De post is gebaseerd op de reiskosten brj de huidige persottele bezelting. Dit betreft de doorbelasting van kosten van de afdeling Personeel. Organisatie en Autotttatisering van de gerneente Woerden. l losting en standaard onderhoud van de rvebsite. Digitalisering van (archiel) bronnen die via de website beschikbaar rvorden gesteld. Voorwaarde is dat het een archief ofcollectie bctreft waarvan de digitaliseringskosten niet toe te schrijven zijn aan een enkele deelnenter. Public relations. waaronder ook attenties voor vriiwilligers werkzaam bii het RHC. Deze kosten worden doorbelast op basis van het aantal fte's en betreft zaken als werving en selectie, salarisadministratie, bedrijtìgezondheidszorg, arbcitlsvoorwaarden etc. Huur van de studiezaal en administratieve ruirntes in het Stadhuis te Woerden De door de gemeente Woerden doorberekende kosten van de archiefbewaarplaats rvorden alleen doorbelast aan de deelnemers die hun archieven hier hebben ondergebracht. IJsselstein. t,opik en Oudewater beschikken zelf over wettelijk goedgekeurde archiefbewaarplaalsen: veel gelaadpleegde archieven uit die genteentes zijn in Woerden geplaatst. waartegenover weinig geraadpleegde archieven van de andere deelnerners naar de bevvaarplaatsen in IJsselstein, Lopik en Oudewater zijn overgebracht. Vanaf20l4 moetet'extraruimtewordenbijgehuurd,omdalergeenplankruitìltemeeroverisinde archiefbewaarp laats te Woerden. 8 Berekenine biidrage deelnemers begrotine 2015 Salarissen en overhead Totale kosten salarissen en overhead € D 573.000 - overige inkomsten : totaal aantal inwoners = bedrag per inwoner: - €3.000: € 570.000 : 195.600 = e2pl4l perinwoner [Hoogheemraadschap gefixeerd inwonertal van 40.700] Deelnemer Bedrag per inwoner lnwonertal Aandeel kosten salarissen en overhead Bodegraven-Reeuwiik 32.800 €2.9141 Lopik Montfoo¡t 14.000 e 2,9141 IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rilnlanden TOTAAL e e2,9t4t 3.600 9.900 50.300 34.300 40.700 I Oudewater Woerden € €2,9141 95.583,-40.798.-39.632,-28.850,-r46.580,-99,954.-- e2,9l4l € e € r 18.603,-- €2.9t4t € 570.000,-- e29l4l €2,9141 195.600 € € Depotkoslen Totale depotkosten : totaal aantal gebruikte meters : bedrag per meter : e 17,0286 per meter 3039 € 5l .750 : Deelnerner Meter-tal Bodesraven-Reeuwíik Montf'oort tWoerden Hoogheemraadschap De Stichtse Riinlanden TOTAAL 5ó3 365 I 408 703 3039 Aandeel depotkosten Bedrag per meter € 17.0286 € e € € e t7.0286 9.587.-6.215.-- e 17,0286 l't,0286 e € t7.0286 € n.977,-1.971,-51.750.-- Toløle bijdrage per deelnemer Deelnemer Aandeel kosten salarissen en overhead Bodesraven-Reeuwiik Lopik Montloort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Riinlanden € € e € € e € 95.583,-40.798,-39.632,-28.850,-r46.580,-99.954,-I 18.603,-- Aandeel denotkosten e 9.58'7,-- €. 6.215,-- Totaal € r e € e e € 170.557.-- € €. 23.977 ,-- e |.971,-- t 05.170.-40.798.-45.847,-28.850,-99.954.-30.574,-- 9
© Copyright 2024 ExpyDoc