Klachtenregeling Aanbesteden VRR

Klachtenregeling aanbesteden VRR
Hoofdstuk 1 Definities
Artikel 1 Klachtenregeling
De klachtenregeling is het voortvloeisel uit de nieuwe aanbestedingswet. Deze bestaat uit
drie onderdelen, te weten:
1. Centraal klachtenloket,
2. Standaard klachtenregeling voor aanbestedende diensten
3. Commissie van aanbestedingsexperts.
Deze klachtenregeling heeft betrekking op alleen punt twee de Standaard
klachtenregeling voor aanbestedende diensten. Punten een en drie worden landelijk
geregeld door het ministerie van EZ, waaronder de aanbestedingswet valt.
Artikel 2 De aanbestedende dienst
De aanbestedende dienst is Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR), kantoor
houdend op de Frobenstraat 8, te Rotterdam.
Tel. 010 – 446 8235
Artikel 3 Aanbesteding
Elke vorm van vraag aan de markt voor het verkrijgen van een prijs en andere condities
voor het invullen van een behoefte binnen de aanbestedende dienst.
Onder aanbesteding wordt ook begrepen het uitblijven van een aanbesteding.
Artikel 4 Potentiële leverancier.
Na gelang het stadium van de aanbesteding en de gebruikte procedure kan dit zijn:
1. de opvrager van de aanbestedingsdocumenten
2. de verkrijger van de aanbestedingsdocumenten
3. de inschrijver op een aanbesteding
4. de opvrager van de selectiedocumenten
5. de verkrijger van de selectiedocumenten
6. de inschrijver op een selectieprocedure
7. de offrant
8. die firma die wel de intentie had leverancier te worden, maar om moverende
reden i.r.t. de aanbesteding hier vanaf heeft gezien.
Artikel 5 Inkoper
De Inkoper is de persoon die de vraag (Artikel 3) aan de markt heeft gesteld c.q. die
verantwoordelijk is voor de aanbestedingsprocedure van onderhavige aanbesteding.
De inkoper hoeft niet in functie bij Afdeling Inkoop te werken of in functie een Inkoper te
zijn.
Artikel 6 Klachtenfunctionaris
Deze persoon (namens de aanbestedende dienst) neemt de klacht in behandeling en
bemiddelt bij klachten en kan optreden als een neutraal en onpartijdig persoon om de
bestaande onvrede van de klager in eerste instantie op te lossen.
Artikel 7 Klacht
Een uiting van onvrede over de behandeling of bejegening die door de potentiële
leverancier als onjuist, onvoldoende of onterecht wordt ervaren i.r.t. de aanbesteding
door de aanbestedende dienst. Uitingen van onvrede kunnen ook worden gedaan tegen
aanbestedingen die niet door, maar wel onder verantwoordelijkheid van de
aanbestedende dienst wordt uitgevoerd (tenzij deze instantie zelf een klachtenprocedure
heeft). Klachten mogen niet gaan over het algemeen aanbestedingsbeleid.
Artikel 8 Klager
De potentiële leverancier dan wel namens de potentiële leverancier zijn
vertegenwoordiger die een klacht voorlegt aan de klachtencommissie.
Klachtenreglement VRR
Pagina 1 van 7
Artikel 9 Aangeklaagde
Degene tegen wie de klacht zich richt. Dit is de persoon (de aanbestedende dienst zelf of
een van haar werknemers) die direct betrokken was bij of die verantwoordelijkheid
draagt voor hetgeen de klager in zijn klacht aan de orde stelt.
Artikel 10 Klachtencommissie
Een door directie van de aanbestedende dienst ingestelde instantie die komt tot een
onderzoek en oordeel van de klacht. Hier hebben zitting:
Voorzitter:
Functionaris van aanbestedende dienst onafhankelijk van betrokken
afdelingen.
Secretaris:
De Klachtenfunctonaris
Lid:
Onafhankelijke Specialist Aanbestedingen
Artikel 11 Beroep
Beroep op de uitspraak is van de Klachtencommissie is niet mogelijk. Indien Klager zich
niet kan vinden in de uitspraak van de Klachtencommissie, kan Klager zich vervoegen tot
het Centraal Klachtenloket om zijn klacht te laten behandelen bij de Commissie van
Aanbestedingsexperts.
Artikel 12 Algemene voorwaarden De Algemene inkoopvoorwaarden ten behoeve van
dienstverlening aan de aanbestedende dienst. Deze worden bij het begin van iedere
aanbesteding aan de Potentiële leverancier aangeboden. Artikel 27 van de algemene
inkoopvoorwaarden gaat over het klachtrecht.
Klachtenreglement VRR
Pagina 2 van 7
Hoofdstuk 2 Algemene bepalingen
Artikel 13 Vertegenwoordiging
Een klager, degene over wie geklaagd wordt, dan wel de aanbestedende dienst kunnen
zich bij de behandeling van de klacht laten vertegenwoordigen en/of bij laten staan door
een specialist op het gebied van aanbestedingsrecht. De klachtencommissie kan, indien
zij dit nodig oordeelt, de vertegenwoordiger verzoeken een schriftelijke verklaring te
overleggen waaruit zijn machtiging blijkt. Het bijstaan is altijd toegestaan echter de
specialist voert dan niet het woord.
Artikel 14 Geheimhouding
1. Elk lid van de klachtencommissie en voorts een ieder die bij de behandeling van de
klacht wordt betrokken is tot geheimhouding verplicht ten aanzien van alle, de
partijen betreffende, gegevens die hem/haar bij de behandeling van de klacht ter
kennis zijn gekomen.
2. De klachtencommissie deelt partijen en overige bij de klacht betrokkenen,
voorafgaand aan elke behandeling van de klacht, de in lid 1 omschreven plicht mee.
3. De Geheimhouding kan worden opgeheven indien, unaniem, alle betrokkenen
hiermee instemmen.
Artikel 15 Het verstrekken van inlichtingen
1. De directie van de aanbestedende dienst verstrekt aan de klachtencommissie
inlichtingen voor zover deze de klacht betreffen. De klager wordt geacht hiervoor
toestemming te hebben verleend. Wanneer de klacht door een ander dan de
potentiële leverancier is ingediend, kan zonder schriftelijke toestemming van de
potentiële leverancier geen informatie over de potentiële leverancier worden gegeven.
2. Iedereen aan wie de klachtencommissie om inlichtingen vraagt, dient deze binnen
een termijn van twee weken te beantwoorden. Indien dit niet mogelijk is kan deze
termijn op basis van een schriftelijke motivatie met maximaal twee weken worden
verlengd.
Artikel 16 Bezwaar maken tegen de deelneming van een lid van de
klachtencommissie
Klager kan bezwaar maken tegen deelneming van een lid van de klachtencommissie aan
de behandeling van een klacht. Het bezwaar moet worden gemotiveerd. De procedure die
dan in werking treedt omvat de volgende stappen. De commissie beoordeelt het
bezwaar. Indien de commissie het bezwaar gegrond acht, neemt de plaatsvervanger de
behandeling van de klacht over.
Artikel 17 Terugtreden door een lid van de klachtencommissie
Een lid van de klachtencommissie dient zich terug te trekken, indien zijn onpartijdigheid
niet is gewaarborgd. Het betreffende lid dient dit zo spoedig mogelijk aan te geven nadat
de klacht door de klachtencommissie is ontvangen. De plaatsvervanger neemt dan de
behandeling van de klacht over.
Artikel 18 Kosten
Voor een klager zijn er geen kosten verbonden aan het indienen van een klacht. Wanneer
een klager (juridische) raadspersonen of deskundigen heeft ingeschakeld, dient de klager
de kosten hiervan voor eigen rekening te nemen.
Artikel 19 Beperking gevolgen indienen Klacht
Een ingebrachte klacht zet een aanbestedingprocedure niet stil.
Klachtenreglement VRR
Pagina 3 van 7
Hoofdstuk 3 Procedure voor behandeling door de klachtencommissie
Artikel 20 Van klacht naar de behandeling door de klachtencommissie
Hieronder staat een schematische weergave van het proces van het behandelen van een
klacht binnen de aanbestedende dienst van het eerste contact over de klacht tussen de
potentiële leverancier en Inkoper van aanbestedende dienst tot aan de uitspraak van de
klachtencommissie.
Klachtenreglement VRR
Pagina 4 van 7
Ja
Nee
Nee
Ja
Nee
Nee
Ja
Nee
(Art.21)
Nee
Nee
Hier worden alle partijen geacht
aanwezig te zijn (zie Art.22 en 23).
Nee
Binnen 2 weken na de bevestiging
van de ontvangst van de Klacht
Klachtenreglement VRR
Ja
Pagina 5 van 7
Artikel 21 Indienen van een klacht bij de klachtencommissie
1. Een klager dient tijdig1 een klacht schriftelijk en ondertekend in bij de
klachtencommissie. Bij bepaalde type klachten kan tot uiterlijk een jaar na het
plaatsvinden van het feit of de gebeurtenis waarover geklaagd wordt. In bijzondere
gevallen kan een klacht over een feit of gebeurtenis die langer dan een jaar geleden
heeft plaatsgevonden in behandeling worden genomen. Dit is ter beoordeling van de
voorzitter van de klachtencommissie.
2. Het proces van het indienen en behandelen van een klacht bestaat uit verschillende
stappen zoals in artikel 20 schematisch weergegeven.
3. De klager kan zich bij het indienen en/of formuleren van de klacht laten bijstaan door
de klachtenfunctionaris. De klacht wordt dan op schrift gesteld en vervolgens door de
klager ondertekend. De klager ontvangt hiervan een afschrift.
4. De aangeklaagde dient na ontvangst van de klacht van de klachtencommissie binnen
twee weken te reageren indien hij dat wenst.
Artikel 22 De hoorzitting
1. Tenzij de klachtencommissie besluit de klacht schriftelijk af te handelen, stelt de
klachtencommissie de datum van de hoorzitting vast. De commissie nodigt de bij de
klacht betrokken partijen uit en vermeldt de namen en functies van de leden van de
klachtencommissie die de klacht zullen behandelen, alsmede de plaats waar de zitting
gehouden wordt. Partijen worden in elkaars aanwezigheid gehoord. Indien hier
bezwaar tegen gemaakt wordt of de klachtencommissie goede redenen heeft om dit
niet wenselijk te achten, worden partijen afzonderlijk gehoord. Het verslag hiervan
wordt aan de wederpartij ter kennis gebracht met de mogelijkheid hierop te reageren.
De commissie kan besluiten dat in voorkomende gevallen schriftelijke toelichtingen
voldoende zijn.
2. De klachtencommissie biedt de klager en aangeklaagde, tijdens de
klachtenbehandeling, inzage in en afschrift van stukken waarop zij haar oordeel
(mede) zal baseren.
Artikel 23 De uitspraak
1. De klachtencommissie dient binnen twee weken na bevestiging van de ontvangst van
de klacht een van de volgende beslissingen te nemen.
a. de klager is niet ontvankelijk;
b. de klachtencommissie is onbevoegd om van de klacht kennis te nemen;
c. de klacht is ongegrond;
d. de klacht is geheel of gedeeltelijk gegrond.
2. Indien de klachtencommissie oordeelt dat de klager niet ontvankelijk is, de
klachtencommissie onbevoegd is van de klacht kennis te nemen, of dat de klacht
gegrond is maar voortkomt uit omstandigheden die niet binnen het bereik van de
aanbestedende dienst liggen, geeft de klachtencommissie bij de beslissing een advies
aan de klager gericht op de mogelijkheid de klacht bij een daarvoor aangewezen
instantie in te dienen.
3. Indien de klachtencommissie voorziet dat de termijn genoemd in lid 1 te kort is, deelt
de klachtencommissie schriftelijk en gemotiveerd aan de klager en aan de
aangeklaagde mee waarom de klachtenbehandeling meer tijd vergt. Tevens deelt de
klachtencommissie mee op welke termijn zij een beslissing zal nemen. Deze termijn
kan maximaal nog één keer de reglementaire termijn zijn.
4. De beslissing wordt door de klachtencommissie gemotiveerd en schriftelijk
meegedeeld aan de klager, de aangeklaagde. Hierbij wijst de klachtencommissie
partijen op de mogelijkheid om binnen de klacht te laten voorleggen via het Centraal
Klachtenloket bij de Commissie van Aanbestedingsexperts (zie Art. 1).
1
Grossman-arrest
Klachtenreglement VRR
Pagina 6 van 7
5. Indien de klacht geheel of gedeeltelijk gegrond is verklaard door de
klachtencommissie, stuurt aanbestedende dienst binnen een maand na ontvangst van
de uitspraak een schriftelijke en gemotiveerde reactie op de uitspraak aan de klager
en de aangeklaagde en een afschrift hiervan aan de klachtencommissie.
6. Als de klachtencommissie tevens aanbevelingen heeft gedaan gericht op maatregelen
ten aanzien van de klager, bevat deze reactie de maatregelen die klager (potentiële
aanbieder) geacht wordt te nemen naar aanleiding van de aanbevelingen van de
klachtencommissie.
7. In spoedeisende gevallen neemt de voorzitter van de klachtencommissie direct na
ontvangst van de klacht een voorlopige beslissing en deelt deze mee aan de directie
van de aanbestedende dienst en aan de klager.
Artikel 24 Gevolg van de uitspraak van de klachtencommissie
1. De aanbestedende dienst stuurt binnen twee weken na ontvangst van de uitspraak
een schriftelijke en gemotiveerde reactie op de uitspraak aan de klager en de
aangeklaagde en een afschrift hiervan aan de klachtencommissie. Indien de
aanbestedende dienst voorziet, dat de termijn niet kan worden gehaald, deelt zij dit
schriftelijk en gemotiveerd mee aan klager en aangeklaagde en komt uiterlijk binnen
twee weken met zijn reactie.
2. Als de klachtencommissie tevens aanbevelingen heeft gedaan bevat deze reactie de
maatregelen die de aanbestedende dienst neemt naar aanleiding van de
aanbevelingen van de klachtencommissie.
3. De klachtencommissie wijst de aanbestedende dienst op klachten die een ernstige
situatie betreffen met een structureel karakter. Dergelijke klachten betreffen klachten
over ernstige risicovolle situaties van structurele. Indien de klachtencommissie
vervolgens constateert dat de aanbestedende dienst geen maatregelen heeft
getroffen, meldt de klachtencommissie die situatie aan de directie.
Artikel 25 Leden van de klachtencommissie
Klachten commissie bestaat uit:
Voorzitter:
de heer R. Adams, Hoofd FB VRR
Secretaris:
mevrouw M. Lisseveld, Management assistent FB
Lid:
de heer M. Prins, Onafhankelijke Specialist Aanbestedingen
Klacht kan kenbaar gemaakt worden aan [email protected]
Klachtenreglement VRR
Pagina 7 van 7

Download Report