Werkinstructie

Werkinstructie Inspectiedocument FCBV opdrachtnemer mei 2014.
Stel vast welke CAO van toepassing is en welke CAO wordt toegepast.
Vul dit in op het voorblad van het inspectierapport.
NB 1: punt 1 is alleen van belang voor opdrachtnemers die personeel ter beschikking
stellen aan opdrachtgevers die ressorteren onder de CAO Vleessector. In de overige
CAO’s is geen soortgelijke bepaling opgenomen. Als dit niet het geval is, is dit onderdeel
niet van toepassing.
NB 2: De inspectie wordt in 2 delen ingedeeld. De vaste gegevens van de opdrachtnemer
(controleren en aanvullen in IFV) en de inspectiegegevens (rapportage toevoegen). De
rapportage m.b.t .de bevindingen aan FCB dienen binnen een vaste format plaats te vinden.
Aan het eind van deze instructie wordt de codering en bijpassende omschrijving opgesomd,
deze codering is t.b.v. de rapportage opgenomen in IFV.
0. In- en doorlenen van niet 4400 gecertificeerde ondernemingen
In tegenstelling tot hetgeen in normvoorschrift NEN 4400-1 4.2.5.2 en de opvolgende
aanpassingsrapporten is vastgelegd is het binnen de Vlees en Vleeswarensector voor
opdrachtnemers of daarmee gelijkgestelden niet toegestaan in te lenen van niet gecertificeerde
ondernemingen. Dit is ook van toepassing op ondernemingen die NEN 4400-2 gecertificeerd
zijn. Alvorens de inspectie op onderdelen te starten dient eerst vastgesteld te worden of sprake
is van in- en/of doorlenen van (een) niet gecertificeerde onderneming(en). Wordt niet voldaan
aan deze eis, dan wordt voor de registratie op de lijst www.normeringarbeid.nl geen
aantekening vleessector gegeven.
1. Toepassing CAO
Toepassing van deze werkinstructie geeft met zo groot mogelijke nauwkeurigheid een
betrouwbare indicatie van toepassing van de juiste CAO. Bij twijfel dient, in opdracht van FCB,
door het betreffende pensioensfonds een werkingssfeeronderzoek uitgevoerd te worden.
1.1 Stel vast of er sprake is van een inleenbedrijf in de sector.
Voor de definitie van een inleenbedrijf in de sector, zie artikel 1b lid 2 CAO Vleessector.
Indien sprake is van een inleenbedrijf in de sector, zijn punten 1.2 t/m 1.3 niet van
toepassing, ga verder met punt 2. Vul op het voorblad van het inspectiedocument bij
“Premieplicht Pensioen- en bedrijfstakfonds” in dat sprake is van premieplicht
pensioenfonds VLEP
Indien geen sprake is van een inleenbedrijf in de Sector, ga verder met 1.2.
1.2 Indiceer of er voor meer of minder dan 50% van de loonsom ter beschikking wordt gesteld
aan ondernemingen die vallen onder de werkingssfeer van de CAO voor de Vleessector.
(deelname aan Pensioen- en bedrijfstakfondsen van de Vleessector is verplicht)
Voor de definitie van een uitzendbedrijf in de sector, zie artikel 1b lid 3 CAO Vleessector.
Naast deze instructie zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:
- De verzamelloonstaat van het meest recente volledige kalenderjaar;
- Een lijst met opdrachtgevers die ressorteren onder de werkingssfeer van de CAO voor
de Vleessector. (deze lijst wordt actueel gehouden door alle betrokkenen);
- De verkoopfacturen van de laatste volledige audit tot en met de datum waarop de audit
wordt uitgevoerd;
- De urenstaten waarop de uit de steekproef geselecteerde verkoopfacturen zijn
gebaseerd;
- Voor de steekproef wordt in analogie van de NEN 4400 norm een selectie gemaakt uit
de verkoopfacturen. Daarbij is de steekproefomvang uitgebreid naar 10 personen.
- Indien een persoon ter beschikking is gesteld bij een opdrachtgever die ressorteert
onder de CAO voor de Vleessector, dan wordt de volledige loonsom van het
kalenderjaar aangemerkt als loonsom in de Vleessector.
Breidt de lijncontrole voor NEN 4400- 1 of 2 uit naar 10 medewerkers. Stel vast welk % van
de loonsom in de lijncontrole ressorteert onder de werkingssfeer van de CAO voor de
Vleessector. Uitgangspunt voor de controle is de loonsom van het laatste volle
kalenderjaar. Ga na bij welke opdrachtgever(s) de werknemer gedurende de referteperiode
1, 2014-05-20 Werkinstructie Inspectiedocument FCBV opdrachtnemers mei 2014
ter beschikking is gesteld. Indien dat bij een opdrachtgever in de Vleessector is geweest,
dan wordt de loonsom van het gehele jaar gezien als gewerkt in de Vleessector.
a.
0%
40%
60%
100%
Uitzendsector
Geen indeling,
uitbreiding
steekproef
Percentage loonsom in de Vleessector
Vleessector
Controleer aan de hand van het meest actuele overzicht van opdrachtgevers in de
Vleessector of er sprake is van ter beschikkingstelling aan een opdrachtgever in de
Vleessector. Indien dit lijdt tot vaststelling dat 40% tot 60% van de loonsom in de
lijncontrole ressorteert onder de werkingssfeer van de CAO voor de Vleessector,
dient de steekproef uitgebreid te worden. Ga naar 1.2.b. Indien het percentage van
de bovengrens ( meer dan 60 % van de loonsom wordt ter beschikking gesteld aan
ondernemingen in de Vleessector), ga verder met 1.3 en stel tevens vast of aan de
cumulatieve voorwaarden voldaan wordt.
Als blijkt dat aan de cumulatieve voorwaarden wordt voldaan, is sprake van een
“regulier” uitzendbureau en is er geen sprake van een uitzendbedrijf in de sector. Vul
op het voorblad bij “Premieplicht Pensioen- en bedrijfstakfonds” in aan welk
pensioenfonds voor uitzendkrachten premie afgedragen dient te worden, Stip of ….
Ga verder met 2.
Wordt niet aan de cumulatieve voorwaarden bij 1.3 voldaan, is sprake van een
uitzendbureau in de sector en ressorteert de onderneming onder de werkingssfeer
van de CAO voor de Vleessector. Vul op het voorblad bij “Premieplicht Pensioen- en
bedrijfstakfonds” in dat sprake is van premieplicht aan pensioenfonds Vlep. Als de
onderneming niet als zodanig is ingedeeld, is sprake van een major non-conformiteit.
Dit dient aan FCB gerapporteerd te worden. Ga verder met punt 2.
b.
0%
45%
55%
Uitzendsector
Geen indeling,
uitbreiding
steekproef
Percentage loonsom in de Vleessector
100%
Vleessector
Breidt de lijncontrole uit naar 15 medewerkers en pas dezelfde werkwijze als bij 1.2.a
toe. Indien dit lijdt tot vaststelling dat 45% tot 55% van de loonsom in de lijncontrole
ressorteert onder de werkingssfeer van de CAO voor de Vleessector dient de
steekproef wederom uitgebreid te worden. Ga verder met 1.2.c.
c.
0%
47%
Uitzendsector
Geen
indeling,
rapportage
aan FCB
Percentage loonsom in de Vleessector
53%
100%
Vleessector
Breidt de lijncontrole uit naar 20 medewerkers en pas dezelfde werkwijze als bij
1.2.a toe. Indien dit lijdt tot vaststelling dat 47% of meer van de loonsom in de
lijncontrole ressorteert onder de werkingssfeer van de CAO voor de Vleessector en
op grond van 1.3 blijkt tevens dat sprake is van een uitzendbedrijf in de sector, dient
dit aan FCB gerapporteerd te worden. Zij zullen het betreffende pensioenfonds
opdracht geven een werkingssfeeronderzoek uit te voeren. Er is sprake van een
non-conformiteit, echter het werkingssfeeronderzoek dient uit te wijzen of er sprake
is van een structurele afwijking. Ga verder met punt 2.
2, 2014-05-20 Werkinstructie Inspectiedocument FCBV opdrachtnemers mei 2014
1.3 Indien voor minder dan de bij 1.2 genoemde minimum percentages van respectievelijk
40%, 45% , 47% of 50% van de loonsom ter beschikking gesteld aan ondernemingen in de
Vleessector, ga verder met punt 2
Vul op het voorblad van het inspectiedocument in dat sprake is van premieplicht pensioenen bedrijfstakfonds van de CAO voor Uitzendkrachten, te weten Stipp.
2. Pensioen en bedrijfstakregelingen
2.1 Een onderneming dient een aansluiting te hebben bij pensioenfonds/bedrijfstakregelingen.
Afhankelijk van het percentage dat men in de vleessector werkt, zal er een aansluiting zijn
bij VLEP dan wel Stipp of een andere regeling. Indien de werkingssfeer van de CAO voor
uitzendkrachten van toepassing is en uitsluitend sprake is van ter beschikking stelling tot 26
gewerkte weken, is aansluiting bij STIPP niet van toepassing. Indien blijkt dat een
onderneming geen aansluiting heeft bij een pensioenfonds en bedrijfstakregelingen dan
dient binnen 30 werkdagen de aansluiting een feit te zijn. Wordt vervolgens niet voldaan
aan deze eis, dan wordt voor de registratie op de lijst www.normeringarbeid.nl geen
aantekening vleessector gegeven.
2.2 Op grond van hetgeen is vastgesteld onder 1. Toepassing CAO is sprake van aansluiting bij
het juiste pensioen- en bedrijfstakfonds. Ga verder met 2.3
Indien niet aan de juiste pensioen- en bedrijfstakfondsen premie wordt afgedragen, is
sprake van een non-conformiteit. Afhankelijk van de bevindingen tijdens de audit is sprake
van een major non-conformiteit of dient een werkingssfeer onderzoek uitgevoerd te worden.
Ongeacht de uitkomst dienen de punten 2.3 t/m 2.6 uigevoerd te worden om vast te stellen
of men premie inhoud, afdraagt en de CI informeert over betaling van premienota’s.
2.3 Er dient jaarlijks conform de geldende regeling een opgave te worden gedaan aan de
uitvoerder van de pensioen- en bedrijfstakregelingen. Door de uitvoerder van de regelingen
wordt een nota opgelegd. Deze nota bevat een specificatie van de werknemers die
deelnemen aan de regeling. Deze nota(‘s) dienen tijdens de inspectie aanwezig te zijn.
Het kan zijn dat de nota door omstandigheden buiten de schuld van de onderneming niet is
opgelegd. De reden waarom de nota niet is opgelegd dient te blijken uit correspondentie
met en van de uitvoerder van de regelingen. Wordt niet voldaan aan de eis, dan is hier
sprake van een Major non conformiteit en wordt de procedure als genoemd onder 2.1
gevolgd.
2.4 Er wordt een steekproef gedaan gelijk aan de steekproef van NEN 4400 voor de
loonadministratie. Van de personen in de steekproef wordt nagegaan of zij gedurende de
betreffende periode vermeld worden op de nota of op de bij de nota behorende specificatie
conform de geldende regeling is. Indien er 2 of meer personen onterecht niet voorkomen op
de specificatie, dan is er sprake van een Major. Indien er 1 persoon niet voorkomt op de
specificatie dan is er sprake van een Minor. De regelingen binnen de vleessector staan
vermeld op www.vleeswerkt.nl. De regelingen binnen de vleeswarenindustrie staan vermeld
op www.vleeswarenwerkt.nl. De regelingen van de uitzendsector staan op
www.stippensioen.nl. Indien er afwijkingen zijn die binnen de marge liggen van de NEN
4400-1 (N1=1 en N2=2) dan wordt een minor afwijking aangegeven. Bij een volgende NEN
4400 inspectie dient deze afwijking gecorrigeerd te zijn. Worden meer afwijkingen gevonden
(N1= > 1 en N2 > 2) dan is er sprake van een Major. De vervolgprocedure is conform 2.1.
2.5 Een opgelegde factuur van een Fondsbeheerder voor pensioen en/of sectorpremie dient
onverlet een afwijkende betalingstermijn (van bijvoorbeeld STIPP) binnen 30 dagen na
factuurdatum te zijn voldaan. Wordt niet voldaan aan de eis, dan is hier sprake van een
Major en wordt de procedure als genoemd onder 2.1 gevolgd.
Indien de onderneming een machtiging heeft afgegeven die informatieverstrekking van de
Fondsbeheerder aan de inspectie-instelling mogelijk maakt, dan zal de Fondsbeheerder de
inspectie-instelling informeren zodra een vordering in handen van een incassobedrijf wordt
gegeven. Wordt deze melding ontvangen, dan dient onmiddellijk aan de onderneming en
de SNA een negatief besluit voor de aantekening vleessector gestuurd te worden.
3
Verklaringen werknemer
3, 2014-05-20 Werkinstructie Inspectiedocument FCBV opdrachtnemers mei 2014
3.1 De onder 3.1 genoemde verklaring is vormvrij. De zwaarte van de afwijking is een Minor
non-conformiteit, in analogie aan NEN 4400.
Indien er afwijkingen zijn die binnen de marge liggen van de NEN 4400-1 (N1=1 en N2=2)
dan wordt een minor afwijking aangegeven. Bij een volgende NEN 4400 inspectie dient
deze afwijking gecorrigeerd te zijn. Worden meer afwijkingen gevonden (N1= > 1 en N2 > 2)
dan is er sprake van een Major. De vervolgprocedure is conform 2.1.
3.2 t/m 3.4 Indien analoog aan de NEN 4400 afwijkingen voorkomen t.a.v. de vereisten van de
verklaringen genoemd onder 3.2 en 3.3 dan wordt afhankelijk van de omvang van de
afwijking een opmerking of een minor non-conformiteit(en) vastgesteld. Deze afwijking(en)
dien(t)en bij de volgende NEN 4400 inspectie te zijn gecorrigeerd. Is dit niet het geval dan
word(t)en (een) afwijking opgeschaald. De vervolgprocedure is conform 2.1
4 Beloningen
4.1 t/m 4.3 Van de personen in de steekproef wordt nagegaan of zij ten minste conform de Wet
Minimumloon en Minimum vakantiebijslag worden beloond rekening houdend met de
normale arbeidsduur in de sector waarin ze ter beschikking worden gesteld én indien ze
binnen de loontabellen van de van toepassing zijnde CAO worden beloond. Indien er
afwijkingen zijn die binnen de marge liggen van de NEN 4400-1 (N1=1 en N2=2) dan wordt
een minor afwijking aangegeven. Bij een volgende NEN 4400 inspectie dient deze afwijking
gecorrigeerd te zijn. Worden meer afwijkingen gevonden (N1= > 1 en N2 > 2) dan is er
sprake van een Major. De vervolgprocedure is conform 2.1.
4.4 en 4.5 ziet op de juiste vergoeding en fiscale verwerking van ET-kosten en reiskosten
alsmede de juiste toepassing van inhouding huisvestingskosten en andere kosten conform
de voorschriften Inspectie SZW.
Op het inspectieformulier is de zwaarte van de overtredingen aangegeven (Major /Minor).
Hiermee wordt, indien niet anders vermeld in deze werkinstructie, omgegaan op de wijze zoals
bij de NEN 4400-1 gebruikelijk is (hoor en wederhoor en de hersteltermijn van 30 werkdagen).
Worden Majors niet tijdig gecorrigeerd, dan wordt de registratie van de onderneming in het
register normeringarbeid.nl met de categorie-indeling vleessector doorgehaald.
Rapportage structuur (ook opgenomen in IFV):
Bij de codering is aansluiting gezocht bij de nummering conform de oorspronkelijke
inspectielijstnummering
0
Er wordt ingeleend van niet 4400 gecertificeerde onderneming(en)
Pensioen en bedrijfstakregelingen
2.1
Geen aansluiting bij bedrijfstak en/of pensioenregeling
2.2
Geen aansluiting bij het juiste fonds
2.3
Geen opgave van en nota van fonds in administratie
2.4
Steekproefpersonen staan niet op nota
2.5
Betaling fonds is niet tijdig, inclusief ontbreken betaalbewijs
2.6
Anders: vrije tekst
Verklaring werknemers
3.1
verklaring hygiëne-instructie ontbreekt
3.2
verklaring informatie arbeidsrisico’s ontbreekt
3.3
verklaring dubbele dienstbetrekking ontbreekt
3.4
verklaring sociale uitkering (m.u.v. WAO WIA) ontbreekt
3.5
Anders vrije tekst
Beloning
4.1
Gelijk of groter dan WML bij gebruikelijke arbeidsduur
4.2
Minder dan WML
4.3
Minder dan WML bij toepassing van ge-avvde loontabellen
4.4
Onjuiste fiscaal verrekende ET- of reiskosten
4.5
Onjuiste inhouding huisvesting en/of andere kosten
4.6
Anders vrije tekst
4, 2014-05-20 Werkinstructie Inspectiedocument FCBV opdrachtnemers mei 2014

Download Report