Werkkostenregeling Stappenplan

De werkkostenregeling
Voorbereiden doe je zo!
2
UNIT4 | De werkkostenregeling
INhoudsopgave
1.Inleiding
3
2.Stappenplan
2.1. Kennis vergaren
4
5
5
6
7
8
2.2. Analyseren van de huidige arbeidsvoorwaarden
2.3. Aanpassen van arbeidsvoorwaarden
2.4. Inrichten van salaris- en financiële administratie
2.5. Monitoren van de vrije ruimte
3.Inrichting van de administratie
3.1. Aanpassingen in de financiële administratie
3.2. Aanpassingen in de salarisadministratie
3.3. Overige aandachtspunten voor de salarisadministratie
9
9
9
10
4.Hoe nu verder?
12
Bijlage: De nieuwe fiscale werkelijkheid
13
3
UNIT4 | De werkkostenregeling
1. Inleiding
De werkkostenregeling vervangt het oude fiscale systeem van belastingvrije vergoedingen
en verstrekkingen aan werknemers. Doel daarvan is vereenvoudiging. De wet is in werking
getreden op 1 januari 2011 en zoals het er nu naar uitziet, verplichte kost vanaf januari 2015.
In plaats van de oude fijnmazige regelgeving per
Zaken die met de werkplek samenhangen worden
arbeidsvoorwaarde gaat de werkkostenregeling uit van
bijzonder laag (soms op nihil) gewaardeerd. Dit
een budgettair systeem. Administratieve vastlegging op
geldt bijvoorbeeld voor mobiele telefoons, bepaalde
werknemerniveau is daarbij niet langer noodzakelijk. Elke
werkkleding, laptoppen, ARBO-verstrekkingen,
werkgever (te beoordelen per loonheffingennummer!) kan
maaltijden en bedrijfsfitness. Hiervoor kunnen wel nadere
1,5% van de fiscale loonsom belastingvrij vergoeden of
voorwaarden gelden. Wat overblijft, zoals een vergoeding
verstrekken. Vergoedingen die niet ten laste komen van
aan de werknemer van de internetverbinding, komt tegen
deze vrije ruimte zijn:
de factuurwaarde ten laste van de vrije ruimte van 1,5%.
Is de vrije ruimte niet toereikend, dan is de werkgever
• reiskosten
over het bedrag dat deze vrije ruimte overschrijdt 80%
• tijdelijke verblijfkosten
eindheffing verschuldigd.
• kosten van opleiding en studie
• kosten van outplacement
De gevolgen van de werkkostenregeling voor de
• extraterritoriale kosten
specifieke arbeidsvoorwaarden van uw organisatie zijn
• verhuiskosten
niet in één oogopslag duidelijk. UNIT4 helpt u met dit
• rentevoordeel hypothecaire leningen
document inzichtelijk te krijgen wat het gevolg is van de
werkkostenregeling voor uw organisatie. Dat stelt u in
staat bewust te kiezen.
4
UNIT4 | De werkkostenregeling
2. sTappeNplaN
Vanaf januari 2015 gaat de werkkostenregeling van kracht en moet u deze als werkgever
toepassen. De tijd dringt, maar veel werkgevers zijn nog steeds huiverig om ermee
aan de slag te gaan. Toch is het zaak al een aantal zaken duidelijk te hebben en uw
salarisadministratie hier op in te richten. De volgende stappen helpen u dit proces te
doorlopen. Wij adviseren u onderstaande fasen goed te doorlopen.
sTap 1:
KeNNIs veRgaReN
sTap 2:
huIdIge aRBeIdsvooRWaaRdeN
aNalYseReN
sTap 3:
aRBeIdsvooRWaaRdeN
aaNpasseN
sTap 4:
salaRIs- eN FINaNCIËle
adMINIsTRaTIe INRIChTeN
sTap 5:
vRIJe RuIMTe BlIJveN
MoNIToReN
5
UNIT4 | De werkkostenregeling
sTap 1:
KeNNIs veRgaReN
2.1. stap 1: Kennis vergaren
Zorg dat u weet waar de werkkostenregeling precies over
Bestaande afspraken met de fiscus vervallen meestal en
gaat. Lees vakbladen en volg een kennissessie over de
een vaste kostenvergoeding mag alleen bestaan met in de
theorie. Zo ondervindt de belastingheffing over de auto
administratie een onderbouwing die naar aard en omvang is
van de zaak geen invloed van de werkkostenregeling. Alle
gespecificeerd. Dit was ook al het geval onder de oude regel-
met de “auto van de zaak” samenhangende zaken kunt
geving. De wettelijke sanctie bij het ontbreken van de onder-
u onbelast blijven geven. Houd er wel rekening mee dat
bouwing is dat de vrije ruimte van 1,5% direct wordt gevuld.
wanneer u een maandelijkse vaste vergoeding betaalt deze
zeer waarschijnlijk in zijn geheel moeten worden herzien.
De stap van kennis vergaren is relevant voor alle betrokkenen binnen uw organisatie: HR, salarisadministratie,
Wist u dat?
financiën en eventueel ook de Ondernemingsraad.
De diensttijduitkering bij een 25 of 40-jarig jubileum
van de werknemer buiten de werkkostenregeling
valt? Deze uitkeringen kunt u blijven handhaven, de
werkkostenregeling is daar niet van invloed op.
sTap 2:
huIdIge aRBeIdsvooRWaaRdeN
aNalYseReN
2.2. stap 2: analyse huidige arbeidsvoorwaarden
Uw huidig arbeidsvoorwaardenpakket moet u goed
Over de secundaire arbeidsvoorwaarden betaalt u onder
analyseren. U weet daardoor welke fiscale last (of baat!)
de oude regelgeving belasting. Dit gebeurt vaak in de
toepassing van de werkkostenregeling u oplevert ten
vorm van een eindheffing. Er gelden daarbij veel specifie-
opzichte van de oude regelgeving.
ke fiscale regels voor elke secundaire arbeidsvoorwaarde.
6
UNIT4 | De werkkostenregeling
Dat levert u naast een stevige administratieve last ook
schrijding van de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing
een fiscale last op. Bijvoorbeeld over het kerstpakket met
over het bedrag van de overschrijding.
een maximale waarde van €70 (inclusief btw), draagt u
U bent niet verplicht om gebruik te maken van de
20% eindheffing af.
vrije ruimte. Het bruto uitbetalen van vergoedingen
De werkkostenregeling kent een andere methode van
(loonheffing voor rekening van de werknemer) of bruteren
belastingheffing. Veelvoorkomende (omvangrijke)
van vergoedingen (loonheffing voor rekening van de
vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers zijn
werkgever) blijft ook mogelijk. Uiteraard moet u bij het
gericht vrijgesteld, bijvoorbeeld de kilometervergoeding
bruto uitbetalen van vergoedingen dit wel van tevoren
van 0,19 ct./km en kosten voor opleiding en scholing.
met uw werknemers afspreken. Een werknemer die recht
Voor de secundaire arbeidsvoorwaarden buiten de gericht
heeft op een netto vergoeding kunt u niet zomaar de
vrijgestelde zaken geldt een vrije ruimte van 1,5% van de
loonheffing laten betalen.
fiscale loonsom (kolom 14 van de loonstaat). Bij over-
sTap 3:
aRBeIdsvooRWaaRdeN
aaNpasseN
2.3. stap 3: aanpassing van arbeidsvoorwaarden
Blijkt dat uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket niet
Doordat de werkkostenregeling een onderscheid maakt in
binnen de grenzen van de vrije ruimte blijft, dan kunt ervoor
vergoeden en verstrekken (eigendom bij de
kiezen uw arbeidsvoorwaarden aan te passen. Zo kan
werknemer) enerzijds en ter beschikking stellen (eigendom
het bijvoorbeeld zinvol zijn om te kiezen voor het bruteren
bij de werkgever) anderzijds, kunt u ook
van een vergoeding (loonheffing voor rekening van de
ingrijpen in de wijze waarop de werknemer de secundaire
werkgever) in plaats van de consequenties te nemen van de
arbeidsvoorwaarde krijgt.
overschrijding van de vrije ruimte.
Wanneer u uw pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden
voorbeeld:
Bij een werknemer voor wie het belastingtarief 42% van
toepassing is, hoort een eindheffingstarief van 72,4%.
Dat is minder dan 80% eindheffing bij overschrijding van
de vrije ruimte. Kiest u in dit geval voor brutering van
een vergoeding bij deze werknemer ( in plaats van de
aanwijzing als eindheffingsbestanddeel), dan scheelt dat
7,6% belastingheffing.
écht wilt beperken, en geen 80% eindheffing wenst te
betalen, zoek dan het overleg op met uw werknemers. Hebt
u een ondernemingsraad, betrekt u deze bij de gesprekken.
Hebt u vrije ruimte over, dan kunt u binnen deze ruimte
wat extra’s doen voor uw werknemers. Ook zonder dat
het u zélf wat kost. U kiest dan bijvoorbeeld voor een
7
UNIT4 | De werkkostenregeling
voorbeeld:
U geeft een (maandelijkse) vergoeding voor mobiel
telefoongebruik, dan gaat dat ten laste van de vrije ruimte
van 1,5%. Een ter beschikking gestelde mobiele telefoon
neemt geen vrije ruimte in, omdat deze bij een zakelijk
gebruik van ten minste 10% op nihil wordt gewaardeerd.
Er is dan geen loonheffing verschuldigd en dat zorgt er
voor dat uw overschrijding van de vrije ruimte vermindert.
cafetariasysteem waarbij de werknemer brutoloon uitruilt
tegen een secundaire arbeidsvoorwaarde zoals een fiets,
computer of een fitnessabonnement. In dit geval doet u er
goed aan om afstemming te zoeken met de Belastingdienst.
De administratieve vereisten aan een cafetariasysteem
luisteren nauw!
sTap 4:
salaRIs- eN FINaNCIËle
adMINIsTRaTIe INRIChTeN
2.4.Stap4:Inrichtenvansalaris-enfinanciëleadministratie
De kostensoorten die bij de toepassing van de
Omdat de werkkostenregeling uitgaat van kosten
werkkostenregeling relevant zijn, komen zowel in de
inclusief btw, is het nodig om aanpassingen door te
salaris- als in de financiële administratie voor. Declaraties
voeren in uw administratie. Dat kan het uitbreiden
van werknemers vinden in de financiële administratie
van het grootboekrekeningenschema zijn. Ook is het
plaats, terwijl de fiscale consequenties daarvan in de
mogelijk om te werken met kostenplaatsen, dimensies of
salarisadministratie zichtbaar moeten worden. Op basis
tussenrekeningen.
daarvan doet u immers loonaangifte.
Voor de salarisadministratie hebt u voor de afdracht van
eindheffing onder de werkkostenregeling de keuze uit drie
Andersom moeten kosten die via de loonjournaalpost
berekeningsmethoden:
worden aangeleverd op de juiste grootboekrekening
worden geboekt. Het is dan ook noodzakelijk om in beide
administraties kostensoorten op dezelfde wijze te labelen.
Splitsing is noodzakelijk in de volgende hoofdcategorieën:
1. voorschotmethode: voorschot vrije ruimte gebaseerd
op de fiscale loonsom van vorig jaar
2. volloopmethode: eindafrekening einde jaar op basis van
cumulatieve berekening werkkosten
• Gerichte vrijstellingen
• Bijzondere waarderingen
3.tijdvakmethode: afrekening per loontijdvak op basis van
de werkelijke fiscale loonsom
(nihil en enkele vaste bedragen)
• Vrije ruimte (1,5% van de fiscale loonsom)
In de het volgende hoofdstuk leest u meer over deze
• Intermediaire kosten (geen loon)
methodes.
• Belast loon
• Onbelast loon op basis van andere regelingen
8
UNIT4 | De werkkostenregeling
sTap 5:
vRIJe RuIMTe BlIJveN
MoNIToReN
2.5. Stap5:Monitorenvandevrijeruimte
Hebt u de overstap naar de werkkostenregeling gemaakt,
Als de administratie goed is ingericht kunt u eenvoudig
dan wilt u gedurende het jaar uiteraard op de hoogte zijn
vanuit de financiële administratie rapporteren over totaal
van de resterende vrije ruimte: wat hebt u al uitgegeven
aan kostensoorten dat de vrije ruimte vult. Uit de salari-
en wat gaat u nog uitgeven?
sadministratie moet de fiscale loonsom blijken.
Op basis van deze twee gegevensstromen kan monitoring
plaatsvinden.
9
UNIT4 | De werkkostenregeling
3. INRICHTING VAN DE ADMINISTRATIE
Bij toepassing van de werkkostenregeling is een melding aan de Belastingdienst niet
nodig. De wetgever heeft geen administratieve eisen gesteld aan de toepassing van de
werkkostenregeling. Wel moet de toepassing van de werkkostenregeling uit de administratie van de werkgever blijken.
Aanpassingen in zowel de financiële administratie als de
met de werkkostenregeling vindt uiteindelijk ook plaats
salarisadministratie zijn raadzaam. Het is aan te raden
in het salarisverwerkingspakket. Voor de berekening van
om in beide administraties de kostensoorten op dezelfde
de eindheffing per loontijdvak heeft de werkgever voor de
wijze af te zonderen. Ten minste zouden de kosten die
afdracht van eindheffing de keuze heeft uit drie methoden:
de vrije ruimte van 1,5% van de fiscale loonsom vullen,
afzonderlijk geadministreerd moeten worden in de
financiële administratie.
3.1. Aanpassingen in de financiële
administratie
De afzondering van de kostensoorten die de vrije
1.Voorschotmethode: voorschot vrije ruimte gebaseerd
op de fiscale loonsom van vorig jaar
2.Volloopmethode: eindafrekening einde van het jaar op
basis van cumulatieve berekening werkkosten
3.Tijdvakmethode: afrekening per loontijdvak op basis
van de werkelijke fiscale loonsom
ruimte van 1,5% vullen, kan plaatsvinden op het niveau
van de grootboekrekeningregels. De inrichting van de
Voorschotmethode
grootboekadministratie is niet dwingend voorgeschreven.
Bij de voorschotmethode wordt 1,5% van de fiscale loonsom
De uitwerking die hierna volgt is dan ook “slechts”
(kolom 14 van de loonstaat) van het voorafgaande kalender-
een voorbeeld. Het is aan te raden om méér te doen
jaar gedeeld door het aantal aangiftetijdvakken van het lo-
dan alleen de vrije ruimte te administreren van alle
pende kalenderjaar. Zo ontstaat een inschatting van de vrije
kostensoorten gezamenlijk. Er kan anders een post
ruimte per aangiftetijdvak. Gedurende het lopende jaar vindt
“overige personeelskosten - vrije ruimte” ontstaan die
regelmatig toetsing plaats of de vergoedingen en verstrek-
achteraf bijzonder lastig te analyseren is.
kingen per aangiftetijdvak binnen de vrije ruimte blijven.
3.2. Aanpassingen in de
salarisadministratie
Over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, wordt
Ook in de salarisadministratie vindt een afzondering
betreffende tijdvak. Na afloop van het kalenderjaar wordt
plaats van die kostensoorten die de vrije ruimte vullen.
de werkelijke vrije ruimte op basis van de feitelijke fiscale
Dit geldt bijvoorbeeld voor reiskosten die boven €0,19/km
loonsom berekend. De totale kosten die ten laste zijn
uitkomen. Via de loonjournaalpost moeten deze kosten in
gebracht van de vrije ruimte worden getoetst aan deze
de financiële administratie terecht komen. In diverse appli-
werkelijke vrije ruimte. De eindheffing over het positieve
caties voor salarisverwerking zijn hiervoor methoden op-
of negatieve verschil verrekent u uiterlijk in de eerste aan-
genomen. De afdracht van de 80% eindheffing in verband
gifte van het volgende kalenderjaar.
80% eindheffing verwerkt in de loonaangifte van het
* Specifiek voor gebruikers van UNIT4 Personeel & Salaris is een werkinstructie opgenomen op de selfservicesite.
10 UNIT4 | De werkkostenregeling
Volloopmethode
Deze methode wordt in principe gebruikt wanneer een
Bij de volloopmethode wordt 1,5% van de fiscale loon van
werkgever geen fiscale loonsom van een voorafgaand
het voorafgaande kalenderjaar als uitgangspunt geno-
boekjaar heeft. Bijvoorbeeld de werkgevers is net met
men. Gedurende het lopende jaar wordt getoetst of de
zijn bedrijf gestart. De vrije ruimte wordt dan bepaald op
vergoedingen en verstrekkingen binnen
basis van de actuele loonsom per periode in het huidige
deze totale vrije ruimte blijven. Over het bedrag dat boven
kalenderjaar.
de vrije ruimte uitkomt, berekent de werkgever
80% eindheffing en verwerkt deze in de aangifte.
Een nadeel van deze methode is dat bij een grotere vergoeding of verstrekking in een tijdvak direct de vrije ruimte
Na afloop van het kalenderjaar wordt de werkelijke vrije
in het betreffende tijdvak wordt overschreden, waardoor
ruimte op basis van het feitelijke totale fiscale loon berekend.
eindheffing verschuldigd is. Ook moet de werkgever met
De totale vergoedingen en verstrekkingen worden aan deze
deze methode per aangiftetijdvak rekening houden met
vrije ruimte getoetst. De eindheffing over het positieve of
wisselende loonsombedragen door bijvoorbeeld veran-
negatieve verschil wordt uiterlijk in de eerste aangifte van
deringen in het personeelsbestand en uitbetaling van
het volgende kalenderjaar verwerkt. Is de vrije ruimte groter
vakantiegeld of een dertiende maand. Bovendien mag
dan de gedane vergoedingen en verstrekkingen, dan krijgt
de werkgever het bedrag waarmee de vrije ruimte wordt
de werkgever 80% eindheffing over het verschil terug. Is
overschreden niet doorschuiven naar volgende aangif-
de vrije ruimte kleiner, dan moet de werkgever alsnog 80%
tetijdvakken waarin mogelijk vrije ruimte is. Ook mag de
eindheffing over het verschil betalen.
werkgever dit bedrag niet herberekenen.
Deze methode is aan te bevelen als de werkgever pieken
verwacht in de vergoedingen en verstrekkingen die
3.3. Overige aandachtspunten voor
de salarisadministratie
de werkgever in de vrije ruimte onderbrengt. Hiermee
Voor de administratieve verwerking van vaste
wordt onnodige afdracht van eindheffing voorkomen.
kostenvergoedingen met een onderbouwing naar aard
Ook spreidt de werkgever met deze methode pieken
en omvang moet de vergoeding uiteen worden gerafeld.
in de loonsom, bijvoorbeeld door veranderingen in het
Filter de gerichte vrijstellingen, nihil waarderingen en
personeelsbestand en uitbetaling van vakantiegeld of
intermediaire kosten uit de kostenvergoeding. Het deel
een dertiende maand. Vooral werkgevers met een sterk
dat overblijft, moet worden afgezonderd als “overige
wisselend personeelsbestand, zoals uitzendbureaus of
personeelskosten - vrije ruimte”. Zodoende komt alleen
horecabedrijven, hebben baat bij deze methode.
een deel van de vaste kostenvergoeding ten laste van de
vrije ruimte van het werkkostenbudget.
Tijdvakmethode
Bij de tijdvakmethode wordt 1,5% van het totale fiscale loon
Voor eigen bijdragen van de werknemer op kostensoorten
per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar genomen.
die de vrije ruimte vullen, geldt dat alleen netto eigen bij-
Per aangiftetijdvak wordt berekend of de vergoedingen en
dragen daarop in aftrek komen. Deze eigen bijdragen zijn
verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven. Over het be-
idealiter verwerkt in de loonjournaalposten. Na aanslui-
drag dat boven de vrije ruimte uitkomt, berekent de werk-
ting op de financiële administratie verminderen die eigen
gever 80% eindheffing en verwerkt deze in de aangifte.
bijdragen de inname van de vrije ruimte. Eigen bijdragen
11
UNIT4 | De werkkostenregeling
vanuit het brutoloon van de werknemer verminderen niet
de mate waarin de vrije ruimte van de werkkostenregeling
wordt gevuld. De eigen bijdragen uit brutoloon verlagen
bovendien de fiscale loonsom. Dat is al meegenomen in
het fiscale loon (kolom 14 van de loonstaat), maar dit is
een belangrijk aandachtspunt bij eventuele beslissingen
rondom het verhogen of verlagen van eigen bijdragen van
de werknemer vanuit het brutoloon.
12
UNIT4 | De werkkostenregeling
4. HOE NU VERDER?
Dit document heeft u een beschrijving gegeven van de stappen en de uit te voeren handelingen om een goede start te maken met de implementatie van de werkkostenregeling
binnen uw organisatie en uw applicatie.
Om de daadwerkelijke inrichting van de werkkostenregeling
in UNIT4 Personeel & Salaris een vervolg te geven, dient u
een aantal zaken in te richten. U kunt er voor kiezen dit zelf
te doen. Ook kunt u zich daarbij laten ondersteunen door
een UNIT4 HR Solutions consultant.
Wilt u zelf aan de slag gaan? Om u op weg te helpen is er
een UNIT4 webtraining samengesteld.
Zie ook: http://www.unit4.nl/customer-services/
unit4-personeel-en-salaris/informatie/trainingen/
trainingsaanbod
U vindt daar ook andere trainingen die misschien
interessant voor u kunnen zijn.
Om niet te vergeten:
1. Alle aan de medewerkers betaalde vergoedingen en
verstrekkingen zijn belast loon
2. Omvangrijke vergoedingen zijn gericht vrijgesteld en
hoeft u niet te verantwoorden aan de Belastingdienst.
3. Vergoedingen die (in)direct ten laste komen van uw
medewerkers, neemt u inclusief BTW in uw gekozen
rekenmethode mee.
4. Constante monitoring van uw vrije ruimte is zeer aan
te bevelen
5. U betaalt 80% eindheffing over het bedrag dat de
vrije ruimte overschrijdt.
13
UNIT4 | De werkkostenregeling
BIJLAGE: DE NIEUWE FISCALE WERKELIJKHEID
Over de secundaire arbeidsvoorwaarden voor uw werknemers betaalt u onder de oude
regelgeving belasting, vaak in de vorm van een eindheffing. De werkkostenregeling kent
een andere methode van belastingheffing.
Veelvoorkomende (omvangrijke) vergoedingen en
Maakt u wél gebruik van de vrije ruimte voor bepaalde
verstrekkingen aan werknemers zijn gericht vrijgesteld,
arbeidsvoorwaarden, dan bent u verplicht die arbeids-
zoals bijvoorbeeld de kilometervergoeding van 0,19 ct./
voorwaarden “aan te wijzen” als eindheffingsbestanddeel.
km en kosten voor opleiding en scholing. Voor secundaire
Aanwijzing vindt plaats door administratieve verwerking
arbeidsvoorwaarden buiten de gericht vrijgestelde zaken
als eindheffingsbestanddeel. Bovendien worden de ver-
geldt een vrije ruimte van 1,5% van de fiscale loonsom
goedingen en verstrekkingen gewaardeerd op de waarde
(kolom 14). Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u
in het economisch verkeer, inclusief btw. Daarom zullen
80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding.
in veel gevallen aanpassingen moeten worden gedaan in
zowel de financiële als de salarisadministratie.
De werkgever is overigens niet verplicht om gebruik te
maken van de vrije ruimte. Het bruto uitbetalen van ver-
In de tabel op de volgende pagina’s ziet u de fiscale
goedingen (loonheffing voor rekening van de werknemer)
consequenties van de meest voorkomende secundaire
of bruteren van vergoedingen (loonheffing voor rekening
arbeidsvoorwaarden onder de werkkostenregeling.
van de werkgever) blijft ook mogelijk. Uiteraard moet u bij
het bruto uitbetalen van vergoedingen dat wel ook zo met
de werknemers van tevoren hebben afgesproken. Een
werknemer die recht heeft op een netto vergoeding mag u
niet zomaar de loonheffing laten betalen.
14 UNIT4 | De werkkostenregeling
Werkkostenregeling
Arbeidsvoorwaarde
1,5% forfait
gerichte
vrijstelling
Nihil
waardering
Intermediaire
kosten
Onbelast
(geen loon)
Opmerking
Reizen
Zakelijke reiskosten tot € 0,19/km
Zakelijke reiskosten boven € 0,19/km (ook
parkeer-, veer-, en tolgelden privé auto)
1
Losse OV-bewijzen zakelijk vervoer
(ook woon-werk)
Ov-kaart mede voor zakelijk gebruik
(ook woon-werk)
Aanschafkosten OV-chipkaart
Zakelijke reiskosten vliegtuig, taxi, boot
(ook woon-werk)
Parkeervergunningen bij huis
(ook auto van de zaak)
1
Gebruik parkeerterrein en/of
fietsenstalling bij de werkgever
Fietsen en fietsaccessoires
Achtergestelde vervoerbewijzen als IPBtickets (indien plaats beschikbaar)
Kosten samenhangend met auto van de
zaak (bv. parkeer-, veer-, en tolgelden)
Telecom, apparatuur, gereedschap
Ter beschikking gestelde mobiele telefoons/
blackberries > 10% zakelijk gebruik.
2
Ter beschikking gestelde Pc’s, notebooks,
laptoppen > 90% zakelijk gebruik
2
Inrichting van de werkplek bij de
werkgever
Vergoeding huisaansluiting internet en/of
vaste telefoon
Ter beschikking gestelde apparatuur,
gereedschappen e.d. dat op de werkplek
achterblijft
Ter beschikking gestelde apparatuur,
gereedschappen e.d. > 90% zakelijk
gebruik (mag mee naar huis)
2
Werkkleding
Ter beschikking gestelde kleding die op
de werkplek achterblijft
2
Ter beschikking gestelde kleding die
(nagenoeg) uitsluitend geschikt is om
tijdens werk te dragen (uniform, overall)
2
Ter beschikking gestelde ARBO-voorzieningen (werkschoenen, veiligheidsbril)
2
Ter beschikking gestelde kleding met logo
> 70 cm2
2
15
UNIT4 | De werkkostenregeling
Arbeidsvoorwaarde
1,5% forfait
gerichte
vrijstelling
Nihil
waardering
Intermediaire
kosten
Onbelast
(geen loon)
Opmerking
Eten en drinken
Maaltijden op de werkplek (kantine o.i.d.)
€ 3,15 per
maaltijd
3
Maaltijden als gevolg van overwerk,
koopavonden, dienstreizen
(ook buiten de werkplek)
Consumpties op de werkplek (geen maaltijd)
Consumpties bij personeelsfestiviteiten
externe locatie (borrels, jubilea e.d.)
Consumpties bij > 90% zakelijke activiteit
op externe locatie
Verblijfkosten voor tijdelijke werkzaamheden elders (hotel, diners, lunches e.d.)
Werklunches, werkdiners met zakelijke
relaties
Woning van de werknemer
Werkruimte/studeerkamer thuis, inclusief
inrichting
Ter beschikking gestelde ARBOvoorzieningen op de werkplek thuis
2
Verhuiskosten (zakelijke reden), inclusief
overbrengen boedel
Aan- en verkoopkosten van de woning bij
zakelijke verhuizing
Huisvesting en inwoning op de werkplek
€ 5,25 per dag
3
Opleiding en contributies
Contributie voor personeelsverenigingen,
vakbonden
Inschrijfgeld beroepsregister,
beroepsverenigingen
Golfabonnementen, Rotary, Lion’s e.d.
Vakliteratuur (ook indien thuis bezorgd)
Studie, opleiding, kosten EVC- procedures,
cursussen, congressen, seminars,
symposia, excursies, outplacement
Festiviteiten en representatie
Representatie en geschenken voor
interne relaties (collega’s)
Representatie en geschenken voor
externe relaties en klanten
Personeelsfeesten, personeelsreizen,
afdelingsuitjes e.d. buiten de werkplek
Personeelsfeesten op de werkplek
Werkgeversbijdrage aan
personeelsvereniging
Geschenken bij persoonlijke
gelegenheden als ziekte, overlijden,
verjaardag, huwelijk, geboorte e.d.
4
Geschenken bij feestdagen (kerst, Sinterklaas e.d.) of bij persoonlijke feestdagen
(jubilea, huwelijk, geboorte > €25)
5
16 UNIT4 | De werkkostenregeling
Arbeidsvoorwaarde
1,5% forfait
gerichte
vrijstelling
Nihil
waardering
Intermediaire
kosten
Onbelast
(geen loon)
Opmerking
(Korting op) producten uit het eigen
bedrijf van de werkgever
5
Bedrijfsfitness
Bedrijfsfitness op de werkplek
(ongeacht eventueel toezicht)
Bedrijfsfitness niet op de werkplek
Internationaal werkende werknemers
30% vergoeding voor extraterritoriale
kosten
Kosten voor aangifte inkomstenbelasting
van werknemer
Schadevergoedingen
Vergoeding wegens schade of verlies van
persoonlijke zaken tijdens de uitoefening
van het werk
Schadevergoeding voor overstromingen,
aardbevingen (niet verzekerd)
Immateriële schadevergoeding
Eenmalige uitkering/verstrekking bij
overlijden
6
Schadevergoeding bij ontslag
Vergoeding kosten advocaat bij ontslag
Renteloze leningen
Rentevoordeel personeelslening t.b.v. de
eigen woning, (elektrische) fiets/scooter
Rentevoordeel overige personeelsleningen
Overige arbeidsvoorwaarden
Vaste kostenvergoeding mét specificatie
naar aard en omvang
6
Vaste kostenvergoeding zónder
specificatie naar aard en omvang
6
Uitkering bij diensttijd 25 of 40 jaar
7
Uitkering bij diensttijd niet zijnde bij 25
of 40 jaar
Vergoeding voor ziektekosten en/of voor
de aanvullende ziektekostenverzekering
1. Belast loon, mag in het 1,5% forfait 2. Vergoeding/verstrekking ongeacht zakelijk gebruik leidt tot 1,5% forfait! 3. Normbedrag 2014 4. Maximaal €25, geen geld,
geen waardebonnen 5. Ook voor postactieven 6. Normering in de wet 7. Wettelijk is een onderbouwing vereist vanaf toepassing WKR
Deze lijst is niet uitputtend. Mogelijk heeft uw organisatie ar-
geldt. Wél bestaat er onder de werkkostenregeling een ge-
beidsvoorwaarden die niet zijn genoemd in deze lijst. Meest-
bruikelijkheidstoets. Een nieuw begrip dat zich waarschijnlijk
al is er dan sprake van belastbaar loon. Als er vrije ruimte
in de praktijk nog verder gaat vormen. Hoofdregel is dat de
over is, kunt u het daarin onderbrengen. Belangrijk is dat er
werkgever niet meer dan 30% mag afwijken van datgene
voor de invulling van de vrije ruimte geen zakelijkheidstoets
wat binnen de branche/bedrijfstak gebruikelijk is.
UNIT4 HR Solutions is onderdeel van UNIT4, een internationaal opererende
Met ruim 3 miljoen verloningen per maand is UNIT4 HR Solutions de grootste
software ontwikkelaar voor het bedrijfsleven en overheden. Voor en samen met
aanbieder van salarissoftware en diensten. UNIT4 biedt HR-software specifiek voor
onze klanten werkt UNIT4 aan de verdere optimalisatie van bedrijfsprocessen en
kleine, middelgrote en grote bedrijven. Dagelijks werken ruim 4.500 collega’s bij
hun bedrijfsvoering.
UNIT4 aan softwareoplossingen en aanverwante services gericht op de toekomst.
Het is onze missie gebruiksvriendelijke software te leveren aan bedrijven
U kijkt toch ook verder dan vandaag of morgen? Uw HR- en
en overheden die bijdragen aan een beter werkklimaat op alle niveaus in de
salarisadministratieprocessen zijn gebaat bij stabiliteit en software die on demand
organisatie. Onze software dient als oplossing of vereenvoudiging van uw
de juiste output leveren en klaar zijn voor de toekomst. UNIT4 vat dit in twee
dagelijkse werkzaamheden. Eenvoudig, transparant en omringd met de support,
woorden samen: software vooruitgedacht.
ervaring en kennis, die u als klant gelukkig maakt.
www.unit4.nl
U4HRSolutions
InnovatiefHRMnl
Innovatief HRM Nederland
0005.NL.06.03/05-14_WKR
Unit4 HR Solutions B.V.
Postbus 5005, 3502 JA Utrecht,
Papendorpseweg 100, 3528 BJ Utrecht
T 088 247 17 77 F 088 247 17 88
Jan Tinbergenstraat 172, 7559 SP Hengelo T 074 245 54 44
W www.unit4.nl/hr-solutions E [email protected]

Download Report