Vervanging IBS registratie - Veiligheidsregio Brabant

Voorstel
AGP 10
Aan : Algemeen Bestuur
Steller : F. Libregts\H.Linzel
Datum : 25 juni 2014
Bijlage : 2
Onderwerp : Vervanging IBS registratie
Algemene toelichting
Momenteel gebruiken de gemeenten en GGZ-instellingen gelegen binnen de grenzen van de Veiligheidsregio
Brabant-Noord het systeem CrisisOnline voor registratie van IBS’en (Inbewaringstelling) bij verplichte
opname van personen in een besloten inrichting. Dit systeem kent echter de volgende beperkingen:
1.
2.
Het systeem is per 1 juli end-of-life, wat zeggen wil dat het niet langer zal worden onderhouden. De
huidige leverancier zou een geheel nieuw systeem moeten inrichten wat extra kosten met zich mee
brengt.
Het huidige systeem is in beheer bij de GHOR Brabant-Noord, wat wettelijk gezien niet tot haar
takenpakket behoort. Daarnaast is borging van deze beheertaak bij de GHOR in strijd met de
overeenkomst kosten voor gemene rekening, die is afgesloten tussen de Veiligheidsregio BrabantNoord en GGD Hart voor Brabant inzake de GHOR-taak.
Vervanging van de applicatie
Samen met een aantal gemeenten en instellingen is een werkgroep geformeerd om de overstap naar een
vervangend systeem te faciliteren. De werkgroep concludeert dat slechts één alternatief beschikbaar is: de
applicatie BOPZ-online van leverancier Khonraad. Gezien deze conclusie is het advies van de werkgroep
dan ook om geen aanbestedingsprocedure te volgen. Met de leverancier Khonraad zijn gesprekken gevoerd
over de mogelijkheden voor het gebruik van dit systeem door de gemeenten gelegen binnen de grenzen van
de Veiligheidsregio Brabant-Noord. In bijgevoegde memo (bijlage 1) wordt u een voorstel gedaan om
CrisisOnline te vervangen door BOPZ-Online.
De eenmalige kosten hiervan bedragen € 45.000, de jaarlijkse vaste kosten worden geraamd ad € 60.000 en
de jaarlijkse variabele kosten worden geraamd ad € 10.000. De jaarlijkse kosten van de huidige applicatie
CrisisOnline bedragen voor 2014 € 44.000. De overstap naar het nieuwe systeem zal dus extra kosten met
zich mee brengen.
In bijlage 2 is een overzicht opgenomen hoe de kosten voor de afzonderlijke gemeenten in rekening wordt
gebracht volgens de huidige verdeelsleutel (zowel voor de verouderde applicatie CrisisOnline als voor de
nieuwe applicatie BOPZ-online).
Omdat de door Khonraad aangeboden applicatie BOPZ-online het enige alternatief voor Crisisonline vormt,
ontstaat een afhankelijkheidsrelatie. De gemeenten ’s-Hertogenbosch en Vught, die samen met de
burgemeesters van Landerd en Cuijk de inhoudelijke voorbereiding van dit voorstel voor hun rekening
hebben genomen, stellen voor om de minister van VWS te informeren en op de kwetsbare positie van de
gemeenten met betrekking tot de afhankelijkheid van dit systeem te wijzen.
Overdracht naar de gemeenten
De keuze voor het nieuwe systeem houdt tevens in dat de huidige beheertaak van CrisisOnline door de
GHOR en bijhorende financieringssystematiek komen te vervallen. Gemeenten en GGZ-instellingen zullen
voortaan zelf contact onderhouden met leverancier Khonraad over het beheer van het systeem en
financiering zal ook rechtstreeks zonder tussenkomst van de GHOR/Veiligheidsregio geschieden. De
geformeerde werkgroep blijft overigens wel bestaan om namens de gemeenten en instellingen contact te
onderhouden met de leverancier.
Overdacht naar de gemeenten is in lijn met de overeenkomst kosten voor gemene rekening die is aangegaan
tussen de Veiligheidsregio Brabant-Noord en de GGD Hart voor Brabant om btw-heffing over de GHOR-taak
te voorkomen. Als gevolg van deze overeenkomst mogen immers niet langer overige baten worden
gerealiseerd door de GHOR. Mochten de gemeenten instemmen met de overstap naar BOPZ-online, dan zal
GHOR Brabant-Noord gelijktijdig met de bestuursrapportage een structurele begrotingswijziging indienen om
haar begroting af te stemmen op de overeenkomst kosten voor gemene rekening.
Pagina 1 van 2
Procesgang
Processtap
Datum
Bespreking Dagelijks bestuur
11 juni 2014
Advisering Algemeen Bestuur
25 juni 2014
Voorstel
Het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld om te besluiten om:
1. alle colleges van B&W van de gemeenten in de Veiligheidsregio te adviseren ter opvolging van
CrisisOnline over te gaan op de applicatie BOPZ-online en daartoe een individueel contract aan te
gaan met Khonraad;
2. namens de gemeenten Khonraad te verzoeken de verdeelsleutel zoals die is opgenomen in bijlage
2 te hanteren.
Akkoord
Secretaris: (naam)
Ja
Nee
Paraaf: ……………
Bijlage(s)
1.
2.
Bijlage 1 - Memo Update BOPZ-IBS
Bijlage 2 - Kostenoverzicht overgang BOPZ-Online
MEMO
Aan
Van
Datum
Burgemeester Bakermans, Burgemeester Hamming
P.M. van den Broek, F. Libregts
20 mei 2014
CC
Betreft
Update BOPZ-IBS
Zaaknummer
Documentnummer
Burgemeesters,
Langs deze weg sturen wij u een update rondom de overstap naar een anders BOPZ-systeem.
Tijdens de vorige vergadering van het DB is besloten de werkgroep te mandateren om de overstap
te faciliteren. In de afgelopen weken zijn er diverse gesprekken met onder andere Khonraad online,
de GGZ, de GHORen de GGD.
U wordt voorgesteld te besluiten om:
1. alle gemeenten in de Veiligheidsregio te adviseren een individueel contract aan te gaan met
Khonraad;
2. Khonraad te verzoeken de verdeelsleutel zoals die is opgenomen in bijlage 2 te hanteren.
End-of-life
Het huidige systeem van Respond is per 1 juli end-of-life. Dit betekent dat er vanaf dat moment
geen updates meer worden doorgevoerd. Per 1 september is het systeem definitief uit de lucht. De
verwachting is dat deze datum wat verder naar achteren geschoven kan worden.
Aanbieding Khonraad
Op 8 april is gesproken met Khonraad. Naar aanleiding van dit gesprek heeft Khonraad een
aangepast aanbod gedaan en heeft het zijn tarieven met 15% verlaagd. Het aanbod is opgenomen als
bijlage 1.
1/3
Beheer
Het beheerssysteem zoals dit momenteel functioneert bij Respond, is niet meer nodig bij Khonraad.
Het uitgangspunt is dat iedere gemeente zelf het systeem beheert en zelf contact legt met Khonraad,
indien er vragen of mankementen zijn. Khonraad heeft hiervoor een dienst ingeregeld, die 24 uur
per dag bereikbaar is.
Verdeelsleutel
Khonraad kan dezelfde verdeelsleutel hanteren als die nu wordt gebruikt. De gemeenten ontvangen
ieder apart een factuur, er komt geen centraal incasserings- en/of factureringsysteem. Nog in beraad
is de noodzaak voor het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst tussen gemeenten en GGZinstellingen.
Contract
De insteek is een contract sluiten met een termijn van twee jaar. Deze termijn is gekozen om
enerzijds de (financiële) lasten verbonden aan de verandering van aanbieder te spreiden en
anderzijds ruimte te bieden voor de situatie waarin alsnog een partij een systeem gaat ontwikkelen
dat de concurrentie met Khonraad aangaat.
Geen aanbesteding
Het advies is om geen aanbestedingsprocedure te volgen. De opdracht gaat echter uit van
gezamenlijk optrekken. Hierdoor – en het maakt daarbij niet uit welke constructie wordt gekozenzou gelet op het totaalbedrag van de opdracht (gemeenten + GGZ-instellingen) een (Europese)
aanbestedingsprocedure moeten worden gevolgd. Er is op dit moment nog maar één aanbieder. Het
voeren van een procedure heeft geen zin als je uitkomt bij Khonraad. Het m aken van kosten voor
een dergelijke procedure met de voorspelde uitkomst doet geen recht aan het instrument en weegt te
zwaar voor alle betrokken partijen. Mede in verband met de end-of-life situatie van het huidig
systeem in samenhang met de zwaarte van de betreffende maatregel op het individu, achten wij het
aanvaardbaar om de procedure niet te voeren.
Functie werkgroep
De werkgroep komt minimaal jaarlijks bijeen. De huidige werkgroep blijft bestaan om de ervaring
met Khonraad te delen. Bij kwesties die binnen meer gemeenten spelen, kan de werkgroep op
verzoek van het DB, namens alle gemeenten in overleg treden met Khonraad. Daarnaast neemt de
werkgroep bij einde van contract het voortouw voor de onderhandeling over het sluiten/verlengen
van een contract zodat een gezamenlijk voordeel kan worden behaald.
Procedure
Indien u hiermee instemt dienen ten eerste de (burgemeesters van de) gemeenten en de GGZinstellingen te worden geïnformeerd. Graag wisselen wij met u van gedachten op welke wijze dat het
best kan geschieden gelet op de urgentie in relatie tot de wijze van besluiten/informeren van het AB.
Wij inventariseren voor alle gemeenten en de GGZ-instellingen in de Veiligheidsregio de
contactpersoon. Hierna informeren wij hen over het besluit, waarna wij naam en contactgegevens
doorsturen aan Khonraad, die de gemeenten vervolgens benadert om het contract af te sluiten.
De gemeenten ’s-Hertogenbosch en Vught nemen het voortouw in het leveren van een voorbeeld
voor de benodigde besluiten.
2/3
Brief Minister
Na uw instemming zal een brief worden geschreven aan de Minister voor Volksgezondheid, Welzijn
& Sport om haar over dit besluit te informeren en haar te wijzen op de kwetsbare positie van
gemeenten als het gaat over de afhankelijkheid van dit systeem.
Met vriendelijke groet,
Pieter van den Broek
François Libregts
3/3
Bijlage 2: Kostenoverzicht overgang BOPZ-Online
Naam
Eenmalig
Jaarlijkse
vaste
kosten
(accounts)
Jaarlijkse
variabele
kosten
(raming
aantal IBS)
490,79
84,39
Totaal
jaarlijks
BOPZ online
Huidige
kosten p/j
CrisisOnline
575,18
€ 365
Bernheze
0,83%
369,13
Boekel
2,26%
1.005,11
1.336,37
229,79
1.566,16
€ 998
Boxmeer
3,57%
1.587,71
2.110,99
362,98
2.473,97
€ 1.574
Boxtel
1,36%
604,84
804,19
138,28
942,47
€ 601
Cuijk
0,83%
369,13
490,79
84,39
575,18
€ 365
Grave
0,83%
369,13
490,79
84,39
575,18
€ 365
Haaren
0,83%
490,79
7.941,35
490,79
84,39
1.365,50
84,39
575,18
9.306,85
575,18
€ 365
€ 5.924
0,83%
369,13
5.972,82
369,13
0,83%
369,13
490,79
84,39
575,18
€ 365
0,83%
369,13
490,79
84,39
575,18
€ 365
0,83%
369,13
490,79
84,39
575,18
€ 365
Oss (+ Lith - apart
vermelden) =>
Oss
10,66%
4.740,90
6.303,41
1.083,86
7.387,27
€ 4.704
Oss (+ Lith - apart
vermelden) =>
Lith
0,83%
369,13
490,79
84,39
575,18
€ 365
Schijndel
0,83%
369,13
490,79
84,39
575,18
€ 365
Sint Anthonis
0,83%
369,13
490,79
84,39
575,18
€ 365
SintMichielsgestel
0,83%
369,13
490,79
84,39
575,18
€ 365
Sint-Oedenrode
0,83%
369,13
490,79
84,39
575,18
€ 365
Uden
1,36%
604,84
804,19
138,28
942,47
€ 601
Veghel
3,30%
1.467,63
1.951,34
335,53
2.286,87
€ 1.457
Vught
3,73%
1.658,87
2.205,60
379,25
2.584,85
€ 1.644
GGZ Reinier van
Arkelgroep/Jeroen
Bosch zkh
19,55%
8.694,62
11.560,20
1.987,75
13.547,94
€ 8.624
GGZ Oost
Brabant
30,02%
13.351,02
17.751,26
3.052,28
20.803,54
€ 13.244
Totalen
100,03%
Prijsopgave Khonraad
44.487,09
59.149,18
10.170,55
69.319,73
€ 44.116
44.473,75
59.131,44
10.167,50
69.298,94
‘s-Hertogenbosch
Heusden
Landerd
Maasdonk
1
Mill en SintHubert
1
13,43%
€ 365
Vanzelfsprekend zullen de kosten voor de gemeente Maasdonk na opheffing verdeeld worden over Oss en ’sHertogenbosch.

Download Report