Reglement Commissies Raad van Commissarissen Ymere

Reglement Commissies Raad van Commissarissen Ymere
Vastgesteld door de Raad van Commissarissen tijdens de vergadering van 13 december 2011.
De statuten van Ymere geven aan dat de Raad van Commissarissen kan besluiten tot het
instellen van commissies, en dat deze commissies functioneren op basis van een reglement.
Dit reglement is daar een uitwerking van. De Governancecode Woningcorporaties vormt mede
een basis voor dit reglement. Het reglement is na overleg met het bestuur vastgesteld.
Artikel 1
1.
De Raad van Commissarissen stelt het reglement Commissies Raad van Commissarissen
Ymere vast en kan deze wijzigen. De Raad van Commissarissen wijzigt het reglement na
overleg met de voorzitter van de Raad van Bestuur.
2.
De Raad van Commissarissen benoemt de leden van de commissies van de Raad van
Commissarissen en wijst de voorzitter van deze commissies aan, na overleg met de
voorzitter van de Raad van Bestuur.
3.
Wanneer een lid van de Raad van Commissarissen aftreedt als lid, treedt hij tevens af als
lid van een commissie van de Raad van Commissarissen. Bij herbenoeming als lid van de
Raad van Commissarissen wordt het lid geacht ook herbenoemd te zijn als lid van de
commissie(s) van de Raad van Commissarissen waaraan hij deelnam, tenzij de Raad van
Commissarissen anders besluit of het betreffende lid van de commissie afziet van
deelname aan de commissie.
4.
De Raad van Commissarissen kan besluiten voor de werkzaamheden vanwege deelname
5.
De Raad van Bestuur of een vertegenwoordiging daarvan woont vergaderingen van de
aan een commissie een vergoeding ter beschikking te stellen.
commissies bij, tenzij de betreffende commissie dit niet wenst.
6.
Elke commissie is ten behoeve van haar taak bevoegd informatie in te winnen bij de Raad
van Bestuur
7.
Elke commissie kan besluiten directeuren of andere medewerkers van Ymere of externe
deskundigen, waaronder de accountant, uit te nodigen om de commissie te informeren of
te adviseren.
8.
De commissies van de Raad van Commissarissen hebben geen besluitvormende
bevoegdheden, tenzij anders in dit reglement aangegeven of anderszins door de Raad van
Commissarissen besloten.
9.
Elke commissie bepaalt zelf het aantal keer dat zij ter vergadering bijeen komt.
10. De Raad van Bestuur stelt de concept-agenda en bijbehorende vergaderstukken van elke
vergadering van een commissie op. De commissie stelt de agenda van de vergadering
vast. De vergaderstukken worden in de regel een week voor de vergadering aan de leden
aangeboden.
11. Elke commissie bespreekt periodiek haar eigen functioneren.
12. Elke commissie doet verslag van haar bevindingen en aanbevelingen aan de Raad van
Commissarissen. Dit verslag kan zowel mondeling als schriftelijk gebeuren.
13. Elke commissie doet jaarlijks via het verslag van de Raad van Commissarissen verslag van
haar werkzaamheden. Dit verslag is openbaar.
1
Reglement Commissies Ymere
14. Van het bestaan van dit reglement wordt melding gemaakt in het verslag van de Raad van
Commissarissen in het jaarverslag van Ymere en op de website van Ymere.
Artikel 2 Agendacommissie
1. De leden van de agendacommissie zijn de voorzitter en vice-voorzitter van de Raad van
Commissarissen.
2. De taak van de agendacommissie is:
a.
in het algemeen het voorbereiden van de vergaderingen van de Raad van
Commissarissen, waaronder:
−
Het vaststellen van de inhoud en volgorde van onderwerpen van de agenda van
de Raad van Commissarissen
−
−
Op hoofdlijnen toetsen of de juiste besluitvorming wordt voorgesteld
Het achteraf op hoofdlijnen toetsen of de notities waarover de Raad van
Commissarissen vergadert aan de gewenste kwaliteitseisen voldoen.
b.
Het opstellen van een concept-verslag waarin de Raad van Commissarissen
verantwoording aflegt over de werkzaamheden van de Raad van Commissarissen
gedurende een verslagjaar. Dit verslag wordt toegevoegd aan het jaarverslag van
Ymere.
c.
Het functioneren als klankbord voor de Raad van Bestuur.
Artikel 3 Selectie-, beoordelingscommissie en remuneratiecommissie
1. De selectie-, beoordelingscommissie en remuneratiecommissie kan worden omschreven
als de remuneratiecommissie
2. De remuneratiecommissie bestaat uit tenminste twee leden van de Raad van
Commissarissen .
3. De remuneratiecommissie doet na overleg met de voorzitter van het bestuur een voorstel
aan de Raad van Commissarissen voor de benoeming van het lid/leden en de voorzitter
van deze commissie. De voorzitter van de remuneratiecommissie is niet de voorzitter van
de Raad van Commissarissen, of een voormalig bestuurder van de onderneming.
4. Indien de remuneratiecommissie gebruik maakt van een externe remuneratieadviseur,
vergewist zij zich ervan dat de desbetreffende adviseur geen advies verstrekt aan één of
meerdere bestuurders van de onderneming.
Ten aanzien van de Raad van Bestuur geldt:
5. De taken van de remuneratiecommissie zijn:
a)
Het doen van een voorstel aan de Raad van Commissarissen voor de selectiecriteria
b)
Het doen van een voorstel aan de Raad van Commissarissen voor de benoeming,
en de te volgen procedure voor invulling van een vacature in de Raad van Bestuur
schorsing of ontslag van een bestuurder.
c)
Het doen van een voorstel voor de (actualisatie van de) profielschets van de Raad
van Bestuur als geheel en die van individuele leden.
d)
Het vaststellen van de beoordeling van het functioneren van de individuele leden van
de Raad van Bestuur en de Raad van Bestuur als geheel. Ten behoeve daarvan
verzoeken de leden van de remuneratiecommissie vooraf de leden van de Raad van
2
Reglement Commissies Ymere
Commissarissen om hun oordeel ten aanzien van het functioneren en voeren de
leden van de remuneratiecommissie afzonderlijke beoordelingsgesprekken met de
leden van de Raad van Bestuur. De voorzitter van de Raad van Bestuur is bij deze
gesprekken aanwezig.
e)
Het doen van een voorstel aan de Raad van Commissarissen voor het te voeren
bezoldigingsbeleid
f)
het vaststellen van het salaris en de overige arbeidsvoorwaarden van de individuele
leden van de Raad van Bestuur, of aanpassing ervan, voorzover dit salaris en/of de
aanpassing ervan past binnen het door de Raad van Commissarissen vastgestelde
bezoldigingsbeleid
g)
Periodieke beoordeling omvang en samenstelling van de Raad van Bestuur
h)
Toezicht op het beleid inzake de selectiecriteria van het hoger management
3.
De remuneratiecommissie betrekt bij het vaststellen van (wijzigingen van) het salaris
en de overige arbeidsvoorwaarden van de leden van de Raad van Bestuur:
a)
de opvatting van de Raad van Commissarissen over het functioneren van individuele
leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Bestuur als geheel.
b)
het oordeel van de voorzitter van de Raad van Bestuur over het functioneren van de
individuele leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Bestuur als geheel, tenzij
het zijn eigen salariëring en overige arbeidsvoorwaarden betreffen.
4.
De remuneratiecommissie betrekt de voorzitter van het bestuur bij de voorbereiding
van:
-
de invulling van vacatures in de Raad van Bestuur
de beoordeling van het functioneren van de leden van de Raad van Bestuur en
de Raad van Bestuur als geheel betrokken tenzij het zijn eigen beoordeling
betreft
-
(de wijziging van) de salariëring en overige arbeidsvoorwaarden van de leden van
de Raad van Bestuur.
Ten aanzien van de Raad van Commissarissen geldt:
5. De taken van de remuneratiecommissie zijn:
a)
Het doen van een voorstel aan de Raad van Commissarissen voor de selectiecriteria
en de te volgen procedure voor invulling van de vacature in de Raad van
Commissarissen.
b)
Het doen van een voorstel aan de Raad van Commissarissen voor de (her)benoeming
van een commissaris.
c)
Het doen van een voorstel aan de Raad van Commissarissen voor de beoordeling
van het functioneren van de leden van de Raad van Commissarissen en de Raad van
Commissarissen als geheel.
d)
Het doen van een voorstel voor de (actualisatie van de) profielschets van de Raad
van Commissarissen als geheel en die van individuele leden
e)
Het doen van een voorstel voor het rooster van aftreden van de Raad van
Commissarissen.
3
Reglement Commissies Ymere
f)
het doen van een voorstel aan de Raad van Commissarissen voor het te voeren
bezoldigingsbeleid ten aanzien van de honorering van de leden van de Raad van
Commissarissen, en het doen van een concreet voostel daarvoor.
g)
Periodieke beoordeling omvang en samenstelling van de Raad van Commissarissen
6. De remuneratiecommissie betrekt bij zijn voorstel voor de honorering van de leden van de
Raad van Commissarissen het oordeel van de Raad van Commissarissen over het
functioneren van de Raad van Commissarissen.
Artikel 4 Auditcommissie
1. De auditcommissie bestaat uit tenminste twee leden van de Raad van Commissarissen
2. De auditcommmissie doet na overleg met de voorzitter van het bestuur een voorstel aan de
Raad van Commissarissen voor de benoeming van het lid/leden en de voorzitter van deze
commissie. De voorzitter van de auditcommissie is niet de voorzitter van de Raad van
Commissarissen, of een voormalig bestuurder van de onderneming.
3. De leden van de auditcommissie beschikken allen over financiële deskundigheid. Het
streven is om leden in de auditcommissie te benoemen met verschillende accenten in
financiële kennis.
4. De taak van de auditcommissie is de Raad van Commissarissen te rapporteren over zijn
bevindingen en aanbevelingen op financieel gebied, waaronder in ieder geval wordt
verstaan:
a)
de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het
toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving (compliance)
b)
de financiële informatieverschaffing
c)
de jaarrekening, de financiële meerjarenplanning en het risicoprofiel
d)
de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van accountants;
e)
de werkzaamheden van de accountant
f)
het functioneren en de onafhankelijkheid van de accountant
g)
(Wijzigingen van) het treasurystatuut, het treasurybeleidsplan of het
investeringsstatuut
4.
De auditcommissie is het eerste aanspreekpunt voor de accountant wanneer deze
onregelmatigheden constateert in de inhoud van de financiële berichten. De accountant
informeert hieraan voorafgaand de Raad van Bestuur.
5.
De directeur Concernfinanciën, de internal auditor, de directeur bedrijfsvoering bij Wonen
en de directeur Bedrijfsvoering bij GPO hebben ieder afzonderlijk toegang tot de voorzitter
van de auditcommissie wanneer dit naar hun oordeel via de eigen bestuurder of de
directeur Concernfinanciën (voor directeur Bedrijfsvoering en internal auditor) niet mogelijk
is.
6.
De auditcommissie nodigt de accountant tenminste één maal per jaar voor overleg uit.
Tijdens dit overleg stelt de auditcommissie de accountant in de gelegenheid het
accountantsverslag toe te lichten. De auditcommissie kan besluiten dat (een
vertegenwoordiging van) de Raad van Bestuur niet bij (een deel van) dit overleg met de
accountant aanwezig is.
4
Reglement Commissies Ymere
7.
De auditcommissie maakt tenminste éénmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van
het functioneren van de accountant. De auditcommissie betrekt daarbij de opvatting van
de Raad van Bestuur over het functioneren van de accoutant.
Artikel 5 Governancecommissie
1. De governancecommissie bestaat uit tenminste twee leden van de Raad van
Commissarissen .
2. De governancecommissie doet na overleg met de voorzitter van het bestuur een voorstel
aan de Raad van Commissarissen voor de benoeming van het overige lid/de overige
leden en de voorzitter van deze commissie.
3. De taak van de governancecommissie is de Raad van Commissarissen te rapporteren over
zijn bevindingen en aanbevelingen op het gebied van in ieder geval:
a)
Actualiteiten op het gebied van de governance
b)
De werking van de integriteitscode en klokkenluidersregeling;
c)
Transparantie en beleidsbeïnvloeding van Ymere aan belanghebbenden;
d)
Het periodiek herijken van de statuten van Ymere, het reglement van de Raad van
e)
De verantwoording over governance in het jaarverslag van Ymere
f)
De reputatie van Ymere.
Commissarissen en het reglement Commissies Raad van Commissarissen Ymere;
Artikel 6 commissie Volkshuisvesting
1. De commmissie Volkshuisvesting bestaat uit tenminste twee leden van de Raad van
Commissarissen .
2. De commissie Volkshuisvesting doet na overleg met de voorzitter van het bestuur een
voorstel aan de Raad van Commissarissen voor de benoeming van het lid/leden en de
voorzitter van deze commissie.
3. De leden van de commissie Volkshuisvesting beschikken allen over deskundigheid op het
gebied van volkshuisvesting.
4.
De taak van de commissie Volkshuisvesting is de Raad van Commissarissen te
rapporteren over zijn bevindingen en aanbevelingen op het gebied van volkshuisvesting,
waaronder in ieder geval wordt verstaan:
a)
Het huurbeleid
b)
Verkoopbeleid bestaande woningen
c)
Het woonruimteverdelingsbeleid
d)
Het onderhoudsbeleid
e)
Het leefbaarheidsbeleid
f)
Beleid ten aanzien van huurders en huurdersorganisaties
g)
Beleid ten aanzien van de klachtencommissie
h)
Beleid ten aanzien van deinstverlening aan klanten, waaronder het KWH-huurlabel
i)
Relatie met VVE’s
j)
Het volkshuisvestingsverslag
Artikel 7 commissie Gebieds- en projectontwikkeling
5
Reglement Commissies Ymere
1. De commmissie Gebieds- en projectontwikkeling bestaat uit tenminste twee leden van de
Raad van Commissarissen .
2. De commissie Gebieds- en projectontwikkeling doet na overleg met de voorzitter van het
bestuur een voorstel aan de Raad van Commissarissen voor de benoeming van het
lid/leden en de voorzitter van deze commissie.
3. De leden van de commissie Gebieds- en projectontwikkeling beschikken allen over
deskundigheid op het gebied van gebieds- en projectontwikkeling.
4.
De taak van de commissie Gebieds- en projectontwikkeling is de Raad van
Commissarissen te rapporteren over zijn bevindingen en aanbevelingen op het gebied van
gebieds- en projectontwikkeling, waaronder in ieder geval wordt verstaan:
a)
Het systeem van risicobeheersing in de projectontwikkeling
b)
De beheersing van projectontwikkelrisico’s
c)
De opbouw van de projectontwikkelportefeuille
d)
Het acquisitiebeleid
6
Reglement Commissies Ymere

Download Report