een projectsecretaris van PKDT.

Het programmabureau Archief 2020 zoekt een veelzijdige projectsecretaris
Functiegroep
Vrije werkplek
Opleidingsniveau
Schaal
Aanstelling
Aanstellingsduur
Reageren
:
:
:
:
:
:
:
adviseur bedrijfsvoering
Projectsecretaris
HBO/WO
10
8 uur per week (kan verdeeld over dagdelen)
tijdelijk tot 1 januari 2016 via detachering
tot 3 februari 2015
Productie en Kennisplatform Duurzame Toegankelijkheid
Samen met koplopers en experts brengt het Programma Archief 2020 ervaringen en kennis bij
elkaar om nieuwe ontwikkelingen te ondersteunen en stimuleren op het gebied van duurzaamheid,
archivering en toegankelijkheid van digitale (overheids)informatie. Het programmabureau
ondersteunt onder meer de samenwerking van digitale archiefpioniers in het Productie- en
Kennisplatform Duurzame Toegankelijkheid (PKDT). Voor dit samenwerkingsverband zoekt Archief
2020 een veelzijdige secretaris.
Het PKDT is een samenwerkingsverband van Nationaal Archief, Stadsarchief Rotterdam,
Stadsarchief Amsterdam, Noord-Hollands Archief, Het Utrechts Archief en JustID. De Stuurgroep
bestaat uit directeuren van deze organisaties. Met het Platform willen zij door krachtenbundeling
de ontwikkeling van de diverse digitale archiefdepots (e-depots) en de duurzame toegankelijkheid
van digitale (overheids) archieven versterken en versnellen. De Platformleden werken in de rol van
projectleiders samen aan diverse kortlopende projecten die vernieuwende (kennis)producten
opleveren waar de organisaties zelf en anderen in de archiefsector mee aan de slag kunnen.
Meer informatie over Archief 2020 en het platform vindt je op
www.archief2020.nl/projecten/productie-en-kennisplatform-duurzame-toegankelijkheid
Programma Archief 2020
Samen vormgeven aan het digitale geheugen van de samenleving, dat is wat Archief 2020 tot doel
heeft. Archief 2020 is een innovatieprogramma om te komen tot duurzame toegankelijkheid van
digitale (overheids)informatie en een toekomstvaste archieffunctie. Archief 2020 richt zich op de
gehele archiefsector waarbij de decentrale overheden in Nederland centraal staat. Daarbij gaat het
om nieuwe manieren van (samen)werken in een digitale werkomgeving.
Het Programma Archief 2020 draagt hiermee bij aan de innovatieagenda van het landelijke
Archiefconvenant 2012-2016. Dat gebeurt samen met de convenantpartners (decentrale overheden
en het Ministerie van OCW), het Nationaal Archief en andere archiefinstellingen. Waar mogelijk
maakt Archief 2020 gebruik van bestaande instrumenten en haakt aan bij lopende ontwikkelingen.
Archief 2020 is medio 2013 gestart en loopt tot en met 2016. Gedurende de looptijd werkt het
programma aan vijf programmalijnen: digitale duurzaamheid, openbaarheid en selectie,
toegankelijkheid, documenteren van de samenleving en kwaliteitszorg en bestelversterking. Het
programmabureau stimuleert en initieert landelijke projecten en projecten bij lokale /regionale
werving projectsecretaris bij Archief 2020 versie 20 januari 2015
Pagina 1 van 3
overheden en archiefinstellingen. Daarnaast ondersteunt het programma de versterking van het
Nationaal Archief als kennisorganisatie in een landelijk kennisnetwerk.
Programmabureau
Het programmabureau Archief 2020 bestaat uit een programmamanager, twee
projectcoördinatoren, een programmasecretaris, twee communicatieadviseurs, een tekstschrijverwebredacteur en een flexibele schil van projectleiders en kennisprofessionals uit de archief- en
informatiesector. De functie van secretaris wordt tijdelijk aan dit programmabureau toegevoegd
voor de ondersteuning aan het Productie- en Kennisplatform duurzame toegankelijkheid (PKDT) en
de bijbehorende Stuurgroep.
Opdrachtgever van het innovatieprogramma Archief 2020 is de Algemene Rijksarchivaris. Het
programmabureau is om die reden ook bij het Nationaal Archief gehuisvest en maakt deel uit van
de Directie Digitale Infrastructuur en Advies (DIA) van het Nationaal Archief. Het programmateam
werkt nauw samen met kennisprofessionals van de afdeling Kennis & Advies en partners in de
sector.
Functiebeschrijving
Als secretaris ben je een organisatorische spin in het web die het Platform en de Stuurgroep in de
breedte ondersteunt. Je kunt goed plannen en organiseren. Daarbij gaat het met name om
werkzaamheden op het gebied van communicatie, bedrijfsvoering en het organiseren van
bijeenkomsten. Je werkt nauw samen met alle leden van het platform die werken bij verschillende
organisaties. Je bent betrokken bij de voorbereiding van overleggen met zowel intern als met
externe partijen en bent bereid hiervoor te reizen naar de organisaties die deelnemen in het
platform. Je draagt zorg voor de verslaglegging en bewaakt de voortgang van de gemaakte
afspraken. Door je belangstelling voor digitaal informatiemanagement en - archivering kun je op
hoofdlijnen de voortgang van projecten volgen en meedenken over eventuele vervolgstappen.
Taken
Organisatorische ondersteuning en advisering

secretariaat voeren van het Platform en de Stuurgroep inclusief verslaglegging;

initiëren, plannen en voorbereiden van overleg en bijeenkomsten voor het Platform en de
Stuurgroep;

helpen bij het organiseren van programmabijeenkomsten waar het Platform aan bijdraagt
ten behoeve van kennisdeling;

adviseren aan de projectleiders binnen het platform over afstemming met andere projecten
binnen het programma Archief 2020;

(strategisch) adviseren van de programmamanager Archief 2020 over de
ontwikkelingsrichting van het PKDT.
Procesondersteuning en bedrijfsvoering:

ondersteunen en procesmatig begeleiden van eventuele inkoopactiviteiten etc. volgens
geldende richtlijnen en procedures;

bewaken van termijnen van overleg, overeenkomsten en oplevering van producten (i.s.m.
leden van het Platform en de Stuurgroep);

assisteren bij communicatie over producten via bestaande kanalen van Archief 2020 en
adviseren over de afstemming met andere projecten;
werving programmasecretaris Archief 2020 versie 20 januari 2015
Pagina 2 van 3


zorgen voor publicatie van opgeleverde producten op de website Archief 2020 en Pleioruimte Informatie2020;
zorgen voor de digitale samenwerkingsruimte ten behoeve van versiebeheer van producten
en het verzamelen van feedback.
Opleiding / ervaring





werk- en denkniveau: HBO/WO;
relevante opleiding en ruime werkervaring met kennis van/ affiniteit met digitaal archiefen informatiemanagement;
goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s; naast Word en
Powerpoint met name ook Excel;
ruime kennis van de administratieve en bedrijfsvoeringregels en -procedures van de
overheid;
kennis van de inrichting en werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en
decentrale overheden;
Competenties:
Klantgerichtheid
Analyserend vermogen
Omgevingsbewustzijn
Plannen en organiseren
Voortgangscontrole
Samenwerken
Resultaatgerichtheid
Informatie en reageren
Over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Anouk Baving, programmamanager
Archief 2020, telefoonnummer: 06-52663249 of per e-mail [email protected]
Over de procedure: Arja Rous 06-55267957 of per e-mail [email protected]
Solliciteren, bij voorkeur digitaal: [email protected]
werving programmasecretaris Archief 2020 versie 20 januari 2015
Pagina 3 van 3

Download Report