Besparen op kosten cliëntenvervoer: zo pak je dat aan

VERVOER
Aanbesteden cliëntenvervoer
Besparen op kosten
cliëntenvervoer: zo pak
je dat aan
De kosten van het vervoer van cliënten kunnen voor zorginstellingen flink oplopen. Alle reden dus
om hier kritisch naar te kijken. Wie het slim doet, kan tot 30 procent besparen. Hoe pak je dat aan?
Tekst Gonjo Beuken en Ronald Derks*
Door veranderingen in wet- en
regelgeving zien zorgaanbieders zich
geconfronteerd met forse
bezuinigingen. De vervoerskosten zijn
hierin een wezenlijk onderdeel. De
zogenoemde nacalculatie is afgeschaft
en een aanvullende taakstelling tot
bezuinigingen op de vervoerskosten is
vastgesteld.
Het is dus belangrijk besparingen te
realiseren, liefst zodanig dat dit niet ten
koste gaat van de zorg voor de
cliënten.
De mogelijkheden om deze besparingen te realiseren, liggen zowel in de
organisatie zelf als daarbuiten. De
kracht en effectiviteit in deze bezuinigingstrajecten ligt in het bundelen van
kennis en expertise zowel binnen als
buiten de organisatie.
Goed overzicht
Zorginstellingen hebben vaak geen
goed overzicht van de huidige vervoersstromen. Daar zijn verschillende
oorzaken voor aan te wijzen.
Oorzaak 1: Geen (duidelijk) beleid
Vaak is er geen eenduidig beleid voor
het inrichten van het cliëntenvervoer
vanuit de verpleeg- of zorginstelling.
Vooral organisaties met meerdere
locaties en een groot verzorgingsgebied
hanteren geen strikte richtlijnen over
wie waar verzorgd mag worden.
Cliënten en/of mantelzorgers hadden
tot op heden een grote invloed op
plaatsbepaling. Cliënten worden dan
2014-April / ZorgInstellingen 43
VERVOER
Aanbesteden cliëntenvervoer
bijvoorbeeld vervoerd naar een locatie
voor dagverzorging 20 kilometer
verderop, terwijl in de nabijheid van
het woonadres ook dagverzorging
mogelijk is.
Vanuit verpleeg- en zorginstellingen
was er tot op heden ook geen reden
om deze uitzonderingen te signaleren
en aan te passen. Immers, de vergoeding die vanuit AWBZ werd toegekend, was altijd toereikend.
Oorzaak 2: Vervoerders
plannen zelf
Een andere oorzaak is dat de vervoerders zelf vaak het vervoer en de routes
inplannen. En iedere vervoerder doet
dat op eigen wijze en met eigen
systemen. Zolang er geen strikte
richtlijnen zijn vanuit de opdrachtgever
over zaken als maximale afstanden,
maximale reistijd en tijdstippen zijn
vervoerders vrij te doen wat ze willen.
Maar dat heeft flinke nadelen. Controle van facturen is bijna onmogelijk,
eventuele afmeldingen van ritten
worden niet goed geregistreerd en
begeleiders worden naar eigen inzien
door vervoerders ingezet en gefactureerd naar de opdrachtgever.
Nog een nadeel is dat alle vervoerders
op eigen wijze factureren: de een doet
dat per rit, maar de ander doet dat per
klant of per gereden kilometer.
Bovendien zijn er vaak geen goede
afspraken over bijvoorbeeld het wel of
niet mogen combineren van het
ouderenvervoer met het leerlingenvervoer.
Besparen
Om de kosten van patiëntenvervoer te
verlagen is een gedegen aanpak
noodzakelijk. Daarbij zijn drie fasen te
onderscheiden.
Fase 1: Analyse
Het is belangrijk dat er een compleet
databestand met vervoergegevens
(herkomsten, bestemmingen, tijden,
bijzonderheden, enzovoort) aanwezig
is. Natuurlijk vergt dit een grondige en
zorgvuldige inventarisatie, maar als
44
2014-April / ZorgInstellingen
deze gegevens eenmaal in kaart zijn
gebracht, kunnen analyses gemaakt
worden. Daar is eventueel speciale
software voor beschikbaar.
Zo komen de effecten in beeld van het
combineren van locaties, verschuiven
van zorgtijden en het verhuizen en/of
concentreren van zorgprogramma’s.
De analyse kan een aantal gevolgen
hebben, zoals een aanscherping van
bestaande afspraken of de nieuwe
inkoop van de bestaande vervoercontracten.
‘Zorginstellingen
hebben vaak geen
goed overzicht van de
huidige
verkeersstromen’
Fase 2: Inkoop als aanloop naar slim beheer
Als blijkt dat er veel verschillen in de
gesloten contracten zijn of de contracten bevatten kostenverhogende
aspecten, kan besloten worden het
cliëntenvervoer opnieuw in te kopen.
Op dit moment zijn zorginstellingen
niet verplicht Europees aan te besteden. Het is wel van groot belang dat
het inkoopproces transparant en zuiver
verloopt zodat aanbieders een goed
aanbod kunnen doen. Dit is te bereiken met een openbare procedure
(landelijke bekendmaking) of een
onderhandse procedure (zelf vervoerders uitnodigen tot inschrijven).
Beheer
Het is belangrijk al in de inkoopfase
ook de beheerstrategie te formuleren.
Om beheer goed uit te kunnen voeren,
zijn afspraken met de vervoerder noodzakelijk die - vóórdat het vervoer wordt
ingekocht - helder moeten zijn. Dat
maakt een goede en snelle controle op
de factuur mogelijk. Daarnaast kunnen
structureel efficiëntieslagen worden
gesignaleerd en gerealiseerd waarmee
verdere besparingen tijdens de uitvoering mogelijk zijn.
Percelen
Aandachtspunt bij het inkopen van
cliëntenvervoer is het splitsen van het
vervoer in percelen. Een gerichte
perceelindeling zorgt voor kleinere
vervoeropdrachten met elk een eigen
dynamiek. Een vervoerder kan hiermee
inschrijven op die percelen die zo goed
mogelijk aansluiten bij zijn profiel. Dit
heeft een positief effect op zowel de
aanbieding als de kosten tijdens de
uitvoering.
Bij het uitnodigen van mogelijke
inschrijvers worden vaak de huidige
vervoerders benaderd, maar het kan
zinvol zijn ook eens naar vervoerders
te kijken die in de regio ander vervoer
rijden op, tijdens, voor of na het
cliëntenvervoer. Zij kunnen mogelijk
een scherpe aanbieding doen. De
perceelindeling moet natuurlijk zodanig
zijn dat er geen efficiëntieverlies
optreedt.
Vergoeding
Tenslotte is een zeer belangrijk aspect
de wijze waarop de vervoerder wordt
vergoed voor zijn diensten. Deze
vergoeding dient:
- transparant en controleerbaar te zijn;
- zoveel mogelijk aan te sluiten bij de
exploitatie van de vervoerder;
- flexibel mee te bewegen met fluctuaties in het vervoer;
- het profijt van efficiëntiemaatregelen
bij de opdrachtgever te houden.
Fase 3: Beheer als bewaker van en sleutel tot
kostenbesparing
In de uitvoeringssfase geeft de opdrachtgever de vervoerder steeds
vervoeropdrachten die deze uitvoert
tegen de afgesproken vergoeding. Voor
grip op de kosten is het essentieel dat
de opdrachtgever weet welke opdrachten zijn verstrekt. Op basis van deze
opdrachten stelt de vervoerder een
VERVOER
Aanbesteden cliëntenvervoer
transparante factuurspecificatie op
waarvan de opdrachtgever de rechtmatigheid moet vaststellen.
De kosten zijn sterk gerelateerd aan de
efficiency in het vervoer: hoe efficiënter, hoe goedkoper! Van belang is
daarom dat de opdrachtgever tijdens
het contract steeds maatregelen kan
nemen die leiden tot meer efficiency in
het vervoer en dus tot lagere kosten.
Software
Om deze processen efficiënt te kunnen
uitvoeren, bestaan er softwareprogramma’s. Een voorbeeld is de web-applicatie SmartWheels, die recent bij een
zorginstelling in gebruik is genomen.
In dit programma kunnen vervoersopdrachten en mutaties snel worden
vastgelegd. Deze meldingen worden
‘Het is belangrijk al in
de inkoopfase ook de
beheerstrategie te
formuleren’
tijd en geld worden gerealiseerd en
kunnen zorginstellingen zich weer
voornamelijk richten op hun primaire
taak: het leveren van zorg!
geautomatiseerd aan de vervoerder
doorgegeven en per cliënt bewaard.
Ook de vervoerder werkt in het
systeem en geeft via de applicatie
terugkoppeling over de status van
vervoersopdrachten en de actuele
routeplanning.
Samenvatting
Door de huidige vervoerssituatie goed
te analyseren, vervoer slim in te kopen
en te beheren kunnen besparingen in
*Gonjo Beuken (links) is senior-projecten interimmanager bij FGB Facility
Management. Ronald Derks is adviseur
contractbeheer bij Forseti Tender Management.
2014-April / ZorgInstellingen 45

Download Report