1 Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI 7

Ter attentie van de Voorzitter van het
O.C.M.W. van Harelbeke
Paretteplein 19
8530 Harelbeke
Geïntegreerd inspectieverslag POD MI
Inspectiedienst POD MI
7
GR/OCMW/W65B-RMID-STOF/2014
Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag
Geachte Voorzitter,
Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum op 26 en 28
augustus 2014.
Dit inspectieverslag bestaat uit 3 delen:
- Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de
inspecties en de aanbevelingen
- Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige
tabellen en uitleg over de procedure die gevolgd werd
- De controletabellen per begunstigde
-
Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via het
e-mailadres [email protected].
De briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst
Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst
Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel.
1
1. INLEIDING
De missie van de POD Maatschappelijke Integratie is een inclusief federaal beleid voor
maatschappelijke integratie voorbereiden, uitvoeren, evalueren en opvolgen, zodat de sociale
grondrechten aan iedereen op duurzame wijze gegarandeerd worden.
De controles die door de inspectiedienst in de O.C.M.W.’s werden uitgevoerd, passen in
deze missie. Zij hebben volgende drie doelstellingen ;
- Controle: door toe te zien op de toepassing van de federale wetgeving op het vlak
van maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en
financiële controles
- Advies: door de O.C.M.W.'s in te lichten over het wettelijk kader en over de
concrete toepassing van de wetgeving en van de reglementering die van kracht is naar
aanleiding van de inspectie
- Kennis: door gebruik te maken van de schakel tussen de administratie en de actoren
op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van de
wetgeving inzake maatschappelijke integratie.
Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, heeft de inspectiedienst voor zichzelf
verschillende doelstellingen bepaald:
-
-
-
-
Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en van de
reglementering betreffende de verschillende maatregelen die zijn ingevoerd door de
federale Staat en waarvoor de dienst subsidies toekent aan de O.C.M.W.’s.
Doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de O.C.M.W.’s uitvoeren, zowel
op boekhoudkundig als op administratief en juridisch vlak, om zo bij te dragen tot de
gelijke en wettelijke behandeling van de gebruikers van de O.C.M.W.-diensten.
Bijdragen tot het beheer van de informatie en tot het begrip van de uitvoering van de
wetgeving inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding.
Structurele en kwalitatieve relaties met de O.C.M.W.’s (belangrijkste partners van de
federale administratie) uitbouwen om zo een goede communicatie en een
kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren.
Bijdragen tot de uitwisseling van informatie met de interne diensten van de POD MI.
Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011
door de Regering werd besloten.
Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen. Deze
waarden zijn:
- Respect
- De kwaliteit van de dienstverlening en klantvriendelijkheid
- Gelijke kansen voor iedereen en diversiteit
- Openstaan voor verandering
Laten we ten slotte ook nog benadrukken dat deze controles uitgevoerd worden in het
kader van een procedure die beschreven wordt in een procedurehandleiding die
geraadpleegd kan worden op de website van de POD MI (http://www.mi-is.be/benl/O.C.M.W./O.C.M.W.s).
2
2. UITGEVOERDE CONTROLES
1
2
3
4
5
6
7
Omschrijving
Wet van 02/04/1965: controle van de
medische kosten
Jaargang controle
Geen controle
Wet van 02/04/1965:
boekhoudkundige controle
Recht op Maatschappelijke Integratie:
controle van de sociale dossiers
2009-2011
Recht op Maatschappelijke Integratie:
boekhoudkundige controle
Stookoliefonds (verwarmingstoelage)
Geen controle
Fonds voor Maatschappelijke
Participatie en Culturele en Sportieve
Ontplooiing
Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds
Geen controle
2013
2012
Geen controle
Bijlage
Bijlage 1: Controle van
de medische
bewijsstukken
Bijlage 2: Controle op de
wet van 2 april 1965
Bijlage 3: Controle van
de sociale dossiers voor
MI
Bijlage 4: Controle van
de subsidies voor MI
Bijlage 5: Controle van
het stookoliefonds
Bijlage 6: Controle van
de subsidies voor SCP
Bijlage 7: Controle van
de Energiefondssubsidies
U vindt een gedetailleerde beschrijving van elke soort controle in de bijlagen die bij deze
brief gevoegd zijn.
3 VOORBEREIDING EN VERLOOP VAN DE INSPECTIE
De inspecteur heeft de controles in uitstekende werkomstandigheden kunnen uitvoeren.
Tevens wenst de inspecteur de goede medewerking van uw personeelsleden te
benadrukken. Zij beantwoordden alle gestelde vragen en hebben indien nodig bijkomende
informatie verschaft.
De inspecteur heeft de bewijsstukken ontvangen die per mail aan uw OCMW gevraagd
werden om de controle op een correcte manier te kunnen voorbereiden. Deze stukken
waren van een goed kwaliteit.
3
4. RESULTATEN VAN DE CONTROLE EN AANBEVELINGEN.
Wet van 02/04/1965, boekhoudkundige controle
Voor de gecontroleerde periode 2009-2010 werd er vastgesteld dat jaarlijks enkele dossiers
voor een beperkte periode te weinig betoelaagd werden. De terugvorderingen werden
verrekend en er werden geen dossiers te veel betoelaagd.
Recht op Maatschappelijke Integratie, controle van de sociale dossiers
Beslissing / Kennisgeving:
Over elke wijziging van het recht, onder gelijk welke vorm dan ook toegekend, moet een
nieuwe gemotiveerde beslissing worden genomen die aangetekend of tegen ontvangstbewijs
moet worden bezorgd.
Deze verplichting heeft eveneens betrekking op de verlenging van het recht op
maatschappelijke integratie via een tewerkstelling in het kader van artikel 60§7 van de
organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW’s, evenals op de intrekking van het
recht aan het einde van de overeenkomst.
De toekenningen kunnen niet beperkt worden in de tijd: het recht bestaat immers zolang de
toekenningsvoorwaarden vervuld worden en de OCMW’s dienen deze minstens een maal
per jaar controleren. Dit dient ook te gebeuren wanneer het gaat om een toekenning van
het recht op maatschappelijke integratie tijdens een periode van een RVA-sanctie.
Wanneer de beslissing betrekking heeft op een geldsom, moet het toegekende bedrag
worden vermeld, alsook de wijze van berekening (artikel 21 § 2 van de wet van 26/05/2002)
Elke beslissing moet gemotiveerd worden, en dit in een begrijpelijke taal, zodat de aanvrager
ze kan begrijpen.
Huisbezoeken
In de sociale dossiers moet in de toekomst een verslag te vinden zijn van de huisbezoeken
(zie omzendbrief van 14 maart 2014: Omzendbrief betreffende de minimumvoorwaarden voor
het sociaal onderzoek in het kader van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op
maatschappelijke integratie en in het kader van de maatschappelijke dienstverlening door de
OCMW’s die overeenkomstig de bepalingen van de wet van 2 april 1965 door de Staat
terugbetaald wordt)
GPMI studenten:
De verhoogde toelage (+10%) is geldig vanaf datum ondertekening GPMI-contract (niet
vanaf ingangsdatum van het GPMI-contract).
4
Stookoliefonds (verwarmingstoelage)
Er werd bij de boekhoudkundige controle geen verschil vastgesteld tussen de cijfergegevens
in de boekhouding van het O.C.M.W en de subsidies die toegekend werden door het
Sociaal Stookoliefonds
Bij de controle van de toepassing van de wetgeving en de bewijsstukken op basis van een
steekproef van dossiers werd er enkel een opmerking geformuleerd over het respecteren
van de termijnen:
De termijn tussen de kennisgeving van de raadsbeslissing en de betaling mag maximaal 15
dagen bedragen.
6. BIJKOMENDE ANALYSE
De fraudebestrijding door middel van een goede opvolging van de overgemaakte
knipperlichten werd door de inspecteur toegelicht.
7. CONCLUSIES
Hieronder vindt U een overzichtstabel van de eventuele subsidietekorten.
Soort controle
Wet 02/04/1965,
boekhoudkundige controle
Recht op Maatschappelijke
Integratie, controle van de
sociale dossiers
Controleperiode
Eventuele
Terugvorderings
subsidietekorten
procedure
2009-2011
Zie bijlage 2
Zie bijlage 2
2013
Zie bijlage 3
Zie bijlage 3
Mag ik u verzoeken om me uw akkoord per e-mail te bezorgen, en dit binnen een termijn
van 15 dagen volgend op de ontvangst van onderhavig verslag. Gelieve uw antwoord te
verzenden naar [email protected]
Indien er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn, zal dit beschouwd worden als
een aanvaarding van de resultaten van de inspectie.
Met vriendelijke groeten,
Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie :
De directeur-generaal,
Anne-Marie VOETS
5
BIJLAGE 2: CONTROLE VAN DE SUBSIDIE TOEGEKEND IN HET KADER
VAN DE WET VAN 02 APRIL 1965 – PERIODE 2009-2011
De boekhoudkundige controle bestaat voornamelijk uit de vergelijking, tijdens de
gecontroleerde periode, van de uitgaven en terugvorderingen van de maatschappelijke steun
die gesubsidieerd wordt door de Staat en van de tewerkstellingen die geregistreerd en
samengevoegd worden in de boekhouding van het O.C.M.W. met diegenen die de POD MI
subsidieert. De verschillen tussen de betalingen en de subsidie worden zo opgespoord.
1. DE FINANCIELE RESULTATEN VAN DE CONTROLE
UITZONDERING VAN DE TEWERKSTELLINGEN IN ARTIKEL 60§7)
(MET
1.1 Analyse van de uitgaven
Sommige dossiers werden niet of minder betoelaagd.
U vindt een gedetailleerde beschrijving van de eventueel te weinig ontvangen toelagen in
controletabel 2B.
1.2 Analyse van de terugvorderingen
De terugvorderingen werden verwerkt bij de POD.
2.
CONTROLE
VAN
DE
FINANCIELE
STEUN
VAN
DE
TEWERKSTELLINGEN IN HET KADER VAN ARTIKEL 60§7 VAN DE
ORGANIEKE WET VAN 08/07/1976 BETREFFENDE DE O.C.M.W.’S.
Het resultaat van de controle van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60§7 heeft
geen enkel verschil met de subsidiëring door de Staat aan het licht gebracht.
3. CONCLUSIES
Met betrekking tot de eventueel te weinig ontvangen toelagen (zie bovenstaande
controletabellen), zouden de overeenstemmende subsidies u nog kunnen worden
terugbetaald, op voorwaarde dat de termijnen voor de verzending van de A- en Bformulieren (45 dagen) en van de D-formulieren (12 maanden) oorspronkelijk werden
nageleefd (hoofdstuk 2, artikel 9 en artikel 12 van de wet van 2 april 1965). Tevens dienen
alle wettelijke voorwaarden vervuld te zijn die de terugbetaling van deze steun mogelijk
maken (art. 5 en 11§2 van de wet van 2 april 1965).
6
Om te weten of er nog een eventueel recht geldt voor de inning van de eventueel te weinig
ontvangen toelagen, kunt u contact opnemen met onze frontdesk ([email protected] of tel
02/508.85.85) om een lijst te bekomen van de formulieren die geweigerd werden (en de
uitleg over de foutieve codes). Deze lijst zal via e-mail verstuurd worden.
Bovendien zal de frontdesk u kunnen uitleggen welke procedure gevolgd moeten worden.
7
BIJLAGE 3: CONTROLE VAN DE DOSSIERS MET BETREKKING TOT DE
WET VAN 26/05/2002 INZAKE HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE
INTEGRATIE, OVEREENKOMSTIG ARTIKEL 57 VAN HET KB VAN
11/07/2002, JAAR 2013
De controle had betrekking op de volgende elementen:
- de analyse van de procedure die toegepast dient te worden in het kader van de wet
van 26/05/2002;
- en de controle van de toepassing van de wetgeving op het fonds, op basis van een
selectie van individuele dossiers.
1. ALGEMENE ANALYSE VAN DE PROCEDURE
Dit is de procedure die toegepast dient te worden in het kader van de wet:
a) inschrijving van de aanvragen in een register;
b) afleveren van een ontvangstbewijs;
c) opstellen van een aanvraagformulier;
d) aanwezigheid van bewijsstukken;
e) maatschappelijk onderzoek uitgevoerd door de maatschappelijk werker om na te
gaan wat de situatie van de aanvrager is op het ogenblik van de indiening van de
aanvraag;
f) beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen volgend
op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 8 dagen.
Beslissing / Kennisgeving:
Over elke wijziging van het recht, onder gelijk welke vorm dan ook toegekend, moet een
nieuwe gemotiveerde beslissing worden genomen die aangetekend of tegen ontvangstbewijs
moet worden bezorgd.
Deze verplichting heeft eveneens betrekking op de verlenging van het recht op
maatschappelijke integratie via een tewerkstelling in het kader van artikel 60§7 van de
organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW’s, evenals op de intrekking van het
recht aan het einde van de overeenkomst.
De toekenningen kunnen niet beperkt worden in de tijd: het recht bestaat immers zolang de
toekenningsvoorwaarden vervuld worden en de OCMW’s moeten deze minstens een maal
per jaar controleren. En dit zelfs wanneer het gaat om een toekenning van het recht op
maatschappelijke integratie tijdens een periode van een RVA-sanctie.
(Moet vermeld worden op de kennisgevingen, de toegekende categorie, evenals de
berekeningswijze wanneer de bestaansmiddelen in aanmerking genomen worden. De
aanvrager moet ze kunnen begrijpen en de juistheid ervan kunnen controleren.)
Wanneer de beslissing betrekking heeft op een geldsom, moet het toegekende bedrag
worden vermeld, alsook de wijze van berekening (artikel 21 § 2 van de wet van 26/05/2002)
8
Elke beslissing moet gemotiveerd worden, en dit in een begrijpelijke taal, zodat de aanvrager
ze kan begrijpen.
Huisbezoeken
In de sociale dossiers moet in de toekomst een verslag te vinden zijn van de huisbezoeken
(zie omzendbrief van 14 maart 2014: Omzendbrief betreffende de minimumvoorwaarden voor het
sociaal onderzoek in het kader van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op
maatschappelijke integratie en in het kader van de maatschappelijke dienstverlening door de
OCMW’s die overeenkomstig de bepalingen van de wet van 2 april 1965 door de Staat
terugbetaald wordt)
GPMI studenten:
De verhoogde toelage (+10%) is geldig vanaf datum ondertekening GPMI-contract (niet vanaf
ingangsdatum van het GPMI-contract).
2. CONTROLE VAN DE INDIVIDUELE DOSSIERS OP BASIS VAN EEN
STEEKPROEF
10 individuele dossiers werden gecontroleerd.
U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel
nr. 3.
3. CONCLUSIES
In bepaalde dossiers die vermeld worden in controletabel nr. 3 heeft uw centrum de
procedure met betrekking tot de het recht op maatschappelijke integratie niet nageleefd
en/of de wetgeving niet op een correcte manier nageleefd; de aanbevelingen terzake werden
geformuleerd in deel 1 van dit verslag.
9
BIJLAGE 5: CONTROLE VAN HET
VERWARMINGSPERIODE VAN 2012
STOOKOLIEFONDS
VOOR
DE
De controle wordt uitgevoerd op 2 niveaus:
- Een boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in de boekhouding van het
O.C.M.W. vergeleken werden met de subsidies die toegekend werden door het
Sociaal Stookoliefonds;
- De controle van de toepassing van de wetgeving terzake en van bewijsstukken op een
steekproef van dossiers.
1. BOEKHOUDKUNDIGE CONTROLE
Uitgaven O.C.M.W.
24.816,36
Uitgaven POD MI
24.816,36
Verschil
0,00
Er werd geen enkel verschil vastgesteld.
2. CONTROLE VAN DE TOEPASSING VAN DE WETGEVING TERZAKE
(VORM EN INHOUD) EN VAN BEWIJSSTUKKEN OP EEN STEEKPROEF
VAN DOSSIERS
Dit is de procedure die gevolgd dient te worden voor de aanvraag van verwarmingstoelages:
a) Inschrijving van de aanvragen in een register;
b) Indieningstermijn van de aanvraag binnen de 60 dagen van de levering;
c) Maatschappelijk werker voert een maatschappelijk onderzoek uit met betrekking
tot de situatie van de aanvrager op het ogenblik dat de aanvraag wordt ingediend
et gaat na of er aan de toekenningsvoorwaarden voldaan is;
d) Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen die
volgen op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 8 dagen;
e) Betaling binnen de 15 dagen.
Bovendien dient het dossier ook de volgende bewijsstukken te bevatten:
- factuur of leveringsbon;
- statuut van de aanvrager;
- zijn bestaansmiddelen;
- identiteitsgegevens van de aanvrager (via een kopie van de identiteitskaart);
- gezinssamenstelling.
Uw centrum heeft 136 aanvragen verwerkt tijdens deze verwarmingsperiode. Een steekproef
van 14 van deze dossiers heeft het voorwerp uitgemaakt van een controle.
U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel
nr. 5.
Er werd vastgesteld dat bij verschillende dossiers de betalingstermijn (zie controletabel 5).
Er werd vastgesteld dat de bewijsstukken aanwezig waren in de gecontroleerde dossiers.
10
3. CONCLUSIES
Voor het gecontroleerde jaar werd vastgesteld dat de subsidies in het kader van de
verwarmingstoelage wel degelijk verschuldigd waren aan uw centrum.
11

Download Report