Download - Basware

KLANTENGETUIGENIS:
SITA
SITA: DUURZAAM
FACTUREREN IN EEN
DUURZAME WERELD
Plastic, houtsnippers of gewoon regulier huisafval: SITA is de toonaangevende
partij wanneer het aankomt op duurzaam afvalmanagement in Nederland. En juist
in een branche waar ‘waste’ centraal staat, is het zaak het goede voorbeeld te
geven en onnodige, kostbare en tijdrovende papieren (factuur)stromen tot een
minimum te beperken. Los van deze milieubesparende voordelen maken digitale
factuurworkflows bedrijfsprocessen efficiënter en inzichtelijker. “In 2020 zal
iedereen in Nederland ‘over’ zijn op e-invoicing.”
Sinds 1996 werkt Serge Flantua bij SITA waar hij
het bedrijf heeft zien veranderen van een
‘rechttoe rechtaan’ vuilinzamelaar tot een
toonaangevende organisatie die zich volledig op
duurzaam afvalmanagement stort. Inmiddels is
Flantua Director Shared Services waar hij
verantwoordelijk is voor de financiële lijnen van
SITA North European Waste Services (NEWS) in
de Benelux en Duitsland. “SITA staat voor de
inzameling, bewerking en verwerking van afval
naar grondstof. Vroeger haalden we naast
huisafval diverse soorten afval op bij drukkers,
bakkers en andere industriële partijen om deze
vervolgens naar de stortplaats te brengen. Maar
dat was SITA vijftien tot twintig jaar geleden.
Inzameling anno 2014 is meer urban mining.
Ofwel: het terugwinnen van grondstoffen om
deze vervolgens in de productieketen terug te
brengen.”
SITA heeft in de loop der jaren tientallen
bedrijfjes overgenomen die allemaal hun eigen
processen en administratie kenden.
“Als je groeit, wil je volledig inzicht in en controle
over je activiteiten hebben en kunnen rapporteren. Dat is één stroom. De andere stroom is dat
je bedrijfsprocessen wilt optimaliseren. En die
twee gaan hand in hand met het inrichten van
een Shared Service Center. Op deze manier kun
je competenties bundelen, ontstaat efficiëntie en
verbeterde kwaliteit van processen en data. Dit
vormt dan de basis voor volledige rapportages.
Zo beschikt het management over correcte
informatie om beslissingen te nemen, en aan de
andere kant ben je organisatorisch efficiënt
bezig. Vergelijk het met een willekeurig productieproces: een bedrijf wil ervoor waken dat een
machine de ene dag bijvoorbeeld 700 eenheden
produceert, dan weer 2.000 en dan weer 400.
Nee, je wilt elke dag een stabiele productie en
een dito situatie. Je wilt facturen gewoon
overzichtelijk hebben, leveranciers op tijd betalen
en kosten kunnen rapporteren. Dat bereik je
simpelweg niet met een versnipperd administratief landschap waarin iedereen eigen werkwijzen
aanhoudt.”
Klant
Naam
SITA
Sector
Waste Management / Utilities /
Recycling
Locatie
Arnhem, Nederland
Basware oplossing in
gebruik
Basware Invoice
Basware Match
100% E-Invoice receiving
BTSender
10.000 facturen per maand
Toen Flantua bij SITA begon, hadden slechts
twintig medewerkers een eigen e-mailaccount.
En toen de eerste stappen werden gezet in de
richting van een centrale administratie was er
nog een volledig papieren stroom.
“Geautomatiseerde workflow voor facturen in de
branche was in 1997 non-existent, om van
elektronische facturen nog maar te zwijgen. Voor
de beeldvorming: facturen kwamen binnen,
enveloppen werden opengemaakt, vervolgens
ging er een stempel op de factuur, gevolgd door
een aantal parafen om tenslotte de facturen
lokaal in de administratie in te boeken en te
betalen. Dát was het factuurproces. De nadelen
van een dergelijke administratie zijn bekend:
facturen raken zoek, worden dubbel geboekt of
liggen onderin de la. En wanneer je je administratie gaat centraliseren, moet dat digitaal
gebeuren. Zeker als je 600 facturen per dag c.q.
10.000 facturen per maand ontvangt.”
Van papier naar Digitaal
Dit proces moest kwalitatief beter. “Om dat te
bewerkstelligen, dien je structureel bovenop je
financiële processen te zitten. Er is gewoon geen
plaats voor ‘zwervende’ facturen. Met het
centraal ontvangen, registeren en doorsturen
van facturen is het allemaal begonnen. En de
volgende stap: hoe ga je ze voor betaling goedkeuren? In dit proces gingen we op zoek naar een
manier om dit te kunnen doen. ‘Van papier naar
digitaal’ werd de uitdaging en zo kwamen we bij
Basware terecht.
Na een kennismakingsgesprek werden de wensen
uitgesproken en raakten we overtuigd van hun
proven technology en best practises. Wel stelden
we als voorwaarde dat de te kiezen oplossing
naadloos zou integreren met onze bestaande
financiële back-end. Basware’s oplossingen zijn
eenvoudig te koppelen aan de bestaande,
eventueel standaard AP-modules. Dit is een van
de redenen waarom we voor Basware hebben
gekozen. In de loop der jaren is SITA van het
Engelse boekhoudpakket Sage naar SAP overgegaan, waarbij Basware is gebleven.”
Invoice Processing en het Open Network
In 2009 begon SITA in Nederland met een
SAP-project, inclusief de supportprocessen. “Een
nadeel in de afvalbranche is dat er weinig
standaardoplossingen zijn. SAP heeft zijn nek
uitgestoken om speciaal voor ons iets te maken,
net zoals ze dat voor de financials en de automobielindustrie hebben gedaan. Dit is in Nederland
als eerste uitgerold met de intentie dit ook in
België en Duitsland te doen. We zijn nu zo ver dat
we dit jaar in België live gaan. In het afgelopen
jaar hebben we België al een klein beetje
ingeleid, maar de grote bulk komt in 2014.”
Maar SITA is verder gegaan dan alleen factuurautomatisering. “Van 2002 tot 2009 heeft alles in
het teken gestaan van de Invoice Processing. Hoe
krijg ik mijn facturen onder controle? Hoe richt ik
digitale workflows in, en hoe kan ik matchen met
PO-nummers? Maar daarna hadden we ook de
vurige wens de factuurontvangst te automatiseren waarbij we niet meer zelf alle facturen
wilden scannen. Wederom hebben we bewust
voor Basware als contractpartner gekozen.
Hierbij hebben we alle kanalen ingezet om
facturen digitaal te ontvangen. Denk daarbij aan
een Supplier Portal waarmee kleine leveranciers
handmatig facturen kunnen invoeren, maar ook
een interface voor grote leveranciers waarmee
we zowel factuurregels als -headers kunnen
importeren. Via hetzelfde kanaal levert Basware
ons de papieren facturen aan die zij voor ons
scannen en ‘herkennen’ en als digitale factuur
aanleveren. Op deze manier hebben we
processen van papier naar digitaal kunnen
ombuigen.
En het ontvangen van elektronische facturen aan
de ene kant kun je natuurlijk gewoon omdraaien.
Waar wij onze leveranciers in de Benelux en
Duitsland verzoeken de 450.000 facturen
elektronisch aan te leveren, kunnen wij ook
digitaal aan onze klanten factureren. Dat zijn op
jaarbasis ongeveer twee miljoen facturen.
Kostenbesparingen
Het automatiseren en digitaliseren van bedrijfsprocessen leveren efficiency en kostenbesparingen op. “Het heeft SITA in de loop der
jaren veel FTE’s gescheeld. Veel handmatige
werkzaamheden behoren tot het verleden. Op
deze manier hebben we binnen Accounts Payable
minstens 70% aan personeelskosten bespaard.
Waar we voorheen nog dertig medewerkers in
dienst hadden, doen we hetzelfde werk nu nog
met een team van vijf personen.”
Op naar de 100%
Met verschillende key suppliers van SITA vindt er
nu volledige elektronische factuuruitwisseling
het Basware Open Network plaats. Flantua: “In
het goedkeuringsproces van de facturen, het
matchen met PO-nummers, zit nog een stukje
optimalisatie. Op dit moment komt slechts 30%
van de inkomende facturen direct digitaal
binnen, en dit percentage zie ik graag richting de
100% groeien. De andere 70% komt ook digitaal
bij SITA binnen, maar heeft met een post scan
OCR-proces een stap extra nodig.
Toen wij in 2009 met Business Transactions
gingen werken, dacht ik dat ‘een briefje’ maar
mijn leveranciers voldoende was om iedereen
‘om’ te krijgen. Na een paar jaar zitten we pas op
30%. Het geeft aan dat de acceptatie van
digitaal factureren in Nederland zwak is ontwikkeld. De datacommunicatie tussen bedrijven
onderling dient nog een inhaalslag te maken. We
lopen achter ten opzichte van Scandinavië, maar
als je de Nederlandse situatie vergelijkt met
Duitsland en Frankrijk lopen we wel degelijk voor
de meute uit.
Overigens wordt PDF wordt gezien als digitaal
factureren, maar PDF is in mijn optiek geen
digitale factuur. In mijn functie heb ik behoefte
aan data, niet aan het factuurplaatje.
Het plaatje hoort er weliswaar bij, maar mij gaat
het mij puur om de data. Een scan van een
factuur om deze vervolgens als PDF te versturen,
vind ik hetzelfde als een ouderwetse factuur in
een enveloppe met een postzegel erop. Eigenlijk
is het raar dat er nog geen standaard bestaat
waarmee systemen onderling kunnen communiceren. Dit is een van de redenen waarom ik in
2009 voor het open karakter van het Basware
Open Network heb gekozen. Zolang er geen
enkel platform is met een eenduidige layout of
basis is een dergelijke tussenvorm noodzakelijk.”
En de toekomst?
Op de vraag of er ooit een jaar komt dat we
100% digitaal zijn, besluit Serge Flantua: “Laten
we ambitieus zijn: in 2020 hebben we dit bereikt!
Wij gooien heel veel energie en tijd weg aan
dataoverdracht die voor niemand added value
heeft. Maar je moet alles van de grond af
opbouwen. Je wilt het factuurproces optimaliseren. Daarbij moet je de afdeling AP goed
inrichten, maar ook duidelijke afspraken met
leveranciers maken hoe zij facturen aanleveren.
Kortom: het totale proces van inkoopbehoeften
tot het betalen van je leveranciers. Daarbij
moeten alle bouwsteentjes goed in elkaar vallen
zodat je bedrijf daar op de lange termijn de
vruchten van plukt.”
Over SITA
SITA is specialist op het gebied van
duurzaam afvalmanagement. SITA
verzorgt de inzameling, de recycling
of (energetische) verwerking van
veel verschillende soorten afval:
algemeen restafval, huishoudelijk
afval, bedrijfsafval, hout, metalen,
bouw- en sloopafval, glas, papier en
karton en kunststofverpakkingen.
Maar ook: vertrouwelijke
informatiedragers, gevaarlijk afval
en specifiek ziekenhuisafval. SITA
heeft verder bedrijfsonderdelen
voor de reiniging van straten, het
bestrijden van plaagdieren, de
bodemsanering en rioolbeheer en –
onderhoud. Bij SITA in Nederland
werken ruim 2.200 medewerkers
verspreid over 40 vestigingen.SITA
NEWS is het samenwerkingsverband
van SITA-organisaties in Nederland,
Duitsland, België en Luxemburg en
onderdeel van het wereldwijde
water- en milieuconcern SUEZ
ENVIRONNEMENT. SUEZ
ENVIRONNEMENT heeft een aparte
beursnotering in Parijs en Brussel
en is sinds 2009 genoteerd op de
Dow Jones Sustainability Index.
Over Basware
Basware is de toonaangevende leverancier van purchase-to-pay- en e-invoicing-oplossingen. Door het
vereenvoudigen en stroomlijnen van de belangrijkste financiële processen stelt Basware organisaties in de
gelegenheid het maximale uit hun werkzaamheden te halen. Basware Commerce Network verbindt klanten en
leveranciers met elkaar waardoor er een makkelijke samenwerking tussen de verschillende partijen plaatsvindt
– ongeacht de bedrijfsgrootte. Via het Commerce Network krijgen bedrijven beter inzicht in hun bedrijfsuitgaven,
is er meer efficiency en ontstaat een optimale relatie tussen klanten en leveranciers. Met Basware kunnen
organisaties een volledig nieuwe manier van in- en verkopen introduceren wat kostenbesparingen oplevert en
een verbeterde cashflow met zich meebrengt.
Ontdek hoe Basware transacties vereenvoudigt en zakendoen vergemakkelijkt op www.basware.nl
https://twitter.com/basware • www.facebook.com/BaswareCorporation • www.linkedin.com/company/basware
www.basware.nl
© Copyright 2014
Basware BV

Download Report