Download - Basware

Success Story
Forbo Flooring
Basware IP: de digitale verademing voor Forbo
Flooring
Efficiency is een van de belangrijkste pijlers binnen een organisatie, met
name ten tijde van een uitdagend economisch klimaat. Dit geldt niet alleen
voor het productieproces, maar ook voor de administratieve afhandeling die
daar onlosmakelijk mee is verbonden. In Assendelft is Forbo Flooring al een
tijdje ‘happy user’ van de factuurverwerkingsoplossing Basware Invoice
Processing (IP). Na Nederland en Scandinavië is inmiddels ook de Franse
organisatie op de oplossing overgestapt, en binnen afzienbare tijd zal ook
Zwitserland volgen. Ruud Paanakker, Manager Finance bij Forbo Flooring en
vanaf dag één betrokken bij de implementatie:
”
elfs de Belastingdienst werkt
Z
mee. Basware IP is voor onze
organisatie van enorm toegevoegde waarde.”
Assendelft is het epicentrum van Forbo Flooring. In het Noord-Hollandse plaatsje rollen
jaarlijks miljoenen meters linoleum en stroken
van de lopende band om vervolgens aan zowel
de zakelijke als de particuliere markt worden
verkocht. Vooral ziekenhuizen en scholen zijn
grote afnemers van deze solide en oogstrelende
vloertypen. Manager Finance Ruud Paanakker
werkt al meer dan twintig jaar bij Forbo Flooring
en hij kent het bedrijf als geen ander. “Nederland is een zeer belangrijke markt, maar ook
buiten de eigen landsgrenzen kennen we een
groot afzetkanaal. Naast vele landen in WestEuropa zijn de Verenigde Staten, Australië,
Oost-Europa en Verre Oosten onze belangrijke
afzetmarkten. Forbo Flooring is van origine
Zwitsers en kent een Zwitserse holding en
moedermaatschappij. Daarnaast is er ook een
Nederlandse holding. In Assendelft zijn ongeveer 650 medewerkers actief, daarnaast hebben we een productiebedrijf in Krommenie en
Coevorden. Kortom: veel bedrijvigheid die op
zijn beurt veel facturen genereert.”
Efficiënte vertaalslag
Forbo Flooring ontvangt jaarlijks rond de
40.000 papieren facturen die vervolgens door
vier medewerkers worden verwerkt. “En vanaf
het moment dat de factuur binnenkomt, is het
Klant
Naam
Forbo Flooring
Sector
Productie van vloeren
Locatie
Nederland
Denemarken
Zweden
een uitdaging om deze op tijd te voldoen. Maar
in het verleden verliep dit proces niet altijd
vlekkeloos. De facturen gingen werkelijk het
hele bedrijf door. De een raakte zoek, de ander
kwam op een grote stapel te liggen of verdween
ergens in een postvakje omdat de betalingsbevoegde een paar weken met vakantie was. Het
duurde vaak te lang voordat facturen werden
goedgekeurd en daarom hadden we geen goed
overzicht over welke rekeningen er nog uitstonden of waarvan inmiddels de betalingstermijn
was verstreken. Het goedkeuringstraject verstoorde een vlotte afhandeling van deze facturen. Het aantal facturen nam dan misschien
geen schrikbarende vormen aan, maar het was
wel groot genoeg om een efficiencyslag te
maken. Hierbij hadden we ook met een andere
uitdaging te maken: alle facturen die naar de
budgetbevoegden werden verstuurd, hingen
daar op hun beurt een formulier aan waarop
werd aangegeven op welke grootboekrekening,
kostenplaats of welk project het geboekt diende
te worden. Dit formulier kwam op de administratie terecht die het vervolgens braaf ging overtypen. Kortom: tijdrovend en dubbel werk. Dit
moest allemaal anders.”
Finland
Frankrijk
Zwitserland
Uitdaging
Inkomende facturen op tijd
voldoen en voorkomen dat
deze in de goedkeuring vertraging oplopen, of zelfs zoek
raken.
Dubbel en handmatig werk
minimaliseren.
Personeelsdeclaraties eenvoudiger verwerken.
Factuurstroom
40.000 per jaar
Filialen
Forbo Flooring Systems, waar
Forbo Flooring BV onder valt,
heeft 15 productie locaties en
verkoop kantoren in meer dan
30 landen.
Bronsysteem
SAP (Unicode)
Oriënteren en beslissen
Paanakker voerde gedegen research uit in zijn
zoektocht naar een geschikte partner die het
factuurverwerkingsproces zou gaan automatiseren. Hij ontving van een twintigtal leveranciers
informatie waaruit een shortlist voortvloeide.
Uiteindelijk kwam hij bij Basware IP uit. “Basware
had op dat moment al een bestaande relatie met
Kofax waar ons hoofdkantoor in Zwitserland op
haar beurt weer goede contacten mee had. Kofax
zou het scanninggedeelte voor haar rekening
nemen, Basware zou zich over de workflow
buigen. De eerste stap richting een papierloze
toekomst was gezet.”
Als eerste werd Basware IP geïmplementeerd,
maar in 2011 volgde een belangrijke upgrade:
het SAP-systeem dat nauw met Basware samenwerkt, moest naar het Unicode-systeem worden
opgeschaald. “Vanwege ons internationale
handelen hebben we met diverse alfabetten te
maken. Zo wordt linoleum namelijk gemaakt van
onder meer lijnzaad uit Noord-Amerika, hars uit
Indonesië en China, houtmeel uit Duitsland, kurk
uit Portugal en jute uit India en Bangladesh.
Vele internationale betrekkingen dus die ‘internationale’ facturen met zich meebrengen. In
Assendelft ontvangen we het merendeel van
deze rekeningen per post, en wordt op dit
moment al tien tot vijftien procent digitaal
aangeleverd. Voordat de upgrade plaatsvond,
voerde Kofax het scanningproces uit. Sinds kort
zijn we op de scanningtool van Basware overgestapt en verzorgen we dit gedeelte zelf. Dit
loopt vlekkeloos en we zijn hier zeer tevreden
over. Het aantal van 40.000 facturen dat via de
drie productiebedrijven in Assendelft, Coevorden en Krommenie bij ons binnenkomt, is gelijk
gebleven en werken er nog steeds vier medewerkers aan de factuurverwerking.”
process owner van het systeem dat we ook in
Denemarken, Noorwegen, Zweden en Finland
hebben geïmplementeerd. En niet al te lang
geleden is Frankrijk ook op Basware IP overgestapt. Het spreekt voor zich dat ieder land een
eigen projectleider aanstelt, maar als key user
ben ik nog steeds nauw betrokken bij de verdere
uitrol in andere landen.”
Anno 2013 is Forbo Flooring nog steeds zeer blij
dat ze destijds op Basware IP is overgestapt.
“Vooral het opsporen van facturen door middel
van het track & trace-systeem is een verademing. We weten precies waar een factuur zich in
de organisatie begeeft, wat er mee gebeurd is
of wat er nog mee moet gebeuren: de digitalisering van het gehele project is een regelrechte
bevrijding. Ook verwerken we de personeelsdeclaraties via Basware IP. Wanneer een medewerker een declaratie indient, wordt deze, inclusief
alle bonnetjes die op een A4-tje zijn geplakt,
gescand. Deze declaratie wordt middels Basware IP door zijn leidinggevende goedgekeurd.
De Belastingdienst heeft dit proces onlangs
goedgekeurd, zodat alle facturen en declaraties
mogen worden weggegooid. Een schitterende
ontwikkeling! Alles ligt nu digitaal vast:
Basware oplossingen
in gebruik
Basware Invoice
Basware Match
Basware Fastscan Freeform
Server
Basware AnyERP for SAP
Basware Image Viewer
”
Forbo Flooring is klaar voor een
digitaal archief én een
papierlozetoekomst.”
Wat ooit begon als een project in Assendelft is
inmiddels uitgegroeid tot een internationaal
implementatieproces voor een groot gedeelte
van de Forbo Flooring-organisatie. Niet al te
lang geleden is de offerte getekend tussen de
Zwitserse fabriek in Giubiasco en die op korte
termijn ook op Basware IP en de scanningtool
zullen overstappen.
”
aar door de efficiency van
M
Basware IP hebben we hun
takenpakket en verantwoordelijkheden binnen Forbo Flooring
kunnen uitbreiden.”
Nog steeds betrokken
Ruud Paanakker is de hoofdverantwoordelijke
die de implementatie van het digitale factuurverwerkingsproces binnen Forbo Flooring in
Assendelft begeleidde. En nog steeds is hij nauw
betrokken bij het project dat begin 2007 werd
opgestart. “Op dit moment ben ik nog steeds
Over Forbo Flooring
Forbo Flooring Systems, de divisie
waar Forbo Flooring B.V. in Assendelft deel van uitmaakt, heeft vijftien productielocaties en verkoopkantoren in meer dan dertig
landen. Op deze productielocaties
worden vloerbedekkingen geproduceerd voor zowel de commerciële als de consumentenmarkt. Het
aanbod van Forbo Flooring omvat
linoleum, vinyl, tapijttegels, naaldvilt, Flotex gevlokte vloeren en
entreevloerbedekking.
Naast het vloerenproduct zelf zijn
serviceproducten voor installatie
en onderhoud een belangrijke aanvulling. In de vestiging in Assendelft wordt een grote internationale linoleumcollectie ontworpen,
ontwikkeld en geproduceerd. De
Forbo Flooring Systems-divisie
maakt onderdeel uit van de Zwitserse Forbo Groep, wereldleider in
vloeroplossingen en
transportsystemen.
Met ruim 1.000.000 gebruikers in meer dan 60 landen is Basware wereldwijd marktleider voor cloudgebaseerde
e-invoicing- en purchase-to-pay-oplossingen. De B2B Cloud-oplossingen en -services van Basware bieden een open
en veilig ecosysteem voor naadloze samenwerking en koppeling van meer dan 1,9 miljoen inkopers en leveranciers
over de hele wereld. Daarmee voorziet Basware niet alleen in de wensen van kleine en middelgrote bedrijven,
maar ook in die van grote internationale ondernemingen. De oplossingen zijn gebaseerd op een combinatie van
diepgaande kennis en ervaring met B2B financiële processen, intelligente cloudconnectiviteit en het Basware
Open Network.
Met Basware profiteren bedrijven van efficiëntere inkoop-, debiteuren- en crediteurenprocessen, duurzame
kostenbesparingen, beter inzicht in cashflows en betere inkoper/leveranciersrelaties. De oplossingen zijn, dankzij
een uitgebreid netwerk van Basware-vestigingen en business partners, beschikbaar via de cloud, op locatie of
via business process outsourcing in Europa, de VS en Azië. Voor meer informatie: www.basware.nl.
www.basware.nl
© Copyright 2013
Basware B.V. | Joop Geesinkweg 701, 1096 AZ Amsterdam, The Netherlands | Tel: +31 (0)20 850 8020 | Fax: +31 (0)20 850 8085
Basware B.V.

Download Report