Tips familiebijeenkomst organiseren (pdf)

Met elkaar in gesprek
Familiebijeenkomst organiseren
Zorgorganisaties zoeken naar mogelijkheden om mantelzorgers, familieleden en andere bekenden vanuit het sociale netwerk van cliënten meer bij de zorg en ondersteuning te betrekken. Daarvoor is het goed om van elkaar te weten wat de verwachtingen
zijn. Voer een goed gesprek met familie en maak daarbij gebruik van de onderstaande
tips wat wel en niet te doen.
Waarom een familiebijeenkomst
Voorbereiding
Als organisatie kun je verschillende redenen hebben om een bijeenkomst met mantelzorgers, familieleden en andere bekenden vanuit het sociale netwerk van cliënten te organiseren. Namelijk om:
 onderling kennis te maken en contact
te leggen, waardoor het wederzijdse
begrip en de betrokkenheid versterkt
worden
 familie te informeren over actuele ontwikkelingen binnen de organisatie of
over specifieke thema’s, zoals omgaan
met dementie of zorg en dwang
 ondersteuning te bieden bij het verwerken van emoties en grip te krijgen op
de situatie
 elkaar te informeren over ervaringen
over de zorg- en dienstverlening en de
onderlinge communicatie en samenwerking
 familie te activeren door hen daartoe
uit te nodigen door te vragen wat ze
zelf zouden kunnen of willen doen dan
wel om gezamenlijk met (zorg)medewerkers activiteiten te ondernemen
In de bijeenkomst zijn soms verschillende
doelen te combineren. Let er wel op dat je
niet teveel doelen combineert en dat de
doelen bij elkaar passen.
Doen:
o kies voor helder doel of doelen op basis
van de behoeften van familie en
(zorg)medewerkers
o zorg voor een tijdige uitnodiging
o zorg ook voor een aansprekende en duidelijke uitnodiging, raadpleeg daarvoor
bv. een of twee familieleden of organiseer de bijeenkomst met hen samen
o bereid een afwisselende bijeenkomst
voor met ruimte voor onderlinge uitwisseling van ervaringen en tips
o laat (zorg)medewerkers familie uitnodigen deel te nemen aan de bijeenkomst
en op een geïnteresseerde manier doorvragen als familie aangeeft niet te kunnen of te willen komen
o als het om een gezamenlijke bijeenkomst met familie gaat, zorg voor een
goede opkomst van de (zorg)medewerkers en ook van het management
o nagaan wat voor (verschillende) verwachtingen familie en medewerkers van
bijeenkomst hebben en bedenken hoe
je daar ruimte aan geeft en dat bij elkaar kunt brengen
o gespreksleider zoeken die kan zorgen
voor verbinding
Tips:
* Organiseer twee of drie keer per jaar een
algemene kennismakingsbijeenkomst en/
of open dag voor familieleden en andere
belangstellenden.
* Vraag bij de intake niet of maar wanneer
familie denkt te kunnen komen op een
van de bijeenkomsten c.q. open dagen.
Niet doen:
– uitnodiging (te) laat versturen
– slordige en niet aansprekende uitnodiging versturen
– uitnodiging versturen waarvan (zorg-)
medewerkers niet op de hoogte zijn of
zich niet bij betrokken voelen
– verwachten dat familie vanzelfsprekend
belangstelling heeft voor bijeenkomst
zonder hen daarover te raadplegen
Uitvoering
Doen:
o spreker(s) aan het woord laten, die inspirerend verhaal kan houden
o ruimte bieden aan deelnemers om vragen te stellen en/of eigen idee of mening te geven
o aangeven dat je op zoek bent naar
nieuwe koers en daarover gesprek met
elkaar aangaan
o voorbereiden op mogelijke diverse opmerkingen en verwachtingen en bedenken hoe je daarmee omgaat
o zorgen voor positieve sfeer en afronding, dan wel organiseren van tweede
bijeenkomst als dat niet blijkt te lukken
Tips:
Voor een goed gesprek met familie is het
zinvol om te letten op de wijze waarop je
communiceert. Tips voor het bevorderen
van de dialoog:
* Laat OMA thuis = Oordelen, Meningen en
Adviezen
* Denk aan NIVEA = Niet Invullen Voor Een
Ander
* Neem ANNA mee = Altijd Navragen, Nooit
Aannemen
Kijk voor meer tips op: Communiceren, Vilans.
Niet doen:
– eenrichtingsverkeer met alleen maar
zenden van informatie als er bij mantelzorgers en familie behoefte bestaat
aan dialoog
– bang zijn voor reacties van familie en
daardoor geen open gesprek met hen
voeren
– verschuilen achter kabinetsbesluiten en
bezuinigingen en/of tijdsdruk en andere
urgente kwesties als excuus gebruiken
– onenigheid dan wel onduidelijkheid tussen management en medewerkers over
zoektocht en te volgen koers
Nazorg
Doen:
o aanhaken bij positieve reacties van
mantelzorgers en familieleden
o ingaan op ideeën die zij aandragen en
samen met hen oppakken
o familieleden uitnodigen zelf initiatieven
te nemen en daarvoor ruimte bieden
o op zoek gaan naar passende beleidskaders en instrumenten om initiatieven en
talenten van familie ruimte te kunnen
geven
o als medewerkers met elkaar gesprek
voeren of en hoe samenwerkt met familie, hen open opvangt, luistert naar signalen en ruimte geeft voor eigen ideeën
o individueel gesprek aangaan met ‘lastige’ mantelzorgers en familieleden,
soms zitten er andere behoeften achter
zoals meer ondersteuning en soms helpt
het om hen stoom te laten afblazen
Niet doen:
– focussen op negatieve reacties en positieve reacties laten ondersneeuwen
– niet ingaan op signalen van familie
– ideeën en voorstellen van familie bij
voorbaat afketsen
– overgaan tot de orde van de dag
Meer informatie
Kijk voor meer tips en tools over vergroten
van betrokkenheid van mantelzorgers, familie en netwerk in de Toolkit Familieparticipatie van Vilans en In voor Zorg.
Lees meer over de aanpak van Familieparticipatie op het Kennisplein Zorg voor Beter. Neem voor verdere vragen en verzoeken contact op met Vilans, Yvonne de
Jong, E [email protected], T 030 7892402.

Download Report