Lees hier het rapport

Eindrapportage
Zelfevaluatie RvC
De Huismeesters
Groningen, 11 maart 2014
Blauw BV – Johan Karmanhof 4 – 3817 HJ Amersfoort – Tel: 06 5588 4058 // 085 – 877 1689
[email protected] - www.blauwbv.nl – KvK: 54479673 – BTW: 851 321 756 B01 – IBAN: NL27 RABO 0166.8245.34 // BIC: RABONL2U
Inhoud
1.
Inleiding
3
2.
Algemene conclusies
4
3.
Conclusies over de diverse aspecten van uw functioneren
4
4.
3.1
Over het werk van het toezicht houden
4
3.2
Over de rol van het adviseren
5
3.3
Over de werkgeversrol
5
3.4
Over de informatievoorziening van de RvC
6
3.5
Over de RvC als team, inclusief de samenstelling van dit team
6
3.6
Over de externe verantwoording
6
Actielijst
7
www.blauwbv.nl – rapport zelfevaluatie RvC – De Huismeesters – 11 maart 2014
2
1. Inleiding
De Raad van Commissarissen (RvC) van De Huismeesters heeft bij de zelfevaluatie gekozen voor een
externe begeleiding. Dat betekent dat elk lid van de RvC en de directeur-bestuurder een vragenlijst
hebben ingevuld over het functioneren van de RvC als toezichthoudend orgaan en dat de ongetekende
het evaluatiegesprek op 11 maart 2014 heeft begeleid.
Het basisprincipe van een zelfevaluatie is de reflectie op het functioneren van de RvC. Het is goed om een
duidelijk onderscheid te maken tussen een visitatie (een oordeel van anderen over het toezicht) en een
zelfevaluatie (reflecteren om te leren en te verbeteren). Het is natuurlijk logisch dat bij een zelfevaluatie
teruggekeken wordt naar de bevindingen uit het laatste visitatierapport (2011).
Bijgaand leest u de rapportage van de dialoog en de conclusies van de bespreking op 11 maart 2014. De
rapportage sluit af met afspraken en verbeterpunten. Aan het einde van de bijeenkomst van 11 maart
constateert de RvC dat de aanpak van dit jaar (met een externe begeleider) geleid heeft tot een
aanscherping van de onderwerpen en daarmee ook van de zelfevaluatie. Het gekozen proces van de ze
zelfevaluatie behoedt de RvC van het risico van groepsdenken.
Deelnemers aan de zelfevaluatie RvC De Huismeesters:
C.A.M. Mulder
voorzitter, op voordracht huurdersraad
N.H.J. van de Lande
vice voorzitter
M. Kuipers
lid
J.B. Rijpkema
lid
D.P. Tavenier
lid, op voordracht huurdersraad
P.K. Hillenga
directeur-bestuurder
Amersfoort, 17 maart 2014
Theo Stubbé, Blauw BV
www.blauwbv.nl – rapport zelfevaluatie RvC – De Huismeesters – 11 maart 2014
3
2. Algemene conclusies
Het valt mij als begeleider bij deze zelfevaluatie op dat uw meningen over het algemeen in dezelfde lijn
liggen als de beschrijving van de visitatiecommissie uit 2011. Dat is een prettige conclusie, want dat geeft
aan dat er stabiliteit is in de rol en positie van de interne toezichthouder, met name vanwege uw goede
score in het betreffende visitatierapport.
Wellicht is de bovenstaande conclusie ook een valkuil om weinig kritisch te kijken naar verbeterpunten. Ik
heb echter op 11 maart 2014 bemerkt dat u kritisch, en tegelijk zelfbewust, in gesprek gaat met elkaar
over uw functioneren. Er was in dit gesprek geen sprake van groepsdenken, maar eerder van een gezond
tegenspel tussen de leden van de RvC, dan wel met de directeur-bestuurder. Er werd geluisterd naar de
argumenten en de inbreng van de afzonderlijke leden.
Ik heb begrepen dat de vice voorzitter dit jaar vertrekt en dat er een nieuwe commissaris gezocht moet
worden. Dat maakt dat de afspraken over de samenstelling van de RvC belangrijk zijn om de komende
maanden zorgvuldig uit te werken.
Tenslotte besteed ik aandacht aan het realiteit van vandaag dat het toezicht op corporaties onder het
vergrootglas ligt van de maatschappij. Dit heeft voornamelijk te maken met de sl echte ervaringen met het
toezicht bij de landelijke affaires, naast een algemeen sentiment rondom de volkshuisvesting. Ik geef in
overweging dat de RvC van De Huismeesters het verslag van de zelfevaluatie gebruikt als
communicatiemiddel; intern en extern. U laat daarbij zien hoe de RvC denkt (en acteert) over de kwaliteit
van het toezicht bij De Huismeesters.
3. Conclusies over de diverse aspecten van uw functioneren
3.1 Over het werk van het toezicht houden
De RvC concludeert dat de manier om te komen tot oordeelsvorming en besluitvorming goed functioneert
binnen de raad. Alle leden van de RvC dragen moeiteloos voorbeelden aan dat er goed is doorgevraagd
over bepaalde onderwerpen. De RvC maakt vaak gebruik van bestaande toetsingskaders.
De RvC vindt dat de RvC zich primair moet richten op de volkshuisvestelijke - en maatschappelijk doelen.
De RvC concludeert echter dat zij de afgelopen periode bewust en op een passende wijze meer aandacht
heeft besteed aan financiële continuïteit en aan risico analyses, dan aan volkshuisvestelijke - &
maatschappelijke doelen.
De RvC concludeert tenslotte dat de directeur-bestuurder de raad goed informeert en communiceert over
de voortgang van de ontwikkelingen. Aangetekend wordt dat de RvC een scala aan informatiebronnen
gebruikt en dat de risico’s goed inzichtelijk zijn.
De RvC is eenduidig in haar opvatting dat zij zal en kan ingrijpen in de organisatie in de theoretische casus
dat dit nodig zou zijn.
www.blauwbv.nl – rapport zelfevaluatie RvC – De Huismeesters – 11 maart 2014
4
3.2 Over de rol van het adviseren
De RvC concludeert dat het gevraagd en ongevraagd adviseren plaatsvindt, zonder dat de raad te dicht bij
de positie van de bestuurder komt te staan, maar dat er tegelijk permanent aan deze rol van de RvC
gewerkt moet worden.
Er werd op 11 maart doorgesproken of dat de RvC vaker – en ook zomaar – tijd wil inruimen om te
spreken over de status quo en de toekomst van De Huismeesters. Hierbij zou de Raad ook associaties
willen opzoeken met ervaringen in andere sectoren. De directeur-bestuurder hoeft dergelijke
bespiegelingen niet in de vorm van een dwingend advies te beschouwen. De RvC wil een krachtige
organisatie als De Huismeesters ondersteunen met haar kennis en ervaring.
De RvC herhaalt dat de informatie vanuit de organisatie prima is en zij hee ft het gevoel dat zij regelmatig
meekijkt in de keuken van De Huismeesters. Zo is bijvoorbeeld het ondernemingsplan opgezet als een
iteratief proces tussen de organisatie en de RvC. Tegelijk zou de RvC dit ondernemingsplan regelmatig
willen toetsen aan de praktijk van alledag. Dat betekent niet dat het ondernemingsplan op zo’n moment
herschreven wordt, maar het continue bijstellen past goed bij de hectische omgeving van de
volkshuisvesting. Denk aan de invloed van de Novelle (van de Woningwet) op de toekomst van De
Huismeesters of aan de impact van de aardbevingen op het (lange termijn) beleid.
De directeur-bestuurder maakt trouwens prima gebruik van bilaterale overleg situaties met de leden van
de RvC. Deze momenten van afstemming worden meestal kort aangehaald in de RvC vergadering.
Het bespreken van dit onderwerp roept ook de vraag op over de gewenste nieuwsgierigheid van de RvC
naar de kernvraagstukken van De Huismeesters. Heeft de RvC een goed beeld van de innovatieve kracht
van de organisatie? Wat is de toegevoegde waarde van De Huismeesters voor de huurders? Doet De
Huismeesters de goede dingen en doet de Huismeesters de dingen op een passende wijze goed?
Het is echter niet de bedoeling dat de RvC gaat reageren op de waan van de dag, want (voor zove r nodig)
is dat de taak van de directeur-bestuurder. De Voorzitter neemt zich voor het aspect van adviseren /
toezichthouden explicieter te bespreken in het vooroverleg met de directeur -bestuurder.
De RvC trekt de conclusie de vergaderingen misschien efficiënter kunnen worden om meer tijd te
besteden aan de bovenstaande overwegingen. De RvC wil instellen dat per agenda afgewogen wordt
hoeveel tijd besteed wordt aan lopende zaken of projecten versus bespiegelingen. Na elke vergadering
zou kort geëvalueerd kunnen worden op de tijdsbesteding in de vergadering.
3.3 Over de werkgeversrol
De RvC concludeert dat zij een heldere werkgever – werknemer relatie heeft met de directeur-bestuurder
op basis van wederzijds respect en begrip. Op 11 maart werd de procedure en de relatie tussen de
remuneratiecommissie en de directeur-bestuurder besproken. De RvC spreekt af dat de
remuneratiecommissie gezamenlijk het functioneringsgesprek met de directeur -bestuurder voert. Hierbij
voelen zowel de RvC als de directeur-bestuurder de behoefte om de toetsingskaders voor het
functioneren wat duidelijker vast te leggen, zonder te vervallen in een attitude van ‘afrekenen’. De
www.blauwbv.nl – rapport zelfevaluatie RvC – De Huismeesters – 11 maart 2014
5
directeur-bestuurder kan zich goed vinden in de manier van werken, ook als dat wat formeler wordt
uitgevoerd.
3.4 Over de informatievoorziening van de RvC
De RvC vindt dat over het algemeen de kwaliteit en de tijdigheid van de informa tievoorziening goed in
orde is. De RvC maakt ook gebruik van andere bronnen dan de bestuurder, zoals themasessies,
werkbezoeken en overleg met het management, Ondernemingsraad en de huurdersvereniging. Daarnaast
worden diverse openbare bronnen genoemd, zoals Aedes, VTW, CFV en dergelij ke. De RvC benoemt het
belang van de onafhankelijke positie van de controller.
3.5 Over de RvC als team, inclusief de samenstelling van dit team
De sfeer in de vergaderingen is open, goed en zakelijk. Er wordt met wederzijds respect naar elkaar
geluisterd, met voldoende ruimte voor afwijkende meningen. Na de uitwisseling van argumenten wordt er
voor besluitvorming gestreefd naar consensus. De voorzitter heeft incidenteel vooraf overleg met de
directeur-bestuurder (bijvoorbeeld ter voorbereiding van een agendapunt) en meldt dit in de vergadering.
De verhouding efficiency en diepgang in het vergaderproces wordt als afdoende ervaren. Volgens een lid
is het de laatste jaren verbeterd door de stukken op hoofdlijnen te bespreken.
Sinds 2012 is er een leidraad integriteit. Dit heeft ertoe geleid dat er maatregelen/afspraken zijn gemaakt
over de uitwerking van deze leidraad.
De RvC vindt dat de samenstelling van de RvC voldoende op orde is en volstaat voor de taak. De RvC vindt
dat de kennis van de volkshuisvesting op het gebied van sociale geografie en/of planologie beter zou
kunnen. Daarnaast moet zowel bij de herbenoeming als bij een nieuwe benoeming gekeken worden of de
diversiteit en de samenwerking binnen het team van commissarissen goed in balans is.
Iedereen is overtuigd dat er geen sprake is van belangenverstrengeling of enige vorm van last of
ruggespraak.
3.6 Over de externe verantwoording
Alle leden hebben een helder en eenduidig beeld over het imago van De Huismeesters. Dit wordt in
diverse bewoordingen geformuleerd als ‘een betrouwbare, klantvriendelijke, ambachtelijke
buurtcorporatie’. Enkele leden verwijzen hierbij naar het visitatierapport uit 2011. Men is zich bewust dat
de volkshuisvesting landelijk niet zo’n goed imago heeft.
Het overleg met de huurdersraad en de OR verloopt goed. De RvC zal de huurdersraad en de OR vragen of
www.blauwbv.nl – rapport zelfevaluatie RvC – De Huismeesters – 11 maart 2014
6
zij toelichting willen krijgen over de manier van toezichthouden van de RvC. Verder overweegt de RvC om
meer te communiceren over het werk van de RvC via de website. Op dit moment publiceert de RvC alleen
via het jaarverslag dat op de website staat, maar wellicht is een aparte plaats op de website een idee om
uit te werken. De RvC wil de benaderbaarheid van het toezicht op De Huismeesters verbeteren.
Overleg met andere stakeholders vindt niet plaats, maar de RvC agendeert dit onderwerp het komende
jaar.
Tenslotte spreekt de RvC op 11 maart over hun visie op de toekomst van De Huismeesters en de rol van
de RvC hierbij. De RvC constateert dat de neuzen dezelfde kant op staan, maar dat ‘het speelveld’ van de
volkshuisvesting in beweging is, zodat een regelmatige dialoog hierover nodig is.
4. Actielijst
1) De RvC besluit om voor de zomer van 2014 te besluiten over de procedure voor de herbenoeming van
een van de leden en over de vacature van een zetel in de RvC.
2) De RvC wil dat de kennis van de volkshuisvesting op het gebied van sociale geografie en/of planologie
verbetert. Daarnaast moet zowel bij de herbenoeming als bij een nieuwe benoeming gekeken worden
of de diversiteit en de samenwerking binnen het team van commissarissen goed in balans is.
3) De RvC wil ruimte en tijd inbrengen in de vergaderingen voor bespiegelingen ove r de toekomst van De
Huismeesters. Dat betekent dat de vergaderingen efficiënter kunnen worden opgezet op de
agendapunten over lopende zaken en projecten, zodat er tijd vrijkomt voor de strategische – lange
termijn - onderwerpen. De voorzitter bespreekt de keuze in agendering met de directeur-bestuurder.
4) De RvC besluit om de functioneringsgesprekken met de directeur-bestuurder voortaan uit te voeren
met de hele remuneratiecommissie.
5) De RvC besluit om de toetsingskaders voor het functioneren van de directeur-bestuurder wat
duidelijker vast te leggen, zonder te vervallen in een attitude van ‘afrekenen’.
6) De RvC wil meer moeite steken in de communicatie over het werk van het toezicht op De
Huismeesters. De RvC stelt zij voor hierover te spreken met de huurdersraad en de OR, als wel door
meer aandacht hieraan te besteden op de website van De Huismeesters.
7) In 2014 wil de RvC spreken over de wenselijkheid van overleg met andere stakeholders.
www.blauwbv.nl – rapport zelfevaluatie RvC – De Huismeesters – 11 maart 2014
7

Download Report