Jaarverslag Raad van Commissarissen Woonstichting Etten-Leur 2013 Inleiding Voor de raad van commissarissen (RvC) lag het zwaartepunt in 2013 op risicobeheersing. Vanaf 1 januari functioneerde de RvC in een nieuwe samenstelling. Bij de wijzigingen in 2012 waren bewust meer commissarissen met een financiële achtergrond gezocht. De nieuwe auditcommissie kreeg een grotere rol in het meekijken bij de begroting en jaarrekening en bij de afstemming met de accountant. De hele raad werd vanaf 2013 vroeger in besluitvormingsprocessen en beleidskeuzes bij WEL betrokken, om vooraf beter zicht te hebben op de risico’s ervan. Het risicomanagement stond op scherp bij het besluit om de 170 woningen van Stichting Veron uit Zevenbergen over te nemen vanaf 1 januari 2014. Het gaat om huurwoningen voor senioren, aanleunwoningen, een bibliotheek met internetcafé en een woonwinkelpand. Het bezit ligt verspreid over de gemeenten Moerdijk en Drimmelen. De overname is juridisch en financieel scherp geanalyseerd. De overname bleek mogelijk zonder consequenties voor de investeringen in Etten-Leur, wat een voorwaarde was van WEL. Er ontstond in 2013, als gevolg van de diverse heffingen van de overheid, een grotere spanning in de verhouding tussen de bedrijfslasten en de omzet. Ook ontstaat er een toenemende spanning tussen de financiële continuïteit van de organisatie en de betaalbaarheid voor de klant. Mede om die reden dienen de investeringen, de bedrijfslasten en het huurbeleid voor de komende jaren kritisch bezien te worden. Hierbij hanteert de organisatie en de raad het in 2013 vastgestelde Traesuryjaarplan. Dit alles met als doel de klant op een goede manier blijvend te kunnen laten wonen. Eén van de belangrijkste opgaven voor de toekomst. Aedescode, Governance Code Woningcorporaties en governancestructuur Woonstichting Etten-Leur beschikt over een RvC die verantwoordelijk is voor het toezicht op de directeur-bestuurder van de woonstichting en de algemene gang van zaken binnen de organisatie. Daarnaast vervult de raad de rol van werkgever en klankbord voor de directeurbestuurder. De RvC fungeert ook als toezichthoudend orgaan voor de bv’s. De RvC verleent goedkeuring aan de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag. Woonstichting Etten-Leur onderschrijft nadrukkelijk de Aedescode, waarin de verantwoordelijkheden van corporaties zijn vervat, en communiceert dit zowel in- als extern. WEL werkt volgens de Governance Code Woningcorporaties voor de inrichting van de bestuurlijke organisatie. Transparantie staat bij WEL centraal. De RvC werkt volgens het ‘pas-toe-of-leg-uit’-principe. De code wordt toegepast en wanneer dit niet het geval is, wordt uitleg gegeven over de achterliggende reden. De toepassing van de code is schriftelijk gecommuniceerd naar de Gemeente Etten-Leur en de Huurders Belangen Vereniging (HBV). We hebben de gemeente en de HBV uitgenodigd om met ons in gesprek te blijven over de verwachtingen die zij en de gemeenschap in het algemeen met betrekking tot ons maatschappelijk ondernemen hebben. De meningen die zij 1 hierover hebben, worden meegenomen in het proces om nieuwe prestatieafspraken tussen de gemeente en WEL voor 2014 te formuleren. Toezichtskader De RvC houdt toezicht op basis van onder andere jaarlijkse prestatiecijfers en financiële rapportages. Het toezichtkader dat de RvC hierbij hanteert, bestaat onder andere uit de (meerjaren)begroting, de vastgestelde prestatie-eisen en doelstellingen voor de directeurbestuurder, het ondernemingsplan en het jaarplan. Daarnaast gebruikt de RvC als referentiekader de benchmark die jaarlijks door het Centraal Fonds voor de Volkshuishuisvesting wordt uitgebracht. De raad beoordeelt de gang van zaken binnen de organisatie elk kwartaal aan de hand van managementrapportages. Wanneer de raad een vraag heeft, levert WEL op verzoek de gewenste gegevens en informatie. De Raad van Commissarissen heeft op die manier op ieder moment inzicht in de plannen en voorgenomen activiteiten. Bij besluiten over grootschalige bouwprojecten besteedt de RvC aandacht aan de specifieke risico’s van het project. De directeur-bestuurder legt een project in een vroeg stadium aan de RvC voor. Hierbij gaat hij op hoofdlijnen in op kaders, doelstellingen, investeringen en risico’s. Samenstelling en rooster van aftreden Raad van Commissarissen Op 1 januari 2013 traden de heren P. Vlaardingerbroek en J. Vermunt af. Vooruitlopend op het vertrek van deze leden zijn in 2012 reeds drie nieuwe commissarissen benoemd, mevrouw A.M.M. Jetten, de heer M.H. Damen en mevrouw I.M. Moonen. Mevrouw A.M.M. Jetten is benoemd op voordracht van de ondernemingsraad. Zij geeft met name invulling aan de sociaal-maatschappelijke competenties uit het profiel van de raad, onder andere voor de zorg en de personeelsbelangen. Zij is in het dagelijks leven burgemeester van de gemeente Sluis. De heer M.H. Damen brengt met name financiële deskundigheid in. Hij werkte tot aan zijn pensionering op 1 mei 2013 als Expert Financiën bij de afdeling Advies en Beleid Bedrijfsvoering van het Servicebedrijf van de gemeente Breda. Mevrouw I.M. Moonen brengt naast haar financiële deskundigheid onder andere haar maatschappelijke kennis en netwerk binnen de Etten-Leurse gemeenschap in. Hiermee is de lokale verankering geborgd. De heer J. Backx en de heer P. Osendarp zijn bindend voorgedragen door de Huurders Belangen Vereniging. Mevrouw Jetten is bindend voorgedragen door de OR en onderhoudt vanuit de raad de contacten met de ondernemingsraad. Leden van de RvC waren in het verleden twee keer herkiesbaar. Hierdoor was een zittingstermijn van maximaal twaalf jaar mogelijk. Deze termijn is voor de nieuwe leden teruggebracht tot een maximum van twee zittingstermijnen, zijnde acht jaar. Dit in overeenstemming met de governancecode. 2 Samenstelling Raad van Commissarissen WEL op 31 december 2013 Naam Geboortedatum Beroep Lid RvC sinds Datum aftreden Herben oemba ar Dhr. J. Backx 23-10-1953 Zelfstandig ICTondernemer 01-01-2003 01-01-2015 Nee Dhr. mr. G.J.M. Kersten (voorzitter) 12-06-1954 Algemeen directeur BRO 01-02-2003 01-02-2015 Nee Dhr. drs. P.J. Osendarp 20-12-1941 Freelance geestelijk verzorger 01-04-2003 01-04-2015 Nee Mevr. mr. A.M.M. Jetten MSc (vicevoorzitter) 18-07-1963 Burgemeester van de gemeente Sluis 01-01-2012 01-01-2016 Ja Dhr. M.H. Damen RA 20-03-1952 Voorheen Expert Financiën van de afdeling Advies en Beleid Bedrijfsvoering van het Servicebedrijf van Gemeente Breda. Per 01-05-2013 gepensioneerd. 01-01-2012 01-01-2016 Ja Mevr. drs. I.M. Moonen RC 15-06-1967 Zelfstandig register controller 01-07-2012 01-07-2016 Ja Nevenbetrekkingen De heer mr. G.J.M. Kersten Geen relevante nevenbetrekkingen De heer J. Backx Geen relevante nevenbetrekkingen De heer drs. P.J. Osendarp Lid van de gemeentelijke WMO-adviesraad Etten-Leur (op persoonlijke titel) Voorzitter Voedselbank Etten-Leur Mevrouw mr. A.M.M. Jetten MSc o Vice-voorzitter Raad van Toezicht van Zorginstelling Het Hoge Veer te Raamsdonksveer De heer M.H. Damen RA o Bestuur Stichting Bredase Studenten Sportstichting o Commissaris Bress bv Mevr. drs. I.M. Moonen RC o Secretaris Stichting Vrienden van Etten-Leur o Vrijwilliger bij de Nederlandse Stichting voor het Gehandicapte Kind. o Penningmeester VVD, afdeling Etten-Leur Vergoeding RvC 3 Toelage RvC Onkostenvergoeding RvC Totaal Voorzitter RvC Overige 5 RvC leden Totale vergoeding RvC € 11.979,00 € 37.708,00 € 49.687,00 € 1.089,00 € 13.068,00 € 5.142,00 € 42.850,00 € € 6.231,00 55.918,00 Onafhankelijk De Raad van Commissarissen is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. In het reglement van de RvC voor Woonstichting Etten-Leur zijn bepalingen opgenomen om dit te borgen. Belangenverstrengeling In de Raad van Commissarissen is vastgesteld dat er geen sprake is geweest van enige vorm van belangenverstrengeling. Integriteit De normen die corporaties hanteren die lid zijn van Aedes, liggen vast in de AedesCode, die sinds 2007 van kracht is. Hiermee geeft zij onder andere aan te staan voor integer ondernemen. WEL hanteert hiertoe ook een eigen integriteitsbeleid met heldere normen en sancties. Het integriteitsbeleid van de organisatie is via de website te raadplegen. Het integriteitsbeleid is van toepassing op iedereen die bij of voor Woonstichting Etten-Leur werkt en is dus ook van toepassing op de RvC. Binnen de raad is afgesproken dat de individuele leden van de raad het initiatief nemen om direct de voorzitter te informeren wanneer zich situaties voordoen die de schijn van belangenverstrengeling zouden kunnen hebben of waar de integriteit in het geding zou kunnen komen. In het reglement van de RvC zijn diverse bepalingen opgenomen die de integriteit moeten waarborgen en belangenverstrengeling moeten voorkomen. In het verslagjaar zijn géén meldingen gedaan of zaken aan de orde geweest waar de integriteit in het geding was. Werkgeversrol directeur-bestuurder De Raad van Commissarissen is ook werkgever van de directeur-bestuurder. De heer drs. K.M.A. van Dongen is directeur-bestuurder. Hij heeft een vast dienstverband. Naast deze functie vervulde de heer Van Dongen van januari tot en met 30 september 2013 als nevenbetrekking het lidmaatschap van de Raad van Toezicht van de Katholieke Scholengemeenschap Etten-Leur. Dit lidmaatschap is beëindigd als gevolg van het verlopen van de reguliere zittingstermijn. Verder vervulde de heer Van Dongen in 2013 geen relevante nevenbetrekkingen. Eenmaal in de drie tot vier weken voert de voorzitter van de RvC overleg met hem over uiteenlopende actuele zaken binnen de organisatie. De RvC als geheel fungeert daarnaast als klankbord voor en verleent advies aan de directeur-bestuurder. Prestatie-eisen directeur-bestuurder Met de bestuurder zijn aan het begin van het jaar prestatie-eisen afgesproken. Deze worden gehanteerd als criteria voor de beoordeling. De remuneratiecommissie toetst na afloop van het jaar of en hoe aan de verwachtingen is voldaan. De remuneratiecommissie beoordeelt vervolgens het functioneren van de directeur-bestuurder. Deze commissie bestaat uit twee commissarissen, de heer Kersten en mevrouw Jetten. De remuneratiecommissie stelt, na consultatie van de voorzitter van de ondernemingsraad en het directieteam de beoordeling op en deelt deze met de RvC. Beoordeling functioneren directeur-bestuurder Na afloop van ieder kalenderjaar wordt met de directeur-bestuurder een beoordelingsgesprek gevoerd om het functioneren te bespreken. Hier worden ook afspraken gemaakt over de beloning. Het beoordelingsgesprek over 2013 is inmiddels gevoerd. De beoordeling wordt in een gesprek door de remuneratiecommissie meegedeeld aan de 4 bestuurder en schriftelijk vastgelegd. Gezien het persoonlijke karakter van de beoordeling is deze niet openbaar. Deskundigheid / Profielschets De leden van de RvC moeten in staat zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen. Ieder lid beschikt over de specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak. Zowel voor de raad als geheel als voor enkele specifieke functies binnen de raad zijn profielschetsen opgesteld. Deze worden begin 2014 in het kader van de werving van nieuwe leden van de raad, geactualiseerd en opnieuw vastgesteld. Hierin is de benodigde deskundigheid van de RvC vastgelegd en aan de hand hiervan wordt deze bewaakt. De profielschetsen worden gepubliceerd op de website van Woonstichting EttenLeur. Binnen de RvC zijn de aandachtsgebieden verdeeld. De heer Kersten heeft naast het voorzitterschap bijzondere aandacht voor het volkshuisvestelijke en juridische terrein, architectuur en stedenbouw en de personeelsbelangen. De heer Osendarp bewaakt met name het terrein van de huurdersbelangen, de sociale doelgroep en de minima. De heer Backx heeft met name oog voor het sociaal maatschappelijk terrein, ICT en de huurdersbelangen. De heer Damen brengt met name deskundigheid in op het financiële terrein. Daarnaast liggen zijn kwaliteiten en kennis op het vlak van management, organisatie en openbaar bestuur. Mevrouw Jetten heeft naast kennis van het openbaar bestuur en management ook kennis van het sociaal maatschappelijk terrein, van de volkshuisvesting en ruimtelijke ordening en medezeggenschap. Mevrouw Moonen zorgt naast haar financiële deskundigheid, vanwege haar netwerk en betrokkenheid bij lokale organisaties mede voor de lokale verankering. Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties Om de deskundigheid te bevorderen, zijn de commissarissen lid van de Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties (VTW). De raad bepaalt zelf op welke onderwerpen en competenties verbetering gewenst is voor de raad als geheel en voor de leden afzonderlijk. Kerncommissies De raad heeft twee kerncommissies. Er is een auditcommissie benoemd, bestaande uit mevrouw Moonen en de heer Damen, die direct betrokken is bij de financiële vastlegging en verantwoording. Ook heeft de raad een remuneratiecommissie bestaande uit de heer Kersten en mevrouw Jetten die zich onder andere namens de raad bezighoudt met de beoordeling en beloning van de directeur-bestuurder. Vergaderingen De voorzitter van de Raad van Commissarissen bepaalt de agenda en leidt de vergaderingen van de raad en draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan de commissarissen. In 2013 kwam de RvC tien keer in vergadering bij elkaar, inclusief een projectenbezoek en twee bijeenkomsten waar beleids- en themaonderwerpen zijn besproken. Daarnaast hebben een belanghoudersbijeenkomst en een bijeenkomst met de raad van toezicht van Surplus plaatsgevonden. Belanghoudersbijeenkomst Op 23 oktober 2013 werd de jaarlijkse belanghoudersbijeenkomst gehouden in het Withofcomplex. Kort werd teruggeblikt op de afgelopen periode. Op de agenda stond naast de actuele ontwikkelingen, scenarioplanning als thema centraal. De opzet van de bijeenkomst was interactief. In verschillende groepen werd het onderwerp besproken. Van de uitkomst hiervan is verslag gemaakt en deze is als input gebruikt voor de verdere uitwerking van het proces van scenarioplanning. De belanghouders worden met nieuwsbrieven op de hoogte gehouden van het verdere proces. Er was verder voldoende ruimte om in een informele sfeer het gesprek met elkaar te voeren. 5 Belangrijkste onderwerpen 2013 De onderstaande onderwerpen kwamen in 2013 onder andere aan de orde: Veron Veron is in 2013 in financiële problemen geraakt, duidelijk werd dat Veron niet alleen verder kon. WEL heeft na zorgvuldige afweging het vastgoed van Veron aangekocht. DIGH Door de RvC is aangegeven dat het wellicht verstandig is voor WEL om haar verlies te nemen met betrekking tot de garantstelling voor het project in de Oekraïne en te bezien hoe zo snel mogelijk tot aflossing kan worden gekomen van de geborgde lening. De mogelijkheden en financiële consequenties hiervan worden thans nader onderzocht. Turfschip De huurachterstand is in 2013 opgelopen. WEL heeft gezocht naar mogelijkheden om een faillissement van het Turfschip te voorkomen. Door de raad werd hiertoe goedkeuring verleend aan een afwaardering waarmee de huurprijs kon worden verlaagd. Uiteindelijk bleek een faillissement onvermijdelijk en begin 2014 zijn de beide stichtingen van het Turfschip failliet gegaan. Intussen is gelukkig per 1 april 2014 een overeenkomst gesloten met een nieuwe exploitant waardoor het gebouw open kan blijven en de activiteiten doorgang kunnen vinden. De RvC volgt dit proces zeer nauwgezet. Boshoeve Op 19 maart is het faillissement van stichting De Boshoeve uitgesproken. Hiermee is de huurovereenkomst voor het pand beëindigd. Een toekomstige invulling op basis van het huidige bestemmingsplan is lastig. Zowel Thuisvester als WEL die gezamenlijk eigenaar zijn, willen dat het pand uiteindelijk in de verkoop komt. De raad heeft de financiële consequenties besproken. Er wordt gezocht naar een nieuwe bestemming en huurder of koper. Hiermee kan het verlies mogelijk worden beperkt. Klik voor Wonen Sinds december 2012 is WEL overgegaan op het nieuwe woonruimtebemiddelingssysteem ‘Klik voor Wonen’. De ervaringen hiermee werden in de raad op de voet gevolgd en zijn zowel van de kant van de organisatie als van de woningzoekenden positief. 6 WEL/Thuisvester Onderzocht is wat deze twee corporaties in gezamenlijkheid op kunnen pakken. Gelijkwaardigheid is hierbij een harde randvoorwaarde. Er zijn vier scenario’s voorgesteld. Uiteindelijk is door Thuisvester het proces ‘on hold’ gezet. Gezien de ontwikkelingen bij Thuisvester is de verwachting dat het proces van samenwerking niet op korte termijn opnieuw opgepakt kan worden. WNT Met ingang van 1 januari 2013 is de Wet Normering Topinkomens (WNT) van kracht. De WNT is van toepassing op de topstructuur die bij WEL bestaat uit de directeur-bestuurder en de RvC. Deze visie wordt gedeeld door de accountant. De wet heeft vooralsnog geen directe consequenties voor het huidige beloningsbeleid. Stand van zaken vastgoedprojecten De stand van zaken van de diverse vastgoedprojecten werd met regelmaat besproken. Verder kwamen de onderstaande reguliere onderwerpen aan bod: Kwartaalrapportages Jaarrekening 2012 Jaarverslag 2012 Sociaal Jaarverslag 2012 Continuïteitsoordeel 2013 Solvabiliteitsoordeel 2013 Begroting 2014 Betrokken bij de strategie De Raad van Commissarissen is nauw betrokken bij de strategie van Woonstichting EttenLeur. Jaarlijks worden zogenaamde beleidsdagen georganiseerd waarbij in een dagdeel actuele onderwerpen met betrekking tot toekomstige ontwikkelingen op de agenda staan. In 2013 stonden tijdens de beleidsdagen de volgende onderwerpen centraal: Randvoorwaarden en doelstellingen voor samenwerking Scenarioplanning Kaartspel ‘ wij toetsen ons toezicht’ van de Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties (VTW) Financieel beleid Naast de directeur-bestuurder is ook een ander lid van het directieteam, namelijk de directeur Control & Bedrijfsbeheer verantwoordelijk voor het financieel beleid. De RvC kan deze persoon aanspreken op genomen beslissingen. De auditcommissie van de RvC houdt zich specifiek bezig met de financiële verslaglegging en verantwoording. Externe accountant De RvC benoemt een externe accountant. Op dit moment is PricewaterhouseCoopers (PwC) de accountant. Om de vier jaar evalueert de RvC de relatie met de accountant. Eind 2012 heeft deze evaluatie plaatsgevonden. In 2013 is aan de hand hiervan besloten dat WEL de relatie met accountantsbureau PwC voortzet. In 2013 heeft PwC een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij de jaarrekening 2012. Daarbij zijn de bevindingen in een accountantsverslag weergegeven. De RvC heeft dit verslag met de accountant besproken. 7 Evaluatie functioneren De RvC is verantwoordelijk voor de kwaliteit van haar eigen functioneren. De raad is verplicht zichzelf en het toezicht van de RvC te evalueren. De jaarlijkse zelfevaluatie is op 29 januari 2014 uitgevoerd. Hierbij kwamen zowel het eigen functioneren als enkele leer- en vraagpunten aan de orde. Als kader voor het evaluatiegesprek is de zelfevaluatie over 2012 gehanteerd. Per onderwerp is vervolgens besproken welke voortgang in 2013 is gerealiseerd c.q. welke aanvullende aandachtspunten spelen. Hieronder een samenvatting van deze evaluatie. Eigen functioneren Geconcludeerd is dat het functioneren als team verder is gegroeid. Interactie en complementariteit leiden tot verdieping in discussies en scherpte in besluitvorming. Het evenwicht in aandacht en wisselwerking tussen volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelen enerzijds en operationele en financiële doelen anderzijds, is sterk verbeterd. Dit komt onder andere tot uitdrukking in aandacht voor de betaalbaarheid in het huurbeleid, de standpuntbepaling over de verhuurdersheffing en de aandacht voor de financiële continuïteit, scenario ontwikkeling en jaarplannen. De agendavoering en informatievoorziening is adequaat en de vergaderingen en aansturing daarvan gaan uitstekend. Er is ruimte voor ieders inbreng en interactie. Een verbeterwens blijft de verspreiding van de concept-notulen uiterlijk 10 dagen na de vergadering. Een aandachtspunt voor 2014 is de herbezetting van de raad in verband met het aflopen van de zittingstermijnen van drie niet meer herbenoembare leden begin 2015. Pad hiervoor dient begin 21014 uitgelegd te worden. De aandachtspunten in de profielschets zijn hiervoor inmiddels benoemd, evenals de wens om te komen tot een gefaseerde invulling. Verder is besloten tot uitbreiding naar 7 leden, het maximaal aantal leden genoemd in de statuten. Risicomanagement Het risicomanagement is sterk in ontwikkeling. De aandacht voor risicobeheersing en – beperking dient in de kwartaalrapportages in 2014 verdere invulling en uitwerking te krijgen. Worst en best case benaderingen komen terug in scenario’s en in doorvertaling naar meerjarenperspectief en jaarplannen. Het maatschappelijk vastgoed blijkt het nodige risico in zich te hebben en krijgt terecht veel aandacht. Reputatiemanagement / imagorisico’s Alertheid en aanspreekbaarheid op de schijn van belangenverstrengeling is aanwezig en wordt collectief gedragen. De nevenfuncties worden met elkaar gedeeld en transparant gecommuniceerd in het jaarverslag. Het volgende visitatieproces zal begin 2014 alle aandacht krijgen. De prestatie- afspraken met de directeur-bestuurder worden binnen de RvC breed gedeeld. Voor de beoordeling vraagt de renumeratiecommissie alle RvC leden om input voor de beoordeling. Verder worden de kaders voor elk volgend jaar gezamenlijk besproken binnen de RvC. 8 Maatschappelijke verantwoording / relatie belanghouders De zichtbaarheid van de RvC richting de stakeholders is zichtbaar verbeterd. De opzet van de jaarlijkse belanghoudersbijeenkomst raagt daar positief aan bij. Dit geldt ook voor de relatie naar de HBV en het college van B & W van Etten Leur. Aanvullend aandachts- en vraagpunt is of transities in het domein wonen-zorg-welzijn aanleiding geven tot verdieping van de relatie op RvC-niveau, zonder daarmee de directeurbestuurder voor de voeten te willen lopen. Dit onderwerp zal binnen de raad nog verder worden besproken. Organisatorische draagkracht Het onderwerp is ook in 2013 expliciet aan de orde geweest binnen de RvC. De uitgangspunten en doelstellingen met betrekking tot een strategische samenwerking zijn herijkt. Een heroriëntatie op samenwerking is ook in 2014 een aandachtspunt. Etten-Leur, 23 april 2014 Raad van Commissarissen Woonstichting Etten-Leur Voorzitter, De heer mr. G.J.M. Kersten vice-voorzitter, mevr. mr. A.M.M. Jetten MSc 9
© Copyright 2024 ExpyDoc