Gunning accountantscontrole 2015-2018

VOORSTEL AAN HET
ALGEMEEN BESTUUR
Hamerstuk
Nummer: 840544
Onderwerp: Gunning accountantscontrole 2015-2018
In D&H:
In Cie:
In AB:
Portefeuillehouder:
Steller:
Telefoonnummer:
Afdeling:
BMZ 02-09-2014
SKK
24-09-2014
n.v.t.
AGENDAPUNT
Geheim:
H. van der Moolen
5872
Administratie
ja
nee
Voorstel
Gelet op het bijgevoegd gunningsadvies van de door het algemeen bestuur samengestelde
selectiecommissie inzake de aanbesteding van de accountantscontrole
Wordt u voorgesteld:
1.
2.
De opdracht voor het uitvoeren van de accountantscontrole 2015-2018 te gunnen aan EY (voorheen
Ernst & Young)
De ambtelijke organisatie te machtigen voor het ondertekenen van de overeenkomst met de nieuwe
accountant.
BMZ
SKK
Advies commissie
De commissie oordeelt positief over het voorstel en adviseert dit als hamerstuk door te geleiden naar het
AB.
Reactie college op advies commissie
N.v.t.
840544
-1-
INLEIDING
In 2015 loopt het contract met de huidige accountant(Deloitte) af. Om te komen tot een nieuw contract is een
aanbestedingsprocedure opgestart. Een door het algemeen bestuur ingestelde selectiecommissie heeft 5
accountantskantoren geselecteerd en het Programma van Eisen (inclusief gunningscriteria en
wegingsfactoren) opgesteld. Dit aanbestedingsproces heeft geresulteerd in een lijst van vijf uit te nodigen
partijen. Uiteindelijk hebben vier partijen ingeschreven. De inschrijvingen zijn conform de vastgestelde
Programma van Eisen en gunningscriteria beoordeeld. De uitkomsten van deze beoordeling zijn opgenomen
in het bijgevoegde gunningsadvies.
ARGUMENTEN
Met een aanbestedingsprocedure worden aan de voorkant van het proces strikte criteria omschreven
waaraan de dienstverlening en dienstverlener moeten voldoen. Omdat deze voor iedereen transparant zijn,
wordt de beoordeling daarmee geobjectiveerd. De uitkomsten zijn inzichtelijk en tussen de inschrijvingen
goed vergelijkbaar. Uit de vergelijking van inschrijvingen is gebleken dat EY het hoogste aantal punten heeft
gescoord en als economisch meest voordelige inschrijving beoordeeld is.
RELATIE MET ORGANISATIEMISSIE, COLLEGEPROGRAMMA OF ANDERE BELEIDSDOCUMENTEN
n.v.t.
FINANCIËLE CONSEQUENTIES
De kosten die gemoeid zijn met de uitvoering van de interim- en jaarrekeningcontrole bedragen op basis van
de aanbieding van EY voor ons waterschap op jaarbasis voor het boekjaar 2015 € 36.300 (inclusief btw). In
de begroting 2015 is rekening met dit bedrag gehouden.
KANTTEKENINGEN
n.v.t.
UITVOERING
Na het guninngsbesluit van de accountantscontrole 2015-2018 aan EY worden de andere inschrijvers
hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld. De afgewezen inschrijvers hebben hierna 20 kalenderdagen de
mogelijkheid tot het maken van bezwaar (Alcateltermijn) tegen het voorgenomen gunningsbesluit. Na het
verstrijken van de bezwaartermijn en de eventuele afdoening van bezwaren, zal de definitieve gunning
uiterlijk half oktober 2014 plaatsvinden.
De looptijd van de overeenkomst zal in eerste instantie een periode kennen van twee jaar, met tweemaal
een optie tot verlenging van 1 jaar. In het geval dat de opties doorgang vinden dan heeft de looptijd van de
overeenkomst betrekking op de boekjaren 2015 tot en met 2018.
COMMUNICATIE
n.v.t.
BIJLAGE(N)
nee
ja, namelijk advies selectiescommissie (DM 840254)
TER INZAGE
nee
ja, namelijk
Dijkgraaf en hoogheemraden,
dijkgraaf, P.J.M. Poelmann
secretaris-directeur J. Goedhart
840544
-2-
BIJLAGE
840544
-3-
COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN
COMMISSIE BMZ
ALGEMEEN BESTUUR
Nummer: 840254
Onderwerp: Gunning accountantscontrole 2015-2018
In D&H:
In Cie:
In AB:
Portefeuillehouder:
n.v.t.
x BMZ 02-09-2014
SKK
24-09-2014
n.v.t.
Steller:
Telefoonnummer:
Afdeling:
H. van der Moolen
5872
ADM
Dit onderwerp wordt geagendeerd
ter kennisneming
ter consultering
ter besluitvorming
Korte inhoudelijke omschrijving
De raamovereenkomst tussen De Stichtse Rijnlanden en de huidige huisaccountant (Deloitte) voor de
accountantscontrole eindigt na het boekjaar 2014. De Stichtse Rijnlanden is op grond van wet en
regelgeving gehouden na afloop van de overeenkomst een nieuwe aanbesteding uit te schrijven. Om de
continuïteit van de controles te waarborgen is het van belang om tijdig een nieuwe overeenkomst af te
sluiten.
In de vergadering van 18 december 2013 heeft het algemeen bestuur besloten dat een selectiecommissie
met een voorstel voor een definitieve gunning komt inzake de opdracht voor de accountantscontrole over de
boekjaren 2015 tot en met 2018. De selectiecommissie is samengesteld uit twee leden van het algemeen
bestuur, de portefeuillehouder in het college en twee medewerkers van de ambtelijke organisatie. De
commissie is bijgestaan door de inkoopcoördinator. De commissie neemt ten behoeve van de aanbesteding
een besluit over de selectie van de accountantskantoren, het programma van eisen, de gunningscriteria en
de wegingsfactoren daarvan. Ook is de commissie belast met het beoordelen van de ingediende offertes.
Voor aanvang van de aanbestedingsprocedure heeft de commissie – conform afspraak- de selectiecriteria
ter verificatie voorgelegd aan de leden van de commissie BMZ.
Gunningsadvies aanbesteding accountantscontrole 2015-2018
Na het doorlopen van het aanbestedingstraject is het accountantskantoor EY (oude naam van het kantoor is
Ernst & Young) als de economisch meest voordelige inschrijving (emvi) naar voren gekomen. De
selectiecommissie stelt daarom voor de opdracht voor het uitvoeren van de accountantscontrole te gunnen
aan EY. Als de commissie BMZ het voorstel overneemt van de selectiecommissie dan wordt dit voorstel op
24 september 2014 ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur.
De looptijd van de overeenkomst zal in eerste instantie een periode kennen van twee jaar, met tweemaal
een optie tot verlenging van 1 jaar. In het geval dat de opties doorgang vinden dan heeft de looptijd van de
overeenkomst betrekking op de boekjaren 2015 tot en met 2018.
840254
-1-
Onderbouwing van het advies
Inleiding
De Stichtse Rijnlanden heeft een overeenkomst met Deloitte Accountants BV tot en met de
accountantscontrole van de jaarrekening 2014. Na deze controle, die plaatsvindt in februari/maart 2015,
loopt de overeenkomst ten einde. Onder de accountantscontrole wordt zowel de interim-controle als de
jaarrekeningcontrole verstaan.
Voor de periode 2015 tot en met 2018 is de aanbesteding voor de accountantscontrole en aanvullende diensten
in februari 2014 gestart. Deze aanbesteding heeft plaatsgevonden op basis van het inkoop- en
aanbestedingsbeleid waterschappen van De Stichtse Rijnlanden. De Waterschapswet (zie wettelijk kader) schrijft
voor dat het algemeen bestuur de accountant aanwijst.
Om een efficiënte en deskundige besluitvorming te bewerkstelligen, is een selectiecommissie samengesteld.
De commissie bestaat uit de volgende leden:
Leden van de selectie- en beoordelingscommissie:
 De heer J. Jansen, lid van het algemeen bestuur
 De heer J. Verwey. lid van het algemeen bestuur
 De heer J. Kromwijk, portefeuillehouder Financiën, lid van het college (voorzitter commissie)
 De heer H. Dankaart, hoofd afdeling Managementondersteuning/concerncontroller
 De heer H. van der Moolen, hoofd afdeling Administratie
De commissie is bijgestaan door de inkoopcoördinator de heer T. Bruno
De selectie en beoordelingscommissie heeft als taak de offertes te beoordelen conform de eisen en wensen
in het aanbestedingsdocument (Beschrijvend Document) en op basis hiervan te adviseren welk
accountantskantoor de opdracht krijgt.
Wettelijk kader
In de Waterschapswet (artikel 109) is aangegeven dat de accountantscontrole het instrument is van het
algemeen bestuur om het college te controleren op de uitvoering van de bij mandaat opgedragen taken. Het
algemeen bestuur is derhalve het aangewezen orgaan om de accountant aan te wijzen.
Conform de Controleverordening Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (artikel 3, eerste lid) wordt de
accountantscontrole opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.
In artikel 3, tweede lid, van deze verordening is vastgelegd dat het dagelijks bestuur in overleg met het
algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voorbereidt. Als uitwerking hiervan zijn, de
heren Jansen en Verwey van het algemeen bestuur en de heer J. Kromwijk portefeuille houder financiën
opgenomen in de selectiecommissie.
Gehanteerde werkwijze
De selectiecommissie heeft op 27 februari 2014 het opgestelde Beschrijvende Document en het daarbij
behorende programma van eisen (inclusief gunnings- en wegingscriteria) vastgesteld. De gunning vindt
plaats op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (emvi). In dit gunningscriterium is naast de
prijs ook de kwaliteit van belang.
Door de selectiecommissie zijn een vijftal partijen geselecteerd die geschikt worden geacht om de
onderhavige opdracht kwalitatief goed uit te kunnen voeren. De commissie heeft naast de grotere
accountantskantoren ook kleinere kantoren uitgenodigd om offerte te doen.
Het gaat om de volgende kantoren:
- Deloitte Accountants B.V. (Deloitte en huidige contractant)
1
- Ernst & Young
- Baker Tilly Berk
1
Ernst & Young heeft de naam van de organisatie in 2013 wereldwijd verandert in EY.
840254
-2-
-
Mazars
Flynth
De kantoren zijn geselecteerd op basis van bekendheid met de financieringsmethodiek,
controlewerkzaamheden en verslaggevingsvraagstukken binnen de sector gemeenten en waterschappen.
Hierbij is ook gekeken naar het aanbod van andere diensten naast de jaarrekeningcontrole.
Inschrijvingen
Tijdens de aanbestedingsprocedure hebben de uitgenodigde partijen de mogelijkheid gehad tot het
schriftelijk stellen van vragen. Naar aanleiding van de gestelde vragen heeft De Stichtse Rijnlanden een
2
Nota van Inlichtingen opgesteld en deze geanonimiseerd naar de inschrijvers verstuurd. Mazars heeft
uiteindelijk aangegeven dat zij afzien van het inschrijven op de aanbesteding. Voor de uiterste datum van
indiening (16 april 2014 om 12:00 uur) heeft een viertal accountantskantoren, te weten Deloitte, Baker Tilly
Berk, EY en Flynth via Tenderned een offerte ingediend.
Beoordeling inschrijvingen
De inschrijvingen zijn op respectievelijk 23 april 2014 en 11 juni 2014 beoordeeld op basis van de gunningsen wegingscriteria zoals opgenomen in het programma van eisen.
De gunningscriteria bestaan uit: (a) kwaliteit en (b) prijs.
a.
Kwaliteit
Op het onderdeel kwaliteit kan maximaal 300 punten behaald worden
De kwaliteit is verder onderverdeeld in een aantal subcriteria, namelijk:
a. visie op de controle aanpak (50 punten)
Beoordelingsaspecten: de aanpak van de controle en de wijze waarop wordt gerapporteerd.
b. invulling natuurlijke adviesfunctie (125 punten)
Beoordelingsaspecten: de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de natuurlijke adviesfunctie. Hieronder
wordt onder andere verstaan het gevraagd en ongevraagd informeren en adviseren inzake actuele
ontwikkelingen
c. samenwerking met het bestuur (125 punten)
Beoordelingsaspecten: de rol die het kantoor ziet ten opzichte van het algemeen bestuur en het dagelijks
bestuur. De zienswijze van de inschrijver op de wijze waarop het algemeen bestuur wordt betrokken bij de
uitvoering van de controlewerkzaamheden en hoe de verantwoording richting het bestuur plaats zal vinden.
Ook moet ingegaan worden op de rol richting het management van het waterschap.
De punten voor de kwaliteitscriteria zijn toegerekend aan de hand van een ingediende plan van aanpak. Per
(sub)criterium is door middel van punten een waardering gegeven. De waardering is per inschrijver
opgeteld.
De leden van de beoordelingscommissie hebben afzonderlijk van elkaar de kwaliteitscriteria beoordeeld en
scoringstabellen ingevuld. Om niet beïnvloed te worden door de geoffreerde prijzen zijn deze onder de
hoede van de inkoopadviseur gebleven en pas vrijgegeven na de kwalitatieve beoordeling.
Alle inschrijvers zijn op 11 juni 2014 uitgenodigd om een presentatie te geven over hun inschrijving. Ter
verificatie van de gedane inschrijving hebben de inschrijver een presentatie gegeven.
b.
Prijs
Op het onderdeel prijs kan maximaal 200 punten worden behaald. De volgende onderverdeling is hierbij
aangebracht:
Vaste prijs per contractjaar (100 punten)
De vaste prijs betreft de jaarlijks terugkerende werkzaamheden in het kader van de certificerende functie
(jaarrekening) en natuurlijke adviesfunctie.
2
In de Nota van Inlichtingen neemt de aanbestedende dienst de vragen op die schriftelijk of mondeling zijn gesteld ter verduidelijking
van de opdracht. De gestelde vragen worden tevens beantwoord in de Nota van Inlichtingen.
840254
-3-
Maximum uurtarieven (100 punten)
Betreft tarieven die gehanteerd worden bij het uitvoeren van aanvullende/incidentele opdrachten en het
geven van specifieke accountantsverklaringen voor projecten.
UITKOMST BEOORDELING EN ADVIES
Criterium kwaliteit
De visie op de samenwerking met het bestuur (subcriterium) en de visie op de controle aanpak
(subcriterium) is door EY als beste in het plan van aanpak beschreven. Ook heeft EY beide visies in de
presentatie als beste uitgedragen.
De wijze waarop invulling wordt gegeven van de natuurlijke adviesfunctie (subcriterium) is door Flynth, EY
en Baker Tilly Berk beter beschreven dan door Deloitte. Dit verschil was ook te zien in de presentaties en in
de beantwoording op de vooraf geformuleerde vragen van de commissie.
Per saldo (237,50 punten) scoort EY op het kwaliteitsaspect het hoogst van alle inschrijvers (zie tabel
onder).
Tabel: scores in punten
Inschrijvers
Deloitte
Ernst & Young (EY)
Baker Tilly Berk
Flynth
Mazars
Vaste prijs
Controle
86,67
65,00
78,00
100,00
n.v.t.
Uurtarief
specifieke
werkzaamheden
83,92
78,57
96,57
96,73
n.v.t.
Plan van Aanpak
Totaal
Uitslag
80,63
237,50
108,75
135,63
n.v.t.
251,22
381,07
283,32
332,36
n.v.t.
4
1
3
2
n.v.t.
Criterium prijs
Op het criterium prijs en uurtarief hebben Flynth , Baker Tilly Berk en Deloitte een betere score dan EY.
De op basis van de beoordeling tot stand gekomen totaalscore (381,07 punten) heeft bij de
selectiecommissie tot de conclusie geleid dat EY als economisch meest voordelige inschrijver (emvi) uit de
bus komt. De commissie adviseert het algemeen bestuur over te gaan tot gunning van de opdracht aan EY.
Dit advies wordt geformaliseerd tot besluit bij ondertekening door de opdrachtgever.
In dit verband valt nog te vermelden dat de meeste inschrijvers hebben aangegeven in hoeverre zij
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) in hun organisaties geborgd hebben. Aangezien geen
wettelijke duurzaamheidscriteria zijn opgesteld door het Ministerie van Economische zaken, Landbouw en
Innovatie (AgentschapNL), is het duurzaamheidsaspect door de selectiecommissie niet meegenomen als
gunningscriterium. Er zijn dan ook geen punten toegekend.
FINANCIËLE CONSEQUENTIES
De kosten die gemoeid zijn met de uitvoering van de interimcontrole en jaarrekeningcontrole bedragen op
basis van de aanbieding van EY voor ons waterschap op jaarbasis voor het boekjaar 2015 € 36.300,-(inclusief btw). In de begroting 2015 is rekening met dit bedrag gehouden.
UITVOERING
Na de gunning van de accountantscontrole 2014-2018 aan EY worden de andere inschrijvers hiervan op de
hoogte gesteld. Deze inschrijvers hebben hierna 20 kalenderdagen de mogelijkheid tot het maken van
bezwaar (Alcateltermijn) tegen het voornemen om de opdracht aan EY te gunnen. Na het verstrijken van de
bezwaartermijn en de eventuele afdoening van bezwaren, zal de definitieve gunning uiterlijk half oktober
2014 plaatsvinden.
De looptijd van de overeenkomst zal in eerste instantie een periode kennen van twee jaar, met tweemaal
een optie tot verlenging van 1 jaar. In het geval dat de opties doorgang vinden dan heeft de looptijd van de
overeenkomst betrekking op de boekjaren 2015 tot en met 2018.
840254
-4-
Met vriendelijk groet,
De selectiecommissie
840254
-5-

Download Report