Registratienummer Datum raadsvergadering 25 september 2014 Agendapunt 8 Advies aan raad Opgesteld door drs. E.A. Jellema Bijlagenummer 60/10. Onderwerp: Voorstel om de opdracht voor het uitvoeren van accountantsdiensten voor het jaar 2014 te verlenen. Advies Voorgesteld wordt om accountantskantoor Baker Tilly Berk de jaarrekening 2014 te laten controleren. Inleiding In haar vergadering van 26 juni 2014 heeft de commissie bestuurlijke aangelegenheden & middelen geadviseerd de overeenkomst tussen de gemeente Noordwijkerhout en Deloitte inzake accountantsdiensten niet andermaal met een jaar te verlengen. De belangrijkste redenen, die tot dit advies hebben geleid, waren de forse kostenverhoging ad. € 12.000, - vanwege - volgens Deloitte externe, niet beïnvloedbare omstandigheden èn de pas op het laatste moment afgegeven goedkeurende verklaring betreffende de gemeenterekening 2013. Voor een periode, beginnend in 2011, hebben de gemeenten Hillegom, Lisse, Noordwijkerhout en Teylingen een gezamenlijke aanbesteding gehouden voor de accountantsdiensten, waarbij de keuze uiteindelijk viel op Deloitte.Hillegom heeft besloten het contract destijds niet te verlengen en is een overeenkomst aangegaan met Baker Tilly Berk. Lisse en Teylingen hebben inmiddels besloten de controleperiode van vier jaar (twee jaar plus tweemaal een jaar verlenging) vol te maken. Voor de periode vanaf 2015 bestaat er dus weer de gelegenheid om wederom met z’n vieren aan te besteden, hetgeen zeker in financiële zin voordeel kan bieden. Voor onze gemeente impliceert dit, dat voor de controle van de jaarrekening 2014 een passende oplossing moet worden gevonden. Gegeven de korte resterende doorlooptijd is het nodig, dat de controlewerkzaamheden zo spoedig mogelijk worden opgestart. Op initiatief vanuit de raad is een voorbereidingsgroep samengesteld, bestaande uit de raadsleden Van den Berg, Van Dormolen en Wiebes, de concerncontroller, een beleidsmedewerker financiën, een inkoopconsulente van de Stichting RIJK en de griffier. Naar aanleiding van het inwinnen van informatie bij verschillende gemeenten en van de door de bewuste accountant overlegde referenties heeft het kantoor Baker Tilly Berk (BTB) een gunstig geprijsde offerte aangeboden. Aan de hand van deze offerte oordeelde de voorbereidingsgroep, dat de prijs/kwaliteitsverhouding van de aangeboden diensten als goed is te kwalificeren. Aan het offertegesprek met BTB d.d. 17 september 2014 hebben alle leden van de voorbereidingsgroep bovendien een zeer positief beeld overgehouden. Onder meer is gesproken over de wijze waarop de controle wordt aangepakt en de impact daarvan op de ambtelijke organisatie, de compactheid van het team, de contactmomenten met de raad en met de ambtelijke organisatie, de planning van de werkzaamheden incl. het tijdig halen van de deadlines. Resumerend heeft de voorbereidingsgroep er vertrouwen in, dat BTB haar controlewerkzaamheden kwalitatief verantwoord, tijdig en in een goede harmonie met de gemeentelijke organisatie zal verrichten. De voorbereidingsgroep adviseert uw raad daarom een overeenkomst te sluiten met BTB voor de controle van de gemeenterekening 2014. Beoogd effect Accountantskantoor Baker Tilly Berk zal de gemeenterekening 2014 controleren. Pagina 1 van 2 Financiën In de concept gemeentebegroting 2015 is een bedrag van € 24.342 opgenomen voor de totale accountantskosten. De door BTB geoffreerde controle bedraagt € 28.000 (incl. een bedrag van € 3.000 omdat het hier een éénjarig contract betreft). Dit betekent, dat een bedrag van € 3.658 dient te worden bijgeraamd. Ten opzichte van het door Deloitte geoffreerde bedrag van bijna € 36.000 is sprake van een besparing van bijna € 8.000. Voorgesteld wordt het bij te ramen bedrag van € 3.658 mee te nemen in de eerste wijziging van de begroting 2015 (vaststelling gemeentebegroting 2015). Bijlagen: - Offerte van BTB d.d. 15 september 2014 (ter inzage bij de griffie) - Gespreksverslag van 17 september 2014 (ter inzage bij de griffie) Noordwijkerhout, 17 september 2014 drs. E.A. Jellema griffier drs. G. Goedhart voorzitter Datum raadsvergadering 25 september 2014 Agendapunt 8 Pagina 2 van 2