Bestand downloaden

thema accountancy & actuariaat
interview met Jasper Kolsters en Anke Snaak
door André de Vos
DE CONTROLE VAN DE BASISGEGEVENS
Bij de controle van de jaarrekening van verzekeraars zijn accountant en actuaris van elkaar afhankelijk.
De accountant controleert de basisgegevens, de actuaris gebruikt ze voor de controle van de voorzieningen.
Klinkt eenvoudig, maar is dat niet altijd.
Breed palet
Klinkt allerminst als ‘rocket science’, maar de praktijk is weerbarstig,
weten Jasper Kolsters en Anke Snaak. Kolsters (partner) en Snaak
(senior manager) zijn bij EY gespecialiseerd in de controle van de
jaarrekening van verzekeraars. Zij merken dat er nogal eens wat
misgaat met de basisgegevens. “Grote verzekeraars hebben miljoenen
polissen”, zegt Kolsters. “Sommige polissen zijn al veertig jaar oud. Er
is een breed palet aan verzekeringsproducten. Bovendien zitten de
gegevens, zeker bij grote verzekeraars, in soms tientallen
verschillende automatiseringssystemen. Van al die polissen wil je een
betrouwbaar overzicht op 31 december. Dat is meer werk dan een
druk op de knop.”
Invloed
Om tot een betrouwbare set van basisgegevens te komen moeten de
brongegevens – de informatie in de polissen – worden opgenomen in
de waarderingssystemen van de verzekeraar. Maar niet altijd komen
alle brongegevens goed door. Gevolg: bij sommige (groepen) polissen
ontbreekt relevante informatie, zoals de leeftijd van de verzekerde of
zelfs de waarde. Een groep polissen kan compleet uit beeld vallen.
“Dat kan zeker bij levensverzekeringen al bij kleine aantallen
materiële effecten hebben”, zegt Anke Snaak. “Bij duizend
levensverzekeringen praat je over bedragen die van invloed kunnen
zijn op de hoogte van de voorzieningen.”
Vertaalslagen
De accountant die de juistheid van de basisgegevens beoordeelt, kijkt
met name of een verzekeraar de interne controle op (administratieve)
processen die de basisgegevens verwerken voor elkaar heeft. Daarbij
worden steekproeven gedaan of de basisgegevens nog steeds
betrouwbaar zijn na alle ‘vertaalslagen’ die nodig zijn om ze leesbaar
te maken voor de waarderingssystemen. Kolsters: “Dat soort slagen is
af en toe bijna handwerk en dan kan er natuurlijk wat misgaan.”
“Dat is toch de lol van het vak!” Jasper Kolsters heeft aardigheid in de
controle van de basisgegevens van verzekeraars. Ook als de
accountant van EY diep in de polissen moet duiken om er achter ter
komen wat er is misgegaan en hoe dat kan worden opgelost. Dat
gebeurt in overleg met de certificerend actuaris en niet zelden onder
tijdsdruk, want de klant wacht op zijn goedgekeurde jaarrekening.
Het lijkt een eenvoudige opdracht: controleren of de basisgegevens
van een verzekeraar kloppen. Dan gaat het om zaken als aantallen en
soorten polissen, NAW-gegevens van verzekerden, geboortedatum,
geslacht en verzekerde bedragen. Die gegevens heeft de certificerend
actuaris nodig om vast te stellen of verzekeraar (of pensioenfonds) de
toekomstige verplichtingen op een juiste manier heeft vastgesteld.
22 de actuaris maart 2014
Van al die polissen wil je een betrouwbaar
overzicht op 31 december. Dat is meer werk
dan een druk op de knop
Onder voorbehoud
In het ideale geval worden fouten in de basisgegevens intern tijdig
ontdekt, zodat de certificerend actuaris op tijd de informatie heeft die
hem in staat stelt de verzekeringsverplichtingen te controleren. Soms
zijn in een laat stadium van de controle van de jaarrekening nog
aanpassingen nodig. Dan wordt het een race tegen de klok. De
actuaris wacht op de juiste gegevens van de accountant, die moet
wachten op de controle van de voorzieningen door de actuaris. Die is
immers nodig voor de goedkeurende verklaring bij de jaarrekening.
Een enkele keer keurt de actuaris de voorziening goed onder
thema accountancy & actuariaat
voorbehoud, omdat er nog onduidelijkheid is over de basisgegevens.
“Tja, dan hang je ’s avonds wel eens aan de lijn met de actuaris om
af te stemmen”, zegt Snaak. “Liever vermijd je discussies kort voor de
deadline, maar ze zijn niet altijd te voorkomen. Je kunt er soms pas
laat in het proces achter komen dat een foutieve berekening is te
herleiden tot verkeerde basisgegevens.”
Overgang
“Het is natuurlijk niet zo dat wij pas op 31 december aan de slag
gaan met de basisgegevens”, zegt Kolsters. “Het is een continu proces
dat onderdeel is van de interim controle. We proberen in het najaar
van het lopende boekjaar een bijeenkomst te plannen met de klant
en de externe actuaris over hoe we het gaan aanpakken. Welke
basisgegevens levert de klant aan en op welke manier worden de
technische voorzieningen bepaald? Daar komt dan de instructie aan
de actuaris uit. Zeker als een verzekeraar een fusie heeft ondergaan of
midden in de overgang naar een nieuw ICT-systeem zit is het risico op
fouten in de basisgegevens groot.”
Afspraken
De basisgegevens kunnen bron van discussie zijn tussen accountant
en actuaris. Niet zozeer over de definitie van basisgegevens an sich –
een geboortedatum is een geboortedatum – wel over de relevantie
van bepaalde gegevens. De actuaris kan andere ideeën hebben over
wat de benodigde basisgegevens zijn dan de accountant. De relevante
basisgegevens verschillen ook per soort polis. Geboortedatum en
geslacht zijn bij levensverzekeringen relevant, maar bij schadeverzekeringen niet. Kolsters: “Er kan verwarring zijn over de mate van
detail. Wij gaan als accountant uit van de materialiteit: hoe groot is
de invloed van bepaalde portefeuilles op het totaal? Dan kunnen wij
tot de conclusie komen dat bepaalde informatie minder belangrijk is,
terwijl de actuaris die precieze gegevens wil hebben om zo
nauwkeurig mogelijk de voorzieningen te kunnen controleren. Daar
maken we dan gezamenlijk afspraken over.”
Handtekening
Over de modellen en aannames die de actuaris gebruikt bij het
berekenen van de voorziening moeten beide partijen het eens zijn.
Reden ook waarom EY bij de controle van de jaarrekening van een
verzekeraar een eigen actuarieel specialist meeneemt. Kolsters: “Wij
gaan het werk van de certificerend actuaris niet overdoen, maar we
willen wel begrijpen hoe een voorziening tot stand komt. Wij zijn
eindverantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening.”
Uiteindelijk komen de twee partijen er altijd uit, is de ervaring van
Kolsters. “Moet ook wel, we moeten allebei onze handtekening
zetten.”
Closed books
Bij de controle worden de gehanteerde basisgegevens vergeleken met
de uitkomsten van voorgaande jaren. Uit die verbandscontrole kan
blijken dat er polissen ‘uit beeld’ zijn gevallen bij bijvoorbeeld de
introductie van een nieuw administratief systeem. Maar zelfs als de
verzekeraar zelf geen grote veranderingen heeft doorgemaakt,
kunnen basisgegevens wijzigen. Bijvoorbeeld doordat het tussentijds
afkopen van polissen. Verzekeraars zijn momenteel druk bezig met
hun ‘closed books’: oude polissen die niet meer worden verkocht. De
oude polissen worden ondergebracht in nieuwe systemen
(operationele conversie) of omgezet in nieuwe polissen (commerciële
conversie). In beide gevallen is er een risico dat belangrijke polisgegevens niet goed worden geconverteerd of dat basisgegevens
vervuild raken. Het is een belangrijk aandachtspunt bij de controle.
Risicobril
Ook Solvency II, dat veel nadruk legt op goede kwaliteit van data, zal
consequenties hebben voor de controle van de basisgegevens. Snaak
en Kolsters kunnen niet precies voorspellen hoe dat gaat uitpakken,
omdat de regelgeving nog niet geheel duidelijk is over de
verantwoordelijkheden van accountants en certificerende actuarissen.
Daarbij komt ook dat de informatiebehoefte verandert. Snaak: “Bij
Solvency II bekijk je alles door een risicobril. Verzekeraars moeten die
risico’s doorrekenen met scenario’s om vast te stellen welk kapitaal
een verzekeraar moet aanhouden. Die benadering kan betekenen dat
andere gegevens ineens belangrijk worden, en dus basisgegevens
worden. Bijvoorbeeld de creditrating van beleggingen van de
verzekeraar.”
Wensdenken
Dat verzekeraars bezig zijn met versimpeling van hun productenaanbod, heeft mogelijk als prettige bijeenkomst dat er op termijn
minder mis gaat met de basisgegevens. Ook het verminderen van het
aantal IT-systemen moet leiden tot minder fouten. Het fijnst in de
controle is natuurlijk een jonge verzekeraar, die al vanaf het begin
alle polissen heeft opgenomen in moderne IT-systemen. Snaak: “Dat
is wensdenken. De grote verzekeraars hebben nu eenmaal een heel
verleden van conversies en fusies. Die zijn niet voor niets bijna
allemaal bezig om hun polissen in nieuwe systemen te krijgen.” Uit handreiking 1120 van de NBA, van juni 2013
Basisgegevens: het geheel van informatie dat de
instelling als input gebruikt om een juiste voorziening
verzekeringsverplichtingen of pensioenverplichtingen te kunnen
berekenen en dat door de maatschappij of pensioenfonds wordt
gebruikt om de financiële positie te toetsen en daarnaast voor de
certificerend actuaris van belang is om tot het vereiste oordeel te
komen. De basisgegevens omvatten niet de berekening/bepaling
zelf noch de bepalingen noch de daarbij gehanteerde parameters.
de actuaris maart 2014
23

Download Report