Ondernemingsplan 2014 Departement Bestuurszaken Inhoudsopgave 1 Inleiding ........................................................................................................................ 3 2 Visie, missie, waarden ................................................................................................. 4 3 Specifieke accenten voor 2014.................................................................................... 6 4 Invulling van de strategische beleids- en organisatie-doelstellingen .....................10 5 Invulling van de generieke principes .........................................................................12 6 5.1 Maturiteit ................................................................................................................12 5.2 Efficiëntieverhoging ................................................................................................15 5.3 Gelijke kansen en diversiteit ...................................................................................20 5.4 Welzijn ...................................................................................................................22 Middelen ......................................................................................................................22 6.1 Personeel ...............................................................................................................22 6.1.1 Actueel personeelsplan van het Departement .................................................22 6.1.2 Kenmerken van het personeelsbestand van het Departement (toestand op 31 december 2013) ............................................................................................................22 6.1.3 Besparingsobjectieven Vlaamse regering........................................................23 Onderstaande tabel vermeldt de aantallen die voor het Departement van toepassing zijn: ...............................................................................................................................23 6.1.4 Personeelsbeschikbaarheid ............................................................................23 6.1.5 Toewijzing van VTE aan de processen van het Departement..........................24 6.2 Financiële middelen ...............................................................................................26 Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 2 1 Inleiding Op 1 januari 2011 is de eerste managementovereenkomst tussen het Departement Bestuurszaken en de Vlaamse Regering in werking getreden. In dit ondernemingsplan wordt weergegeven hoe het Departement in 2014, het vierde jaar van de looptijd, concreet invulling zal geven aan de strategische en operationele beleids- en organisatiedoelstellingen. Nieuw is dat dit jaar voor het eerst de jaarrapportering over de uitvoering van het ondernemingsplan 2013 geïntegreerd is in het nieuwe ondernemingsplan. De managementovereenkomst bepaalt dat het Departement jaarlijks tegen 31 maart een rapport over de uitvoering van de managementovereenkomst gedurende het afgelopen jaar zal voorleggen aan de Minister. De facto betreft het een jaarlijkse rapportering over de uitvoering van het ondernemingsplan. De nota betreffende de ‘Inhoud en implementatie van het jaarlijks ondernemingsplan en de jaarlijkse uitvoeringsrapportering’ (VR 2012 1611 DOC.1155/1) stimuleert dat entiteiten het jaarrapport zouden integreren in het nieuwe ondernemingsplan, zodat de uitvoering en de planning getoetst kunnen worden. Het Departement volgt deze logica en heeft zich vorig jaar al geëngageerd om de rapportering binnen hetzelfde tijdsbestek als het nieuwe ondernemingsplan klaar te hebben en dit jaar worden beide documenten effectief geïntegreerd. Voorliggend document initieert als het ware een nieuwe ‘loop’ in de beheerscyclus, waarbij zowel een terugblik op de uitvoering in het voorbije jaar als een vooruitblik op de nieuwe initiatieven voor het komende jaar een plaats hebben.Het beter op elkaar afstemmen van de rapportering over jaar 2013 en de planning van jaar 2014, zorgt dat de beheerscyclus nauwer aanleunt bij de PDCA-cyclus. Monitoring, rapportering en evaluatie maken integraal deel uit van het managementsysteem, waardoor een op doelstellingen gebaseerd leer- en verbeterproces voor de organisatie ontstaat. In het ondernemingsplan voor 2014 wordt systematisch voor verschillende elementen al een stand van zaken opgegeven, om op basis hiervan de koers voor volgend jaar te bepalen. De gedetailleerde planning van en rapportering over de acties die het Departement uitvoert om de doelstellingen te realiseren, wordt meegegeven in de verschillende bijlagen bij dit document. Concreet omvat het ondernemingsplan DBZ 2014 met geïntegreerde jaarrapportering over 2013 de volgende onderdelen: - Strategische en operationele doelstellingen Rapportering over de uitvoering van de strategische en operationele doelstellingen uit de managementovereenkomst en het ondernemingsplan 2013, met waar nodig duiding over de interne en externe factoren die van invloed waren op de bereikte resultaten. De acties die het Departement in de loop van 2014 wil uitvoeren om deze doelstellingen te behalen, met een afgesproken norm (voor processen), of te bereiken resultaat/mijlpaal (voor projecten). Het monitoringssysteem PITAMODO dat tijdens de voorbije jaren door het Departement intern werd ontwikkeld en geïmplementeerd, vormt een belangrijk hulpmiddel voor de planning en opvolging van de doelstellingen, normen, indicatoren en projecten uit de beleids- en beheersdocumenten. De daarop gebaseerde interne Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 3 rapportering, geënt op de scorekaartmethodiek, vormt een belangrijke bron van input voor de jaarrapportering over de uitvoering van de managementovereenkomst. - Generieke principes Rapportering over de generieke principes ‘verbetertraject met het oog op verhogen van de maturiteit’ en ‘verbetertraject met het oog op behalen van efficiëntiewinsten’, die werden opgenomen in de managementovereenkomst en over de uitvoering van de acties in het kader van het gelijke kansen en diversiteitsbeleid dat binnen DBZ gevoerd wordt. De invulling in 2014 van deze generieke principes en de acties in het kader van het gelijke kansen en diversiteitsplan en het jaaractieplan welzijn. - Middelen Rapportering over de personeelsinzet en de realisatie van het personeelsplan tijdens 2013 en een stand van zaken m.b.t. de financiële toestand en de uitvoering van de begroting Een overzicht van de personele en financiële middelen die in 2014 beschikbaar zijn om deze projecten en processen uit te voeren. Het ondernemingsplan met bijhorende jaarrapportering is niet het enige document in het kader van de PDCA-cyclus. Het Departement kent vier planningsniveaus binnen de organisatie: Planningsniveau Overeenkomstig plannings- en rapporteringsdocument/systeem Strategische planning Managementovereenkomst Operationele planning Ondernemingsplan Beheersplanning MODO Managementinformatiesysteem DBZ Individuele PLOEG-cyclus Persoonlijke planning 2 Visie, missie, waarden In de managementovereenkomst 2011-2015 worden in Artikel 5, als onderdeel van het Algemeen beleidskader de visie, missie en waarden van het Departement weergegeven. In 2011 werden als resultaat van een interne strategie-oefening en in geest van het continu evalueren en bijsturen van de organisatie, deze visie, missie en waarden geactualiseerd. Het nieuwe referentiekader werd breed gecommuniceerd binnen de organisatie en naar de belanghebbenden, en wordt in de verdere looptijd van de managementovereenkomst doorvertaald in de strategie en het beleid van het Departement. Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 4 Visie Een goed functionerende overheid is voor het Departement Bestuurszaken een wendbare en oplossingsgerichte overheid. Een organisatie die ‘mee’ wil zijn, moet innovaties kunnen volgen. Als open en transparante overheid kunnen wij onze voorbeeldrol in de maatschappij waar maken. Een efficiënte overheid helpt Vlaanderen uitgroeien tot een Europese topregio. Als Departement Bestuurszaken helpen wij deze overheid te creëren door: in te zetten op eigen kenniswerkers en regiefuncties die een expertisecentrum in onze thema’s kunnen vormen, het inspireren en motiveren om onze visie toe te passen (‘vrijwilligheid’), een gezond evenwicht te vinden tussen ‘slank’ gekozen generieke normen en standaarden (‘volg of verklaar’) en lokaal flexibel maatwerk, vanuit respect voor eigenheid van medewerkers en organisaties, vanuit onze expertise eenvoudige oplossingen te bieden voor een complexe omgeving. We geloven erin dat eenvoud wendbaarheid stimuleert, en leidt tot frisse organisaties. Als Departement moeten wij geloofwaardig zijn en daarom zelf het voortouw nemen om veerkrachtig en flexibel te zijn. We zien het departement, en in tweede orde het beleidsdomein Bestuurszaken, als proeftuin voor innovatie en het toepassen van onze oplossingen. Missie Het Departement Bestuurszaken creëert rond de thema’s personeel, organisatie, vastgoed, facilitair management, overheidsopdrachten, wetsmatiging en ICT & e-gov de randvoorwaarden voor een goed functionerende Vlaamse overheid. Het departement stelt daarbij - op een overkoepelend niveau - een gecoördineerde visie en aanpak centraal. Waarden We zien onszelf als een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Hiermee heeft het Departement Bestuurszaken dezelfde waarden als de Vlaamse overheid. De vroegere waarde ‘ondernemerschap’ van het Departement werd samengevoegd met ‘daadkracht’. Bovenop deze waarden heeft het DBZ een extra waarde: innovatie. Openheid We hebben oog voor wat er leeft in de samenleving. Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 5 We werken samen met alle betrokken actoren binnen en buiten de overheid en stellen onze gegevens, informatie, kennis en vaardigheden ten dienste van de maatschappij. We zeggen wat we doen. Wendbaarheid We reageren alert op de ontwikkelingen in de samenleving. We definiëren onze dienstverlening proactief naargelang de noden, wensen en verwachtingen van de klanten en belanghebbenden. We zetten onze talenten flexibel in. Daadkracht We nemen met respect voor alle belanghebbenden weloverwogen beslissingen die we kordaat uitvoeren. We grijpen opportuniteiten en ondernemen gedurfde, adequate acties om innovatieve oplossingen te bieden. We nemen daarbij verantwoorde risico’s en leren uit fouten. Vertrouwen We gedragen ons deontologisch correct, zijn eerlijk en loyaal aan het algemeen belang. We geven en verdienen vertrouwen. We stimuleren de kwaliteiten in de eigen organisatie en in de maatschappij. We zijn authentiek en doen wat we zeggen. Duidelijkheid en voorbeeldig werkgeverschap maken ons geloofwaardig. Innovatie We brengen originele of nieuwe ideeën en oplossingen We leggen verbindingen en zien verbanden Afwijkende ideeën zijn welkom, maar ze moeten steeds oplossingsgericht zijn en rekening houden met de consequenties op korte en lange termijn We benutten best practices Leidinggevenden staan open voor innovatie en zijn klankbord voor creatieve ideeën 3 Specifieke accenten voor 2014 Het Departement wil de randvoorwaarden creëren opdat de Vlaamse overheid tot meer kwaliteitsvolle dienstverlening aan de samenleving kan komen. Met regionale verkiezingen in mei vormt 2014 een scharnierjaar. Er zal dan ook bijzondere aandacht worden besteed aan het afwerken van de initiatieven die vooropgesteld worden in de lopende Beleidsnota Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 6 Bestuurszaken 2009-2014. Het Departement stelt voor het komende jaar de volgende prioriteiten voorop: o Verdere implementatie van het Sleutelproject Modern HR-beleid Met betrekking tot het beloningsbeleid starten op korte termijn concrete pilootprojecten met als doel de processen, instrumenten en het beloningsgebouw zelf te optimaliseren. Het Departement zal deze regeerperiode nog een aantal principes ter validatie aan de Vlaamse Regering voorleggen betreffende onder meer interne billijkheid, prestatiebeoordeling, arbeidsmarkttoelagen, cafetariaplan. Er wordt ook onderzocht in welke mate er nu al maatregelen kunnen worden genomen zonder de langetermijnvisie op het beloningsbeleid te hypothekeren. Het Departement werkte in 2013 een voorstel uit voor een eenvoudiger, transparant verlofstelsel, waarbij een evenwicht wordt gezocht tussen het belang van het personeelslid en het belang van de organisatie met oog voor responsabilisering, administratieve vereenvoudiging en genderneutraliteit. In het voorstel worden verdere stappen gezet voor de alignering van contractuele en statutaire personeelsleden. Dit moet in 2014 het onderwerp van sociaal overleg uitmaken. o Proceshuis Vlaamse overheid In 2014 streeft het Departement ernaar de ruwe inventaris van processen bij verschillende entiteiten uit te werken tot een geïntegreerd procesmodel van de Vlaamse overheid, zoals beloofd in de beleidsnota. Het procesmodel zal vertrekken vanuit een doelgroepenbenadering en inzicht brengen in de wijze waarop de doelstellingen van de overheid worden gerealiseerd door dienstverlening en oplevering van producten. Het model zal ons de nodige kennis verschaffen om doelgericht en succesvol aan de overheid van de toekomst te sleutelen. o Meer inzetten op doelgroepgerichte vereenvoudiging In samenwerking met de federale dienst voor administratieve vereenvoudiging werd een project opgestart om de complexe regeldruk voor personen met een handicap in kaart te brengen. De focus in het project ligt op de interbestuurlijke complexiteit en de bewustmaking van de impact daarvan op de doelgroep. Het project wordt gekenmerkt door een innovatieve aanpak, geïnspireerd en gebaseerd op het Deense Mindlab (www.mind-lab.dk/en) dat door middel van een innovatieve end-user approach naar oplossingen zoekt binnen de publieke sector. in 2014 zal dit project verder worden ontwikkeld, zodat vooral de doelstelling van bewustmaking bereikt is tijdens deze regeerperiode. Het Departement werkt ook mee aan de verdere uitbouw van het ondernemersloket, in het bijzonder wat het transactionele luik betreft (digitalisering). o Diensten Vlaams Bestuursrechtscollege In 2014 zal de Vlaamse Regering het decreet betreffende de organisatie en de rechtspleging van sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges indienen bij het Vlaams Parlement. De Vlaamse Regering zal eveneens de datum van inwerkingtreding bepalen, in samenhang met de inwerkingtreding van de decreten betreffende de omgevingsvergunning en de handhaving van de Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 7 omgevingsvergunning. De Vlaamse Regering zal ook de uitvoeringsbesluiten definitief goedkeuren na het doorlopen van de procedure van administratieve en begrotingscontrole. Het Departement Bestuurszaken zal toezien op de verdere concrete uitwerking van de DBRC inzake Gebouwen en Logistiek, Informatiebeheer en Communicatie, Financiën & Budget inclusief de MOD. o Zesde staatshervorming In 2014 zal het Departement Bestuurszaken bij de implementatie van de zesde staatshervorming instaan voor een professionele overheveling, integratie en consolidatie van bevoegdheden in het domein van personeel, organisatie, ICT, informatiebeheer, vastgoed en facilitair management. o Project rond managementondersteunende functies Er komt een nieuw N-project waarin de integratie van de functies sociaal secretariaat en boekhoudkantoor wordt voorbereid. Het Departement zal ondersteuning bieden voor dit project. o Operationalisering uitgebreide Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB) De conceptnota ‘Rationalisatie van de managementondersteunende functies’ die in juli door de Vlaamse Regering werd goedgekeurd, stelt dat alle entiteiten die onder het toepassingsgebied van de conceptnota ressorteren, met uitzondering van de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB), uiterlijk eind 2014 moeten aansluiten bij de GDPB. Daartoe zal het Departement dit jaar werk maken van de volgende aspecten: Erkenning van de interne Dienst voor Preventie en Bescherming als Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming voor de Vlaamse overheid, door de FOD WASO. Integratie van de verschillende entiteiten binnen de dienstverlening Op punt stellen van de interen organisatie van de afdeling preventie en bescherming binnen het Departement o Programma Bedrijfsinformatie Vlaamse overheid (BIVO) Het programma Bedrijfsinformatie Vlaamse overheid is na enkele jaren op kruissnelheid gekomen. Het aanbod van bedrijfsinformatie dat via de portaalsite beschikbaar wordt gesteld zal ook in 2014 verder uitgebreid worden (met zowel een thematische invalshoek als per entiteit). We willen dit jaar ook gebruiken om tot een lange termijn visie voor het programma te komen. Een van de strategische vragen die voorliggen is of we de komende jaren verder ontwikkelen in breedte (en meer horizontale thema’s aansnijden) of diepte (over de bestaande thema’s uitgebreider cijfermateriaal verzamelen en diepgaandere beleidsanalyse en prognoses uitwerken). Naast het ontsluiten van bedrijfsinformatie, wil het Departement ook inzetten op het intensiveren en stimuleren van de ‘prestatie-dialoog’. We moeten van een meetcultuur (meten om te meten) evolueren naar een prestatiecultuur (meten om te weten). Tussentijdse prestatiegegevens geven trends weer in Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 8 bepaalde indicatoren, maar het zijn beleidsevaluaties die inzicht bieden in de factoren die de performantie van de overheid beïnvloeden. Dit blijft bij uitstek een taak voor het Departement, aangezien beleidsevaluatie best onafhankelijk van de uitvoering kan gebeuren. Het is in die zin belangrijk om voor de verschillende thema’s het gevoerde beleid systematisch te evalueren en de discussie over de resultaten van evaluatieonderzoek te incorporeren in het proces van strategische planning en resultaatgericht management, zeker met het oog op de planningsprocessen in functie van een nieuwe beleids- en beheerscyclus. Het Departement kan deze evaluaties zelf doen, uitbesteden, of samenwerken met het Steunpunt Bestuurlijke Organisatie Vlaanderen (SBOV). o Stadsprogramma’s Het Departement zal het team Stedenbeleid verder ondersteunen bij het verder uitwerken, begeleiden en implementeren van het governanceinstrument stadsprogramma’s in het kader van het horizontaal stedenbeleid. o Visieontwikkeling over de verschillende BZ-thema's Het Departement coördineert de inhoudelijke voorbereiding voor de nieuwe regeerperiode voor het beleidsdomein Bestuurszaken. Begin 2013 werd op beleidsdomeinniveau een traject opgestart om de visie en strategische doelstellingen voor de komende vijf jaar uit te kristalliseren. Dit traject resulteert in enerzijds een actieve bijdrage van het beleidsdomein aan de ‘Bijdrage van de administratie aan het regeerakkoord’, die wordt opgemaakt onder coördinatie van het Departement DAR. Anderzijds werd ook sterk ingezet op een specifieke bijdrage van het beleidsdomein aan de nieuwe beleidsnota, in de vorm van een ‘Inspiratienota Bestuurszaken 2014-2019’ voor de nieuwe minister van Bestuurszaken. Er werden entiteitsoverschrijdende themagroepen gevormd, die in de periode maart 2013-mei 2014 door middel van verschillende werkvormen en bijeenkomsten toewerken naar gedragen strategische en operationele doelstellingen en concrete beleidsvoorstellen voor elk thema. Om deze prioriteiten te realiseren, en ook toekomstige strategische beleidskeuzes te onderbouwen, houden we de aanpak aan waarbij DBZ als proeftuin fungeert voor de Vlaamse overheid. Als Departement Bestuurszaken willen we voorop lopen. Dit betekent dat we trends en nieuwe ontwikkelingen binnen onze beleidsthema’s goed opvolgen en waar relevant ook in de praktijk uittesten. De beleidsthema’s waarrond we actief zijn, hebben betrekking op de interne werking van de Vlaamse overheid en haar entiteiten, dus ook van onszelf. We zien het als een belangrijke meerwaarde om voor projecten die we voor de Vlaamse overheid uitwerken, vooraf een piloottraject binnen DBZ te doorlopen (bv. proceshuis, analytische boekhouding, doelstellingenmanagement, strategisch personeelsplanning). De leerervaringen die dit oplevert kunnen we doorvertalen in de beleidsmaatregelen die we vooropstellen. Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 9 4 Invulling van de strategische beleids- en organisatiedoelstellingen De basisstructuur van de strategische en operationele doelstellingen uit de managementovereenkomst wordt aangehouden om de doorvertaling naar concrete jaaracties te maken. Zowel de planning voor 2014 als de terugblik op 2013 zijn op diezelfde leest geschoeid. De omvorming van de DAB e-IB naar de DAB Informatie Vlaanderen impliceerde een overdracht van bepaalde taken van het Departement Bestuurszaken naar de DAB, en de bijhorende personeels- en budgetverschuivingen. Vanaf 2013 worden daarom een aantal strategische en operationele beleidsdoelstellingen zoals vooropgesteld in de managementovereenkomst 2011-2015 niet langer door het Departement gerealiseerd (alles onder SBD 04 Met ICT en e-government naar geïntegreerde oplossingen en enkele operationele doelstellingen mbt informatiebeleid onder SBD05 Naar een klantgericht en beleidsondersteunend instrumentarium voor administratieve vereenvoudiging, kwaliteitsvolle regelgeving en proces- en informatiebeheer. Midden 2013 is het vastgoedbeleid overgedragen aan het Agentschap voor Facilitair Management. Een aantal aspecten onder de strategische doelstelling SBD 07 Naar een proactief vastgoed- en patrimoniumbeheer zijn daarom niet langer opgenomen in het Ondernemingsplan van het Departement. De strategische en operationele beleidsdoelstellingen zoals opgenomen in de managementovereenkomst en het ondernemingsplan zijn afgeleid uit de beleidsdocumenten (beleidsnota’s Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur en Stedenbeleid en de overeenkomstige beleidsbrieven voor 2014). Het luik organisatiedoelstellingen omvat twee onderdelen. Enerzijds zijn er de organisatiedoelstellingen gekoppeld aan de kernprocessen van het Departement. Voor elke operationele doelstelling gelinkt aan de kernprocessen zijn in de managementovereenkomst indicator(en) en bijhorende normen bepaald. Anderzijds worden de sturende processen vertaald in zes strategische organisatiedoelstellingen, die betrekking hebben op de eigen organisatorische werking en de interne beheersmatige optimalisaties binnen het Departement. De cascade van strategische en operationele organisatiedoelstellingen is gebaseerd op de structuur van het CAF-model. De concrete invulling van het ondernemingsplan 2014 en de jaarrapportering over de acties uit het ondernemingsplan 2013 wordt weergegeven in verschillende bijlagen: Bijlage 1a: Jaarrapportering over de uitvoering van het ondernemingsplan 2013 Algemeen Bijlage 1 geeft op meer geaggregeerd, algemeen niveau weer in welke mate het Departement in 2013 uitvoering heeft gegeven aan de strategische en operationele doelstellingen uit de managementovereenkomst. Per operationele beleids- en organisatiedoelstelling wordt aan de hand van een kleurcode (groen – geel – rood) en een bijgaande verduidelijking de status op 31/12/2013 aangegeven. Bijlage 1b: Jaarrapportering over de uitvoering van het ondernemingsplan 2013 Detail Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 10 In het ondernemingsplan 2013 werden voor de strategische en operationele beleids- en organisatiedoelstellingen acties of indicatoren aangegeven, die doorheen het jaar periodiek werden opgevolgd via het intern managementinformatiesysteem MODO. Voor elk project werd een verantwoordelijke aangeduid (projectbeheerder), die maandelijks de voortgangsstatus heeft gerapporteerd in het opvolgingssysteem, aan de hand van een kleurcode (groen – geel – rood) en een bijgaande commentaar. In december werd aan de projectbeheerders gevraagd om een globale, algemene statusrapportering over het jaar 2013 aan te vullen. Deze rapportering, op niveau van de onderliggende projecten/indicatoren wordt weergegeven in het gedetailleerd rapport. Bijlage 2: Ondernemingsplan 2014 – doorvertaling van de strategische en operationele doelstellingen in acties Bijlage 2 geeft weer op welke manier het Departement in 2014 uitvoering geeft aan de strategische en operationele doelstellingen uit de managementovereenkomst. De verdere uitwerking van de beleidsdoelstellingen wordt weergegeven op het eerste werkblad. De strategische en operationele beleidsdoelstellingen in de eerste kolom zijn overgenomen uit de managementovereenkomst. Per operationele beleidsdoelstelling worden in een volgende kolom de concrete acties opgelijst waarmee het Departement in 2014 wil bijdragen aan het realiseren van de doelstelling. Deze acties zijn maximaal gealigneerd op de beleidsintenties van de minister, zoals weergegeven in de beleidsbrieven voor 2014. Om de opvolging en de rapportering zo geïntegreerd mogelijk te laten verlopen, worden de acties/projecten uit het nieuwe ondernemingsplan ook als boekingsposten opgenomen in het managementinformatiesysteem van het Departement (PITA/MODO). In dit systeem wordt de projectinformatie (inclusief business case, vooropgestelde resultaten/mijlpalen, projectplanning,...) gedocumenteerd. Elke actie is toegewezen aan een verantwoordelijke die op frequente basis de status van de actie zal rapporteren in het opvolgingssysteem, aan de hand van een statuskleur en bijgaande verduidelijking. De laatste kolommen in het overzicht geven de koppeling met respectievelijk de beleidsnota Bestuurszaken en het Meerjarenprogramma Slagkrachtige Overheid aan. Op het tweede en derde werkblad worden de organisatiedoelstellingen geconcretiseerd. Het eerste luik omvat de kern- en ondersteunende processen van het Departement. Op dit punt wijkt het voorliggende ondernemingsplan voor 2014 af van de structuur zoals uitgewerkt in de managementovereenkomst en in de vorige ondernemingsplannen. In de loop van 2013 werden de kernprocessen van DBZ herbekeken. Bedoeling was om tot een voor de betrokkenen (medewerkers, klanten, partners,…) meer herkenbare structuur en benaming van de hoofd-, keten- en basisprocessen te komen, die gemakkelijker te linken zijn aan de concrete producten en diensten die het Departement levert. De nieuwe processtructuur is opgenomen in het ondernemingsplan (zie ook verder in dit document, luik 6.1.5). Waar mogelijk worden al nieuwe procesindicatoren meegegeven, maar in de loop van 2014 zal hier een verdere oefening rond gebeuren. Voor de indicator die al bepaald werden, wordt een streefwaarde vooropgesteld. Waar mogelijk wordt de waarde voor de indicator in 2013 weergegeven, om zo beter te kunnen inschatten in welke mate deze streefwaarde in 2014 haalbaar zal zijn. Bedoeling is om maximaal te werken met indicatoren die automatisch uit systemen gehaald kunnen worden (bv. adviesverleningstools), eerder dan de opvolging te baseren op cijfergegevens die aan het einde van het jaar handmatig moeten geturfd worden, Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 11 en die zo de interne administratieve last verhogen en weinig strategische meerwaarde bieden omdat er geen tussentijdse monitoring gebeurt. De sturende en ondersteunende processen werden voorlopig nog niet herzien. Op het derde werkblad volgen zes strategische organisatiedoelstellingen die betrekking hebben op de eigen organisatorische werking en de interne beheersmatige optimalisaties binnen het Departement. Het is via deze doelstellingen en acties dat het Departement het maturiteitsniveau van de organisatie probeert te verhogen (zie ook bij het hoofdstuk rond generieke principes). In het ondernemingsplan worden enkel de concrete acties vermeld die in 2014 prioritair worden uitgevoerd. 5 Invulling van de generieke principes 5.1 Maturiteit In de managementovereenkomst wordt als doelstelling aangegeven dat het departement eind 2011 voor alle thema’s van de leidraad interne controle het maturiteitsniveau 3 zal halen. Er wordt naar gestreefd om tijdens deze regeerperiode voor bepaalde thema’s naar maturiteit 4 door te groeien. Voor de thema’s die IAVA eind 2010 het maturiteitsniveau 2 toekende, ondernam het Departement de afgelopen jaren verschillende acties om tot niveau 3 te komen en dit te behouden. In 2013 levert het Departement opnieuw de nodige inspanningen. Stand van zaken Eind 2013 rapporteerde IAVA in een beleidsgericht rapport aan de bevoegde ministers over de maturiteit van de interne controle/organisatiebeheersing, de realisatie van de aanbevelingen en het risicomanagement van het Departement Bestuurszaken. In het rapport is IAVA positief over de realisatiegraad van de aanbevelingen. IAVA vindt het aanvaardbaar dat één aanbeveling nog niet gerealiseerd is, namelijk de realisatie van een analytisch rapport op de boekhouding, en wijst daarvoor op de complexiteit van de aanbeveling. In de managementreactie wees het Departement Bestuurszaken aanvullend op het feit dat DBZ als pilootentiteit meewerk in het ViA-sleutelproject ‘Optimalisatie en vernieuwing van het financieel instrumentarium’ en daardoor afhankelijk is van de vorderingen in dit project. Dit bepaalt mee waarom de aanbeveling nog niet gerealiseerd is. Ondertussen bezorgde DBZ de definitieve analytische structuur in oktober 2013 aan IVA Centrale Accounting. IVA Centrale Accounting gaf haar goedkeuring en in november werden de projectcodes in OraFin opgeladen. In december start DBZ met het toekennen van projectcodes aan alle nieuwe bestelaanvragen, inkooporders en declaraties. DBZ is op koers om deze aanbeveling tegen de streefdatum van 31 maart 2014 te realiseren. Een kanttekening hierbij is de mogelijke impact van de inbedding van IVA Centrale Accounting in het departement Financiën en Begroting op de verdere uitrol van de analytische boekhouding op VO-niveau en op de realisatie van deze aanbeveling. Hieronder volgt een overzicht van de aanbevelingen met hun status. Thema Omschrijving aanbeveling Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken Status en 12 Financieel management Financieel management Informatie en communicatie ICT ICT Om de efficiëntiewinsten meetbaar en aantoonbaar te maken, ontwikkelt het DBZ een systeem dat haar in staat stelt om de (productie)middelen/apparaatskosten in hun totaliteit toe te wijzen aan de organisatiedoelstellingen en/of de (kern)processen. DBZ ontwikkelt hiertoe een analytisch rapport op de boekhouding. DBZ implementeert de hertekende financiële processen en actualiseert de bijhorende handleidingen/procedures om een goede toepassing van het procesdesign en de financiële strategie te waarborgen. DBZ optimaliseert de communicatieaanpak door de nieuwe communicatiestrategie te vertalen in SMART-geformuleerde communicatiedoelstellingen en deze ook in de praktijk te brengen. Teneinde een proactieve planning en opvolging van de financiële en personele ICT-middelen mogelijk te maken, stelt DBZ een LT ICT-plan op. DBZ werkt het ICT beleidskader verder uit, zodat dit kan dienen als ijkpunt voor het aftoetsen van de effectiviteit van de ingezette tools. streefdatum Lopende, streefdatum 31 maart 2014 Gerealiseerd Gerealiseerd Gerealiseerd Gerealiseerd IAVA is daarnaast ook positief over de evolutie van het maturiteitsniveau van het Departement. Voor alle thema’s heeft DBZ maturiteitsniveau 3, behalve voor het thema financieel management omwille van de openstaande aanbeveling. Voor drie van de vier doelstellingen heeft DBZ ook maturiteitsniveau 3, zijnde effectiviteit, kwaliteit en integriteit. Voor de vierde doelstelling, efficiëntie, krijgt DBZ van IAVA nog steeds maturiteitsniveau 2, eveneens omwille van de laatste openstaande aanbeveling. In de managementreactie in het beleidsgericht rapport maakt DBZ hierbij de kanttekening dat de alle 5 de aanbevelingen volgens het auditrapport bijdragen tot de doelstelling ‘efficiëntie’. Gezien 4 van de 5 aanbevelingen gerealiseerd zijn en de realisatie van de laatste aanbeveling in een gevorderd stadium zit, zou dat toch in het maturiteitsniveau van ‘efficiëntie’ af te lezen moeten zijn. Intenties 2014 In 2014 plant DBZ een nieuwe CAF-zelfevaluatie ter voorbereiding op de nieuwe regeerperiode. Daarbij wordt de volledige organisatie geëvalueerd, samen met de realisatiegraad van de verbeteracties van de CAF-zelfevaluatie in 2012. Ondertussen engageert DBZ zich verder als pilootentiteit binnen verschillende projecten, waaronder strategische personeelsplanning, optimalisatie en vernieuwing financieel instrumentarium, doelstellingenmanagement en processen. Daarnaast werkt DBZ verder aan risicomanagement, gebruik makend van de gedeelde kennis en ervaring binnen de leernetwerken risicomanagement. Op deze manier geeft het Departement invulling aan haar visie, waarin staat dat DBZ ‘een proeftuin voor innovatie en het toepassen van onze oplossingen’ wil zijn. Hieruit zou moeten volgen dat DBZ in 2014 de laatste openstaande aanbeveling gerealiseerd heeft en voor enkele thema’s maturiteitsniveau 4 verwerft. Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 13 De verbeteracties werden opgenomen in het luik organisatiedoelstellingen (zie Bijlage 1, derde werkblad) van dit ondernemingsplan. Behalve de validatie van het algemene maturiteitsniveau van de entiteiten, heeft IAVA de afgelopen jaren een aantal thema-audits uitgevoerd, waar ook een reeks van aanbevelingen is uit voortgekomen. Naar aanleiding van de thema-audit rond managementondersteunende functies, kunnen specifiek voor DBZ de volgende zaken vermeld worden: Aanbevelingen MOF audit, toegepast voor DBZ Aandeel managementondersteunende functies ten opzichte van totaal aantal bruto VTE binnen DBZ (zie ook bij efficiëntieverhoging) MOD BZ als een dienstencentrum (zie ook bij efficiëntieverhoging) Samenwerking met MOD’s DAR/IV en FB Stand van zaken en ambitie 2013 Bij de meting in 2013 over 2012 was dit voor DBZ 4,6 %. Voor het beleidsdomein 10,1 %. DBZ kan dus als innovator en stimulator optreden om onder andere via de MOD, die ondanks een aansturingscomité hiërarchisch toch onder de SG ressorteert, het aandeel MOF van het beleidsdomein naar 10 % te krijgen. In 2013 werden de criteria van het dienstencentrumconcept verder geïmplementeerd. De MOD BZ voldoet nu aan volgende criteria: gemeenschappelijke aansturing door klanten, vraaggestuurd dienstenaanbod, afzonderlijke organisatorische entiteit (weliswaar qua structuur ingebed in DBZ), dienstverleningsafspraken per MODthema en voor de meeste thema’s ook per klant, permanente professionalisering MOD-processen, mogelijkheid tot benchmark met andere MOD’s en MOD neemt geen beleidsbeslissingen. De Vlaamse Regering keurde reeds op 19 juli 2013 de conceptnota over de rationalisatie van de managementondersteunende functies goed. De conceptnota geeft aan welke initiatieven in deze regeerperiode genomen zullen worden om de werking van de managementondersteunende diensten (MOD’s) bij de Vlaamse overheid verder te optimaliseren. De conceptnota geeft onder meer aan dat het aantal MOD’s bij de Vlaamse overheid beperkt wordt tot maximaal 10 MOD’s, inclusief een gemeenschappelijke MOD voor de beleidsdomeinen DAR, BZ, FB en iV. De ondergrens voor het behoud van een eigen MOD wordt vastgelegd op een richtcijfer van 2.000 te bedienen personeelsleden. Het CAG kreeg daarbij de opdracht om tegen eind oktober 2013 een voorstel te bezorgen van de fusies die daartoe zouden worden doorgevoerd. Op 10 januari 2014 bevestigde de Vlaamse Regering de beslissing van 19 juli 2013 tot de oprichting van één gemeenschappelijke MOD voor de beleidsdomeinen DAR, BZ, FB en iV. Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 14 Daartoe wordt een transitieproject opgestart waarbij in eerste instantie tegen het paasreces begin april 2014 de “as is”-toestand in kaart wordt gebracht en ook het strategisch kader wordt bepaald waarbinnen de nieuwe MOD zal werken. In functie van deze strategie zal naderhand vastgesteld worden welke personeelsleden waar hun taak zullen opnemen. 5.2 Efficiëntieverhoging Conform de managementovereenkomst, engageert het Departement zich tegenover de bevoegde ministers om het reëel aantal medewerkers, uitgedrukt in VTE, maximaal gelijk te houden en bij voorkeur te verlagen ten opzichte van het reëel aantal VTE in de entiteit op het moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord 2009-2014, namelijk 228,6 VTE. De invulling van het personeelsplan komt meer uitvoerig aan bod in het volgende hoofdstuk. Naast de inspanningen met betrekking tot personeelsomvang, wil het Departement proactief en constructief (mee)denken en (mee)werken aan eventuele hervormingen en herstructureringen binnen de entiteit zelf, binnen het beleidsdomein en over de beleidsdomeinen heen, met het oog op een optimale en toekomstgericht dienstverlening en de verwezenlijking van de beleidsdoelstellingen. In de managementovereenkomst worden per niveau een aantal projecten opgelijst. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de huidige stand van zaken voor de entiteitspecifieke en beleidsdomeinspecifieke projecten bij het opmaken van het ondernemingsplan 2014. Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 15 Entiteitspecifieke projecten Indicator Norm Status op 31/12/2013 Onder controle houden van de personeelsomvang en – kost binnen het departement Het reëel aantal medewerkers, uitgedrukt in VTE 230,49 De lijnmanagers stimuleren elke medewerker om zijn taken en werkmethode en die van haar of zijn dienst, in vraag te stellen en verbetervoorstellen te doen. Per subentiteit een fiche opstellen met een screening van de processen met het oog op afbouwen, efficiënter organiseren of verhogen van de kwaliteit van bepaalde processen Maximaal gelijk te houden en bij voorkeur te verlagen ten opzichte van het reëel aantal VTE in de entiteit op het moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord 20092014 (228,6 VTE) Stijgend aantal processen dat geoptimaliseerd wordt De focus van de besparing is intussen echter verschoven naar aantal koppen. Project Risicoanalyse en –management DBZ is lopend : in 2012 werd een projectplan opgesteld, in 2013 is de verdere uitvoering gestart. Dit project beoogt het realiseren van twee doelstellingen: o Voor elk proces wordt op hoog niveau ingeschat wat de risico’s zijn, welke beheers- en controlemaatregelen er momenteel bestaan en wat op dit moment het restrisico is. Voor alle processen met een onaanvaardbaar hoog restrisico beschikt DBZ over gedetailleerde proceskaarten (process maps) en risicoregisters Verwacht resultaat/mijlpaal tegen 31/12/2014 Personeelsbeschikbaarheid DBZ op norm van 228,6 VTE Verdere implementatie Procesgebaseerde personeelsplanning voor het departement Personeelsinzet linken aan de processen en analyseren hoe in de toekomst een eventuele verschuiving/herschikkin g kan leiden tot meer efficiëntie Eerste versie klaar tegen 01/07/2011en aangepaste versie klaar tegen 31/12/2011 (assurance maps) waarin beheersmaatregelen en controlemaatregelen opgenomen zijn. Afdelingshoofden hebben in september 2013 de VTE-inschatting voor kern- sturende en ondersteunende processen geactualiseerd In 2014 zal een nieuwe inschatting gebeuren, op basis van het functiehuis dat voor DBZ wordt opgesteld Voor de beleidsdomeinspecifieke projecten die hieronder worden opgelijst, geldt in de meeste gevallen dat samenwerking tussen het Departement en andere entiteiten binnen (en soms zelfs buiten) het beleidsdomein een belangrijke randvoorwaarde is voor het behalen van de norm. Beleidsdomeinspecifieke projecten Indicator Norm Status op 31/12/2013 Gebruik van MODO als geïntegreerd managementen prestatiemeetsysteem op het niveau van het beleidsdomein Aandeel beleids- en beheersdoelstellingen dat is geïntegreerd in MODO en mate waarin deze doelstellingen zijn doorvertaald tot op het niveau van de individuele medewerkers De beleidsnota’s en de beleidsbrieven van de minister worden integraal opgevolgd via MODO tegen eind 2011. Volledige doorvertaling van de doelstellingencascade (beleid + beheer) voor DBZ tegen eind 2013 Continuering van de opvolging van de beleidscyclus voor BZ en opvolging van de beheerscyclus van DBZ en AGO via PITA/MODO. AFM en ABB zijn intussen ook ingestapt voor de opvolging van hun beheerscyclus. Mogelijk kunnen voor 2014 ook de beleidsbrieven Binnenland, Inburgering en Stedenbeleid via Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 17 Verwacht resultaat/mijlpaal tegen 31/12/2014 In de loop van DBZ is er een VO-project rond doelstellingenmanagement gestart, waarvan DBZ mede trekker is. Ook in scope is de aankoop en ontwikkeling van een nieuwe monitoringstoepassing voor de opvolging van doelstellingen en indicatoren voor VOentiteiten. Bedoeling is om vanaf de start van de nieuwe regeerperiode de beleids- en beheerscyclus in deze nieuwe toepassing Een gemeenschappelijk Document Management Systeem voor ambtelijke informatie Optimalisatie van de financiële processen en organisatiestructuur in functie van Orafin Door een excellente uitvoering het aantal managementondersteunende functies binnen beleidsdomein BZ beperken tot maximaal 10%. De efficiëntie van de MOD benchmarken ten aanzien van andere MOD’s PITAMODO opgevolgd worden (af te toetsen met ABB) op te volgen. Aantal subentiteiten binnen het beleidsdomein BZ die gebruik maken van het gemeenschappelijk Document Management Systeem voor ambtelijke informatie De financiële processen worden uitgetekend en in overleg met de betrokkenen geoptimaliseerd Stijgend Afhankelijk van de gehanteerde standaarden binnen de VO moeilijk haalbaar Geen verdere acties Afgerond tegen eind 2011 E-invoicing verder voorbereiden % managementondersteunende functies binnen BZ 10% tegen 2014 Verdere digitalisering van de Orafin processen voor AFM + de mogelijkheid tot het digitaal inlezen van facturen (ism Centrale Accounting) MOF-meting lopende (febr 2014) Positie van de MOD BZ-F&B op de gemeenschappelijke scorecard Positie van de MOD BZ-F&B bij de bovenste helft De indicatoren van de MOD BZ werden in 2013 geüpdatet. Ze werden enerzijds aangepast aan de indicatoren die de MOD's onderling afspraken om op te volgen zodat VO breed gebenchmarkt kan worden en anderzijds in aantal verminderd zodat Efficiëntiemeting MOD’s wordt meegenomen in traject van fusies en rationalisatie Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 18 Fusie MOD BZ F&B en MOD DAR iV ze zich beperken tot die zaken die extra aandacht vragen. Intern, binnen de verschillende teams van de MOD worden nog heel wat meer indicatoren opgevolgd en besproken. De resultaten van de indicatoren zijn constant positief behalve het aandeel vervallen facturen blijft een zorg Deze financiële indicator is de enige die momenteel VO breed wordt opgevolgd. De andere gemeenschappelijke indicatoren zijn: aantal dagen tussen bestelling en levering van kantoorartikelen, doorlooptijd van contractuele selecties en aantal terugvorderingen als gevolg van fouten in de personeelsadministratie. Deze zijn dus wel afgesproken, maar nog niet bevraagd en gerapporteerd. Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 19 Voor de beleidsdomeinoverschrijdende projecten (Rationalisatie en verbetering van het beleidsdomeinoverschrijdend overleg, Bedrijfsinformatie VO, E-procurement, E-government en Reguleringsmanagement, verwijzen we naar de concrete projecten zoals opgelijst in Bijlage 2 binnen het luik strategische en operationele beleidsdoelstellingen (werkblad 1). Over deze projecten wordt tussentijds gerapporteerd via het managementinformatiesysteem MODO en een globale rapportering over 2013 wordt voorzien in het jaarrapport in Bijlage 1a en 1b. 5.3 Gelijke kansen en diversiteit Met het oog op het verder verankeren van het gelijke kansen en diversiteitsbeleid in het algemene organisatiebeleid van het Departement, is het gelijke kansen en diversiteitsplan maximaal in het ondernemingsplan geïntegreerd. Dit zorgt ook voor een vermindering van de interne planlast. In de managementovereenkomst werden tegen eind 2015 entiteitspecifieke streefcijfers voor tewerkstelling van medewerkers uit kansengroepen vooropgesteld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de evolutie over de laatste twee jaren en een tussentijds streefcijfer voor 2013: Kansengroep Medewerkers met een migratieachtergrond Medewerkers met een arbeidshandicap Evenredige vertegenwoordiging in N-1 functies Aandeel op 31/12/2012 Aandeel op 31/12/2013 0,76% 1,11% 2,34% Entiteitsspecifiek streefcijfer DBZ tegen 31/12/2015 2,50% 1,91% 1,85% 2,34% 3,00% 50,00% 67% 60,5% vrouwen Minimum 33% mannen en vrouwen Aandeel op 31/12/2011 Het aantal personen met een migratieachtergrond en het aantal met een arbeidshandicap is in de loop van 2013 gestegen van 5 naar 6. De streefcijfers kunnen gerealiseerd worden indien er nog 1 medewerker met een migratieachtergrond en 2 personen met een arbeidshandicap worden aangeworven. In 2013 werd het wervings- en recruteringsproces onder de loep genomen. De proceswandeling rond diversiteit in werving en selectie zette het thema diversiteit sterk op de agenda binnen het Departement Bestuurszaken en was aanleiding voor verbeteracties m.b.t. het instroomproces. Vacatures worden gerichter verspreid naar kansengroepen en het assortiment (pre)selectie-instrumenten werd uitgebreid. Daarnaast geeft de nieuwe website www.werkenvoorvlaanderen.be de Vlaamse overheid een herkenbaar profiel als werkgever die alle soorten talent wil aantrekken. Het Departement verlaagt de drempel naar de arbeidsmarkt door zoveel mogelijk stages en studentenjobs aan te bieden aan kandidaten met een migratieachtergrond en een arbeidshandicap. Naast de schoolstages neemt het Departement Bestuurszaken deel aan specifieke initiatieven zoals DUO-dag, een eendaagse stage voor personen met een arbeidshandicap. In 2014 wordt ingezet op een goed beheer van de profielen van deze tijdelijke medewerkers uit de kansengroepen, om hen actief op de hoogte te brengen van vacatures binnen het beleidsdomein Bestuurszaken. Het aanwerven van kandidaten met een arbeidshandicap of een chronische ziekte vereist een aangepaste en zeer specifieke begeleiding op de werkvloer. Hiervoor zal het departement verder een beroep doen op gespecialiseerde organisaties. In 2014 wordt de samenwerking met Passwerk dan ook voortgezet. Dit initiatief heeft ondertussen ook buiten het Departement Bestuurszaken navolging gekregen. In de ICT-strategie is aandacht voor technologische ondersteuning om het aanwerven en functioneren van werknemers met een arbeidshandicap te ondersteunen. Deze inzet van personen met een arbeidsbeperking zal niet automatisch resulteren in een hoger percentage rechtstreekse tewerkstelling in onze eigen organisatie, maar stimuleert wel op indirecte manier de tewerkstelling van mensen met een arbeidsbeperking bij de Vlaamse overheid. Het Departement doet waar mogelijk een beroep op samenwerking organisaties. met dit soort In uitvoering van het actieplan duurzame overheidsopdrachten heeft het Departement Bestuurszaken in 2013 diepgaand onderzoek verricht om na te gaan of het mogelijk is om opdrachtnemers via overheidsopdrachten op te leggen om een ‘diversiteitsplan’ in te dienen. Uit het onderzoek bleek echter dat enkele belangrijke hinderpalen het gebruik van diversiteitsplannen bij overheidsopdrachten in de weg staan. In 2014 wordt verder onderzoek gedaan naar de mogelijkheid om een diversiteitsclausule op te nemen het promoten van diversiteit bij overheidsopdrachten op een andere wijze vorm te geven in een pilootopdracht. Waar mogelijk biedt het departement vacatures aan als voorbehouden betrekking. Daarnaast worden blijvend inspanningen gedaan om een cultuur te creëren waarin elk talent zich thuisvoelt, o.a. door diversiteit op de werkvloer te bespreken met alle medewerkers. Voor het uitvoeringsplan van het diversiteitsbeleid binnen het Departement verwijzen we naar Bijlage 2. Op werkblad 3, onder het luik organisatiedoelstellingen zijn onder de strategische organisatiedoelstelling ‘SOD 3 De juiste medewerkers aantrekken, optimaal inzetten en behouden’ onder de passende operationele organisatiedoelstellingen de concrete diversiteitsacties opgenomen, waarmee het Departement de gelijke kansen en diversiteit binnen de organisatie in 2014 wil bevorderen (aangeduid in paarse kleur). Het Departement wil door deze positionering benadrukken dat het diversiteitsbeleid integraal deel uitmaakt van het HR-beleid binnen de organisatie. De rapportering over de streefcijfers diversiteit en de uitvoering van de geplande initiatieven wordt voorzien in de jaarlijkse rapportering over de uitvoering van de managementovereenkomst. Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 21 5.4 Welzijn In 2013 werden de resultaten van de risico-analyse psychosociaal welzijn geanalyseerd en werden gepaste acties ondernomen. De conclusies en acties worden weergegeven in het Globaal Preventieplan Welzijn van het Departement Bestuurszaken. In 2014 zal er de nodige aandacht zijn voor ergonomie op de werkvloer en wordt een aanwezigheidsbeleid uitgewerkt. Het alcohol- en drugsbeleid van de Vlaamse overheid zal worden doorvertaald in een kader voor het Departement Bestuurszaken. 6 Middelen 6.1 Personeel 6.1.1 Actueel personeelsplan van het Departement Het personeelsplan van het Departement zal worden aangepast in het kader van een oefening rond het functiehuis en het uittekenen van nieuwe loopbaanpaden, in de loop van 2014. In de loop van 2013 werd het personeelsplan aangepast aan de volgende wijzigingen: 8 personeelsleden gingen van DBZ naar e-IB en 1 naar AFM 4 personeelsleden kwamen van AFM over naar DBZ. de inbedding van de diensten van de gouverneur: gebeurt a rato van de instroming en is gecompenseerd door de neutralisatie van de arrondissementscommissarissen. Compensatie van 6 koppen voor externe audit lokale besturen die bij het Departement gelegd wordt 6.1.2 Kenmerken van het personeelsbestand van het Departement (toestand op 31 december 2013) Het Departement telt 256 personeelsleden. Er zijn 155 vrouwen en 101 mannen tewerkgesteld binnen het Departement. De meeste personeelsleden (141) bevinden zich in niveau A, 27 personeelsleden zijn tewerkgesteld in niveau B, 63 in niveau C en 25 in niveau D. 191 personeelsleden zijn statutair. Het personeelsbestand van het Departement kent een goede spreiding over de leeftijdscategorieën: 33,6% is jonger dan 35 jaar; 22,7% is tussen de 35 en 44 jaar; 30,5% is tussen de 45 en 54 jaar en 13,3% is 55 of ouder. In 2013 zijn 6 medewerkers van DBZ op pensioen gegaan, voor 2014 zijn er 2 verwachte pensioneringen. Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 22 6.1.3 Besparingsobjectieven Vlaamse regering Eén van de besparingsobjectieven van de Vlaamse Regering bestaat erin om tegen 30/06/2014 6,5% minder personeelsleden tewerk te stellen ten opzichte van 30/06/2009 (geteld in personeelsaantal of koppen). De afrekening in welke mate de Vlaamse overheid de opgelegde personeelsbesparingen heeft gehaald, gebeurt dus op 30/06/2014. Onderstaande tabel vermeldt de aantallen die voor het Departement van toepassing zijn: Personeelsaantal op 30/06/2009 Aantal geneutraliseerd Nulmeting na neutralisatie Te verminderen aantal Status op 31/12/2013 Te bereiken personeels aantal op 30/06/2014 256 256 (6,5% van nulmeting) 267 7 274 -18 De neutralisatie van 7 personeelsleden is als volgt opgebouwd (stand van zaken: 31/12/2013): 6.1.4 Cel KBO (cfr. 'Team Kabinetsondersteuning') (VR 2009 2509 DOC.1217): + 8 pers. op 30/06/2009 Oprichting GDPB (VR 2007 2906 DOC.0673). Formalisatie in MO van DBZ met aanwervingen tegen 30/06/2014: + 10 pers op 30/06/2009 (0 voordien aangeworven) Personeelsoverdracht van AFM naar DBZ op 01/01/2013: + 4 pers op 30/06/2009 (VR 2013 2604 DOC.0394 & BA 2013 - VR 2013 2806 DEC.0070) Personeelsoverdracht van DBZ naar e-iB op 01/03/2013: - 8 pers op 30/06/2009 (BA 2013 - VR 2013 2806 DEC.0070) Oprichting Audit Vlaanderen (VR 2013 1406 DOC.0593): - 6 pers op 30/06/09 (interne compensatie voor IAVA) Personeelsoverdracht naar AFM op 1/07/2013: - 1 pers op 30/06/09 (BO 2014 - BD BZ - p. 12) Personeelsbeschikbaarheid In de managementovereenkomst engageert het Departement zich tegenover de bevoegde minister om het reëel aantal medewerkers, uitgedrukt in VTE, maximaal gelijk te houden en bij voorkeur te verlagen ten opzichte van het reëel aantal VTE in de entiteit op het moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord 2009-2014, namelijk 228,6 VTE. Alle overgedragen VTE gelinkt aan de overdracht van activiteiten van of naar andere entiteiten worden niet meegerekend op voorwaarde dat de VTE niet blijven bestaan bij de overdrager. De Cel Kabinetsondersteuning (6 VTE op 31/12/2013) wordt niet opgenomen in de cijfers van het departement. De evolutie van de personeelsbeschikbaarheid (bruto VTE) voor het Departement wordt weergegeven in onderstaande tabel: Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 23 Bruto VTE Norm (juni 2009) 228,6 Situatie bij opmaak OP 2014 (31/12/2013) 230,49 Toekomstige maximum situatie (31/12/2015) 228,6 6.1.5 Toewijzing van VTE aan de processen van het Departement Procesoptimalisatie is een krachtige motor om tot een performantere organisatie te komen. Door de personeelsinzet te linken aan de processen en deze oefening regelmatig te actualiseren, wil het Departement analyseren hoe in de toekomst eventuele verschuivingen of herschikkingen kunnen leiden tot efficiëntiewinsten. In de proceskaarten van het Departement worden drie soorten processen onderscheiden: kernprocessen, sturende processen en ondersteunende processen. De kernprocessen van het Departement werden in 2013 herzien volgens de methodiek die binnen het project ‘proceshuis Vlaamse overheid’ ontwikkeld werd. DBZ functioneert als pilootentiteit binnen dit project. Deze methodiek neemt doelgroepen en diensten respectievelijk als begin en eindpunt van processen. Onderstaande proceskaart geeft een overzicht van de hoofdprocessen van het Departement. Deze werden verder gedetailleerd in ketenprocessen, waaraan de diensten en producten van DBZ werden gekoppeld. In 2014 worden de sturende en ondersteunende processen herzien volgens dezelfde methodiek. Daarnaast zal het verloop van elk ketenproces in grote lijnen beschreven worden door de basisprocessen en eventueel de processtappen ervan in kaart te brengen. In september maakten de afdelingen opnieuw een VTE-inschatting, maar dan op basis van deze nieuwe processen. Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 24 Toewijzing van VTE aan de processen van DBZ % VTE Situatie op 31/01/2012 Situatie op 31/12/2013 Situatie op 30/09/2013 Capaciteit voor kernprocessen DBZ% 54,40% 53,73% 53,81% Verwachte situatie op 31/12/2015 60,00% Capaciteit voor sturende DBZ processen % 3,12% 2,68% 2,92% 5,00% Capaciteit voor ondersteunende processen %** Capaciteit voor interne ondersteuning en sturing* % Totaal 23,79% 25,41% 26,24% 25,00% 18,69% 18,18% 17,03% 10,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% * Intern leidinggevende en administratieve taken ** Opgelet dit zijn VTE die worden ingezet op ondersteunende taken voor het hele beleidsdomein BZ en FB en niet enkel voor DBZ Verdere uitsplitsing van de VTE over de kernprocessen van DBZ * % VTE Situatie op 31/01/2012 Situatie op 31/12/2012 Situatie op 30/09/2013 Ontwikkeling dienstverlening 13,00% 16,00% - Verwachte situatie op 31/12/2015 15% Ondersteuning in beleid 17,00% 15,59% - 15% Ondersteuning in aansturing uitvoering beleid Monitoring beleidsvelden en -uitvoering 5,00% 4,46% - 5% 17,00% 16,74% - 25% Specifieke beleidsuitvoerende taken 30,00% 29,04% - 20,00% Informatie en communicatie over de dienstverlening Beleid ontwikkelen 18,00% 18,17% - 20,00% - - 24,70% Informeren over beleidsthema’s - - 11,74% Monitoren beleidsthema’s - - 19,35% Dossiergebonden adviseren - - 34,06% Personeelsgebonden diensten verlenen - - 9,52% Coördinatie Vlaamse overheid - - 0,63% 100,00% 100,00% 100,00% Totaal 100,00% * Deze processen werden herzien in de loop van 2013. De streefcijfers voor 2015 dienen nog vertaald te worden. In het kader van strategische personeelsplanning heeft DBZ in 2013 een eerste poging ondernomen om de functiefamilies te koppelen aan deze processen. In 2014 wordt hieraan verder gewerkt. Door deze koppeling te maken zal DBZ in de toekomst nog beter in staat zijn om de aanwezige competenties van personeelsleden af te stemmen op de doelstellingen van de organisatie. Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 25 6.2 Financiële middelen Rapportering over 2013 Op basis van de begrotingsopmaak 2013 werden de voorziene uitgaven aan vastleggingen van (of beheerd door) het Departement in 2013 begroot op 28.395.000 euro. De invulling van de vereffeningsskredieten werd in 2013 begroot op 28.721.000 euro. Bijlage 3 omvat een rapport over de uitvoering van de uitgavenbegroting. Eind 2013 staan we nog niet zo ver dat we alle uitgaven kunnen koppelen aan en indien nodig versleutelen over de doelstellingen. In de loop van 2014 wordt het eerste analytisch rapport op de boekhouding opgeleverd. Kredieten begrotingsjaar 2014 Op basis van de initiële begrotingsopmaak 2014 worden de vastleggingen van (of beheerd door) het Departement in 2014 begroot op 28.273.000 euro. Het gebruik van vereffeningsskredieten wordt in 2014 eveneens begroot op 28.273.000 euro. De begrotingskredieten kunnen worden uitgesplitst in enerzijds de eigen apparaatkredieten (BA) van het Departement en anderzijds de beleidskredieten opgenomen in de programma’s Facilitaire dienstverlening en vastgoed (BF) en Personeel en organisatie (BK). Daarnaast is een provisie ingeschreven onder begrotingsprogramma BB. De algemene ontvangsten worden geraamd op 256.000 euro. Hieronder volgt een gedetailleerd overzicht. Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 26 MIDDELEN BEGROTINGSJAAR 2014 Basisallocatie Omschrijving basisallocatie BC0 BA204 46 Lonen en sociale lasten - terugbetaling van geko-premies en van premies sociale maribel Totaal begrotingsartikel BC0/9BA-C-A-Z/OI BC0 BA200 16 Diverse andere ontvangsten m.b.t. de bestaansmiddelen Totaal begrotingsartikel BC0/9BA-C-A-Z/OW Ontvangsten werking en toelagen BC0 BA203 16 Terugvordering detachering. Totaal begrotingsartikel BC0/9BA-C-T-Z/OW Ontvangsten werking en toelagen Totaal Algemene ontvangsten (k.euro) 216 Toegewezen ontvangsten (k.euro) 216 40 40 256 202 202 202 UITGAVEN BEGROTINGSJAAR 2014 Basisallocatie Omschrijving basisallocatie BC0 BA203 11 Lonen en sociale lasten BC0 BA204 11 Lonen en sociale lasten - GDPB Totaal begrotingsartikel BC0/1BA-C-2-Z/LO Lonen BC0 BA206 34 Overige uitkeringen aan gezinnen als verbruikers - schadevergoedingen aan derden BC0 BA208 12 Algemene werkingskosten - informatica BC0 BA210 12 Algemene werkingskosten - exclusief informatica BC0 BA211 12 Algemene werkingskosten - GDPB BC0 BA216 74 Verwerving van overig materieel - overige investeringsgoederen Totaal begrotingsartikel BC0/1BA-C-2-Z/WT Werking en toelagen Gesplitst Gesplitst vastleggingskrediet vereffeningskrediet (k.euro) (k.euro) 12.084 1.909 13.993 66 12.084 1.909 13.993 66 872 834 872 834 171 13 171 13 1.956 1.956 Variabel krediet (k.euro) BC0 BA218 41 Inkomensoverdrachten aan administratieve openbare instellingen - aan de strategische adviesraad Vlaamse Adviesraad voor Bestuurszaken Totaal begrotingsartikel BC0/1BA-X-2-Y/IS Interne stromen - SAR Bestuurszaken BC0 BA219 41 Inkomensoverdrachten aan vzw's ten behoeve van de gezinnen - aan het Steunpunt Bestuurlijke Organisatie Vlaanderen Totaal begrotingsartikel BC0/1BA-X-2-Z/WT Werking en toelagen Aan het Steunpunt Bestuurlijke Organisatie Vlaanderen BC0 BA205 11 Lonen en sociale lasten - voor vervangers van gedetacheerden (fonds) Totaal begrotingsartikel BC0/1BA-X-4-Z/LO Lonen (voor vervangers van gedetacheerden) BC0 BB200 01 Provisie voor de toekenning van rendementsondersteuning voor de tewerkstelling van personen met een handicap Totaal begrotingsartikel BC0/1BB-C-2-A/PR Provisies Rendementsondersteuning voor de tewerkstelling van personen met een arbeidshandicap BC0 BF200 12 Algemene werkingskosten - van het team Vlaamse Bouwmeester met inbegrip van de uitgaven ter voorbereiding van kunstopdrachten BC0 BF201 12 Verwerving van waardevolle voorwerpen aankoop van kunstwerken in administratieve gebouwen en openbare infrastructuurwerken Totaal begrotingsartikel BC0/1BF-C-2-G/WT Werking en toelagen - Bouwcultuur BC0 BK201 12 Algemene werkingskosten beleidsvoorbereidende studies inzake de bestuurlijke organsatie, personeelsbeleid en andere opdrachten en ondersteuning i.v.m. bedrijfscontinuïteit en crisismanagement BC0 BK202 12 Algemene werkingskosten - in het kader van emancipatiezaken BC0 BK208 12 Algemene werkingskosten - in het kader van de arbeidsmarktcommunicatie Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 189 189 189 189 219 219 219 219 202 202 800 800 800 800 599 599 60 60 659 659 332 332 252 252 15 15 28 BC0 BK209 12 Algemene werkingskosten - GDPB Totaal begrotingsartikel BC0/1BK-C-2-A/WT Werking en toelagen - Beleidsondersteuning met betrekking tot P&O, emancipatiezaken, welzijn en bedrijfscontinuïteitsplanning BC0 BK207 11 Lonen en sociale lasten - pensioenbijdragen Totaal begrotingsartikel BC0/1BK-C-2-E/LO Lonen Pensioenbijdragen BC0 BK210 12 Algemene werkingskosten - i.v.m. de uitbouw, werking en expertiseopbouw inzake kwaliteitsvolle regelgeving en administratieve vereenvoudiging (reguleringsmanagement) Totaal begrotingsartikel BC0/1BK-C-2-G/WT Werking en toelagen - Reguleringsmanagement BC0 BK211 12 Algemene werkingskosten - i.v.m. eprocurement BC0 BK212 12 Algemene werkingskosten - erelonen overheidsopdrachten Totaal begrotingsartikel BC0/1BK-C-2-H/WT Werking en toelagen - E-procurement en overheidsopdrachten Totaal Ondernemingsplan 2014 – Departement Bestuurszaken 24 623 24 623 8.765 8.765 8.765 8.765 486 486 486 486 295 295 288 288 583 583 28.273 28.273 29 202 Opgemaakt in 3 exemplaren te Brussel, 21 februari 2014. Voor de Vlaamse Regering, Geert Bourgeois Viceminister-president van de Vlaamse regering Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand Freya Van den Bossche Vlaams minister van Energie, Wonen, Steden en Sociale Economie Voor het Departement Bestuurszaken, Luc Lathouwers Secretaris-generaal Titel document 31
© Copyright 2024 ExpyDoc
