BEST VALUE IN CATERING

inkoop
Best value
in catering
Klant in hoofdrol bij aanbesteding
Nyenrode Business Universiteit heeft in 2013 de cateringdienstverlening aanbesteed
op basis van Best Value Procurement. Door de klant in dat proces te betrekken is een
resultaat bereikt met een breed draagvlak. Een praktijkvoorbeeld.
door joost mors en anton daamen
30 |
FA C TO MA G A Z INE
| 4 2014
‘We hebben de ruimte gekregen om te
Een ander vertrekpunt was de keuzevrij-
7 tips effectieve aanpak
zeggen wat we willen en er wordt nog
heid voor interne en externe klanten in
bvp in aanbesteding
naar gehandeld ook’. Het is een uit-
beleving en uitstraling van catering. Dat
catering
spraak van een van de klanten van Nyen-
is een wezenlijk verschil met een stan-
rode Business Universiteit (Nyenrode).
daardaanbesteding, waarin uniformiteit
De universiteit heeft in 2013 de catering-
vaak de hoofdrol speelt.
1. Stel een klankbordgroep samen uit
diverse doelgroepen en gebruikers.
2. B
etrek de klankbordgroep bij de
dienstverlening aanbesteed op basis van
Best Value Procurement (BVP). Deze
‘Wat’, niet ‘Hoe’
inventarisatie, beleidsvorming
manier van inkopen, ook wel prestatie-
De keuzevrijheid in Best Value Procu-
en beoordeling. Gebruik de aanwe-
inkoop genoemd, gaat uit van het inko-
rement vraagt partnerschap en onder-
zige kennis en ervaring en geef
pen en realiseren van de hoogste waarde
nemerschap van de cateraars. Het geeft
voortdurend feedback over het
voor de laagste prijs (best value) en staat
de opdrachtgever de kans om de kennis
proces.
steeds vaker in de belangstelling.
en expertise van vakbekwame marktpartijen maximaal te benutten. In plaats
3. L
aat de klanten de vragen en praktijkcases bedenken en beoordelen.
4. Objectieve, externe procesonder-
Nyenrode is gevestigd op een landgoed
van aan te geven waaruit het assortiment
met kasteel uit de 13e eeuw. Een bijzon-
van de lunch dient te bestaan (het ‘hoe’),
steuning helpt bij draagvlak
dere locatie met een grote diversiteit aan
beschrijft de opdrachtgever alleen ‘wat’
creëren en het bieden van oplos-
klanten. Studenten, docenten, gasten,
hij wil. Bijvoorbeeld: de universiteit wil
singen.
professionals uit het bedrijfsleven,
dat hotelgasten gebruik kunnen maken
iedereen die op de campus komt voelt
van een ontbijt.
5. B enoem geen plafondbedragen als
de dienstverlening (te) onvoorspelbaar is.
de Nyenrode Experience. Dat catering
op de universiteit daar een bijdrage aan
Met de klankbordgroep zijn de belang-
levert, staat dan ook als een paal boven
rijkste functionele specificaties per cate-
water.
ringoutlet vastgesteld. Eén van de ideeën
6. Organiseer een proeverij en stel
bij waar nodig.
7. Hanteer de prijzen die worden
die is ontstaan na input van de klank-
uitgevraagd als richtlijn, geef
Doelstellingen geven
bordgroep was om per type buffet drie
geen vrijbrief.
richting
niveaus in assortiment en prijs te hante-
Wie kan dat beter beoordelen dan de
ren: goud, zilver en brons. De gebruikers
klant zelf? Daarom heeft Nyenrode
mogen zelf kiezen welk niveau ze willen.
ervoor gekozen een klankbordgroep,
Daarbij wordt in alle gevallen gezorgd
bestaande uit een vertegenwoordiging
voor de Nyenrode Experience: brons im-
Bij BVP wordt de totaalprijs gegeven
van alle klantgroepen, vanaf het begin te
pliceert namelijk dat alle producten nog
(het plafondbedrag) waar de leverancier
betrekken bij de aanbesteding.
steeds van uitstekende kwaliteit zijn.
aan moet voldoen. Aangezien Nyenrode
De basis voor een goed BVP-proces is
Alleen het ‘wat’ vaststellen, wil overigens
veel onvoorspelbare services kent, werkt
duidelijkheid over de doelstellingen.
niet zeggen dat de opdrachtgever geen
dat minder goed. Bij een aanbesteding
Immers, zonder doel geen koers. In een
stuur meer in handen heeft. De uitvoe-
waarin het alleen gaat om counterver-
workshop is samen met de klankbord-
ring van de catering kan op basis van
koop kan dat beter passen.
groep gebrainstormd over de wensen,
regie prima getoetst worden aan normen
behoeften en de gevoelswaarde van
en kritische prestatie-indicatoren die in
Bij Nyenrode is gekozen voor een prijs/
catering van de diverse doelgroepen.
het contract en in een SLA zijn opgeno-
kwaliteitverhouding van 30/70. De kwa-
Dit vormde de basis voor het beleidska-
men.
liteit is uitgevraagd door op zoek te gaan
naar hoe de cateraar de dienstverlening
der catering.
De doelstellingen die Nyenrode
Prijs en kwaliteit
wil invullen en borgen. Daarbij diende
heeft vastgesteld zijn onder andere:
Best Value Procurement gaat door op
de cateraar tevens risico’s en kansen in
24/7- flexibiliteit aansluitend op de
de methode van Economisch Meest
de uitvoering van de dienstverlening
programma’s, variatie en creativiteit,
Voordelige Inschrijving (EMVI), echter
te benoemen en enkele praktijkcases,
duurzaamheid, beperken van verspilling
de verhouding prijs/kwaliteit verschuift
opgesteld door de klankbordgroep, uit te
en marktconformiteit.
bij BVP ten gunste van kwaliteit.
werken. Bijvoorbeeld hoe gaat u om met
31
>>
inkoop
perience voldoende had doorgrond. Dat
monitoren vraagt tevens om een andere
was erg belangrijk. Immers, begrepen
houding vanuit de cateraar. Durven le-
worden leidt tot vertrouwen, het geven
ren van vergissingen maakt sterker voor
van wenselijke antwoorden doet dat niet.
de toekomst.
De klankbordgroep heeft samen met het
inkoopteam de kwaliteit van de verschil-
Inkopen op basis van BVP heeft bij
lende inschrijvingen beoordeeld. Om
Nyenrode geleid tot een andere relatie
die beoordeling zo objectief mogelijk te
met de cateraar. In de klassieke op-
houden, waren zij niet bekend met de
drachtgever-opdrachtnemersrelatie had
prijzen. De beoordeling van de klank-
de universiteit vooral een controlerol.
bordgroep heeft de stuurgroep meegeno-
De nieuwe aanpak heeft geleid tot een
men in haar voornemen tot gunning.
relatie, gebaseerd op vertrouwen en resultaten, waarbij de input van de klanten
een aanvraag voor een bruiloft in het
Flexibel en creatief
kasteel? Of, als gasten later komen dan
In de fase voor definitieve gunning (pre-
gereserveerd, hoe lost u dat dan op?
award) heeft de cateraar de kans gekre-
Cateraars konden zich vervolgens maxi-
gen om Nyenrode te overtuigen van de
maal onderscheiden in de bedrijfspre-
aanwezige expertise. Een gedetailleerd
sentaties en in interviews met enkele van
plan van aanpak, met uitwerking van de
hun sleutelfiguren, zoals medewerkers
assortimentslijnen in banquetingboe-
van het reserveringsbureau.
ken, en de planontwikkeling voor het
Op die manier kon Nyenrode maximaal
uitwerken van een centraal lunchbuffet
toetsen of de cateraar de Nyenrode Ex-
en overige faciliteiten op het landgoed.
Cateringfacts Nyenrode
Na gunning heeft Nyenrode samen met
> > 350 vaste medewerkers, 325 flexi-
de cateraar een kick-off en proeverij
bele medewerkers
> > 4200 studenten (fulltime of parttime)
> > 300 wooneenheden op campus
(deels internationale studenten)
> > Customized en open executive
programma’s (ca 7500 executives)
> > Plesman Paviljoen: 99 hotelkamers
cruciaal is gebleken. <<
georganiseerd voor de klankbordgroep.
Met een kennismaking en een terug-
Joost Mors is Director Hospitality &
blik op het proces is het assortiment
Services van Nyenrode Business Uni-
geïntroduceerd. Suggesties vanuit de
versiteit.
klankbordgroep naar aanleiding van de
proeverij, hebben geleid tot bijstelling
van het aanbod om nog beter aan te
sluiten bij de klanten.
>> Ca 90 procent cateringomzet is
banquetingservices of Premium
Van een cateraar vraagt BVP een actieve
catering
open houding en een inhoudelijke, op
> > Ontbijt-lunch-diner, evenementen
maat van de klant, gemaakte aanpak.
> > Per jaar: 40.000 tot 50.000 perso-
Niet de algemene brochures doen er toe,
nen cateringdienstverlening
maar de invulling van praktijkcases, het
> > Vervoer: fiets, elektrische golfkar
zien van mogelijke risico’s en het benut-
> > Sinds januari 2014 verzorgt Ver-
ten van kansen.
maat Groep de bedrijfshoreca.
Cateraars zijn dienstverleners en werken
J.J. Darboven is leverancier
tot nu toe veelal vraaggericht. Ze zijn
warme dranken
(nog) niet gewend om op deze wijze
Anton Daamen MFM is mede-
catering aan te bieden. Het periodiek
oprichter/eigenaar van Sense FM
rapporteren van prestaties en het laten
(www.sensefm.nl).
> > Vermaat, Vineyard en MPS verzorgen Premium Catering
32 |
FA C TO MA G A Z INE
| 4 2014

Download Report