“Met één druk op de knop, de grootste risico’s in beeld.” Gerard Gerritsen, Hoofd kwaliteitsbureau ziekenhuis Rijnstate Ziekenhuis Rijnstate Rijnstate bouwt integraal risicomanagement verder uit Met een volwassenheidsniveau score vijf op het gebied van risicomanagement en de toekenning van het predicaat ‘Best Practice’ voor ziekenhuizen van het NIAZ (Nederlands Instituut voor Accreditatie in de Zorg) wordt onderstreept dat risicomanagement volledig geïntegreerd is in de organisatiecultuur van Ziekenhuis Rijnstate. Toch kan het altijd beter. Zoals het nog verder verankeren van deze integrale aanpak door softwarematige ondersteuning. Met als voordeel dat risico’s voortaan met één druk op de knop zichtbaar zijn voor de interne organisatie en toezichthouders. Integraal risicomanagement Risicomanagement richt zich op het achterhalen van datgene waar kans op schade bestaat. En hoe deze schade voorkomen of in elk geval beperkt kan worden als zich een voorval voordoet. Onder integraal risicomanagement verstaat Rijnstate: het structureel op alle organisatiegebieden en op alle niveaus aan de slag gaan met risicomanagement. Zowel op centraal als decentraal niveau. De bereidheid om met risicomanagement aan de slag te gaan is hierbij essentieel. De gehele organisatie moet betrokken worden. Iedereen heeft een rol: medewerkers, artsen, leidinggevenden, de Raad van Bestuur en de Raad van T oezicht. In het integrale risicomanagementsysteem neemt het topklinische ziekenhuis naast patiëntenzorg óók risico’s voor andere bedrijfsdomeinen mee wat een organisatiebreed risicoprofiel oplevert. “Het grootste risico blijft het risico dat je niet onderkent. Daarom dient er een gedurige en brede betrokkenheid van velen in de organisatie te zijn bij het up-to-date houden van het risicoprofiel.” Gert de Bey, voorzitter Raad van Bestuur Om op een meer structurele manier risico’s te analyseren heeft het ziekenhuis een kleine honderd risico’s uitgewerkt naar een aantal risicodomeinen. Ieder domein valt onder verantwoordelijkheid van een domeinhouder. Na vaststelling van de belangrijkste risico’s (op basis van toegekende risicoscores) is besloten deze structureel en volgens een vaste systematiek te monitoren. De risico’s worden ieder kwartaal met de domeinhouders en de Raad van Bestuur besproken en (eventueel) herzien. Op deze manier worden alle risico’s jaarlijks minimaal één keer besproken. Inmiddels heeft ook iedere zorg- en werkeenheid een eigen risicoprofiel opgesteld. Risico’s uit het centrale risicoprofiel zijn doorvertaald met als resultaat risicoscores op decentraal niveau. Eventuele risico’s die specifiek gelden voor de betreffende zorgof werkeenheid zijn geïnventariseerd en geëvalueerd. Ook de decentrale risicoprofielen worden de komende periode weer herzien. Gedurende een langere periode structureel werken volgens deze systematische aanpak van risicomanagement bezorgde Rijnstate volwassenheids niveau score vijf. Softwarematige ondersteuning: de toegevoegde waarde Maar het ziekenhuis wil meer. Na het goed inregelen van de systematiek en de integratie van risicomanagement in de organisatiecultuur ontstond de behoefte aan een onder steunend systeem dat risico’s borgt en waarin risicodomeinen zijn toe te wijzen aan domeinhouders. Voorheen werden alle domeinen met de risico’s en risicoscores verwerkt in Word en Excel. Het was hierin echter niet mogelijk om dwarsdoor snedes en rapportages te maken, risico’s van projecten in kaart te brengen en het totale risicomanagement te visualiseren. Juist aan deze onderdelen was veel behoefte om risicomanagement nog meer te verankeren in de organisatie en de systematiek te borgen. Rijnstate startte een onderzoek naar leveranciers die in deze behoeften konden voorzien. Tijdens dit onderzoek kwam zij uit bij Infoland. Samen is er gekeken naar de werkwijze van Rijnstate en de mogelijkheden van de softwaremodule iRisk. Als tool faciliteert iRisk de wensen van het ziekenhuis. Het helpt de gehandhaafde structuur en systematiek consequent “Alleen in een zorgvuldig opgebouwde organisatiecultuur geënt op een sterke wil tot veiligheid en betrouwbaarheid kan een risicomanagementsysteem tot volledige wasdom komen.” JanKees Cappon, lid Raad van Bestuur door te voeren, bijvoorbeeld in het uniform gebruik van de risicomatrix. Ook maakt iRisk een overzichtelijke detailweer gave per risico. Zo worden bijvoorbeeld de oorzaken vast gesteld van foutieve medicatie, de gevolgen hiervan in kaart gebracht en de genomen maatregelen geregistreerd. Op basis van deze analyse wordt de urgentie van het risico ingeschat. Deze aanpak komt volledig overeen met de COSO-systematiek, die de basis vormt voor het Rijnstate risicomanagementsysteem. Figuur 1. Overzicht risico’s en bijbehorende risicoscores in iRisk. Figuur 2. Bow Tie Model in iRisk. Op basis van het risicodomein wordt een risico in een categorie in iRisk geplaatst. Ook krijgt het risico een score toegewezen. De bijbehorende kleur geeft de urgentie van het risico aan. Zo staat rood voor een hoog risico. Op deze risico’s dienen direct beheersmaatregelen uitgezet te worden. De groene risico’s corresponderen met (bijna) geen risico. Rijnstate genereert de eerder genoemde kwartaalrapportages met iRisk waarbij filters toegepast worden op zowel centraal als op decentraal niveau. Daarnaast hebben ze een koppeling gemaakt vanuit een risico in iRisk naar relevante documenten in iDocument en worden verbetermaatregelen uitgezet en opgevolgd in iTask. Met één druk op de knop inzicht in risico’s In 2013 ontving het ziekenhuis een bevestiging van de inspectie op basis van de systeembeoordeling. Hierbij was het van belang dat de inspectie de mogelijkheid had om op een snelle manier risico’s inzichtelijk te krijgen om deze te toetsen. De risico’s worden nu met één druk op de knop weergegeven in een dashboard, inclusief risicoscores. Door het werken met filters kan ieder gewenst dashboard worden getoond. Niet alleen de inspectie is tevreden met deze werkwijze, juist ook binnen de eigen organisatie gaat risicomanagement hierdoor nog meer leven. Het dashboard met kleuren visualiseert en zegt meer dan 1000 woorden. Ambities De ambities van Rijnstate stoppen hier niet, maar reiken verder. In de toekomst wil men koppelingen maken tussen de processen in iProcess en de risico’s in zowel de centrale als decentrale risicoprofielen. En ook risico’s met betrekking tot projecten zoals nieuwbouwprojecten of omvangrijke onder zoeken gaat men opnemen in iRisk.
© Copyright 2024 ExpyDoc
