Bijlage

Bijlage planningsbrief 2014
Planning
Zoals vermeld in de brief moet de jaarverslaggeving 2014 uiterlijk 1 juli 2015 zijn ingediend bij het
ministerie van OCW. In het belang van het geheel van onze cliëntenportefeuille en de gehanteerde
controleaanpak is het niet mogelijk om de gecontroleerde jaarrekening vóór 1 april 2015 op te leveren.
Wij kunnen echter niet alle jaarrekeningen inclusief accountantsverklaringen op 1 april opleveren en
daarom verzoeken wij u hiermee rekening te houden bij het plannen van uw bestuurs- en
ledenvergadering. Plan alleen een bestuurs- of ledenvergadering, waarop u de definitieve jaarrekening
nodig heeft, in april wanneer dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld omdat dit in de statuten staat. De VGS
streeft er naar om de planning aan te laten sluiten op uw bestuurs- en ledenvergadering.
Het is van belang dat vroegtijdig (november) de planning gemaakt wordt voor de diverse betrokken
partijen. De volgorde met het tijdschema is als volgt:
ONDERWERP
Actie
Jan
verzenden financiële mutaties
School
X
aanleveren definitieve begroting 2015
Feb
School
X
e
School
X
X
e
VGS
X
X
opleveren 1 concept jaarverslag
opleveren 1 concept jaarrekening
bespreking bestuursvergadering
School
oplevering definitief jaarverslag
School
oplevering definitieve jaarrekening
(incl. accountantsverklaring)
ledenvergadering
Mrt
Apr
Mei
Jun
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Jul
X
X
VGS
School
X
De exacte planning varieert van school tot school. Voor een juiste procedure is de volgorde uit het
tijdschema leidend. Een goede communicatie en bewaking van het tijdpad door de verschillende
personen die hieraan een bijdrage moeten leveren is van groot belang.
Na ontvangst van het formulier ‘Opgave planning jaarverslaggeving’ (bijlage 2) zal de VGS, in overleg
met de accountant, een planning opstellen voor de oplevering van de concept jaarrekeningen en de
definitieve jaarverslagen. Hierover zullen we u in december a.s. nader informeren. Wanneer na
inzending van uw opgave data wijzigen van bestuurs- en/of ledenvergaderingen dan verzoeken wij u
contact op te nemen met uw relatiebeheerder FA, zodat de planning, indien mogelijk, hierop nog
aangepast kan worden.
Extra aandachtspunten
Uit ervaringen van voorgaande jaren willen wij de volgende zaken graag tijdig onder uw aandacht
brengen:
1. Het is van het grootste belang dat wij het jaarverslag (onderwijskundig en financieel) tijdig
ontvangen. Wanneer deze niet ontvangen is, kan er geen accountantsverklaring afgegeven
worden. Tevens willen wij wijzen op het verplichte verslag van de toezichthouder. Via onze website
zullen wij hiervoor t.z.t. weer een format publiceren dat u hiervoor kunt gebruiken. Daarin zullen
ook praktische tips worden opgenomen.
2. Ook van de begrotingen van het afgelopen en het huidige jaar (in dit geval dus 2014 en 2015)
dienen zowel de digitale als de schriftelijke, ondertekende versie tijdig aan ons verzonden te
worden. De accountant heeft deze nodig voor de beoordeling van de financiële gegevens in het
jaarverslag. Tevens nemen wij de begrotingen op in Afas, zodat u uw eventuele
budgetoverschrijdingen kunt analyseren. Wanneer u gebruikt maakt van VGSBegroot, dan
verzoeken wij u het exportbestand naar uw relatiebeheerder te mailen.
1
3.
4.
Tevens willen wij u nu reeds erop wijzen dat het van belang is dat alle financiële gegevens tijdig
en volledig naar ons verzonden moeten worden. Denk hierbij aan de kasoverzichten,
bankafschriften (spaarrekeningen/deposito’s) , maar ook aan facturen. Dit geldt ook voor
schoolfondsen, steunstichtingen, peuterspeelzalen enz. Deze gegevens ontvangen we graag zo
spoedig mogelijk, doch uiterlijk 13 januari 2015.
Graag willen we nogmaals uw aandacht vestigen op de huidige samenstelling van het bestuur.
Denkt u ook aan de juistheid van de gegevens bij de Kamer van Koophandel? Wij constateren
namelijk regelmatig dat verzuimd wordt de mutaties binnen het bestuur bij de Kamer van
Koophandel te melden. Van nieuwe voorzitters ontvangt de VGS ook graag een kopie van een
geldig legitimatiebewijs.
Leerlingenprognose
Zoals waarschijnlijk wel bij bekend is het mogelijk om door de VGS een leerling prognose op te laten
stellen, waarin niet alleen de gegevens van de burgerlijke gemeente, maar ook de doopcijfers van de
kerkelijke gemeente worden meegenomen. Veelal zorgt dit ervoor dat de prognose van de VGS hoger
uitkomt dan die van de gemeente, met name als het aantal geboorten binnen de kerkelijke gemeente(n)
de afgelopen jaren is gestegen. Het verzoek tot opneming in het huisvestingprogramma 2015 moet vóór
1 februari 2015 bij de gemeente zijn ingediend.
De kosten voor het opstellen van een prognose bedragen voor het PO € 530,- (excl. BTW) per school.
Dit is het tarief voor 2014. Het tarief van 2015 zal worden vermeld in de tarievenbrief van 2015.
In verband met de gewenste datum van gereed delen wij u mee dat ongeveer vier weken na ontvangst
van de volledige gegevens de prognose gereed kan zijn.
Voor het opstellen van een prognose zijn enige gegevens nodig. Dit betreft het volgende:
a. Aantal leerlingen die de school bezoeken, gesplitst naar burgerlijke en kerkelijke gemeente(n);
b. Aantal doopleden van de kerkelijke gemeente(n) die in belangrijke mate deel uitmaken van het
voedingsgebied;
c. Gegevens betreffende de bevolking van de burgerlijke gemeente(n) waar de meeste kinderen
vandaan komen;
Wilt u vóór 1 juli 2015 een prognose op laten stellen dan kunt u dat op bijgaand formulier invullen,
zodat deze ingepland kan worden. De VGS zal hierover dan contact met u opnemen.
Financiële en toekomstparagraaf jaarverslag
Het jaarverslag maakt onderdeel uit van de jaarverslaggeving van de school en zal dan ook door de
accountant beoordeeld moeten worden. Onderdeel van dit jaarverslag is de financiële en toekomst
paragraaf met daarin o.a. een weergave van en een toelichting op de vermogenspositie, een toelichting
op het resultaat en wat daar toe heeft bijgedragen, etc. en daarnaast ook een doorkijkje naar de
toekomst (op basis van de opgestelde meerjarenbegroting) en de risico’s die daarbij een rol spelen. Als
financiële adviseurs willen wij u van dienst zijn het schrijven van deze paragraven. Voor klanten die
controlling bij ons afnemen wordt standaard een eerste concept van deze paragraven opgeleverd.
Daarnaast hebben wij een format beschikbaar waarin alle verplichte onderdelen worden weergegeven,
als leidraad bij het schrijven van een integraal jaarverslag. Dit format is overigens geen voorschrift; het
sluit zo nauw mogelijk aan bij de wettelijke kaders, maar maatwerk is altijd mogelijk. Mocht u bepaalde
wensen of uw lezend publiek bepaalde informatiebehoeften hebben, dan kijken wij graag met u mee
hoe dit het beste vormgegeven zou kunnen worden.
Voor meer informatie over het schrijven van deze paragraven of het format kunt u contact opnemen
met uw vaste adviseur of met Evelien van Dalen BBA. Zie voor verdere (contact)gegevens onze website:
www.vgs.nl.
2

Download Report