Verslag overleg BSD Bureaus Jeugdzorg

Verslag van het ingevolge artikel 5, sub d., jo 2 Archiefbesluit 1995, gevoerde
driehoeksoverleg tussen Jeugdzorg Nederland (voorheen de Maatschappelijke
Ondernemers Groep (MO groep)), brancheorganisatie van de Jeugdzorg als
vertegenwoordiger van de Bureaus Jeugdzorg, en het Nationaal Archief met
betrekking tot de selectielijst, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, van archiefbescheiden van de Bureaus Jeugdzorg voor de
periode vanaf 1995.
Den Haag, april 2014
drs. K. Zwart, dr. F. Limburg
Beleidsterrein
In de concept-selectielijst is een beschrijving opgenomen van de taken van de Bureaus
Jeugdzorg (BJZ) en de ontwikkelingen op het beleidsterrein Jeugdzorg.
Selectiedoelstelling en –criteria en belangen
Tijdens het opstellen van het BSD en tijdens het gevoerde driehoeksoverleg is rekening
gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van
de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het onder sub d. van
hetzelfde besluit genoemde belang van de in de archiefbescheiden voorkomende
gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch
onderzoek. Als uitgangspunt van het overleg gold de door de rijksarchiefdienst
gehanteerde selectiedoelstelling, die inhoudt dat de belangrijkste bronnen van de
Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met
het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de
hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar
ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen,
voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.
Driehoeksoverleg
Het driehoeksoverleg over de concept-selectielijst vond mondeling en schriftelijk plaats in
de periode 2005-2013. De duur van het driehoeksoverleg is door verschillende oorzaken
langer geweest dan gemiddeld. Het merendeel hiervan waren organisatorisch van aard.
De inhoudelijke redenen zijn in het inhoudelijk deel van het verslag opgenomen.
De concept-selectielijst werd tevens voorgelegd aan een externe deskundige, in
overeenstemming met artikel 3, sub d, van het per 1 januari 2013 gewijzigde
Archiefbesluit 1995. De selectielijst wordt vastgesteld in het kader van een
overgangsregeling voor de wijziging van het Archiefbesluit, hetgeen impliceert dat de
opzet en vaststellingsprocedure van de selectielijst nog niet geheel aan het gewijzigde
Archiefbesluit hoeven te voldoen.
Aan dit overleg werd door de volgende personen deelgenomen:
als archief- en materiedeskundigen namens de zorgdragers:
mr M. van Zant, beleidsmedewerker Jeugdzorg Nederland
mr A. Westhuis, beleidsmedewerker Jeugdzorg Nederland
Y. van Aspert, beleidsmedewerker Jeugdzorg Nederland
S. Boer, consultant, Vision 2 Files
als vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris:
N. Schreuder, senior medewerker Selectie en Acquisitie, Nationaal Archief
drs. N. Pels, medewerker Selectie en Acquisitie, Nationaal Archief
drs. K. Zwart, medewerker programma Verwerven, Nationaal Archief
dr. F. Limburg, medewerker Acquisitie en Advies, Nationaal Archief
als externe deskundige: drs. P.R. te Slaa
Inhoudelijk verslag
Algemene opmerkingen
In 2013 heeft de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris de zorgdrager er op
gewezen dat, aangezien de Bureaus Jeugdzorg (of hun voorgangers) hun
publiekrechtelijke taak al voor 1995 vervulden, het ook aan te bevelen zou zijn om de
selectielijst van toepassing te laten zijn op de periode voor 1995. De vertegenwoordigers
van de zorgdrager hebben er echter voor gekozen de ingangsdatum op 1995 te houden.
Aangezien het overleg m.b.t. de selectielijst zich in een vergevorderd stadium bevond, en
de vaststelling van de selectielijst al lang duurde, heeft de vertegenwoordiger van de
algemene rijksarchivaris de vaststelling hier niet verder door opgehouden. Zij heeft wel
gewezen op het feit dat de Bureaus Jeugdzorg archief van voor 1995 dan ook niet
kunnen selecteren aan de hand van de selectielijst; om archief van die periode te
selecteren zou een selectielijst moeten worden opgesteld (of zou de huidige selectielijst
moeten worden aangevuld). De externe deskundige heeft zich bij deze opmerkingen
aangesloten.
De Bureaus Jeugdzorg houden zich bezig met kinderbescherming, jeugdzorg,
jeugdbescherming en jeugdhulpverlening. Er worden door de Bureaus cliëntdossiers
gevormd over jeugdige personen en de gezinnen waar zij toebehoren. Om de privacy van
hun cliënten te beschermingen hebben de Bureaus een privacyreglement opgesteld.
Tijdens het driehoeksoverleg is bekeken hoe dit reglement zich verhoudt tot de
waarderingen in de selectielijst. Er is voor gekozen om de waardering van de handelingen
met betrekking tot ‘Ondertoezichtstelling’ (OTS) en voogdij steeds te koppelen aan de
relevante bepalingen uit het privacyreglement. Hier is voor gekozen omdat er bij het
bepalen van de vernietigingstermijn voor handelingen m.b.t. OTS en voogdij rekening
moet worden gehouden met verschillende bepalingen die in het privacyreglement staan
beschreven, en die zich niet in één vernietigingstermijn laten samenvatten. De
desbetreffende passage uit het privacyreglement is in de selectielijst opgenomen, in
paragraaf 2.3.
Bij de desbetreffende handelingen is dan ook als waardering opgenomen: “ingeval van
ots of voogdij: V: zie de bepalingen van het privacyreglement, artikel 18 & 19”. Dit houdt
in dat deze dossiers worden bewaard:
- 15 jaar vanaf het moment dat de hulpverlening is afgesloten, doch tenminste tot de
meerderjarigheid van de jeugdige;
- Wanneer de inhoud van het dossier kan bijdragen aan het beëindigen van mogelijke
kindermishandeling binnen een gezin, of van belang kan zijn voor een situatie waarin een
maatregel met betrekking tot het gezag over een minderjarige overwogen dient te
worden, wordt het dossier bewaard tot het jongste kind van het gezin waarmee BJZ
bemoeienis heeft gehad en waartoe de jeugdige behoort meerderjarig is geworden;
- Dossiers worden pas vernietigd nadat de jeugdige om wie het gaat, wanneer deze
meerderjarig is geworden, inzage/afschrift van het dossier heeft gehad of heeft
aangegeven dit niet te willen; doch echter niet langer dan 30 jaar na het meerderjarig
worden van de jeugdige.
Een ander punt van consideratie bij deze selectielijst was de cultuurhistorische waarde
van de cliëntdossiers. Er is gesproken over het belang van het bewaren van de
cliëntdossiers van de zaken die veel publiciteit, Kamervragen en eventueel ook
beleidswijzigingen tot gevolg hebben gehad. Hierbij wordt gedacht aan zaken zoals:
‘zeilmeisje’ Laura Dekker, ‘meisje van Nulde’ (Rowena Rikkers) en ‘Savanna’. Voor het
bewaren van dergelijke dossiers kan gebruik gemaakt worden van artikel 5, onder e, van
het Archiefbesluit 1995. Deze dossiers zullen bij alle Bureaus van vernietiging worden
uitgezonderd.
Daarnaast wordt naar aanleiding van het advies van de externe deskundige ook een
ander soort cliëntdossiers van vernietiging uitgezonderd: dossiers waarin zaken
voorkomen die hebben geleid tot aanpassing van het beleid van de Bureaus. Dit zal niet
altijd meer voor reeds afgesloten dossiers mogelijk zijn, maar wel voor bij vaststelling
van het BSD nog openstaande dossiers.
Maar ook de reguliere cliëntdossiers van de Bureaus hebben een cultuurhistorische
waarde vergelijkbaar met de dossiers van de Raden van de Kinderbescherming.
Voor de cliëntdossiers van de Raden van de Kinderbescherming is bepaald dat dossiers
eindigend op 1 en 6 van voor 1956 en dossiers eindigend op 1 vanaf 1956 als steekproef
worden bewaard. Omdat de dossiers van de Bureaus Jeugdzorg op hetzelfde
beleidsterrein actief zijn maar de dossiers een ander neerslag bevatten is er uitvoerig
gesproken over de mogelijkheid van het trekken van een steekproef.
Conclusie van de discussie is dat er bij een aantal Bureaus jeugdzorg een steekproef
reguliere cliëntdossiers van vernietiging wordt uitgezonderd. Er is voor gekozen om de
steekproef te bewaren bij de Bureaus van de drie grote steden en bij drie
provinciebureaus, één per regio (Noord, Midden en Zuid). De desbetreffende Bureaus
verplichten zich wel aan deelname aan de steekproef. Het betreft: BJZ Agglomeratie
Amsterdam, BJZ Noord-Holland, BJZ Flevoland, BJZ Zeeland, BJZ Haaglanden en BJZ
Stadsregio Rotterdam. Dit is ook vastgelegd in de selectielijst zelf.
De precieze omvang van de steekproef is o.a. afhankelijk van het totale aantal
jeugdzorgdossiers bij een Bureau, en zal dan ook per Bureau verschillen. Deze nadere
uitwerking van het waarderingsbesluit om een steekproef reguliere cliëntdossiers te
bewaren wordt dan ook niet in de selectielijst vastgelegd.
Mede naar aanleiding van opmerkingen van de externe deskundige wordt hierbij
benadrukt dat er bij het bewaren van de steekproef cliëntdossiers rekening zal worden
gehouden met de Wet Bescherming Persoonsgegevens, en daarmee met de
privacybescherming van de betrokkenen.
Opmerkingen bij afzonderlijke handelingen
Handeling 1, Het geven van voorlichting en advies over opgroei- en opvoedingsvragen
en vragen van jeugdigen over hun juridische positie voor zover gedeputeerde staten
toestemming hebben verleend en Handeling 4, Het informeren van cliënt over de taken
en de werkwijze van het bureau jeugdzorg en zijn rechten en het duidelijk maken welke
taak het bureau jeugdzorg ten aanzien van hem uitoefent.
De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris merkt op dat beide handelingen
dicht op elkaar lijken te liggen en vraagt zich af wat het verschil is tussen beiden.
De vertegenwoordiger van de zorgdragers licht de beide handelingen toe. Handeling 1
heeft betrekking op het voorlichten en adviseren in een specifiek geval, handeling 4 heeft
betrekking op het informeren van cliënten in het algemeen. Hierop wordt de formulering
van de handeling aangepast en de waardering van handeling 4 gewijzigd. In plaats van
V15 jaar zal nu 1 exemplaar van het voorlichtingsmateriaal bewaard worden, overige
neerslag V15 jaar. Allen zijn hiermee akkoord.
Handeling 30, Het vernietigen van bescheiden binnen drie maanden na een daartoe
strekkend verzoek van degene op wie de bescheiden betrekking hebben.
De voorgestelde waardering bij deze handeling is: V – 15 jaar na afsluiting
hulpverlening; ingeval van ots of voogdij V : zie de bepalingen van het privacyreglement,
artikel 18 & 19. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris merkt op dat deze
handeling niet valt onder het privacyreglement van de Bureaus Jeugdzorg, maar
betrekking heeft op de uivoering van dit privacyreglement (artikel 19). Om inzichtelijk te
maken dat een Bureau uitvoering gegeven heeft aan artikel 19, moet het Bureau het
verzoek tot vernietiging en het besluit daarop voor enige tijd bewaren. De
vertegenwoordiger van de zorgdragers gaat hiermee akkoord; als V termijn wordt
gekozen voor 75 jaar na afsluiting hulpverlening. Voor deze lange vernietigingstermijn is
gekozen zodat een Bureau gedurende het leven van een cliënt kan aantonen dat deze
zelf het verzoek ingediend heeft voor vernietiging van zijn/haar dossier.
De externe deskundige heeft er op gewezen dat de vernietigingstermijn van 75 jaar
alleen dient te gelden voor een verzoek tot vernietiging van persoonsgegevens en de
bevestiging van een Bureau Jeugdzorg dat aan dit verzoek gehoor is gegeven. Hierop is
de formulering van het product bij handeling 30 gespecificeerd, en in de weergave van
de discussie in dit verslag.
Handeling 106, Het fungeren als een advies- en meldpunt kindermishandeling
De externe deskundige wijst er op dat het product van deze handeling (een rapport)
waarschijnlijk niet volledig is vermeld. Op basis van dit advies is het product aangevuld
met correspondentie (die niet leidt tot een cliëntdossier), gewaardeerd met V 5.
Verder werden door de vertegenwoordiger van het Nationaal Archief een aantal
opmerkingen gemaakt over de indeling van de selectielijst en de formulering van enkele
handelingen. Naar aanleiding hiervan is de selectielijst redactioneel aangepast.
Het verslag is voorgelegd aan de bij het overleg betrokken personen. Deze hebben hun
goedkeuring aan dit verslag gegeven

Download Report