Communicatieplan landelijke uitrol beveiligd

Bl-14-6540
Communicatieplan landelijke uitrol beveiligd Notitieverkeer
Doel
Met dit communicatieplan ontvangen alle AWBZ gecontracteerde zorgaanbieders informatie over
het VECOZO Notitieverkeer dat in 2014 landelijk wordt uitgerold. In het plan wordt uitgelegd wat het
Notitieverkeer voor u betekent en welke voorbereidingen nodig zijn.
Doel Notitieverkeer
Het Notitieverkeer heeft tot doel om via VECOZO op een beveiligde, uniforme en eenvoudige
manier privacy gevoelige cliëntinformatie uit te wisselen. Het betreft alle informatie die niet in het
AZR berichtenverkeer past en waarin cliënten te herleiden zijn.
Notitieverkeer is een aanvulling op bestaande AZR EI-berichten. Het Notitieverkeer kan worden
gebruikt tussen AWBZ-zorgaanbieders en zorgkantoren, tussen AWBZ-zorgaanbieders onderling en
tussen zorgkantoren onderling.
Het uitwisselen van privacy gevoelige informatie gebeurt nu vaak nog via e-mail, verschillende
webtools en invulformulieren die bij zorgkantoren in gebruik zijn. Door het Notitieverkeer wordt dit
landelijk gestandaardiseerd, wordt de afhandeling versneld en voldoen zorgaanbieders en
zorgkantoren aan de huidige privacywetgeving.
Achtergrond
In de CZ zorgkantoorregio’s wordt al vanaf 2013 met Notitieverkeer gewerkt. Op basis van
gebruikerservaringen van zorgaanbieders en zorgkantoren heeft VECOZO het afgelopen half jaar
de gebruikersvriendelijkheid verder verbeterd. Op dit moment worden er nog enkele verbeteringen
doorgevoerd en in april 2014 is het Notitieverkeer geschikt voor landelijke implementatie.
Planning
Uitgangspunt is dat het Notitieverkeer uiterlijk 1 september 2014 landelijk volledig is uitgerold.
De zorgkantoren zijn uiterlijk 1 juli 2014 klaar om het Notitieverkeer te kunnen implementeren. De
regionale situatie bepaalt het moment waarop de feitelijke implementatie plaats vindt. Onder
Planning 2014 (pagina 3) vindt u daarover meer informatie.
Waar moet uw organisatie rekening mee houden?
Vanaf 1 september 2014 nemen zorgkantoren schriftelijke verzoeken alleen nog via het
Notitieverkeer in behandeling. De huidige, onbeveiligde communicatie met zorgkantoren is dan niet
meer mogelijk. Uw organisatie moet daarom uiterlijk 1 september 2014 gereed zijn voor het werken
met Notitieverkeer.
Waarom uitrol in 2014?
1. Er is in toenemende mate aandacht voor beveiligd communiceren van privacy gevoelige
informatie. De verwachting is dat er vanwege de hervorming langdurige zorg veel over cliënten
gecommuniceerd gaat worden. De zorgkantoren vinden het daarom belangrijk om zo snel
mogelijk te starten met de voorbereidingen en op tijd gereed te zijn voor de jaarovergang.
2. Zorgaanbieders hebben voordeel van landelijke uniformering van werkwijze en sjablonen. Het
proces wordt door Notitieverkeer gestandaardiseerd en dit vermindert voor uw organisatie de
administratieve lasten. Hiermee komen we tegemoet aan de wensen die een aantal van u actief
bij de zorgkantoren hebben ingebracht.
3. VECOZO onderzoekt de mogelijkheid om het notitieverkeer door te ontwikkelen voor de
informatie-uitwisseling met bijvoorbeeld gemeenten en zorgverzekeraars.
Hoe werkt het Notitieverkeer?
VECOZO biedt op twee manieren een basis functionaliteit aan zorgkantoren en zorgaanbieders. De
uitwisseling van notities kan via de VECOZO-website of via een VECOZO-webservice. Uw
organisatie heeft daarmee zelf de keuze om handmatig of geautomatiseerd aan te sluiten.
5 maart 2014
1
1) Handmatig via de website van VECOZO
Via de website van VECOZO kunt u notities aanmaken en kunt u controleren of er notities zijn
ontvangen van andere zorgaanbieders of zorgkantoren. Dit betreft het aanmaken en verzenden
van notities met bijlage, het afhandelen van notities die verstuurd zijn door andere zorgaanbieders
of zorgkantoren, het bewaken van de voortgang en eventueel het archiveren van notities.
Voordelen
 Deze mogelijkheid om met Notitieverkeer te werken is niet ingewikkelder dan de huidige
werkwijze via e-mail.
 Er zijn geen kosten aan verbonden om bij VECOZO aan te sluiten.
 Er is geen systeemaanpassing nodig.
Nadelen
 Voor het afhandelen van notities moet u inloggen bij VECOZO. U dient hiervoor te
beschikken over een geldig (persoonlijk) VECOZO certificaat met de juiste autorisatie. Niet
alle in gebruik zijnde certificaten geven de juiste toegang.
Hoe controleert u of er sprake is van een juiste autorisatie?
 Log in op de VECOZO-website en kijk bij ‘Diensten – AZR-berichten versturen’ of de optie
‘Notities’ beschikbaar is.
 Lukt het inloggen, en is de optie ‘Notities’ beschikbaar, dan hoeft u verder niets extra te
regelen.
 Lukt het inloggen, maar is de optie ‘Notities’ niet beschikbaar, vraag dan bij uw
contactpersoon van VECOZO de juiste autorisatie aan.
 Lukt het inloggen niet, vraag dan aan uw contactpersoon bij VECOZO een (persoonlijk)
certificaat aan.
2) Geautomatiseerd via de webservice van VECOZO en het eigen systeem van de zorgaanbieder
Via de webservice kunnen zorgkantoren en zorgaanbieders geautomatiseerd notities versturen
en ontvangen. De partijen hoeven dan niet apart in te loggen bij VECOZO. U dient in dat geval
wel (met de softwareleverancier) uw eigen systeem aan te passen door een aansluiting te
realiseren op de webservice van VECOZO. Voor de aansluiting op de webservice van VECOZO
is een systeemcertificaat met autorisaties voor het Notitieverkeer vereist.
Voordelen
 De notities kunt u in het eigen systeem afwikkelen en koppelen aan het cliëntdossier.
Daardoor is het cliëntdossier volledig en is er betere voortgangsbewaking via het eigen
systeem.
 U hoeft niet in te loggen op de website van VECOZO.
Nadelen
 Voor deze aansluiting met VECOZO moet uw softwareleverancier een systeemaanpassing
realiseren. Dit kan kosten met zich meebrengen.
Waar kan uw organisatie terecht bij vragen?



Voor de instructie Notitieverkeer en schermvoorbeelden kunt u terecht op het openbare deel van
de VECOZO-website.
Voor vragen over certificaten en aansluiting op VECOZO is een speciale informatiepagina voor
Notitieverkeer beschikbaar op het beveiligde deel van de VECOZO-website. U moet hier wel voor
inloggen via een certificaat. Op deze informatiepagina zal alle informatie m.b.t. het project zoals
het regelen van (test) certificaten, de handleiding, de voortgang, FAQ’s etc. getoond worden. Voor
de zorgaanbieders die hun eigen systeem willen aansluiten op de webservice staat hier vermeld
met wie de softwareleverancier contact kan opnemen over aansluiting op de webservice.
Voor vragen over de planning en over het gebruik van notities kunt u terecht bij uw eigen
zorgkantoor. Neem hiervoor contact op met de gebruikelijke contactpersonen voor AZR. De
zorgkantoren en VECOZO stemmen landelijk af over de terugkoppeling van vragen en
antwoorden.
5 maart 2014
2
Planning 2014
Januari
 VECOZO informeert/toetst via hun Klankbordgroep een aantal zorgaanbieders en
softwareleveranciers over nieuwe functionaliteit.
 ZN stemt af met zorgaanbiedersbranches (Actiz, BTN, Federatie Opvang, GGZ-Nederland en
VGN).
Februari:
 VECOZO stelt de functionaliteit vast die in april opgeleverd wordt.
Maart
 Begin maart informeren de zorgkantoren de zorgaanbieders via het communicatieplan.
 Begin maart stelt VECOZO een informatiepagina op de website beschikbaar voor de
zorgaanbieders. Dit zal via e-mail naar u gecommuniceerd worden.
 Zorgaanbieders die handmatig aansluiten via de website van VECOZO Notities controleren of hun
organisatie beschikt over een geldig (persoonlijk) VECOZO certificaat met de juiste autorisatie
voor de toegang tot Notitieverkeer.
 Zorgaanbieders die op enig moment hun eigen systeem via de webservice willen aansluiten,
nemen hierover contact op met hun softwareleverancier.
 Eind maart informeert VECOZO via e-mail de softwareleveranciers over de (nieuwe) webservice
en het aansluitdocument.
 Eind maart is VECOZO gereed voor het testtraject.
April
 VECOZO neemt de verbeterde functionaliteit van het Notitieverkeer op 16 april 2014 in gebruik.
 De zorgkantoren informeren de zorgaanbieders over de voortgang
Juli
 Uiterlijk 1 juli zijn zorgkantoren gereed voor de ontvangst en verwerking van notities die van
zorgaanbieders ontvangen worden. Zie tabel en toelichting hieronder.
September
 Uiterlijk 1 september zijn alle zorgaanbieders over op Notitieverkeer. Dit betekent dat er vanaf 1
september 2014 geen privacy gevoelige informatie meer via e-mail uitgewisseld kan worden
tussen zorgkantoren en zorgaanbieders.
Verzender Notitie
Per 1 juli
Per 1
september
Ja
Zorgaanbieders aan
zorgkantoren
Ja, uitgezonderd de VGZ zorgkantoren*
Zorgkantoren aan
Zorgaanbieders
Nee, behalve als antwoord op Notities van zorgaanbieders.
Ook hier geldt voor VGZ zorgkantoren* de uitzondering.
Ja
Zorgkantoren onderling
Zorgaanbieders
onderling
Ja
Ja, maar alleen na onderlinge afstemming. Niet alle
zorgaanbieders zijn al gereed
Ja
Ja
* Toelichting uitzondering VGZ zorgkantoren
In de VGZ zorgkantoorregio’s wordt momenteel gebruik gemaakt van een eigen functionaliteit in
de AZR applicatie voor het aanmaken van notities. Omdat deze functionaliteit niet tegelijkertijd met
beveiligd notitieverkeer actief kan zijn en de zorgaanbieders pas op 1 september allemaal verplicht
over moeten zijn op notieverkeer, zullen de VGZ zorgkantoorregio’s tot 1 september gebruik
blijven maken van deze bestaande functionaliteit. Vanaf 1 september 2014 zullen de VGZ
zorgkantoorregio’s aansluiten op het Notitieverkeer van VECOZO.
5 maart 2014
3

Download Report