Nieuwsbrief Bevolkingszorg nr 3

Jaargang 2 | Nummer 3 | december 2013
Vastgesteld:
Organisatieplan Bevolkingszorg
13 november jongstleden was een belangrijke dag voor de sectie
Bevolkingszorg in de regio’s Gooi en Vechtstreek en Flevoland. Op die dag werd
namelijk door de beide veiligheidsbesturen het organisatieplan Bevolkingszorg
besproken, dat voorziet in één organisatie Bevolkingszorg voor de beide regio’s.
Voor Flevoland was dit extra spannend, omdat daar door de overgang van een
lokaal naar een regionaal georganiseerde Bevolkingszorg ook een structurele
begroting en dekking aan de besluitvorming waren gekoppeld. De beide
veiligheidsbesturen hebben het organisatieplan vastgesteld. Dat betekent dat de
jaren 2014 en 2015 voor de beide regio’s in het teken zullen staan van de implementatie van de nieuwe organisatie Bevolkingszorg.
Om de vier taakorganisaties Crisiscommunicatie, Acute bevolkingszorg, Herstelzorg en Informatie en ondersteuning én de
betrokken (piket)functionarissen goed te
laten functioneren in warme situaties,
worden er op korte termijn vier gelijknamige vakgroepen gestart. Deze vakgroepen
ondersteunen de taakorganisaties op
vakinhoud en stimuleren de ontwikkeling
en kennis- en informatiedeling tussen de
betrokken functionarissen.
Daarnaast vormen de vakgroepen een
belangrijke schakel naar de multidiscipliBespreking van het organisatieplan Bevolkingszorg
naire expertisegroepen. De vakgroep
in het veiligheidsbestuur van Flevoland
Crisiscommunicatie gaat al starten en is
voornemens om een jaarplan voor 2014 op
De komende maanden staat er veel te
te stellen. De leden van de vakgroep zien
gebeuren. Zo wordt er gestart met de
werving en selectie van nieuwe piketfunc- de noodzaak om bij crisiscommunicatie
goed af te stemmen met alle relevante
tionarissen, waarover later in deze
partners. Dat is dan ook een belangrijk
nieuwsbrief meer. Om ervoor te zorgen
aandachtspunt waar deze vakgroep
dat alle functionarissen voldoende
voorbereid zijn op hun (nieuwe) rol, wordt aandacht aan zal besteden.
momenteel hard gewerkt aan het opzetten
van een OTO-programma. In samenwer- Over al deze -en andere- ontwikkelingen
willen we de gemeenten uiteraard goed
king met de Veiligheidsregio Utrecht is
informeren en hen op de hoogte houden
gestart met de voorbereiding van
opleidingen. Ook hierover meer informatie van de laatste stand van zaken.
op de volgende pagina’s. Daarnaast gaan Door middel van fysieke bijeenkomsten en
we ons vanuit het project voorbereiden op andere communicatiekanalen zoals een
website, de virtuele kantoren Alfresco en
het beheer van de piketten in Flevoland.
Voor Gooi en Vechtstreek deden we dit al, METT en deze nieuwsbrief doen we ons
uiterste best om de veranderingen zo goed
maar in de toekomst worden de piketten
mogelijk te verduidelijken voor alle direct
van beide regio’s beheerd door één
en indirect betrokkenen.
centrale organisatie.
En verder...
Werving en selectie
Vier vakgroepen Bevolkingszorg
Opleiden, Trainen en Oefenen
Kwaliteitszorg door zorgvuldig
documentbeheer
Vakgroep Crisiscommunicatie
Met het vaststellen van het organisatieplan, is een belangrijke mijlpaal voor
de organisatie van de Bevolkingszorg in
Gooi en Vechtstreek en Flevoland
bereikt. Hieraan zijn maanden van
voorbereiding vooraf gegaan. De goede
samenwerking en grote inzet van alle
betrokkenen in de afgelopen maanden
hebben hieraan in belangrijke mate
bijgedragen. Ik ben trots op het vele
werk dat verricht is en de resultaten die
tot nu toe al behaald zijn. Ik wil eenieder
die hieraan een bijdrage heeft geleverd,
dan ook hartelijk danken voor zijn of
haar inzet!
Bevolkingszorg is belangrijk: het is
gelijkwaardig aan brandweer, GHOR en
politie in COPI en ROT. Bevolkingszorg
gaat van het maximaal zekeren van de
burgemeester die voor de camera’s
staat, tot het zorgen voor eten voor
gestrande buspassagiers. Dat laatste
lijkt misschien iets kleins maar juist dat
goed verzorgen, ook al zijn het maar de
broodjes, is van belang. Het gaat om
het respect voor het publiek. Laten we
ons daar de komende periode onverminderd voor inzetten.
Ad Sanders, Kwartiermaker/
Directeur Bevolkingszorg
Colofon:
Pagina
1
Uitgave: Centraal bureau en vakgroepen Bevolkingszorg Flevoland en Gooi en Vechtstreek.
Verschijning: Eenmaal per kwartaal of vaker indien nodig.
Jaargang 2 | Nummer 3 | december 2013
Werving en selectie
De vaststelling van het organisatieplan Bevolkingszorg betekent de
afronding van de voorbereidende
fase van het project
Bevolkingszorg. Tegelijkertijd
betekent het de start van de implementatie van de nieuwe organisatie
Bevolkingszorg voor Flevoland en
Gooi en Vechtstreek. Een onderdeel
van deze implementatie is de
werving en selectie van piketfunctionarissen, die nu van start gaat.
Bevolkingszorg kent veel taken en
functies. Voor een aantal functies geldt
dat men binnen een bepaalde tijd
operationeel moet zijn. Deze functies
worden ingevuld op basis van ‘hard
piket’: functionarissen moeten in geval
van een crisis binnen een bepaalde
tijd aanwezig zijn. Deze medewerkers
krijgen voor hun constante
beschikbaarheid een piketvergoeding.
Voor veel andere functies is er een
ruimere opkomsttijd. Dit maakt het
mogelijk om de betreffende functies in
te vullen op basis van ‘vrije instroom’.
Vrije instroom wil zeggen dat er geen verplichtingen zijn. Wel zal er een inventarisatie zijn van medewerkers die, indien nodig,
kunnen worden gebeld om een functie op
vrije instroom te komen vervullen. Voor
zowel de functionarissen met hard piket als
de functionarissen op basis van vrije
instroom is er een opleidingsaanbod en
zullen er voldoende mogelijkheden worden
geboden om te oefenen.
officieren van dienst geldt overigens dat
dit selectieproces het afgelopen jaar
reeds heeft plaatsgevonden.
Nog in december wordt gestart met de
werving van de crisiscommunicatieprofessionals. In het eerste kwartaal van
2014 volgen de professionals van de
andere drie taakorganisaties. In maart
2014 is er een startbijeenkomst Opleiden, Trainen en Oefenen voor alle piketDe eerste stap die binnen de werving en
functionarissen. Wie geïnteresseerd is
selectie van piketfunctionarissen wordt
in het vervullen van een functie binnen
gezet, is nagaan welke functies er precies de nieuwe organisatie Bevolkingszorg,
ingevuld moeten worden en hoeveel men- kan zich wenden tot de ARB’er in de
sen hiervoor nodig zijn. Dit wordt gedaan in eigen gemeente, de voorzitter van de
afstemming met de voorzitters van de
betreffende vakgroep of één van de
vakgroepen. Voor alle functies geldt dat de leden van het centrale bureau
functieprofielen worden opgesteld op basis Bevolkingszorg.
van de projecten Groot-Grooter. Via de
gemeentelijke kanalen worden de openMeer informatie betrekking tot de funcstaande functies vervolgens bekend
ties is te vinden in hoofdstuk 5 van het
gemaakt.
Bijlagenboek bij het Organisatieplan
Bevolkingszorg. Hierin staan de functieHoe het traject er verder precies uit zal
kaarten van de verschillende functies
zien, verschilt per taakorganisatie. Voor de opgenomen. Het Bijlagenboek is te
algemeen commandanten en de
raadplegen op Alfresco.
Functie
Opkomsttijd
Poule
ACBZ
45
HTO Acute bevolkingszorg
HIN/HON
AC ROT
45
45
30
AC GBT
60
IC-ers
45-60
Omgevingsanalist
60
2 poules regionaal
Op termijn 1 poule interregionaal
1 poule interregionaal
2 poules regionaal
2 poules regionaal (combinatie
met HTO Communicatie)
1 poule interregionaal vrije instroom
1 poule interregionaal vrije instroom (ev. combinatie OVD-Bz)
1 poule interregional
Overzicht (inter)regionale piketfuncties
Colofon:
Pagina
2
Uitgave: Centraal bureau en vakgroepen Bevolkingszorg Flevoland en Gooi en Vechtstreek.
Verschijning: Eenmaal per kwartaal of vaker indien nodig.
Jaargang 2 | Nummer 3 | december 2013
Vier vakgroepen Bevolkingszorg
De warme organisatie van Bevolkingszorg bestaat uit vier taakorganisaties: Crisiscommunicatie, Acute
bevolkingszorg, Herstelzorg en Informatie en ondersteuning. Deze taakorganisaties zullen in onze nieuwe
organisatie worden ondersteund door vier gelijknamige vakgroepen. Deze vakgroepen zijn hét platform voor
het delen van vakinhoudelijke kennis en informatie over Bevolkingszorg.
Leden van de vakgroepen dragen bij
aan kwaliteitsontwikkeling en het opzetten en evalueren van monodisciplinaire
oefeningen. Ook zorgen ze voor het
verbeteren van de monodisciplinaire
plannen en draaiboeken. Een belangrijk
aspect daarbij is de afstemming met de
multidisciplinaire expertisegroepen in
het veiligheidsbureau.
Wij vinden het belangrijk dat alle
betrokken functionarissen kennis
kunnen nemen van de nieuwe ontwikkelingen binnen het vakgebied. Daarom
organiseren de vakgroepen een aantal
keer per jaar een bijeenkomst waarbij
het contact met de vertegenwoordigers
van de gemeenten en de piketfunctionarissen centraal staat. Deze
vakgroepbijeenkomsten, die gericht zijn
op het uitwisselen van operationele
informatie en praktijkervaringen, maken
onderdeel uit van het competentiegerichte OTO-programma van de piketfunctionarissen in de interregionale
poules.
Iedere vakgroep wordt vertegenwoordigd
door een vakgroepvoorzitter. Deze krijgt
de taak om het activiteitenprogramma
van de vakgroep vorm te geven en de
communicatie daarover te verzorgen.
Elke vakgroep krijgt een eigen pagina op
de website en in de nieuwsbrief.
Monique van Rijn zal de vakgroep Crisiscommunicatie gaan ondersteunen.
Diana Bolding zorgt voor de ondersteuning van de overige drie
vakgroepen. Daarnaast zal er ondersteuning plaatsvinden door een
communicatiemedewerker.
Binnenkort zullen de voorzitters van de
vakgroepen zich aan je voorstellen en
volgt er meer informatie over de
vakgroepactiviteiten in 2014. Meer
informatie is te lezen in het ‘Plan van
aanpak Vakgroepen’, wat beschikbaar
is via Alfresco of opvraagbaar bij
projectsecretaris Monique van Rijn of
officemanager Diana Bolding.
Zij zijn bereikbaar via telefoon of mail:
Monique van Rijn
06-54235901
[email protected]
Diana Bolding
06-83562267
[email protected]
Colofon:
Pagina
3
Uitgave: Centraal bureau en vakgroepen Bevolkingszorg Flevoland en Gooi en Vechtstreek.
Verschijning: Eenmaal per kwartaal of vaker indien nodig.
Jaargang 2 | Nummer 3 | december 2013
Opleiden, trainen en oefenen
In de nieuwe organisatie wordt al
hard gewerkt aan het opzetten van
het OTO-programma. Op dit
moment vindt er afstemming plaats
met de VRU over gezamenlijke
inkoop van opleidingen.
Zowel in Gooi en Vechtstreek als in
Flevoland en Utrecht is er sprake
van een nieuwe structuur voor
Bevolkingszorg en worden er
nieuwe regionale piketpoules gevormd. De piketfunctionarissen
moeten allemaal worden opgeleid.
In de nieuwe organisatie
Bevolkingszorg staat de competentiegerichte benadering centraal.
Het project Groot-Grooter heeft competentieprofielen ontwikkeld voor alle
functionarissen. Aan de hand van
deze competentieprofielen worden zij
straks ook opgeleid.
Het opleidingstraject zal uit twee à drie
onderdelen bestaan: een basiscursus, een
op functie en vaardigheid gerichte cursus
en eventueel nog een verdiepingstraining.
Ook zullen er maatwerktrainingen worden
aangeboden voor functionarissen op vrije
instroom.
De piketfunctionarissen sluiten hun
leertrajecten af met een vakbekwaamheidstoets waarmee zij “bevoegd” zijn
om hun functie te gaan uitoefenen.
Daarna zal er gezorgd worden voor
voldoende deelname aan oefeningen
en bijscholing.
In de basiscursus gaat het om het verwerven van basiskennis over organisatiestructuren, procedures en algemene
vakinhoudelijke zaken met betrekking tot
Bevolkingszorg.
Elke piketfunctionaris krijgt de
beschikking over een eigen portfolio
waarin alle persoonlijke resultaten
kunnen worden bijgehouden. Zelfreflectie en coaching vormen ook een
belangrijk onderdeel van het competenIn de functie-en vaardigheidscursus gaat
tieleren. In een volgende nieuwsbrief
het om het leren in de praktijk aan de hand zullen wij hier meer over vertellen.
van opdrachten, rollenspelen en simulaties.
Heb je vragen over de uitgangspunten
De verdiepingstraining is bedoeld om meer van het OTO-programma, dan kun je
inzicht te krijgen in het persoonlijk function- contact opnemen met Heleen
neren en het ontwikkelen van persoonlijke Wagemans via 06-20669089 of
competenties.
[email protected].
Kwaliteitszorg door zorgvuldig documentbeheer
Het delen van informatie en het ontwikkelen van kennis is een belangrijk gegeven in de nieuwe organisatie
Bevolkingszorg. De omgeving is complex en voor het goed functioneren van de betrokken medewerkers is informatie-en kennisdeling erg belangrijk. Omdat er in de nieuwe organisatie gewerkt zal worden met competentiegericht
opleiden en oefenen, wordt er een beroep gedaan op het zelflerend vermogen van de functionarissen. Dit betekent
dat zij een deel van de informatie die zij nodig hebben persoonlijk krijgen aangereikt maar dat ook van hen wordt
verwacht dat zij zelf informatie ‘halen’. Zij moeten daarom weten welke informatie voor hen belangrijk is en waar ze
deze informatie kunnen vinden. Goed documentbeheer binnen het project Bevolkingszorg is hiervoor noodzakelijk:
het draagt eraan bij dat informatie snel te vinden is en dat altijd duidelijk is wat de laatste versie van een document
is.
De operationele plannen en draaiboeken en ‘inkomende post’ vormen de belangrijkste document- en informatiestroom van
het project Bevolkingszorg. Operationele plannen en draaiboeken worden bijgesteld bijvoorbeeld naar aanleiding van evaluaties van oefeningen. Inkomende post zorgt voor vragen en verzoeken die afgehandeld moeten worden en belangrijke documenten moeten worden geregistreerd en gearchiveerd. Om deze zaken allemaal goed te laten verlopen en ervoor te zorgen
dat alle betrokkenen bij Bevolkingszorg altijd beschikken over de juiste documenten, is er in de notitie ‘Implementatie Organisatie “Koude taken”’ een onderdeel over document- en informatiebeheer opgenomen. Hierin staan de uitgangspunten voor
het documentbeheer binnen het project Bevolkingszorg beschreven. Door de ondersteunende medewerkers van het centraal
bureau Bevolkingszorg, de vakgroepen (in de koude organisatie) en de taakorganisaties (in de warme organisatie) zal hieraan nader uitvoering worden gegeven, bijvoorbeeld door het aanstellen van documentbeheerders.
In het kader van documentbeheer voor het project Bevolkingszorg spelen de virtuele kantoren Alfresco (Flevoland) en METT
(Gooi en Vechtstreek) een belangrijke rol. Alfresco is het platform waar alle documenten met betrekking tot Bevolkingszorg
zijn te vinden. Daarnaast is zowel op Alfresco als op METT operationele informatie beschikbaar. De huidige indeling van
mappen in Alfresco is gaandeweg ontstaan en wordt niet door alle gebruikers even duidelijk gevonden. Om hier verandering
in te brengen en goed documentbeheer mogelijk te maken, zal er een nieuwe eenduidige indeling van mappen komen. In de
nieuwe indeling zal er per vakgroep een map op Alfresco zijn, waarbij de mappenstructuur vaststaat en de toegankelijkheid
per map is geregeld. Een voorzet voor deze indeling is gemaakt en wordt voorbereid op Alfresco. Vanuit de vakgroepen kunnen hierop nog op- of aanmerkingen worden gegeven.
Colofon:
Pagina
4
Uitgave: Centraal bureau en vakgroepen Bevolkingszorg Flevoland en Gooi en Vechtstreek.
Verschijning: Eenmaal per kwartaal of vaker indien nodig.
Jaargang 2 | Nummer 3 | december 2013
Vakgroep Crisiscommunicatie
Momenteel is de werving van leden
voor de vakgroepen in volle gang.
In deze en de volgende nieuwsbrief
besteden we aandacht aan de
samenstelling van de vakgroepen
en de activiteiten waarmee zij zich
(gaan) bezighouden. We beginnen
met de vakgroep Crisiscommunicatie.
Samen staan ze voor een flink takenpakket. Pioriteit heeft het samenstellen van
een groep van zo'n 30 getrainde communicatieprofessionals, die de harde en zachte
piketten voor hun rekening gaan nemen.
Vervolgens is het zaak de alarmering goed
op orde te brengen samen met de
collega's van brandweer en politie,
anders heb je niets aan al die goede
mensen.
Hopelijk lukt het om voor de zomer onze
huidige draaiboek helemaal te vernieuwen in lijn met de aanbevelingen van
Groot, Grooter en Bruinooge.
Over de schouders van dit communicatieteam, kijkt de Vakgroep Crisiscommunicatie mee. Deze vakgroep onder
voorzitterschap van het hoofd Communicatie van de gemeente Almere, bestaat
De nieuwe organisatie Bevolkingszorg
uit de hoofden en coördinatoren van de
heeft een kleine club van samen 1 fte Nu de expertisegroep crisis- en risicocom- gemeenten uit beide regio's en van de
voor de organisatie van de crisiscom- municatie binnen het Veiligheidsbureau is hulpdiensten, aangevuld met die van het
opgeheven, is het zaak nieuwe afspraken Waterschap en Rijkswaterstaat. De leden
municatie. Remco Heijnen (van
te maken met onze communicatiecollega's van de vakgroep leveren uit hoofde van
Bussum) en Miranda de Waal (van
van de hulpdiensten. Ook dat heeft prioAlmere) werken ieder twee dagen in
hun functie de capaciteit voor de crisisriteit. De kunst is om in korte tijd onze ba- organisatie. De vakgroep vergadert 3 à 4
de week voor de kolom. Zij worden
sis op orde te krijgen. Daarna gaan we pas keer per jaar en heeft vooral een
ondersteund door Monique van Rijn
fijnslijpen.
voor één dag in de week.
kwaliteitsbewakende rol.
Meer informatie?
Digitale Werkomgeving Gemeentelijke
Bevolkingszorg Gooi en Vechtstreek
(METT) en Flevoland (Alfresco)
Virtuele kantoren
Op de websites www.gkgooienvechtstreek.nl
& www.centrischwerken.net (Flevoland) kunnen de medewerkers van de Gemeentelijke
Bevolkingszorg eenvoudig en transparant
samenwerken. De websites zijn bedoeld om
snel en efficiënt kennis te ontvangen en te
delen. Betrokkenen beschikken over de mogelijkheid om documenten c.q. vergaderstukken te raadplegen.
Meer informatie en documenten over het project Bevolkingszorg is beschikbaar
op de virtuele kantoren Alfresco en METT. Zoals eerder in deze nieuwsbrief
aangegeven, wordt momenteel gewerkt aan een nieuwe indeling van Alfresco.
Website Bevolkingszorg
Op het digitale portaal van het Veiligheidsbureau Flevoland wordt daarnaast
momenteel een site ‘Bevolkingszorg’ ingericht. Dit voorportaal van Alfresco is
openbaar toegankelijk via www.centrischwerken.net en is daarmee geschikt
om informatie over Bevolkingszorg in Flevoland en Gooi en Vechtstreek
beschikbaar te stellen voor betrokkenen en geïnteresseerden. Algemene informatie over Bevolkingszorg is hier te vinden. Operationele informatie kan hier
(achter een wachtwoord) ook worden opgenomen. Elk van de vakgroepen krijgt
een eigen pagina op deze site die ze kan vullen en waarop bijvoorbeeld
geblogd kan worden.
Contactgegevens
Als je vragen hebt over het project Bevolkingszorg, kun je terecht bij het
centrale bureau Bevolkingszorg:
Flevoland
Gooi en Vechtstreek
De Doelen 10-01
8233 GP Lelystad
Projectsecretaris Monique van Rijn
06-54235901
Amersfoortsestraatweg 109c (geb 40)
1403 AP Bussum
Officemanager Diana Bolding
06-83562267
Colofon:
Pagina
5
Uitgave: Centraal bureau en vakgroepen Bevolkingszorg Flevoland en Gooi en Vechtstreek.
Verschijning: Eenmaal per kwartaal of vaker indien nodig.

Download Report