w e r k o r g a n i s at i e Effectief werken be Ken je die dagen die in het teken staan van mailtjes beantwoorden, mensen terugbellen, zoeken naar documenten en andere ad hoc taken waardoor je het gevoel krijgt dat je de regie over je werkzaamheden kwijt bent? Veel mensen ondervinden dit probleem en zullen toegeven dat ze hun tijd efficiënter zouden willen besteden. Petra Bosch en Ellen Massaro van Cleandesk.nu weten daar alles van: “Vroeger zag je chaos op een bureau liggen in de vorm van papieren. Nu alles digitaal gaat zie je de stapels wellicht niet, maar is de chaos dikwijls groter en kan het de mensen een hulpeloos of onrustig gevoel geven.” C lean desk werken is geen doel op zich. Iedere praktijk kent wel de regel dat aan het eind van de dag de bureaus leeg moeten zijn, maar dat zegt niks over de staat van datzelfde bureau op een willekeurig ander moment op de dag. Clean desk werken gaat verder dan je bureau oppervlak. Het is een manier van werken waardoor je effectief je werkzaamheden kan uitvoeren en afmaken, en grip op je werk krijgt. En daar ligt volgens de dames van Cleandesk.nu de grote winst. Ellen Massaro: “Voor veel mensen is het handig en zelfs noodzakelijk om na te gaan wat het doel van hun werkzaamheden is en in hoeverre ze daar dagelijks aan toe komen. Vaak zal blijken dat je veel tijd besteedt aan randzaken en veel minder aan de werkzaamheden die je als kerntaak ziet.” Petra Bosch vult aan: “Ad hoc taken leiden ook af. Als je net lekker in je concentratie zit en je wordt afgeleid door een mailtje of iemand aan je bureau, duurt het zo weer 5 minuten voordat je weer volledig geconcentreerd bent op de taak waar je oorspronkelijk mee bezig was. Multitasken mag dan klinken alsof het heel effectief is, maar dat is het juist niet.” Het is dan ook de kunst om de afleiding van de telefoon en de mailbox te weerstaan, zodat je niet hoeft te roepen: ‘help, ik kom niet aan mijn werk toe!’. Hier zijn een aantal trucjes voor. Check je mailbox op Meer weten over effectief werken met clean desk? Schrijf je in voor de PMdag en volg de sessie Effectief werken met clean desk van Petra Bosch. Ga naar www.pmdag.nl om je aan te melden! 36 Med i sch O nd er nemen vaste tijdstippen en deel al je taken en inkomende berichten gelijk in. Bepaal elke dag je prioriteiten. Plan bewust tijd in om aan iets te werken. Spreek met een collega af om voor korte tijd de telefoon waar te p r a k t i j km a n a g emen t egint bij clean desk nemen, zodat je iets af kunt maken. Praktijkmanagers die minder aan een bureau werken, kunnen vaste tijdblokken in de agenda reserveren om geconcentreerd te werken. Clean desk is volgens de experts breder te trekken dan de werkplek zelf. “Kijk eens naar de stapels oude tijdschriften in de kast of overbodige spullen die vaak in magazijnen of bergruimtes zijn opgeslagen.” Zegt Bosch. “Vaak staan daar veel spullen die nooit meer gebruikt gaan worden. Maar ondertussen nemen die spullen wel ruimte in en zorgt het voor onrust. Het wordt alleen niet weggegooid omdat er nog waarde aan gehecht wordt. Overweeg eens om die spullen weg te geven of misschien wel te verkopen. Dat geeft vaak een beter gevoel dan weggooien.” Realistisch plannen r o u ke v a n d e r h o ek • B ekijk elke dag aan het eind de planning voor de volgende dag • S plits grote taken of klussen in delen en plan die delen afzonderlijk in • P lan het werk voor vergaderingen, trainingen, aanleveren van stukken ook in • Hou voldoende lege ruimte voor ad-hoc zaken • P lan ook reistijd, voorbereidingstijd, opruimtijd in (of plan de actie ‘ruim’ in) • Pas bij wijzigingen meteen de planning aan • M aak een afspraak met je zelf net zo belangrijk als een afspraak met derden grip op je mailbox 1.Open je e-mailbox op vaste momenten 2 tot 3 maal per dag. In de tussentijd sluit je de mailbox af zodat je je nieuwsgierigheid de baas kan blijven en je niet af laat leiden door inkomende berichten 2.Zet pop-up berichten van nieuwe e-mail rechts onderin je scherm uit 3.Neem direct een beslissing over een binnenkomende mail zodat deze uit de inbox verdwijnt. Direct beantwoorden, verwijderen, archiveren of taak van maken. De meeste mails blijven in de mailbox staan omdat er geen keuze wordt gemaakt, treuzelen, nog even over nadenken en ondertussen gebeurt er niets! 4.Pak vaker de telefoon, loop bij iemand langs en verstuur minder mail. 5.Zeg nieuwsbrieven op, zo ontvang je minder mail 6.Plan minimaal 1 uur per dag een afspraak met jezelf in je agenda om je email en taken te behandelen. M O - j a a r ga ng 11 - ap r il 2014 - # 0 2 37