ZITTING VAN DE PREZONERAAD VAN 12 februari 2014 Aanwezig: Verontschuldigd: Ann Coopman, Voorzitter Patrick Hoste, Koen Loete, Filip Gijssels, Marleen Van Den Bussche, Johan Cornelis, Franki Van De Moere, Tony Vermeire, Leden Hillert Bingé, Zonecoördinator Isabelle Dombret, Financieel beheerder Thaïs De Vuyst, Secretaris Fredy Tanghe, Lid openbare zitting 1 Goedkeuren verslag van 11 december 2013 Gelet op het verslag van de prezoneraad in zitting op 11 december 2013 zoals opgemaakt door de secretaris in toepassing van artikel 17, 5° van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad; BESLUIT EENPARIG: Het verslag van de prezoneraad in zitting op 11 december 2013 zoals opgemaakt door de secretaris in toepassing van artikel 17, 5° van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad wordt goedgekeurd. 2 Uitbreiding van het urenpakket van de zonecoördinator Gelet op de wet van 15 mei 2007, gewijzigd door de wet van 3 augustus 2012, betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 20 maart 2013 houdende de aanstelling van de heer Hillert Bingé als zonecoördinator van de prezone Meetjesland tot en met 31 december 2013; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 13 november 2013 houdende de verlenging van het mandaat van Hillert Bingé als zonecoördinator van de prezone Meetjesland; Overwegende dat de hulpverleningszones gepland zijn om vanaf 1 januari 2015 van start te gaan; Overwegende dat door de brief van het kabinet van de Vice-Eerste minister, Minister van Binnenlandse Zaken en Gelijke Kansen van 24 december 2013 duidelijke signalen zijn rond de Hervorming van de Civiele Veiligheid; Overwegende dat nog veel voorbereidingen moeten getroffen worden; Overwegende dat de zonecoördinator vanaf 1 september 2014 voltijds ter beschikking staat van de prezone; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - De PZR is akkoord om van 1 september 2014 tot en met 31/12/2014 het mandaat van zonecoördinator uit te breiden tot 38u/week. Art.2 - De financieel beheerder werkt een voorstel tot verloning uit dat op de eerstvolgende PZR ter goedkeuring wordt voorgelegd. 3 Uitbreiding van het urenpakket van de coördinatoren van de werkgroepen De uitbreiding van de uren voor de verschillende coördinatoren zal bekeken worden in het kader van de behoeften van de zone. Er dient eerst een personeels- en behoeftenplan opgemaakt te worden alvorens de uren uit te breiden en de uitbreiding toe te passen. 4 Bepalen van de zonale verdeelsleutel voor de gemeentelijke dotaties Mevrouw Isabelle Dombret geeft een toelichting omtrent de zonale verdeelsleutel. Gelet op de beslissing van de zoneraad van 13 november 2013 om een werkgroep met de financieel beheerders van de zone op te richten olv mevrouw Isabelle Dombret; Gelet op de noodzaak van een zonale verdeelsleutel om het goed functioneren van de hulpverleningszone te realiseren; Zitting van 12 februari 2014 1 van 6 Overwegende dat deze zonale verdeelsleutel als basis gebruikt worden om de jaarlijkse gemeentelijke dotaties te bepalen; Overwegende dat de gemeenten bij de opmaak van hun gemeentelijke budgetten de dotaties moeten kennen; BESLUIT EENPARIG: Enig artikel. De werkgroep olv Isabelle Dombret bereidt een gedragen voorstel voor rond de zonale verdeelsleutel tegen de zoneraad van 30 april 2014. Burgemeester Gijssels verlaat de zitting om 17.05 uur. 5 Toelichting investeringen voertuigen door Adj. Ronny Claeys, coördinator Logistiek De heer Ronny Claeys, adj. geeft een toelichting bij de investeringen voor voertuigen. De risicoanalyse dient nog bekeken te worden per post. Momenteel is er nog niet veel informatie voorhanden. 6 Aankoop van een wasmachine en droogkast voor het reinigen van kledij – ontwerp en wijze van gunnen In toepassing van art. 43 van de wet van 15 mei 2007, gewijzigd bij de wet van 3 augustus 2012, in openbare zitting vergaderd; Gelet op de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006; Gelet op de wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013; Gelet op het Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011; Gelet op het Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013; Gelet op de bepalingen van de wet van 31 december 1963 en 15 mei 2007 betreffende de civiele bescherming, en latere wijzigingen; Gelet op de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, en inzonderheid artikel 5; Gelet op het Koninklijk besluit van 27 maart 1998 betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, inzonderheid artikel 8 en 9; Gelet op het Koninklijk besluit van 30 augustus 2013 tot vaststelling van de minimale normen betreffende de persoonlijke beschermingsmiddelen en de bijkomende uitrusting die de hulpverleningszones en prezones ter beschikking stellen van hun operationeel personeel; Gelet op het bestek met nr BRW/RC/01/2013 voor de aankoop van een wasmachine en droogkast; Overwegende dat de kostprijs voor de wasmachine en droogkast geraamd wordt op 9.440,00 euro bedraagt (BTW excl.); BESLUIT EENPARIG: Art.1 - Het ontwerp voor de aankoop van een wasmachine en droogkast voor het reinigen van de kledij van het operationeel personeel zoals beschreven in het bestek met nr BRW/RC/01/2013 goed te keuren. Art.2 - De kostprijs voor de wasmachine en droogkast wordt geraamd op 9.440,00 euro excl. btw (+ kosten aansluiting, etikettering, wasproducten, …) Art.3 - De voorzitter van de prezoneraad wordt belast met de uitvoering van dit besluit. Art.4 - De aankoop wordt gefinancierd met het krediet voorzien voor investeringen in het budget van de prezone 2014. Art.5 - De wasmachine en droogkast voor het reinigen van de kledij van het operationeel personeel worden in de kazerne van Eeklo geplaatst. De plaatselijke brandweerkorpsen staan in voor het halen en brengen van de kledij. Art.6 - Afschrift van dit besluit zal aan de financieel beheerder van de prezone Meetjesland toegezonden worden. Zitting van 12 februari 2014 2 van 6 7 Aankoop van een wasmachine en droogkast voor het reinigen van persluchtmaskers en -materiaal – ontwerp en wijze van gunnen In toepassing van art. 43 van de wet van 15 mei 2007, gewijzigd bij de wet van 3 augustus 2012, in openbare zitting vergaderd; Gelet op de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006; Gelet op de wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013; Gelet op het Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011; Gelet op het Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013; Gelet op de bepalingen van de wet van 31 december 1963 en 15 mei 2007 betreffende de civiele bescherming, en latere wijzigingen; Gelet op de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, en inzonderheid artikel 5; Gelet op het Koninklijk besluit van 27 maart 1998 betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, inzonderheid artikel 8 en 9; Gelet op het Koninklijk besluit van 30 augustus 2013 tot vaststelling van de minimale normen betreffende de persoonlijke beschermingsmiddelen en de bijkomende uitrusting die de hulpverleningszones en prezones ter beschikking stellen van hun operationeel personeel; Gelet op de presentatie van de heer Ronny Claeys voor de aankoop van een wasmachine en droogkast; Overwegende dat de kostprijs voor de wasmachine en droogkast geraamd wordt op 7.485,00 euro bedraagt (BTW excl.); BESLUIT EENPARIG: Art.1 - Het ontwerp voor de aankoop van een wasmachine en droogkast voor het reinigen van de persluchtmaskers en -materiaal van het operationeel personeel zoals beschreven in de nota van de heer Ronny Claeys goed te keuren. Art.2 - De kostprijs voor de 2 wasmachines en droogkasten wordt geraamd op 14.970,00 euro bedraagt (BTW excl.) (+ kosten aansluiting, etikettering, wasproducten, …). Art.3 - De voorzitter van de prezoneraad wordt belast met de uitvoering van dit besluit. Art.4 - De aankoop wordt gefinancierd met het krediet voorzien voor investeringen in het budget van de prezone 2014. Art.5 - De 2 wasmachines en droogkasten voor het reinigen van de persluchtmaskers van het operationeel personeel worden in de kazerne van Eeklo en Aalter geplaatst. De plaatselijke brandweerkorpsen staan in voor het halen en brengen van de kledij. Art.6 - Afschrift van dit besluit zal aan de financieel beheerder van de prezone Meetjesland toegezonden worden. Burgemeester Hoste verlaat de zitting om 17.30 uur. 8 Goedkeuren van facturen Gelet op het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende de invoering van de Nieuwe Gemeentelijke Boekhouding; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de aankoopprocedure, het volgen van de boekhoudregels volgens BBC en de VISUM-verplichting; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de machtiging van de voorzitter tot aankopen kleiner dan of gelijk aan 2.500 € exclusief BTW; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het ter kennis geven van de aankopen kleiner dan of gelijk aan 2.500 € exclusief BTW; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 dat aankopen hoger dan 2.500 € exclusief BTW ter goedkeuring worden gegeven op de eerstvolgende prezoneraad; Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der facturen van boekjaar 2013 documentnummer 2013/20 voor een totaal bedrag van 1.844,52 euro; Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der facturen van boekjaar 2013 documentnummer 2013/22 voor een totaal bedrag van 2.533,01 euro; Zitting van 12 februari 2014 3 van 6 Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/1 voor een totaal bedrag van 3.347,31 euro; Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der facturen van boekjaar 2013 documentnummer 2013/21 voor een totaal bedrag van 24.255,84 euro; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - kennis te nemen van de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de lijst der facturen van boekjaar 2013 documentnummer 2013/20 voor een totaal bedrag van 1.844,52 euro zoals in bijlage bijgevoegd. Art.2 - kennis te nemen van de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de lijst der facturen van boekjaar 2013 documentnummer 2013/22 voor een totaal bedrag van 2.533,01 euro zoals in bijlage bijgevoegd. Art.3 - kennis te nemen van de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/1 voor een totaal bedrag van 3.347,31 euro. Art.4 - goedkeuring te geven aan de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de lijst der facturen van boekjaar 2013 documentnummer 2013/21 voor een totaal bedrag van 24.255,84 euro euro zoals in bijlage bijgevoegd. Art.4 - Afschrift van dit besluit over te maken aan de financieel beheerder van de prezone Meetjesland. 9 Oprichten van de hulpverleningszone Meetjesland - goedkeuring Dit agendapunt wordt verdaagd naar een volgende zitting van de prezoneraad. 10 Aanduiden van een schatter voor de overdracht van patrimonium naar de hulpverleningszone Meetjesland Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele bescherming, inzonderheid artikel 209 ev waarin bepaald wordt hoe de goederen van de prezone naar de zone worden overgedragen; Overwegende dat de goederen geschat worden op ouderdom en staat van bevinding; Overwegende dat voor de inbreng van de roerende en onroerende goederen voorzien in artikelen 210 §1 en artikel 215 §1 van hogergenoemde wet, een vermindering in de gemeentelijke dotatie in de begroting van de zone wordt ontvangen ter compensatie; Overwegende dat een onafhankelijk schatter wordt aangeduid om deze schatting namens de gemeenten te realiseren; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - De prezoneraad gelast de voorzitter en de bijzonder rekenplichtige om 3 schatters aan te schrijven. Art.2 - De offertes worden op de prezoneraad van 30 april 2014 besproken. 11 Openstellen vacature voor zonecommandant hulpverleningszone Meetjesland Dit agendapunt wordt verdaagd naar een volgende zitting van de prezoneraad. Er werd nog geen advies uitgebracht door de Raad van State hieromtrent, aangezien het voorliggende document nog in de ontwerpfase zit. 12 Samenstelling van de selectiecommissie voor de vacature van zonecommandant Dit agendapunt wordt verdaagd naar een volgende zitting van de prezoneraad. Er werd nog geen advies uitgebracht door de Raad van State hieromtrent, aangezien het voorliggende document nog in de ontwerpfase zit. 13 Infomoment naar brandweer Meetjesland (Aalter, donderdag 6 & vrijdag 7 februari 2014) - kennisname Op donderdag 6 en vrijdag 7 februari ging het infomoment voor de brandweer door in Aalter. Dit initiatief werd positief onthaald. Zitting van 12 februari 2014 4 van 6 14 Telefoon- en alarmeringspermanentie KOSTPRIJSBEREKENING VAN TELEFOON- EN ALARM ERI NGSPERMANENTIE De gebruikte cijfers zijn de gegevens van het dienstjaar 2012 I Overzicht van de uitgevoerde tussenkomsten Brandweerdienst Ambulanceritten Brandweertussenkomsten Aalter 1007 291 Eeklo 1861 263 Kaprijke 100 Maldegem 854 326 Nevele 122 Waarschoot 81 Zomergem 78 Totaal per categorie:3722 Algemeen totaal: 1267 4983* * Voor wat de totaliteit van het aantal oproepen betreft kunnen we vaststellen dat deze in stijgende lijn zijn. We mogen stellen dat een stijging van 5 % is waar te nemen zodat we onze berekening met 5.250 oproepen dienen uit te voeren verdeeld over 3908 ambulanceritten en 1324 brandweeroproepen. We mogen stellen dat de verwerking van een ambulanceoproep ongeveer 10 ' in beslag neemt en voor een brandweeroproep dat dit op 20' kan begroot worden. Dit verschil vloeit voort u¡t de procedure waarin bepaald is dat de communicatie m.b.t. ambulanceoproepen na de alarmering verloopt via het HC 100. Bij brandweeroproepen wordt er meer met de zonale permanentiedienst gecommuniceerd wat een langere inzet van de operator voor gevolg heeft. Omgezet in jaarprestaties van de operator: ambulanceoproepen: 3908 x 10'= 39.080'= 651 uren brandweeroproepen: 1,.324 x 20' = 26.480' = 441 uren Totale prestatieduur op jaarbasis: 1-092 uren of 60 % F.T. Jaarkost operator: 47.500€ Algemene kosten voor deze dienstverzekering: 1.500 € Kostprijs permanentie en alarmering: 47.500 € x 60 % = 28.500 € Totale kostprijs: 30.000 € Enkel Waarschoot is tot op heden nog niet toegetreden in dit systeem. Er zit nog een rekenfout in het voorstel. Dit wordt op de eerst volgende vergadering van technische commissie besproken. Waarschoot zal dan onmiddellijk toe treden. 15 Kennisname brief ICT zone Meetjesland – gebruik lokale accommodatie De prezoneraad neemt kennis van de brief van de gemeente Maldegem van 14 januari 2014 betreffende het gebruik van de lokale accommodatie. 16 Kennisname data 2014 zoneraad Meetjesland De vergadering van de zoneraad Meetjesland gaan telkens door om 14.00 uur, in vergaderzaal “De Inslag”, derde verdieping van het gemeentehuis te Waarschoot op volgende data: 26 maart; 30 april; 28 mei; 25 juni; 27 augustus; 24 september; Zitting van 12 februari 2014 5 van 6 22 oktober; 26 november; 17 december. 17 Varia 1. Op 2 juli 2014 9.30 uur zal de prezone Meetjesland controle krijgen van FOD; 2. De maximumdotatie voor de zone Meetjesland ligt iets hoger dan verwacht; 3. Het besluit voor de aankoop van signalisatiewagens werd tot op heden nog niet uitgevoerd. De bestelling wordt zo spoedig mogelijk geplaatst. 18 Openverklaren mandaat van 1 coördinator (8u/week) voor de werkgroep “Preventie” Gelet op de wet van 15 mei 2007, gewijzigd door de wet van 3 augustus 2012, betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op het KB van 2 februari 2009, art 8, 2° dat de hulpverleningszone Meetjesland afbakent; Gelet op art 5 van de wet van 3 augustus 2012, tot wijziging van de wet van 15 mei 2007, dat stelt dat in afwachting van de inwerkingtreding van de zone zoals bedoeld in art 220 van de wet, de zone een prezone vormt, volgens dezelfde territoriale afbakening en dat deze prezone rechtspersoonlijkheid heeft en wordt beheerd door een prezoneraad; Gelet op het Zonaal Organisatieplan 2012-2013; Gelet op de brief IBZ dd 8 februari 2013 waarin rekrutering van personeel volgens de wet van 15 mei 2007, artikel 221/1, §2, 4° moet voldoen aan de goede werking van de zone; Gelet op het feit dat de federale dotatie prioritair moet gebruikt worden om in deze behoefte te voorzien; Gelet op het organogram 2013 van de prezone Meetjesland waarbij verschillende werkgroepen worden opgericht; Overwegende dat iedere werkgroep aangestuurd wordt door een coördinator; Gelet op de functiebeschrijving; Overwegende het budget van 2014; dat 8u/week een start is en geëvalueerd wordt naarmate de werking van de prezone Meetjesland groeit; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - Het mandaat van coördinator voor de werkgroep “PREVENTIE” voor de prezone Meetjesland open voor 8u/week open te verklaren. Art.2 - Deze openverklaring per e-mail kenbaar te maken binnen de gemeenten van haar werkingsgebied. Art.3 - De kandidaturen moeten voor 15 maart 2014 kenbaar gemaakt zijn t.a.v. de voorzitter, [email protected], vergezeld van een CV en een gemotiveerd schrijven. Art.4 - De coördinator wordt vergoed binnen zijn graad. De zone betaalt op basis van punctuele lijsten aan de gemeente/stad waar hij tewerkgesteld is. Art.5 - Afschrift van dit besluit over te maken aan FOD Binnenlandse Zaken. Niets meer te behandelen wordt de zitting geheven om 17.50 uur. Namens de Prezoneraad: Secretaris, Thaïs De Vuyst Zitting van 12 februari 2014 Voorzitter, Ann Coopman 6 van 6