25/06/2014 - Gemeente Maldegem

ZITTING VAN DE PREZONERAAD VAN
25 juni 2014
Aanwezig:
Verontschuldigd:
Ann Coopman, Voorzitter
Patrick Hoste, Koen Loete, Filip Gijssels, Marleen Van Den Bussche, Franki Van
De Moere, Tony Vermeire, Erné De Blaere, Leden
Hillert Bingé, Zonecoördinator
Piet De Meester, Deskundige
Thaïs De Vuyst, Secretaris
Johan Cornelis, Lid
openbare zitting
1
Goedkeuren verslag van 28 mei 2014
Gelet op het verslag van de prezoneraad in zitting op 28 mei 2014 zoals opgemaakt door de
secretaris in toepassing van artikel 17, 5° van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad;
Overwegende dat de opmerking van burgemeester Koen Loete wordt opgenomen in het verslag;
dat de samenstelling van de selectiecommissie voor de aanwerving van een zonecommandant wordt
aangepast aan de huidige wetgeving; dat het zonecollege pas kan samengesteld worden na de
oprichting van de hulpverleningszone;
BESLUIT EENPARIG:
Het verslag van de prezoneraad in zitting op 28 mei 2014 zoals opgemaakt door de secretaris in
toepassing van artikel 17, 5° van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad wordt, mits
aanpassingen, goedgekeurd.
2
Kennisname brief gouverneur
De prezoneraad neemt kennis van de brief van de gouverneur van 19 juni 2014 betreffende
aankopen en dispatching in de zone.
3
Opnemen van het ambulancevervoer in de HVZ Meetjesland
Overwegende dat de HVZ Meetjesland autonoom kan beslissen om het ziekenvervoer in haar zone
op te nemen;
Overwegende dat binnen de HVZ Meetjesland het ziekenvervoer uitsluitend door de brandweer van
Aalter, Eeklo en Maldegem gebeurt;
Overwegende dat het ziekenvervoer door de HVZ Meetjesland de dienstverlening voor het
Meetjesland ten goede komt;
BESLUIT EENPARIG:
Art.1- De zoneraad gaat principieel akkoord om het ambulancevervoer vanuit de dienstverlening
van de HVZ Meetjesland te organiseren, met ingang van de zonewerking.
Art.2 - De nodige financiële middelen zullen in de budgetten voorzien worden.
Toelichting: Er dient een efficiëntieoefening gemaakt te worden en het bijhorende financieel plaatje bij
de overname van het ambulancevervoer door de zone.
4
Organogram van de HVZ Meetjesland - goedkeuring
De coördinator van de werkgroep personeel, de heer Piet De Meester, geeft een toelichting bij het
organogram en de verschillende formaties.
Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele bescherming, artikel 21;
Overwegende dat de zoneraad het organogram dient goed te keuren;
Gelet op de besprekingen in de werkgroep personeel;
Gelet op het ontwerp van organogram;
Zitting van 25 juni 2014
1 van 5
Overwegende dat het organogram een financiële impact heeft op het budget van de prezone; dat
de financiële middelen voor het personeel van de HVZ Meetjesland voorzien worden;
BESLUIT EENPARIG:
Art.1 - Het organogram voor de HVZ Meetjesland wordt vastgesteld zoals het als bijlage bij dit
besluit is gevoegd.
Art.2 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan FOD Binnenlandse Zaken toegezonden
worden.
Toelichting: De zoneraad gaat akkoord met dit organogram als basis voor het uitrekenen van het
budget. Er wordt een SWOT-analyse gemaakt om de voor- en nadelen te bekijken van het opstarten
van de hulpverleningszone in januari ’15 t.o.v. april ’15. Voor de aanwerving van Calog-personeel
gaat men uit van contractueel dienstverband, eventueel om te zetten naar statutair, zodat er geen
verwachtingen gecreëerd worden bij het personeel. Wat er gebeurt met de bestendige wachters
(Eeklo/Aalter) wordt verder onderzocht.
5
Vaststellen van de formatie operationelen beroeps voor de HVZ Meetjesland
Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele bescherming, artikel 21;
Gelet op het besluit van de zoneraad van 25 juni 2014 houdende de goedkeuring van het
organogram van de HVZ Meetjesland;
Gelet op het ontwerp van Koninklijk Besluit betreffende de minimale administratieve en operationele
functies die de zone moet oprichten;
Gelet op het ontwerp van Koninklijk Besluit tot vaststelling van de criteria voor het bepalen van het
personeelsplan van het operationeel personeel van de zones;
Gelet op het Koninklijk Besluit van 19 april 2014 houdende bezoldigingsregeling van het
operationeel personeel van de hulpverleningszones;
Gelet op het Koninklijk Besluit van 19 april 2014 tot bepaling van het administratief statuut van het
operationeel personeel van de hulpverleningszone;
Gelet op de besprekingen en het voorstel van de werkgroep personeel;
Gelet op het ontwerp van formatie operationelen beroeps;
Overwegende dat de formatie een financiële impact heeft op het budget van de prezone; dat de
financiële middelen voor het personeel van de HVZ Meetjesland voorzien worden;
BESLUIT EENPARIG:
Art.1 - De personeelsformatie van de operationelen beroeps van de HVZ Meetjesland wordt
goedgekeurd zoals deze als bijlage bij dit besluit is gevoegd.
Art.2 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan de FOD Binnenlandse Zaken toegezonden
worden.
6
Vaststellen van de formatie operationelen vrijwilligers voor de HVZ Meetjesland
Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele bescherming, artikel 21;
Gelet op het besluit van de zoneraad van 25 juni 2014 houdende de goedkeuring van het
organogram van de HVZ Meetjesland;
Gelet op het ontwerp van Koninklijk Besluit betreffende de minimale administratieve en operationele
functies die de zone moet oprichten;
Gelet op het ontwerp van Koninklijk Besluit tot vaststelling van de criteria voor het bepalen van het
personeelsplan van het operationeel personeel van de zones;
Gelet op het Koninklijk Besluit van 19 april 2014 houdende bezoldigingsregeling van het
operationeel personeel van de hulpverleningszones;
Gelet op het Koninklijk Besluit van 19 april 2014 tot bepaling van het administratief statuut van het
operationeel personeel van de hulpverleningszone;
Gelet op de besprekingen en het voorstel van de werkgroep personeel;
Gelet op het ontwerp van formatie operationelen vrijwilligers;
Overwegende dat de formatie een financiële impact heeft op het budget van de prezone; dat de
financiële middelen voor het personeel van de HVZ Meetjesland voorzien worden;
BESLUIT EENPARIG:
Art.1 - De personeelsformatie van de operationelen vrijwilligers van de HVZ Meetjesland wordt
goedgekeurd zoals deze als bijlage bij dit besluit is gevoegd.
Art.2 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan de FOD Binnenlandse Zaken toegezonden
worden.
Zitting van 25 juni 2014
2 van 5
7
Vaststellen van de formatie ambulanciers voor de HVZ Meetjesland
Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele bescherming, artikel 21;
Gelet op het besluit van de zoneraad van 25 juni 2014 houdende de goedkeuring van het
organogram van de HVZ Meetjesland;
Gelet op het ontwerp van Koninklijk Besluit betreffende de minimale administratieve en operationele
functies die de zone moet oprichten;
Gelet op het ontwerp van Koninklijk Besluit tot vaststelling van de criteria voor het bepalen van het
personeelsplan van het operationeel personeel van de zones;
Gelet op het Koninklijk Besluit van 19 april 2014 houdende bezoldigingsregeling van het
operationeel personeel van de hulpverleningszones;
Gelet op het Koninklijk Besluit van 19 april 2014 tot bepaling van het administratief statuut van het
operationeel personeel van de hulpverleningszone;
Gelet op de besprekingen en het voorstel van de werkgroep personeel;
Gelet op het ontwerp van formatie ambulanciers;
Overwegende dat de formatie een financiële impact heeft op het budget van de prezone; dat de
financiële middelen voor het personeel van de HVZ Meetjesland voorzien worden;
BESLUIT EENPARIG:
Art.1 - De personeelsformatie van de ambulanciers van de HVZ Meetjesland wordt goedgekeurd
zoals deze als bijlage bij dit besluit is gevoegd.
Art.2 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan de FOD Binnenlandse Zaken toegezonden
worden.
8
Vaststellen van de formatie Calog personeel voor de HVZ Meetjesland
Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele bescherming, artikel 21;
Gelet op het besluit van de zoneraad van 25 juni 2014 houdende de goedkeuring van het
organogram van de HVZ Meetjesland;
Gelet op het ontwerp van Koninklijk Besluit betreffende de minimale administratieve en operationele
functies die de zone moet oprichten;
Gelet op het ontwerp van Koninklijk Besluit tot vaststelling van de criteria voor het bepalen van het
personeelsplan van het operationeel personeel van de zones;
Gelet op het Koninklijk Besluit van 19 april 2014 houdende bezoldigingsregeling van het
operationeel personeel van de hulpverleningszones;
Gelet op het Koninklijk Besluit van 19 april 2014 tot bepaling van het administratief statuut van het
operationeel personeel van de hulpverleningszone;
Gelet op de besprekingen en het voorstel van de werkgroep personeel;
Gelet op het ontwerp van formatie Calog personeel;
Overwegende dat de formatie een financiële impact heeft op het budget van de prezone; dat de
financiële middelen voor het personeel van de HVZ Meetjesland voorzien worden;
BESLUIT EENPARIG:
Art.1 - De personeelsformatie van de Calog personeel van de HVZ Meetjesland wordt goedgekeurd
zoals deze als bijlage bij dit besluit is gevoegd.
Art.2 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan de FOD Binnenlandse Zaken toegezonden
worden.
9
Goedkeuren van facturen
Gelet op het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende de invoering van de Nieuwe
Gemeentelijke Boekhouding;
Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de
aankoopprocedure, het volgen van de boekhoudregels volgens BBC en de VISUM-verplichting;
Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de
machtiging van de voorzitter tot aankopen kleiner dan of gelijk aan 2.500 € exclusief BTW;
Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het ter kennis geven
van de aankopen kleiner dan of gelijk aan 2.500 € exclusief BTW;
Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 dat aankopen hoger dan 2.500 €
exclusief BTW ter goedkeuring worden gegeven op de eerstvolgende prezoneraad;
Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der
facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/11 voor een totaal bedrag van 15.465,97
euro;
Zitting van 25 juni 2014
3 van 5
Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der
facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/12 voor een totaal bedrag van 5.115,82
euro;
BESLUIT EENPARIG:
Artikel 1 - kennis te nemen van de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de
lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/12 voor een totaal bedrag van
5.115,82 euro zoals in bijlage bijgevoegd.
Art.2 - goedkeuring te geven aan de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens
de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/11 voor een totaal bedrag van
15.465,97 euro zoals in bijlage bijgevoegd.
Art.3 - Afschrift van dit besluit over te maken aan de financieel beheerder van de prezone
Meetjesland.
10
Leveren van brandstof via magnetische kaarten. Goedkeuring lastvoorwaarden,
raming en gunningswijze
Gelet op de bepalingen van de wet van 31 december 1963;
Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten
voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 25;
Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen
inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke
sectoren, en latere wijzigingen;
Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels
van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen,
inzonderheid artikel 5, § 2;
Overwegende dat in het kader van de opdracht “Leveren van brandstof via magnetische kaarten”
een bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/2014-03 werd opgesteld;
Overwegende dat deze opdracht bestaat uit volgende gedeelten:
Aalter
25.000,00 euro per jaar
Eeklo
17.500,00 euro per jaar
Kaprijke
5.000,00 euro per jaar
Maldegem
15.000,00 euro per jaar
Nevele
6.500,00 euro per jaar
Waarschoot
4.000,00 euro per jaar
Zomergem
3.500,00 euro per jaar
Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 252.892,56 euro excl. btw
of 306.000,00 euro incl. 21% btw over 48 maanden;
Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de open
offerteaanvraag;
Overwegende dat het bestuur bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet
beschikte over de exact benodigde hoeveelheden;
Overwegende dat deze raming de limieten van de Europese bekendmaking overschrijdt;
BESLUIT EENPARIG:
Artikel 1 - Goedkeuring wordt verleend aan het bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/201403 en de raming voor de opdracht “Leveren van brandstof via magnetische kaarten”. De
lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in
de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt 252.892,56 euro
excl. btw of 306.000,00 euro incl. 21% btw.
Art.2 - Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag.
Art.3 - De opdracht zal Europees bekend gemaakt worden.
Art.4 - Het standaard publicatieformulier wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en
Europees niveau.
Art.5 - De uitgave voor deze opdracht wordt voorzien in het budget 2015 en volgende.
Toelichting: de begindatum voor deze opdracht is 1 januari 2015.
Volgende vragen worden nog gesteld aan Steven Cocquyt:
1. Is er een mogelijkheid om de te controleren welke personen getankt hebben;
Zitting van 25 juni 2014
4 van 5
2. Kan de opdracht bekend gemaakt worden aan alle tankstations binnen de zone volgens de
wetgeving overheidsopdrachten?
11
Locatie administratief centrum
Alle burgemeesters kunnen hun voorstellen voor een locatie van het administratief centrum van de
HVZ Meetjesland doorsturen t.e.m. 15 juli 2014 naar de zonecoördinator, de heer Hillert Bingé
([email protected]).
Deze voorstellen worden dan onderworpen aan een SWOT-analyse (min. 11 werkplekken, parking,
vergaderzaal, keuken, centraal gelegen, toegangsweg, prijs, kosten inrichting/onderhoud …) door
de werkgroep personeel in samenwerking met de werkgroep logistiek.
12
Varia
1. De zoneraad neemt kennis van de brief van werkgroep BPA en gaat akkoord dat ze een
infosessie geven aan de jeugdverenigingen omtrent brandveiligheid op kamp. Burgemeester
Tony Vermeire merkt op dat deze infosessie best eerder op het jaar wordt gegeven als
deze herhaald zou worden.
2. Burgemeester Filip Gijssels deelt mee dat de vzw provinciale brandweerschool houdt op te
bestaan en omgevormd zal worden tot een departement van de provincie zonder
vertegenwoordiging vanuit de gemeente.
3. De zoneraad neemt kennis van de e-mail van zone Centrum en het antwoord van de
voorzitter mbt een eventuele toetreding.
4. Burgemeester Tony Vermeire verwijst naar een brief omtrent het gebruik van hydranten door
TMVW. Dit wordt meegenomen naar de werkgroep logistiek.
Niets meer te behandelen wordt de zitting geheven om 15.45 uur.
Namens de Prezoneraad:
Secretaris,
Thaïs De Vuyst
Zitting van 25 juni 2014
Voorzitter,
Ann Coopman
5 van 5

Download Report