Informatie over agendering door AB

Informatie over agenderingsmogelijkheden voor AB-leden
Inleiding
Hoe kunnen bestuurscommissieleden onderwerpen agenderen, wat en wanneer wel of niet, en
hoe ziet de uitwerking daarvan er uit? Hieronder wordt e.e.a. uiteengezet.
Reglementaire basis
Er zijn de volgende mogelijkheden voor commissieleden tot agendering:
1. Initiatiefvoorstel: een eigen ontwerpbeslissing die buiten de agenda valt, ter
besluitvorming door het AB – reglement van orde AB art. 33.
2. Agenderingsverzoek: verzoek van een commissielid om, bij vaststelling van de agenda in
de vergadering, een onderwerp daar aan toe te voegen – reglement van orde AB art. 9.2,
verordening op de voorbereidende commissies art. 11.1.
3. Bespreking van TK-stukken: verzoek om een ter kennisneming aangeboden stuk
inhoudelijk te behandelen – verordening op de voorbereidende commissies art. 12.
4. Motie vreemd aan de orde van de dag: behandeling van een motie over een nietgeagendeerd onderwerp – nieuw in gewijzigd reglement van orde AB art. 31.4.
Praktische uitwerking
Ad 1, initiatiefvoorstel
a) AB-lid dient het voorstel schriftelijk in bij de voorzitter (in de praktijk bij
Bestuursondersteuning, [email protected], ten behoeve van de
voorzitter, waarbij gebruik wordt gemaakt van het format initiatiefvoorstel).
b) Bij aankondiging of indiening van een initiatiefvoorstel wordt door Bestuursondersteuning,
na overleg met secretaris en voorzitter, met de indiener afgestemd hoe het
behandelingstraject er uit gaat zien. Centraal daarin staan:
- tijdige behandeling t.b.v. pre-advisering in Staf en DB.
- behandeling in een voorbereidende commissie incl. preadvies DB.
DB-lid en directeur worden hierbij betrokken.
c) Voor een goede praktijk betekent dit dat een initiatiefvoorstel, met gebruik van het juiste
format, beschikbaar moet zijn uiterlijk op woensdag 12.00 uur 5 weken voor de
betreffende commissievergadering. Traject: de week daarna als initiatiefvoorstel in de
Staf, week daarna concept-preadvies in de Staf, week daarna preadvies in het DB en
verzending van initiatiefvoorstel plus preadvies met de overige agendastukken naar de
voorbereidende commissie.
d) NB: het hierna gestelde geldt op grond van het reglement van orde als de indiener van
een initiatiefvoorstel ondanks afstemming geen preadvies wil en rechtstreeks met het
voorstel naar het AB gaat.
De voorzitter plaatst het voorstel op de agenda van de eerstvolgende vergadering,
behalve wanneer de schriftelijke oproep hiervoor al is verzonden. In dat geval wordt het
voorstel op de agenda van de daarop volgende vergadering geplaatst.
e) Bij vaststelling van de agenda wordt in stemming gebracht of het initiatiefvoorstel in die
vergadering wordt behandeld.
f) De behandeling van het voorstel vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende
voorstellen en onderwerpen zijn behandeld, tenzij het algemeen bestuur oordeelt dat:
a. het voorstel met het oog op de orde van de vergadering samen met een ander
geagendeerd voorstel of onderwerp wordt behandeld.
b. het voorstel eerst wordt behandeld in een voorbereidende commissie.
c. er eerst advies wordt gevraagd aan het dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur
bepaalt vervolgens in welke vergadering het voorstel wordt geagendeerd.
g) Het algemeen bestuur kan nadere voorwaarden stellen aan de indiening en behandeling
van een voorstel.
Ad 2, agenderingsverzoek
a) AB-lid of commissielid dient een verzoek schriftelijk in bij de voorzitter (in de praktijk bij
Bestuursondersteuning, [email protected], ten behoeve van de
voorzitter, waarbij gebruik wordt gemaakt van het format agenderingsverzoek).
b) Bij aankondiging of indiening van een agenderingsverzoek bij Bestuursondersteuning
voorafgaand aan de commissievergadering wordt door Bestuursondersteuning met de
indiener afgestemd hoe het behandelingstraject er uit gaat zien (zie hiervoor bij 1b en c).
Bestuursondersteuning bekijkt of het onderwerp niet sowieso voor binnenkort op de
termijnagenda staat. DB-lid en directeur / sds worden betrokken.
c) NB: het hierna gestelde geldt op grond van het reglement van orde en de verordening op
de voorbereidende commissies als de indiener van een agenderingsverzoek dat niet
vooraf bij Bestuursondersteuning meldt maar rechtstreeks met het verzoek naar de
vergadering van het AB of de voorbereidende commissie gaat.
Het lid dient het verzoek tot het plaatsen van een onderwerp op de agenda voor de
voorbereidende commissie of het algemeen bestuur uiterlijk bij aanvang van de
vergadering in bij de voorzitter.
d) In beide gevallen, zowel AB als voorbereidende commissie, kan de vergadering een
onderwerp dat men onvoldoende voorbereid acht, besluiten niet te behandelen. In dat
geval kan de vergadering aan het DB-lid nadere inlichtingen of advies vragen; ook kan
men het onderwerp verwijzen naar een volgende vergadering van de voorbereidende
commissie.
e) Een dergelijk voorstel tot toevoeging van onderwerpen aan de agenda, ter vergadering, is
een voorstel waarover vervolgens zonder uitgebreid debat wordt beslist. Hier geldt
dezelfde opmerking als hierboven, behandeling zonder preadvies van het DB en (bij
agenderingsverzoeken direct in het AB) zonder voorafgaande behandeling in een
voorbereidende commissie, is met het oog op een goede voorbereiding van de andere
leden af te raden.
Ad 3, bespreking van tk-stukken
a) Bij tk-stukken gaat het om door het DB, als bevoegd orgaan, reeds vastgestelde besluiten
dan wel bekend gemaakte informatie. De tk-stukken worden bekend gemaakt via de
dagmail, vermeld (maar niet op papier meegezonden) op de agenda van de betreffende
commissie, en gepubliceerd op internet.
b) Het lid van de voorbereidende commissie dient bij de voorzitter van de vergadering een
verzoek in om in de volgende vergadering een tk-stuk inhoudelijk te behandelen. Dit
gebeurt in de vergadering van de commissie waaraan de stukken ter kennis waren
gebracht.
c) Dit verzoek wordt schriftelijk inhoudelijk gemotiveerd. Het commissielid levert bij ‘piepen’
van tk-stukken zelf informatie aan, met daarin nadrukkelijk de bedoeling van de
agendering, evt. in overleg met de bestuursadviseur van Bestuursondersteuning (in
gevallen dat het vooral gaat om uitleg van het hoe en waarom van door het DB genomen
besluiten, zijn schriftelijke vragen aan het DB vaak een alternatief). De informatie wordt
verwerkt in een reguliere commissieflap.
d) De flap voor een ‘gepiept’ en dus te agenderen tk-stuk wordt door de betrokken
bestuursadviseur geagendeerd ter behandeling in de staf vóórdat de agenda van de
commissievergadering wordt gepubliceerd. Daarin zit zowel het doel van de agendering
als ook ruimte voor bestuurlijke achtergrond en reactie.
e) Dit betekent dat de commissieflap over een gepiept tk-stuk beschikbaar moet zijn uiterlijk
op woensdag 12.00 uur 3 weken voor de betreffende commissievergadering.
Ad 4, motie vreemd aan de orde van de dag
a) AB-lid stuurt motie vreemd aan de orde van de dag bij voorkeur al vooraf, via
Bestuursondersteuning, aan de overige leden, ter voorbereiding.
b) AB-lid kondigt motie vreemd aan de orde van de dag formeel aan bij de vaststelling van
de agenda.
c) De vergadering beslist over de toevoeging van de motie aan de agenda (zie ook bij 2d).
d) Behandeling van de motie vreemd aan de orde van de dag, dus bespreking en stemming,
gebeurt na behandeling van alle andere geagendeerde onderwerpen.

Download Report