Commissiebrief - Gemeente Utrecht

Burgemeester en Wethouders
Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht
Telefoon 030 - 286 10 00 Fax 030 - 286 12 24
www.utrecht.nl
Aan de leden van de commissie Mens en Samenleving
Behandeld door
Doorkiesnummer
E-mail
Bijlage(n)
Uw kenmerk
Uw brief van
Bas Stam
286 2840
[email protected]
Rapport Vastgoed Beheer in transitie
Datum
Ons kenmerk
Onderwerp
28 januari 2014
14.001643
Onderzoeken Vastgoed Beheer
Verzonden
Bij antwoord datum, kenmerk en onderwerp vermelden
Geachte commissieleden,
In oktober en november 2013 informeerden wij u over de lopende onderzoeken bij de afdeling
Vastgoed Beheer van de Utrechtse Vastgoed Organisatie. Omdat wij de onderste steen boven willen
hebben, zijn de volgende onderzoeken ingesteld.
Ten eerste heeft in enkele casussen een onderzoek plaatsgevonden naar de handelswijze van twee
medewerkers van de afdeling Vastgoed Beheer door Hoffmann BV. Ten tweede is een onderzoek
gedaan naar de compliance op de afdeling Vastgoed Beheer door Andersson Elffers en Felix (AEF) om
vast te stellen of er sprake zou zijn van een ongewenst patroon of onvolkomenheden in het
functioneren van deze afdeling. Onder compliance wordt verstaan de naleving van wet- en regelgeving,
alsmede het werken volgens de normen en regels die de organisatie zelf heeft opgesteld.
Met betrekking tot de onderzoeken naar medewerkers willen we maximale transparantie betrachten
zonder de privacy van de betreffende personen te schaden. U heeft ons dat ook gevraagd.
Transparantie is immers het beste antwoord op integriteitschendingen. Om die reden geven we u in
deze openbare brief precieze informatie over de feitelijke voorvallen en de maatregelen die we naar
aanleiding daarvan nemen. Wij hebben de voorkeur om de rapporten van Hoffmann BV openbaar te
maken en stellen hiertoe de belanghebbenden, in het kader van de Wet openbaarheid bestuur, in de
gelegenheid om hun zienswijzen met betrekking tot openbaarmaking kenbaar te maken. In de
tussentijd kunnen wij op juridisch advies niet specifieker ingaan op personen dan we in deze brief
doen. Het college heeft besloten op basis van artikel 86 lid 2 Gemeentewet om gedurende dit
zienswijzetraject, de onderzoeksrapporten van Hoffmann BV geheim ter inzage te leggen voor uw
commissie in verband met de bescherming van persoonsgegevens, de eerbiediging van de persoonlijke
levenssfeer en de lopende juridische procedures.
Het rapport van AEF is bijgevoegd.
Deel 1 Onderzoeken door Hoffmann BV en maatregelen
Hoffmann BV heeft in opdracht van UVO onderzoek verricht naar twee medewerkers. Vervolgens heeft
UVO zelf aanvullend onderzoek verricht. Uit dit alles zijn de volgende feiten naar voren gekomen.
-
bij de aanbesteding van werk aan vijf welzijnspanden in het kader van het project
'Vernieuwend Welzijn' is afgeweken van het aanbestedingsbeleid. Afwijking is mogelijk als
hiervoor goede argumenten zijn. De argumenten die gebruikt zijn, bleken onjuist en hadden
niet als basis mogen dienen voor het afwijken van het aanbestedingsbeleid.
Burgemeester en Wethouders
Datum 28 januari 2014
Ons kenmerk 14.001643
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
de opdracht is uiteindelijk in deelopdrachten verstrekt na een bezuinigingsslag op de totale
kosten. Het totaalbedrag van de afzonderlijke opdrachten was hoger dan het bedrag waarvoor
ontheffing was verleend.
de afwijking van het aanbestedingsbeleid hield in dat één aannemer rechtstreeks is benaderd
voor het verrichten van het werk aan de welzijnspanden.
de argumenten die in het afwijkingsverzoek zijn gebruikt, hebben er toe geleid dat één
specifieke aannemer de opdracht heeft gekregen. Het is niet gezegd dat deze aannemer
anders niet het werk had gekregen, maar de keus voor de aannemer is niet transparant en
objectief gemaakt. Een andere offerte die beschikbaar was, is niet gedeeld met de
projectgroep. Doordat de andere offerte niet in het besluitvormingsproces is betrokken, heeft
UVO zeer waarschijnlijk niet de economisch meest voordelige aanbieding onder ogen
gekregen.
zowel de onderaannemer als de hoofdaannemer waren niet zelfstandig in staat een
gedetailleerde begroting voor het werk op te stellen en hebben hiervoor de offertes van een
andere aannemer gebruikt.
er is privé geld geleend van twee personen die als aannemer diensten verrichten voor de
gemeente Utrecht. Ook is getracht een pand dat (privé) in eigendom was, te verkopen aan één
van de aannemers bij wie geld geleend is. Er is recent getracht nogmaals een geldbedrag te
lenen bij een van de genoemde aannemers. Hiermee brengt een ambtenaar zichzelf in een
kwetsbare en mogelijk chantabele positie. Dit is een reëel risico, omdat één van de aannemers
heeft verklaard dat hij de lening heeft verstrekt om hiermee informatie te krijgen over
mogelijke toekomstige werkzaamheden.
er is een auto gekocht van een aannemer. Dit is gebeurd via een tussenpersoon, waarbij de
koper financieel voordeel heeft gehad.
de bedrijfsvoering van een massagesalon gevestigd op de Amsterdamsestraatweg, waar
illegale activiteiten plaatsvonden, is (gedeeltelijk) verricht vanaf een gemeentelijk e-mailadres.
Deze nevenactiviteiten zijn niet gemeld bij de werkgever. Melding is nodig als door de
activiteiten de belangen van de gemeente Utrecht kunnen raken. Omdat de activiteiten van een
gemeentelijk e-mailadres zijn verricht, kunnen de belangen van de gemeente Utrecht geraakt
zijn. Dit klemt temeer aangezien de gemeente ook verantwoordelijk is voor de
vergunningverlening aan massagesalons.
een gemeentelijk e-mailadres is veelvuldig gebruikt voor privédoeleinden. In het
Gebruikersprotocol Automatiseringsmiddelen staat dat de medewerker incidenteel en
kortstondig de e-mail mag gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke emailberichten.
vanaf een gemeentelijk e-mailadres zijn specificaties van een laptop gemaild aan een
aannemer. De aannemer heeft aangegeven dat de laptop in bestelling genomen wordt als hij
geen tegenbericht ontvangt. De aannemer stelt daarbij dat hij het nodige te verklaren heeft
over de vraag waarom hij een laptop van dat merk wil bestellen aangezien de laptops die de
aannemer gebruikt, van een ander merk zijn en deze te bestellen laptop bijna de helft duurder
is. Er is geen tegenbericht aangetroffen.
er zijn vanaf een gemeentelijk e-mailadres tekeningen van een privézolder naar dezelfde
aannemer gestuurd.
er is informatie doorgestuurd aan een aannemer. Het gaat om informatie over een contract met
een andere aannemer, een factuur van een andere aannemer en offerte van een andere
aannemer.
een aannemersbedrijf heeft om onduidelijke redenen een opdracht gekregen. Het betrof een
storing. UVO werkt met specifieke aannemers voor storingen. De aannemer die de opdracht
heeft gekregen, behoort niet tot deze groep aannemers.
in vervolg op storingsmeldingen van lekkages met grote wateroverlast in een woning aan de
Churchilllaan is opdracht gegeven aan een aannemer om deze schade zo snel mogelijk te
herstellen. Er is een vermoeden van onrechtmatig handelen in de uitvoering van het werk en de
afhandeling van de opdracht.
2/4
Burgemeester en Wethouders
Datum 28 januari 2014
Ons kenmerk 14.001643
Maatregelen
UVO heeft ten aanzien van twee betrokken medewerkers onderzocht of deze feiten reden zijn voor het
opleggen van een straf. Wij hebben besloten twee medewerkers strafontslag op te leggen. Tegen dit
besluit staan rechtsmiddelen open.
Aangezien er vermoedens zijn van strafbare feiten is tegen twee medewerkers aangifte gedaan. Daarbij
zullen alle beschikbare gegevens over de gedragingen van beide medewerkers plus de betrokken
bedrijven worden overgedragen aan de Rijksrecherche.
Deel 2 Compliance afdeling Beheer Utrechtse Vastgoedorganisatie
De onderzoeken van Hoffmann waren aanleiding om vast te stellen in hoeverre sprake zou zijn van een
ongewenst patroon of onvolkomenheden in het functioneren van de afdeling Vastgoed Beheer. Daarom
is besloten om het functioneren van deze afdeling door een onafhankelijk onderzoeker tegen het licht
te laten houden, met het accent op het toetsen van de compliance. Hieronder wordt verstaan de
naleving van wet- en regelgeving, alsmede het werken volgens de normen en regels die de organisatie
zelf heeft opgesteld. Dit onderzoek is uitgevoerd door adviesbureau Andersson Elffers en Felix (AEF).
De hoofdconclusie van het onderzoek 'Vastgoedbeheer in transitie' van AEF is dat de kans dat zich
binnen de afdeling Vastgoed Beheer nieuwe integriteitschendingen voordoen, relatief beperkt is. Dit als
gevolg van het feit dat de compliance in de afgelopen periode verbeterd is. Het feit dat deze
compliance nog niet op alle onderdelen volledig geborgd is, brengt beperkte risico's met zich mee. Er
zijn geen signalen aangetroffen die duiden op een brede, ongewenste cultuur die aanzet tot
integriteitschendingen. De vermeende integriteitschendingen die recent onderzocht zijn, beoordeelt
AEF als incidenten. Er is niet aangetoond dat deze onderdeel zijn van een breder patroon.
De gemaakte analyse levert volgens AEF juist het beeld op, dat de medewerkers van de afdeling
Vastgoed Beheer sterk betrokken zijn bij hun werk en dat zij hun activiteiten naar eer en geweten
uitvoeren. Tegelijk is het beeld dat de stappen die de afgelopen periode in het kader van de integratie
en reorganisatie zijn gezet, een positieve uitwerking hebben gehad op de compliance. Dit houdt in dat
de risico's voor de organisatie op integriteitschendingen hierdoor afgenomen zijn en dat eventuele
pogingen hiertoe nu sneller aan het licht komen. Wel zou het zo kunnen zijn dat er door de verdere
professionalisering die de afdeling doormaakt, meer voorvallen uit het verleden aan het licht komen.
Elk voorval dat ons ter ore komt zullen we diepgaand onderzoeken, zoals we dat ook hebben gedaan
bij de eerdere voorvallen.
Dat de compliance nog niet op alle onderdelen volledig geborgd is, komt volgens AEF doordat de
integratie van de vier organisatieonderdelen van waaruit de afdeling is ontstaan, nog niet volledig is
afgerond. AEF beveelt daarom aan om de activiteiten die binnen de afdeling Vastgoed Beheer
plaatsvinden in het kader van de integratie te versnellen en te evalueren. Dit vanuit het perspectief dat
het uniformeren van de werkwijzen leidt tot eenduidiger operationele werkprocessen, die effectiever
zijn aan te sturen, te monitoren en te evalueren. Hierdoor nemen de garanties voor de compliance
verder toe en de risico's voor integriteitschendingen verder af. Ook in de bovengenoemde casussen
(deel 1) zijn de constateringen van AEF over compliance relevant. De medewerkers zijn aangesproken
op het volgen van procedures.
In vervolg op de reorganisatie die in mei 2013 is afgerond is door de afdeling Vastgoed Beheer al een
aantal activiteiten in gang gezet, die bijdragen aan de integratie. AEF beveelt aan om deze activiteiten
met kracht door te zetten. Het gaat hierbij onder meer om:

Het verder uitwerken van de uniforme werkprocessen

Het actualiseren van de Meerjaren Onderhoudsprognoses (MJOP's)

Het afsluiten van nieuwe raamcontracten voor onderhoudswerkzaamheden

Het aanscherpen van de procedure voor de afhandeling van storingen

Het vereenvoudigen van de financiële administratie.
3/4
Burgemeester en Wethouders
Datum 28 januari 2014
Ons kenmerk 14.001643
Om de compliance in de toekomst verder te borgen, is het belangrijk om aandacht te besteden aan een
aantal aanvullende punten. Deze zijn uit te splitsen in aandachtspunten die direct betrekking hebben
op de compliance en aandachtspunten die betrekking hebben op het functioneren van de afdeling en
daarmee indirect van invloed zijn op de compliance.
De aandachtspunten die direct van invloed zijn op de compliance zijn:
- de ontworpen uniforme werkprocessen zijn niet (volledig) geïmplementeerd, waardoor de
werkwijze van medewerkers op onderdelen uiteenloopt;
- de richtlijnen voor de omgang met de gemeentelijke aanbestedingsprocedures en het aangaan
van verplichtingen zijn op een aantal specifieke onderdelen niet duidelijk;
- de beschikbare sturingsinformatie is nog onvoldoende, waardoor ook de rol van de control
functie nog te veel reactief en daardoor te weinig toetsend en adviserend is;
- het onderwerp integriteit staat niet structureel op de agenda van directie en management en is
binnen de afdeling geen onderwerp van gesprek.
De aanvullende aandachtspunten die betrekking hebben op het functioneren van de afdeling en
daarmee indirect van invloed zijn op de compliance, hebben een direct verband met het feit dat het
handelen van de medewerkers nog onvoldoende wordt ingegeven door een gezamenlijk beeld van het
(toekomstig) functioneren van de afdeling, waarbij het gaat om aspecten als leidinggeven,
samenwerking, houding en gedrag. Dit is het gevolg van het feit dat het accent in de aansturing van de
afdeling sterk op de inhoud van het werk ligt. De afdeling Vastgoed Beheer bestaat nog teveel uit
zelfstandige eenheden, die betrekkelijk los van elkaar opereren. Dit vormt een risico voor de
compliance, omdat medewerkers zich teveel kunnen concentreren op hun eigen activiteiten en
daardoor te zelfstandig opereren, waardoor het zicht op hun handelen beperkt is. De huidige
medewerkers lijken deze verantwoordelijkheid goed aan te kunnen, maar deze situatie is wel een risico
voor de toekomst.
Het college heeft besloten om het hoofd van de UVO opdracht te geven om alle aanbevelingen uit de
rapportage van AEF te implementeren om de risico's voor de compliance en integriteitschendingen in
de toekomst te beperken.
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u behoefte hebben aan een
mondelinge toelichting, waarbij een presentatie van AEF vanzelfsprekend behoort tot de
mogelijkheden, dan verstrekken wij u deze graag.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van Utrecht,
De secretaris,
De burgemeester,
4/4

Download Report