Presentatie Doorlichting Utrechtse

Doorlichting afdeling
Vastgoed Beheer Utrechtse
Vastgoed Organisatie
Raadsinformatieavond, 11 februari 2014
Aris van Veldhuisen
Robert-Jaap Voorn
Vraagstelling

Breng het functioneren van de afdeling Vastgoed Beheer van de UVO
vanuit het perspectief van compliance in beeld en geef aan welke
verbeteringen hierin mogelijk zijn

Maak hierbij onderscheid tussen de periodes:
 voor de vorming van de UVO
 vanaf de start van de UVO tot de reorganisatie
 na de reorganisatie

Compliance is de naleving van wet- en regelgeving en het werken
volgens normen en regels die door de organisatie zelf zijn opgesteld
2
Aanpak

Bestuderen van interne documenten, zoals organisatieplannen,
procesbeschrijvingen en interne procedures

Gesprekken met:
 medewerkers van de afdeling, die een relatie hebben met de
vraagstelling (circa 30 gesprekken)
 medewerkers van de UVO en de gemeente Utrecht die van doen
hebben met de afdeling Vastgoed Beheer (circa 10 gesprekken)

Begeleiding door stuurgroep, die drie keer bijeen is geweest
3
Bevindingen per periode
Periode
Bevindingen
•
Voor vorming UVO
•
•
Na start UVO tot reorganisatie
•
•
Na reorganisatie
4
•
Vier afdelingen met verschillende activiteiten,
werkwijzen en cultuur
Compliance op uiteenlopende wijzen geborgd, vooral
verschil tussen SO en DMO
Compliance onvoldoende op orde doordat integratie
stokte en reorganisatie nodig bleek
Tussentijds stap voorwaarts gemaakt door
aanpassingen in financiële systemen
Relatieve rust om integratie door te zetten en
compliance te verbeteren
Aanvullende activiteiten nodig aan zowel ‘harde’ als
‘zachte’ kant van bedrijfsvoering
Conclusies

Er is binnen Vastgoed Beheer beperkte kans op nieuwe incidenten:
 compliance is afgelopen periode verbeterd, maar nog niet volledig
op orde
 huidige situatie brengt beperkte risico’s met zich mee, omdat er
geen sprake is van brede, ongewenste cultuur
 integriteitsschendingen die nu spelen, zijn geen onderdeel van
breder patroon

Verdere verbetering compliance is mogelijk door:
 verder verbeteren van bedrijfsprocessen, interne procedures en
informatievoorziening
 versterken van interne samenhang binnen afdeling en creëren van
nieuwe, eigen identiteit
5
Aanbevelingen

Versnellen en intensiveren van integratie door:
 doorzetten van verbeteringen die al in gang zijn gezet
 inzetten op beperkt aantal aanvullende verbeteringen, waaronder:
• volledige implementatie van werkprocessen
• aanscherpen van procedures
• verbeteren (financiële) sturingsinformatie
• structurele aandacht voor integriteit
 sterker centraal stellen van medewerkers in integratie

Stellen van prioriteiten en systematischer werken door:
 versterken van regie op activiteiten in kader van integratie
 borgen van balans tussen integratie en regulier werkproces
 versterken van monitoring op integratie
 vergroten betrokkenheid van medewerkers bij integratie
6
Meer informatie
Contact
Maliebaan 16
Postbus 85198
3508 AD Utrecht
+31 (0) 30 2363030
www.aef.nl
@AEF_NL
Andersson Elffers Felix

Download Report