Collegebesluit met bijlage

Collegevoorstel
Openbaar
Onderwerp
Aanbesteding schoonmaakwerkzaamheden SW organisatie Breed
Programma / Programmanummer
BW-nummer
Werk & Inkomen / 1061
Portefeuillehouder
T. Tankir
Samenvatting
Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.
De in de gemeenschappelijke regeling WNO-bedrijven (Breed)
deelnemende gemeenten hebben de intentie uitgesproken om
gezamenlijk hun schoonmaakwerkzaamheden aan te besteden onder
de verplichting dat 70% van het personeel daarvoor wordt ingehuurd bij
Breed.
MO10, Krijn Sijrier, 3880
Datum ambtelijk voorstel
19 maart 2014
Registratienummer
14.0002588
Voorgesteld wordt akkoord te gaan met gezamenlijke aanbesteding,
waarbij de Nijmeegse schoonmaak-opdrachten worden meegenomen
en ter uitvoering hiervan de opdracht te verstrekken aan een regionale
werkgroep, die deze aanbesteding voorbereid en uitvoert. Het
aanbestedingsresultaat wordt t.z.t. voorgelegd aan ons College.
Ter besluitvorming door het college
1. de schoonmaakwerkzaamheden van de gemeente Nijmegen
regionaal aan te besteden onder de verplichting dat 70% van het
personeel daarvoor wordt ingehuurd bij Breed;
2. de bijgevoegde opdracht aan de werkgroep vast te stellen;
3. de werkgroep opdracht te verstrekken tot voorbereiding en
uitvoering van de regionale aanbesteding.
Paraaf
akkoord
Datum
Paraaf
akkoord
Datum
Beleidsadviseur
K. Sijrier
 Alleen ter besluitvorming door het College
Besluit B&W d.d. 1 april 2014
 Conform advies
 Aanhouden
 Anders, nl.
nummer: 3.11
Bestuursagenda
Gemeentesecretaris
Portefeuillehouder
CVS aanbesteding schoonmaakwerkzaamheden 20032014.docx
Collegevoorstel
1
Probleemstelling
De gemeenten in het Rijk van Nijmegen werken bij de uitvoering van de Wet sociale
werkvoorziening (Wsw) samen in de gemeenschappelijke regeling WNO-bedrijven (Breed).
Collegeleden van de deelnemende gemeenten vormen gezamenlijk het Algemeen Bestuur
(AB) van de gemeenschappelijke regeling. Het AB stuurt op de transitie van het
uitvoeringsbedrijf naar een arbeidsbemiddelingsbedrijf. Breed realiseert deze transitie onder
meer door het vervreemden van bedrijfsonderdelen en het detacheren van SW-werknemers.
Op basis van de gemaakte strategische keuze onderzoekt Breed ook de mogelijkheden om te
komen tot vervreemding van het huidige schoonmaakbedrijf. De gemeenten zijn de grootste
opdrachtgevers van dat bedrijf. Zoals blijkt uit de onderstaande tabel hadden de gemeenten
in de regio in 2013 voor bijna 1,5 miljoen euro aan opdrachten uitstaan. Deze opdrachten
bieden werk aan 130 werknemers uit de doelgroep.
Gemeente
Beuningen
Druten
Groesbeek
Heumen
Millingen
Nijmegen
Ubbergen
West Maas en Waal
Wijchen
Totaal
Werknemers
8
1
FTE’s (36 uur)
4
Omzet
107.821
7
4
70.760
97
5
64
1
1.135.107
23.552
13
130
9
81
91.172
1.428.411
Tabel I: aantallen werknemers en omzet (in euro’s) van de gemeenten bij Breed in 2013
Het AB, ook de collegeleden van gemeenten die op dit moment niet inbesteden bij Breed,
heeft onlangs de wenselijkheid geuit te komen tot gezamenlijke aanbesteding van
schoonmaakwerkzaamheden om daarmee de transitie van Breed van een sociaal
productiebedrijf naar een arbeidsbemiddelingsbedrijf te ondersteunen.
Dit collegevoorstel geeft een praktisch vervolg aan de discussie in het AB. Voorgesteld wordt
akkoord te gaan met gezamenlijk aanbesteden van huidige (en toekomstige)
schoonmaakopdrachten, met hierin opgenomen de Nijmeegse opdrachten. Tevens wordt
voorgesteld bijgaande opdracht aan een regionale werkgroep te verstrekken om de
gezamenlijke aanbesteding van hun schoonmaakwerkzaamheden voor te bereiden en uit te
voeren.
2
Juridische aspecten
Het AB heeft juridisch advies ingewonnen over de verschillende mogelijkheden om de
schoonmaakwerkzaamheden van Breed in de toekomst te laten uitvoeren door een
marktpartij. Op basis van dat advies gaat de voorkeur uit naar het aanbesteden van de
gemeentelijke opdrachten onder het voorbehoud dat daarvoor minimaal 70% van de
medewerkers op basis van detachering of begeleid werken betrokken wordt bij Breed.
1
Inclusief voorman/-vrouw
Collegevoorstel
Vervolgvel
2
Het aanbestedingsrecht biedt de mogelijkheid dat Breed bij haar door gemeenten inbestede
werkzaamheden aanbesteedt op de markt. Het AB heeft de voorkeur om de gemeenten op te
laten treden als opdrachtgever voor de werkzaamheden. Deze vorm biedt de beste
mogelijkheden om de kwaliteit van de dienstverlening op basis van tevoren op te stellen
criteria te sturen.
Er bestaan in het huidige aanbestedingsrecht verschillende mogelijkheden om een
aanbesteding technisch vorm te geven. Ook zijn er verschillende mogelijkheden voor de
uiteindelijke contractering na gunning van de opdracht. De regionale werkgroep werkt de
exacte vorm van de aanbesteding of de methode die hierbij wordt gebruikt, binnen de
wettelijke mogelijkheden uit.
3
Doelstelling
Doelstelling van de gezamenlijke aanbesteding van de schoonmaakwerkzaamheden is
tweeledig. In de eerste plaats hebben de gemeenten een sociaal belang bij de gezamenlijke
aanbesteding van de werkzaamheden. Door de schoonmaakopdrachten aan te besteden aan
een marktpartij die oog heeft voor de doelgroep creëren de gemeenten een plezierige en
veilige werkomgeving voor de SW-werknemers bij een bedrijf waar ze trots op kunnen zijn.
Bovendien ondersteunen de gemeenten als belangrijkste opdrachtgevers van de huidige
schoonmaakwerkzaamheden op deze wijze een efficiënte gezamenlijke uitvoering van hun
wettelijke taken ten aanzien van de sociale werkvoorziening. Gezien de budgetkortingen die
de rijksoverheid doorvoert op de uitvoering van de sociale werkvoorziening is dat geen
onbelangrijk aspect.
Daarnaast hebben de gemeenten uiteraard belang bij kwalitatief goed schoonmaakwerk
tegen een marktconforme prijs. De aanbesteding heeft daarom ook tot doel om de aanbieder
te selecteren die onder de gegeven voorwaarden de beste prijs/kwaliteitverhouding biedt voor
de aan te besteden schoonmaakwerkzaamheden.
De uitdaging voor de samenwerkende gemeenten is te komen tot het gelijktijdig behalen van
de genoemde doelstellingen. Alleen kwalitatief goede dienstverlening tegen een
marktconforme prijs/kwaliteitverhouding biedt voldoende basis om de doelgroep werkelijk op
een sociale manier duurzaam onder te brengen bij een commerciële partner.
4
Argumenten
De gemeenten hebben een duidelijk financieel belang bij de gezamenlijke aanbesteding. De
gemeenten stellen Breed met de gezamenlijke aanbesteding in staat om de kostbare
infrastructuur en de daarmee samenhangende ondernemersrisico’s af te bouwen. Dit biedt
Breed de mogelijkheid om ondanks de door de Rijksoverheid doorgevoerde kortingen op het
budget voor de uitvoering van de Wsw ook in de toekomst zwarte cijfers te schrijven.
In het verleden hebben de samenwerkende gemeenten herhaaldelijk in meer abstracte zin
gediscussieerd over de voors- en tegens van een verplichting voor het verstrekken van
opdrachten aan het uitvoeringsbedrijf. Met de instemming met gezamenlijke aanbesteding
van schoonmaakwerk tonen de gemeenten hun bereidheid te komen tot praktische
afspraken ter ondersteuning van de strategische koers van Breed.
Collegevoorstel
Vervolgvel
3
Met de opdrachtverstrekking borgen de colleges van de samenwerkende gemeenten dat de
inventarisatie en vertaling van de algemene afspraak in een gedetailleerd bestek op een
gestructureerde wijze verloopt, dat alle gemeenten daarin hun inbreng hebben en dat alle
gemeenten door de werkgroep en de stuurgroep op verschillende niveaus over de
vorderingen in het proces worden geïnformeerd.
5
Financiën
De gezamenlijke aanbesteding van opdrachten kan een positieve invloed hebben op de prijs
van de dienstverlening. De overgang van de opdrachten naar een bedrijf dat daarvoor reeds
een bestaande infrastructuur heeft biedt mogelijkheden tot besparing ten opzichte van de
huidige uitvoering door Breed. Daarbij komt dat gezamenlijke aanbesteding het volume
aanzienlijk verhoogt, hetgeen een positieve invloed kan hebben op de prijs van de
dienstverlening.
Daar staat tegenover dat de verplichting tot het inhuren van SW-werknemers voor de
commerciële partner een kostenverhogende werking heeft. De ervaring leert dat bij een
dergelijke aanbesteding de hoogte van de aan het sociaal werkbedrijf te betalen
detacheringsvergoeding een belangrijke rol speelt. Hoe hoger de kosten voor het inhuren van
het SW-personeel, hoe groter de druk op de uiteindelijke prijs voor de dienstverlening.
Uiteindelijk zal de werkgroep beide elementen in de aanbesteding in balans moeten brengen.
6
Participatie en Communicatie
De gekozen structuur voorziet in een werkgroep en een stuurgroep waarin een balans wordt
gezocht tussen participatie en communicatie.
Om te voorkomen dat de omvang van de werkgroep haar functioneren belemmert is ervoor
gekozen de omvang beperkt te houden. Naast specialistische ondersteuning en
vertegenwoordigers van Breed heeft in de werkgroep een afvaardiging van de gemeenten in
de regio zitting. Deze afvaardiging wordt in onderling overleg vastgesteld en vormt een
afspiegeling van de omvang en de belangen van de deelnemende gemeenten.
Hoewel niet alle gemeenten derhalve één op één deel zullen uitmaken van de werkgroep,
hebben alle gemeenten uiteraard wel hun inbreng bij de inventarisatie van opdrachten en
daaraan te stellen eisen door de werkgroep. De werkgroep betrekt alle deelnemende
gemeenten in de onderhandelingen over de aanbesteding van hun deel van de opdracht.
Via de stuurgroep is tenslotte geborgd dat de colleges van de deelnemende gemeenten en
de directie van Breed op de hoogte worden gehouden van de vorderingen in het proces.
7
Uitvoering en evaluatie
De opdrachtverstrekking voorziet in een gestructureerde aanpak waarbij beleidsmedewerkers
en uitvoerend verantwoordelijken van de samenwerkende gemeenten en Breed betrokken
zijn. De stuurgroep bewaakt zowel de kwaliteit als de voortgang van het proces en
communiceert daarover met de colleges. We leggen het aanbestedingsresultaat in het najaar
van 2014 voor aan de colleges.
Collegevoorstel
Vervolgvel
4
8
Risico
De deelnemende gemeenten hebben zowel belang bij kwalitatief goed schoonmaakwerk voor
een marktconforme prijs als bij een efficiënte en minimaal kostendekkende uitvoering van hun
wettelijke verantwoordelijkheden ten aanzien van de Wsw.
Het risico bestaat dat gemeenten gedurende de inventarisatiefase werkzaamheden om
kwalitatieve of prijstechnische redenen van de aanbesteding zullen uitzonderen. De gekozen
structuur waarin zowel colleges, management, als beleid zijn vertegenwoordigd, biedt
voldoende mogelijkheden tot afstemming waarmee moet worden voorkomen dat dat risico
zich daadwerkelijk manifesteert.
Daarnaast bestaat het risico dat de doelstelling van een kostendekkende uitvoering van de
Wsw zwaarder weegt dan de eisen die de gemeenten stellen aan de kwaliteit of de prijs van
hun schoonmaakwerkzaamheden. Door de gekozen structuur waarin naast maatschappelijke
zaken ook facilitaire zaken nadrukkelijk vertegenwoordigd is, biedt voldoende evenwicht om
te voorkomen dat dat risico optreedt.
Bijlage(n): Opdrachtverstrekking aanbesteding schoonmaakwerkzaamheden
Opdrachtverstrekking aanbesteding schoonmaak
1. Aanleiding
De gemeenten in het Rijk van Nijmegen werken bij de uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening
(Wsw) samen in de gemeenschappelijke regeling WNO-bedrijven. De samenwerkende gemeenten
sturen op de strategische ontwikkeling van uitvoeringsbedrijf Breed naar een
arbeidsbemiddelingsbedrijf. Breed realiseert deze ontwikkeling onder andere door het vervreemden
van bedrijfsonderdelen en het (al dan niet groepsgewijs) detacheren van werknemers uit de
doelgroep.
Collegeleden van de deelnemende gemeenten vormen gezamenlijk het Algemeen Bestuur van de
gemeenschappelijke regeling. Het Algemeen Bestuur, ook de collegeleden van gemeenten die op dit
moment niet inbesteden bij Breed, heeft onlangs de wenselijkheid geuit te komen tot gezamenlijke
aanbesteding van schoonmaakwerkzaamheden om daarmee de transitie van Breed naar een
arbeidsbemiddelingsbedrijf te ondersteunen.
2. Huidige omvang
De gemeenten zijn de grootste opdrachtgevers van het huidige schoonmaakbedrijf van Breed. Zoals
blijkt uit de onderstaande tabel hadden de gemeenten in de regio in 2013 voor bijna 1,5 miljoen euro
aan opdrachten uitstaan. Deze opdrachten bieden werk aan 130 werknemers uit de doelgroep.
Gemeente
Beuningen
Druten
Groesbeek
Heumen
Millingen
Nijmegen
Ubbergen
West Maas en Waal
Wijchen
Totaal
Werknemers
8
1
FTE’s (36 uur)
4
Omzet
107.821
7
4
70.760
97
5
64
1
1.135.107
23.552
13
130
9
81
91.172
1.428.411
Tabel I: aantallen werknemers en omzet (in euro’s) van de gemeenten bij Breed in 2013
3. Juridische vorm
De gemeenten hebben juridisch advies ingewonnen over de verschillende mogelijkheden om de
schoonmaakwerkzaamheden van Breed in de toekomst te laten uitvoeren door een marktpartij. Op
basis van dat advies is besloten om te kiezen voor een gezamenlijke aanbesteding van
schoonmaakopdrachten onder het voorbehoud dat daarvoor minimaal 70% van de medewerkers op
basis van detachering of begeleid werken betrokken wordt bij Breed.
De gemeenten hebben besloten om zelf op te treden als gezamenlijk opdrachtgever van de aan te
besteden opdracht. Deze vorm geeft de gemeenten optimale mogelijkheden om de kwaliteit van de
dienstverlening op basis van daarvoor tevoren op te stellen criteria te sturen. De exacte vorm van de
aanbesteding of de methode die hierbij wordt gebruikt hangt, binnen de wettelijke mogelijkheden,
af de beoordeling van de projectleider die hierover beslist in overleg met de gemeenten.
1
Inclusief voorman/-vrouw
4. Criteria
De gemeenten stellen zich door vervreemding en detachering ten doel de exploitatieresultaten van
Breed te verbeteren. De aanbesteding van schoonmaakopdrachten en de detachering van
werknemers is dan ook in het belang van de gemeenten. De gezamenlijke aanbesteding dient echter
eveneens om een aanbieder te selecteren met een marktconforme prijs/kwaliteitverhouding.
De gemeenten realiseren zich dat de lopende schoonmaakopdrachten niet in iedere gemeente
synchroon lopen. In verband met het aflopen van een aantal grotere opdrachten wensen ze uiterlijk
eind 2014 te komen tot gunning van de gezamenlijke opdracht, zodat contracten kunnen worden
afgesloten met 1 januari 2015 als ingangsdatum. De projectleider beslist in overleg met de
gemeenten over de wijze waarop opdrachten die op een andere datum aflopen bij de aanbesteding
betrokken zullen worden.
5. Opdracht
De gemeenten Beuningen, Druten, Groesbeek, Heumen, Millingen aan de Rijn, Nijmegen, West
Maas en Waal, Wijchen en Ubbergen verstrekken tegen de bovenstaande achtergrond gezamenlijk
de volgende opdracht:
•
•
•
•
•
•
de inventarisatie van de schoonmaakopdrachten die de samenwerkende gemeenten wensen uit
te besteden en de daarbij behorende omzet;
het in overleg met de gemeenten vaststellen van de kwalitatieve en prijstechnische eisen die zij
stellen aan de schoonmaakwerkzaamheden die zij in dit kader wensen aan te besteden;
het in overleg met Breed vaststellen van de sociale, begeleidingstechnische en financiële eisen
waaraan de aanbieder moet voldoen om in aanmerking te komen voor gunning van de opdracht;
het op basis van de verkregen informatie en de wet- en regelgeving de uiteindelijke vorm
bepalen waarin de aanbesteding het beste vormgegeven kan worden;
het opstellen van een bestek waarin de gemeenten de opdracht gezamenlijk aanbesteden,
eventueel met de mogelijkheid per gemeente te contracteren;
in overleg met de gemeenten vast te stellen welke sancties contractueel moeten worden
overeengekomen bij het niet nakomen van de overeengekomen voorwaarden.
6. Uitvoeringsstructuur
De gemeenten zijn van mening dat de complexiteit van de opdracht een gestructureerde aanpak
vereist waarin verschillende bestuurders en uitvoerders een belang hebben. De gemeenten stellen
daarom de volgende uitvoeringsstructuur voor:
• Stuurgroep
De stuurgroep heeft als taak om het proces van de totstandkoming van de aanbesteding te
begeleiden en tijdens het proces de noodzakelijke beslissingen te nemen. De stuurgroep bestaat uit
mw. I. Hol, directeur van de gemeente Nijmegen, en dhr. H. Koerhuis, directeur Breed. De
stuurgroep benoemt de leden van de werkgroep. Ze is daarnaast verantwoordelijk voor contacten
met de colleges van de deelnemende gemeenten en legt aan deze colleges verantwoording af.
• Werkgroep
De werkgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten en Breed. De
werkgroep is verantwoordelijk voor het totstandkomen van een breed gedragen aanbesteding van
een zo groot mogelijk volume aan schoonmaakopdrachten. De werkgroep onderhoudt hiervoor
contacten met ambtenaren van de deelnemende gemeenten en medewerkers van Breed.
7. Taken en rollen
Het is een complex proces om te komen tot een aanbesteding op maat waarin op regionaal niveau
tegemoet wordt gekomen aan zowel de kwalitatieve eisen als de invulling van de gewenste social
return. De gemeenten kiezen daarbij voor een projectmatige uitwerking in een werkgroep met de
volgende taken en rollen:
Projectleider
• De projectleider is eindverantwoordelijk voor de totstandkoming van een juridisch correcte
aanbesteding van de verschillende schoonmaakopdrachten op regionaal niveau.
• De projectleider heeft daarvoor de beschikking over expertise op het gebied van facilitair
beheer, maatschappelijke zaken en inkoop.
• De rol van de projectleider is het verwerven van draagvlak bij de deelnemende gemeenten, en
de inhoudelijke afstemming van de verschillende kwalitatieve, financiële en sociale eisen.
Facilitaire zaken
• De deelnemende gemeenten benoemen drie vertegenwoordigers die binnen de werkgroep
verantwoordelijk zijn voor de kennis van facilitaire zaken.
• Van de genoemde vertegenwoordigers is er een afkomstig uit Nijmegen en twee uit de andere
gemeenten in het Rijk van Nijmegen.
• Taak van de vertegenwoordigers facilitaire zaken is afstemming met de regiogemeenten over
het volume van en de kwalitatieve en financiële eisen aan de aanbesteding van de opdrachten.
Maatschappelijke ontwikkeling
• De gemeenten benoemen in de werkgroep een vertegenwoordiger van de afdeling
maatschappelijke ontwikkeling die verantwoordelijk is voor de afstemming van de sociale en
financiële effecten van de aanbesteding voor budgettering en uitvoering van de Wsw.
• De vertegenwoordiger van de afdeling maatschappelijke ontwikkeling heeft daarnaast de rol de
aanbesteding toe te spitsen op de toekomstige wetgeving en de daardoor ingegeven
ontwikkelingen in de uitvoeringsstructuur.
Breed
• Breed benoemt in de werkgroep haar manager marketing en allianties. Deze vertegenwoordiger
van Breed is verantwoordelijk voor de afstemming van de voorwaarden waaronder de
uiteindelijke vervreemding van het bedrijfsonderdeel schoonmaak plaats kan vinden.
• De manager marketing en allianties van Breed heeft de rol om binnen het door de gemeenten
aangegeven kwalitatieve en financiële kader een optimaal economisch resultaat te bereiken
voor het uitvoeringsbedrijf in termen van aantallen, risico’s en detacheringstarief.
Inkoopadviseur
• De deelnemende gemeenten benoemen een inkoop-adviseur die binnen de werkgroep
verantwoordelijk is voor de aanbestedingsrechtelijk correcte totstandkoming van de
aanbesteding.
• De inkoopadviseur schakelt daarvoor indien nodig de juiste interne (en na overleg eventueel
externe) juridische expertise in die noodzakelijk is voor de correcte en tijdige totstandkoming
van de aanbesteding.
Secretariële ondersteuning
• De gemeenten voegen aan de werkgroep part-time secretariële ondersteuning toe met name
met het oog op de ondersteuning van de benodigde in- en externe afspraken en de
verslaglegging van de verschillende overleggen.
8. Proces en doorlooptijd
Het project kent een aantal onderscheiden fasen met een specifieke tijdsplanning, te weten:
A) De voorbereidingsfase
In de voorbereidingsfase wordt de voorliggende opdrachtverstrekking door de stuurgroep
afgestemd met de colleges van de deelnemende gemeenten. In verband met de doorlooptijd van
het project wordt deze fase afgerond voor half maart 2014.
B) De inventarisatiefase
Parallel aan de voorbereidingsfase inventariseert de werkgroep het volume aan opdrachten, de
eisen die worden gesteld aan de uitvoering, de sociale en de economische eisen die worden gesteld
aan de aanbieder. De werkgroep brengt hierover uiterlijk eind mei rapport uit aan de stuurgroep.
C) Bestekfase
Tijdens deze fase produceert de werkgroep een juridisch correct bestek en wordt tevens een
beoordelingskader opgesteld voor de beoordeling van de aanbiedingen. Deze fase is afgerond
uiterlijk eind juni.
D) De aanbestedingsfase
In deze fase wordt de aanbesteding gepubliceerd en worden de aanbiedingen volgens het tevoren
opgestelde kader beoordeeld. Deze fase leidt uiteindelijk tot gunning van de opdracht uiterlijk in de
maand oktober.

Download Report